生產力秘訣：在工作日節省時間的新方法

時間就是金錢，因此必須明智地使用。 我們的一天只有這麼多時間可以做我們需要做的所有事情，例如完成待辦事項、投入我們的工作，以及在一天結束時與親人共度時光。

因此，充分利用擁有的時間至關重要，這通常意味著找到方法來大幅提高生產力，並減少冗餘或單調的任務。但提高生產力說起來容易做起來難，我們很難對新專案說不，而且不能把日常的雜事推給別人。這就是科技可以發揮作用之處。

透過尋找可協助減少不必要任務的解決方案，您可以簡化工作流程，並且讓工作日更加順利。以下是幾個可利用的生產力秘訣：

會議通常是一種很好的協作方式，可以讓所有人達成共識。但如果管理不好，也可能會耗盡您的生產力。如果您曾參加過一場只是為了要安排另一場會議的會議，或者討論的內容是您已經知道的資訊，那麼您就會知道有些會議是多麼缺乏效率。但這可以輕鬆解決，只要透過問卷調查工具，就可以在會議前收集資訊並建立基本的理解基礎。

Zoom Surveys 現在可供所有 Zoom 客戶使用，提供投票和調查目標受眾的理想方式，以收集意見反應和意見。在舉辦會議之前，請向與會者啟動一個快速調查問卷，以提前收集想法、識別主題，並確定哪些主題最緊迫。 通過根據發現 (而不是您的假設) 修改會議內容，您可以幫助確保每個人都能完全掌握。更好的是，如果每個人都提前對齊，您可能可以完全消除會議。

當您需要意見反應來改善工作時應該怎麼做？我們都知道問卷調查的價值，但如果花太多時間製作調查問卷、追蹤電子郵件，或更糟糕的是未能獲得所需的參與度，那麼整合式問卷調查工具將可提供協助。

Zoom Surveys 內建在 Zoom 平台中，可讓您在需要時獲取所需的意見反應，並為與會者創造吸引人的互動體驗。隨時啟動問卷調查，以便收集同事的意見反應、建議需要改進的領域，以及深入瞭解關於客戶偏好的資訊。

Zoom Surveys 易於存取，可單獨使用，亦可直接從 Zoom Meetings 或 Zoom Webinars 啟動。即將推出的 Zoom Surveys 將進行擴展，以整合 Zoom Team Chat、Zoom Phone、Zoom Events 和 Zoom Scheduler。

作為問卷調查建立者，您可以：

• 建立問卷調查資源庫
• 指定回答者必須匿名作答
• 透過超連結分享問卷調查
• 新增其他訊息
• 使用您喜歡的標誌、顏色和品牌元素自訂問卷調查背景
• 根據受訪者的答案定義下一個問題

您從上學起就開始做筆記，筆記對於記住重要事項和反思所學知識至關重要，對當今的專業人士來說也是如此。許多人使用數位筆記工具，對專案或會議期間的行動項目進行摘要整理和追蹤。雖然這對於記錄詳細內容是必要的，但從筆記應用程式切換到會議解決方案可能會影響您的專注力。通話結束後，您通常需要多花幾分鐘與每個人分享筆記，然後再等待幾個小時甚至幾天才能收到他們的意見。這種情況合乎情理，尤其是當您的日曆上排定了很多會議時。

我們的建議：將您的筆記應用程式帶入您現有的通訊平台。 結合兩者，您可以在單一位置擁有所需的所有工具以維持生產力，並在會議前、中、後輕鬆追蹤您的待辦事項。

這就是為什麼我們提供 Zoom Notes 的原因。使用 Zoom Notes，您可以直接在 Zoom 應用程式中建立和記筆記，協助您：

• 在會議前建立個人或共享的議程以協助所有人做準備
• 手動擷取會議中分享的內容
• 在會議後分享成果、行動項目和決策，以提高可見性和一致性
• 在會議中叫出筆記，不會因為切換應用程式而造成分心
• 建立個人和共享筆記的中央儲存庫

Zoom Notes 將提供所有付費 Zoom 客戶使用，但不包含使用 Zoom 融合套餐的客戶。

說到跳過不必要的步驟，使用會議解決方案之外的排程工具真的有必要嗎？ 使用 Calendly 等第三方應用程式意味著您必須在電子郵件、日曆和視訊通訊解決方案等多個應用程式之間切換才能進行通話，這可能會降低工作效率。

在現有解決方案中找到相同的功能，從 Zoom Scheduler 開始 (目前通常是在現有解決方案中找到相同的功能，從 Zoom Scheduler 開始。使用我們的整合排程工具，您就可以在 Zoom 完成所有相關作業，節省預約排程的時間和麻煩。

您可以使用 Zoom Scheduler 執行以下工作：

• 在所有相關的利益關係人都有空時產生可用時段
• 建立週期性的可用時間實例
• 允許多個使用者註冊一個時段
• 自動化和個人化電子郵件提醒和確認
• 在與會者預約過程中收集偏好資訊
• 自訂預約頁面的顏色、標誌等，以符合您品牌的形象和特色
• 設定一個會議，讓與會者與可用的團隊成員找出適合的時間
• 自訂並縮短您產生的任何 URL

我們都知道這種感覺：您必須展開一項專案，但找不到靈感或動力。 您浪費寶貴的時間，試圖找出如何擺脫創意低谷或寫作瓶頸。

另一個提高生產力的秘訣：找一個可以自由移動的空間來進行腦力激盪、激發想法，或以視覺方式概念化某些事物。

虛擬白板可以是發揮更高水準創造力和協作的關鍵。借助數位畫布，您可以透過視覺方式詳述和釐清想法，協助您克服心理障礙並繼續處理手上的專案。而使用 Zoom Whiteboard，您可以與您的團隊一起看著想法變為現實，並使用它在會議前、中、後進行協作。

雖然您可以使用數十種白板功能來有效地視覺化想法或獲得靈感，但以下這些功能將協助您簡化腦力激盪會議：

• 從白板中發起會議：想要在收到意見後即時瀏覽白板嗎？ 立即在白板上與所有活躍協作者發起 Zoom 會議，並立即投入討論。
• 簡報模式：當您在會議期間展示白板時，可要求協作者專心觀看以吸引整個群組的注意。 當您啟用此功能時，其他人將無法編輯畫布，藉此可讓他們專注於當下的主題。 如此一來，您可以立即獲得所需的意見。
• 計時器：透過活動計時器功能 (亦可用於倒數計時) 讓團隊跟上進度。 當時間結束時，您可以延長時間或播放音效，激勵每個人採取快速有效的行動。
• 範本：您可以設計並發布只有您的組織可以存取的內部白板範本。因此，當您靈光乍現時，您可以快速啟動現有範本並立即與您的團隊分享。

有時，您必須與某人進行快速視訊通話以解釋複雜的主題，或以視覺方式展示某些事物的運作方式。 但是，如果您無法找到他們或無法安排通話，結果將會如何？

這就是非同步影片工具可以發揮作用之處。借助這些解決方案，您可以快速錄製自己和您的螢幕畫面，然後將這些影片傳送給相關的利益關係人。我們的非同步影片產品 Zoom Clips 可協助您做到這一點，讓您可以輕鬆錄製高品質短片，對內或對外分享都沒問題。您可以在緊要關頭向團隊成員展示重要資訊、為協作加上一點個人特色，或直接分享專案更新的詳細資訊，省下加入一場線上會議的麻煩。

在 Zoom Clips 裡，您還有一個專屬的內容庫，用於管理、分享、重新命名、下載或刪除您的短片。您可以隨時將短片分享給其他人，讓他們可以觀看短片、留言，或使用表情符號回覆您的短片。您可以傳達訊息，而不必浪費時間聯繫某人。

這些小事情累積起來就是大量的時間和精力，包括與團隊分享筆記、安排會議、收集意見反應或進行腦力激盪會議所需的時間。透過削減不必要的任務，您不僅可以恢復生產力，還能為更具策略性、更有意義的工作做好準備。

無論是要將筆記或排程應用程式帶入通訊平台、透過整合簡化工作流程，或是透過直觀的 AI 功能消除繁瑣的工作，Zoom 平台都是能讓您執行高生產力、有意義工作的多功能平台。所有這一切都是 Zoom Workplace 產品的一部分，它將聊天、電話、會議、白板、問卷調查等結合為單一且無縫的平台。一個專用空間，可協助您展開創造力並簡化工作流程。利用我們的生產力解決方案能夠順暢整合到 Zoom 生態系統中，讓您的工作日更適合您。

若要深入瞭解如何使用 Zoom 節省時間，請觀看我們的隨選網路研討會「大幅提升您的效率：Zoom 的 10 大節省時間功能」。