Trucchi di produttività: nuovi modi per risparmiare tempo durante la giornata lavorativa

Il tempo è proprio denaro, quindi bisogna spenderlo saggiamente. Le ore a disposizione in una giornata per fare tutto ciò che ci serve sono limitate. Dobbiamo compilare liste di cose da fare, rendere sul lavoro e trascorrere del tempo con i nostri cari alla fine della giornata.

Di conseguenza è davvero importante sfruttare al meglio il tempo a disposizione, il che spesso si traduce nel trovare un modo per ottimizzare la produttività e ridurre le attività ridondanti o monotone. Aumentare la produttività però può sembrare più facile a dirsi che a farsi. È difficile dire di no a un nuovo progetto e non si possono demandare ad altri i compiti più banali. Ed è qui che entra in gioco la tecnologia.

Grazie a soluzioni che ti aiutano a ridurre le attività superflue, potrai snellire i flussi di lavoro e rendere più produttiva la giornata lavorativa. Ecco qualche trucco dal quale puoi iniziare per aumentare la produttività.

Le riunioni sono in genere un ottimo modo per collaborare e far partire tutti dal medesimo punto. Se però non sono gestite bene, posso prosciugare la produttività. Se ti è mai capitato di partecipare a una riunione solo per pianificarne un'altra, o di partecipare a una riunione che riguardava informazioni che già conoscevi, allora sai quanto possano essere inefficienti alcune riunioni. Puoi però risolvere questa situazione con un applicativo di indagine che ti permette di raccogliere informazioni in anticipo e di stabilire una base di comprensione prima della riunione.

Zoom Surveys, ora disponibile per tutti i clienti Zoom, offre un modo semplice per effettuare sondaggi e indagini con il tuo pubblico e raccogliere feedback e opinioni. Prima di organizzare una riunione, lancia un rapido sondaggio ai partecipanti per raccogliere idee in anticipo, identificare i temi e determinare quali sono gli argomenti più urgenti. Modificando i contenuti della riunione in base ai risultati, e non secondo le tue supposizioni, puoi assicurarti che al termine, tutti abbiano le informazioni complete. Ancora meglio, se tutti sono coordinati in anticipo, potresti essere in grado di eliminare del tutto la riunione. 

E quando ti serve un feedback per migliorare il tuo lavoro? Tutti noi conosciamo il valore dei sondaggi, ma se passi troppo tempo a crearli, a rintracciare le e-mail o, peggio ancora, se non c'è il coinvolgimento necessario, un applicativo integrato per i sondaggio può aiutarti. 

Zoom Surveys, integrato nella piattaforma Zoom, ti permette di ottenere il feedback che ti serve, quando ti serve, e crea un'esperienza coinvolgente e interattiva per i partecipanti. Avvia un sondaggio in qualsiasi momento per chiedere ai colleghi un feedback, suggerire aree di miglioramento e conoscere meglio le preferenze dei tuoi clienti. 

Zoom Surveys è facilmente accessibile e può essere utilizzato da solo o avviato direttamente dall'interno di Zoom Meetings o Zoom Webinars. E prossimamente, Zoom Surveys si amplierà per integrarsi con Zoom Team Chat, Zoom Phone, Zoom Events e Zoom Scheduler.

Come autore di sondaggi, puoi: 

• Creare una libreria di sondaggi
• Richiedere anonimato nelle risposte 
• Condividere i sondaggi con un link ipertestuale
• Aggiungere messaggistica ulteriore
• Personalizzare lo sfondo del sondaggio con i loghi, i colori e gli elementi di branding che preferisci.
• Definire le domande successive in base alle risposte degli intervistati

Prendi appunti da quando andavi a scuola. Sono fondamentali per ricordare gli elementi importanti e riflettere su ciò che hai appreso: lo stesso vale per i professionisti di oggi. Molte persone usano applicativi digitali per prendere appunti in modo da riepilogare i progetti e tenere traccia delle attività, oppure li usano durante le riunioni. Gli appunti sono necessari per documentare i dettagli ma passare da un'app per prendere appunti alla soluzione di riunione può influire sulla concentrazione. Dopo una telefonata, di solito devi impiegare qualche altro minuto per condividere gli appunti con tutti. Successivamente devi aspettare qualche ora o addirittura qualche altro giorno avere i loro contributi. Elementi che si accumulano, soprattutto se hai molte riunioni in calendario.

Ecco il nostro consiglio: integra la tua app per prendere appunti nella piattaforma di comunicazione che già usi. Unendo i due elementi, puoi avere tutto ciò che ti serve tutto insieme, per non perdere la produttività, monitorando facilmente i propri tuoi impegni prima, durante e dopo le riunioni. 

Ecco perché proponiamo Zoom Notes. Con Zoom Notes puoi creare e prendere appunti direttamente nell'app Zoom. Ecco come ti è d'aiuto per:  

• Creare un ordine del giorno personale o condiviso prima della riunione per consentire a tutti di prepararsi
• Acquisire manualmente ciò che viene condiviso in una riunione
• Condividere risultati, azioni da intraprendere e decisioni successive alla riunione in modo che siano visibili e allineati
• Prendere appunti durante una riunione senza la distrazione di passare da un'app all'altra
• Creare un archivio centrale per gli appunti personali e condivisi

Zoom Notes sarà disponibile per tutti i clienti Zoom con un account a pagamento, ad eccezione di quelli con un pacchetto Zoom United. 

A proposito di evitare passaggi inutili, perché usare un applicativo di pianificazione che non fa parte della tua soluzione per riunioni? Se usi applicazioni di terze parti come Calendly, per impostare una chiamata, devi passare da un'app all'altra, dalla posta elettronica, al calendario, alla soluzione di videocomunicazione. La tua produttività ne può venire danneggiata.

Trova la stessa funzionalità nelle soluzioni esistenti, a partire da Zoom Scheduler (ora generalmente disponibile). Grazie al nostro applicativo di pianificazione integrato, puoi ridurre i tempi e i problemi legati alla pianificazione degli appuntamenti, il tutto all'interno di Zoom.

Puoi usare Zoom Scheduler per:

• Generare slot di disponibilità quando tutte le parti interessate trovano il momento adatto
• Creare un'istanza di disponibilità ricorrente
• Consentire a più utenti di iscriversi a uno slot
• Automatizzare e personalizzare e-mail di promemoria e conferma
• Raccogliere le informazioni preferite durante la procedura di prenotazione dei partecipanti
• Personalizzare i colori, i loghi e altro ancora sulla tua pagina di prenotazione appuntamenti per essere in linea con la voce del tuo brand
• Impostare una sessione che consenta ai partecipanti di trovare il momento con un collega disponibile
• Personalizzare e ridurre qualsiasi URL generato

Conosciamo tutti quella sensazione: dobbiamo iniziare un progetto, ma non riusciamo a trovare l'ispirazione o la motivazione. Perdiamo tempo prezioso cercando di capire come uscire dalla crisi creativa o dal blocco dello scrittore. 

Ecco un altro consiglio per la produttività: trovare uno spazio libero per fare un brainstorming, farsi venire un'idea o concettualizzare qualcosa visivamente.

Una lavagna virtuale può essere la chiave per liberare nuovi livelli di creatività e di collaborazione. Con una tela digitale virtuale, puoi ampliare le idee e chiarirle visivamente. In questo modo contribuisci a superare i blocchi psicologici e ad affrontare il progetto in questione. E grazie a Zoom Whiteboard puoi vedere le idee prendere vita insieme al team. Puoi usare la lavagna per collaborare prima, durante e dopo le riunioni.

Sono decine le funzionalità della lavagna che puoi usare per visualizzare efficacemente le idee o trarre ispirazione. Eccone alcune che ti saranno d'aiuto a ottimizzare le sessioni di brainstorming:

• Avvia una riunione dall'interno di una lavagna. Vuoi esaminare dal vivo una lavagna dopo aver ricevuto i contributi? Avvia istantaneamente una riunione Zoom con tutti i collaboratori attivi sulla lavagna e iniziate immediatamente la discussione.
• Modalità presentazione. Ottieni l'attenzione del gruppo chiedendo ai collaboratori di seguirti durante la presentazione di una lavagna in riunione. Se imposti questa funzionalità, non potranno modificare la tela virtuale digitale: in questo modo manterranno la concentrazione sull'argomento da trattare. Così facendo puoi ottenere tempestivamente i contributi necessari.
• Timer. Grazie alla funzionalità del timer dell'attività, hai a disposizione uno strumento che, oltre a servire anche come conto alla rovescia, ti consente di tenere i team sotto controllo. Puoi estendere il tempo o riprodurre effetti sonori quando il tempo è scaduto, stimolando tutti ad agire in modo rapido ed efficace. 
• Modelli. Puoi progettare e pubblicare modelli di lavagne interni, a cui può accedere solo la tua organizzazione. Quindi, quando ti si accende la lampadina e hai un'idea geniale, puoi avviare un modello esistente e condividerla in un attimo con il team.

A volte devi fare una rapida videochiamata per spiegare un argomento complicato o mostrare visivamente il funzionamento di qualcosa. Che cosa accade però se non riesci a rintracciarli o a ottenere una chiamata ufficiale? 

Ed ecco come entrano in gioco gli applicativi per video asincroni. Con queste soluzioni è possibile registrare rapidamente te stesso e il tuo schermo, per poi inviare i video alle principali parti coinvolte. Zoom Clips, la nostra proposta per video asincroni, ti aiuta a realizzare tutto ciò. Ti consente infatti di registrare, modificare e condividere facilmente video di breve durata di alta qualità sia internamente che esternamente. Puoi spiegare informazioni importanti a colleghi in difficoltà, aggiungere un tocco personale alla tua collaborazione o semplicemente condividere un aggiornamento dettagliato di un progetto senza dover partecipare a una riunione dal vivo.

Grazie a Zoom Clips, ottieni anche una libreria di contenuti dedicata in cui puoi gestire, condividere, rinominare, scaricare o eliminare i tuoi clip. Inoltre, puoi condividere questi contenuti con altri in ogni momento, consentendo loro di visualizzare il clip, lasciare commenti o usare emoji come reazione. Puoi diffondere il messaggio senza dover perdere tempo a contattare le persone.

Sono le piccole cose che sommandosi prevedono la necessità di molto tempo ed energia. Il tempo necessario per condividere gli appunti con il team, raccogliere feedback, organizzare una riunione o avviare una sessione di brainstorming. Eliminando le attività non necessarie, non solo recuperi produttività, ma prepari anche la strada a un lavoro più strategico e rilevante. 

La piattaforma Zoom è il punto di riferimento all-in-one per un lavoro produttivo e rilevante. Sia quando devi integrare le app per appunti o di pianificazione nella piattaforma di comunicazione semplificando i flussi con le integrazioni; sia se devi eliminare elementi banali grazie alle funzionalità dell'IA. Tutte queste soluzioni fanno parte dell'offerta Zoom Workplace , che unisce video, chat, telefono, riunioni, lavagna, sondaggi e altro ancora in un'unica piattaforma agevole. Uno spazio dedicato per aiutarti a stimolare la creatività e semplificare i flussi di lavoro. Migliora la tua giornata lavorativa grazie alle soluzioni per la produttività per rendere al massimo durante la giornata.

Guarda il nostro webinar on demand per sapere come risparmiare tempo grazie a Zoom: "Aumenta l'efficienza: le 10 funzionalità di Zoom per risparmiare tempo".