Truques de produtividade: novas maneiras de economizar tempo durante o dia de trabalho

Realmente, tempo é dinheiro; é preciso usá-lo com sabedoria. Temos um número limitado de horas no dia para fazer tudo o que precisamos: dar conta da lista de tarefas, causar uma boa impressão no trabalho e desfrutar a companhia de quem amamos ao fim do dia.

Portanto, é fundamental extrair o máximo do tempo disponível, o que em geral significa buscar maneiras de maximizar a produtividade e reduzir tarefas redundantes ou monótonas. Contudo, aumentar a produtividade pode parecer mais fácil falar do que fazer. É difícil recusar um novo projeto e nem sempre dá para empurrar as tarefas chatas para outras pessoas. É aí que entra a tecnologia.

Ao encontrar soluções que ajudem a eliminar tarefas desnecessárias, torna-se possível simplificar fluxos de trabalho e fazer seu expediente funcionar melhor para você. Vamos começar com alguns truques de produtividade:

As reuniões geralmente são uma ótima maneira de colaborar e alinhar todos. Mas quando elas são mal gerenciadas, podem diminuir sua produtividade. Se você já assistiu a uma reunião apenas para planejar outra reunião, ou uma que abordasse informações que você já conhecia, sabe o quão ineficientes algumas reuniões podem ser. Mas isso pode ser uma solução fácil com uma ferramenta de pesquisa que permite coletar informações antecipadamente e estabelecer uma base de entendimento antes da reunião.

Agora disponível para todos os clientes da Zoom, o Zoom Surveys oferece uma maneira perfeita de pesquisar e pesquisar seu público-alvo para obter feedback e opiniões. Antes de organizar uma reunião, faça uma pesquisa rápida com seus participantes para reunir ideias com antecedência, identificar temas e determinar quais tópicos são mais urgentes. Ao alterar o conteúdo da reunião com base nas descobertas, não nas suas suposições, você pode ajudar a garantir que todos saiam totalmente informados. Melhor ainda, se todos estiverem alinhados com antecedência, você poderá eliminar completamente a reunião. 

E quando você precisa de feedback para melhorar seu trabalho? Todos sabemos o valor das pesquisas, mas se você passa muito tempo criando-as, acompanhando e-mails ou, pior ainda, não tendo a participação necessária, uma ferramenta de pesquisa integrada pode ajudar. 

Integrado à plataforma Zoom, o Zoom Surveys permite que você receba o feedback necessário, quando precisar, e cria uma experiência participativa e interativa para os respondentes. Inicie uma pesquisa a qualquer momento para pedir feedback aos colegas, sugerir áreas de melhoria e saber mais sobre as preferências de seus clientes. 

O Zoom Surveys é facilmente acessível e pode ser usado sozinho ou executado diretamente no Zoom Meetings ou Zoom Webinars. E em breve, o Zoom Surveys se expandido para se integrar ao Zoom Team Chat, Zoom Phone, Zoom Events e Zoom Scheduler.

Como criador de pesquisas, você pode: 

• Crie uma biblioteca de pesquisas
• Definir que as respostas sejam anônimas 
• Compartilhe pesquisas por meio de um hiperlink
• Incluir mensagens adicionais
• Personalizar o plano de fundo da sua pesquisa com o logotipo, as cores e elementos da marca da sua preferência
• Defina as próximas perguntas com base nas respostas dos entrevistados

Você faz anotações desde os tempos da escola. Elas são essenciais para se lembrar de coisas importantes e refletir o conteúdo aprendido, o que também vale para a vida profissional. Muita gente usa ferramentas de anotação digitais para resumir e acompanhar itens de ação em projetos ou durante reuniões. E, muito embora elas sejam necessárias para documentar informações, alternar do aplicativo de anotações para a solução de reuniões pode comprometer a concentração. Depois da chamada, em geral, você vai gastar mais alguns minutos compartilhando as anotações com o pessoal e, em seguida, aguardar mais algumas horas ou até dias para receber a contribuição deles. Isso vai se acumular, especialmente, se você tiver muitas reuniões na agenda.

Nosso conselho: leve o aplicativo de anotações para a sua atual plataforma de comunicações Ao combinar ambos, você consegue tudo de que precisa em um só lugar para manter a produtividade, monitorando com facilidade suas tarefas antes, durante e depois das reuniões.

É por isso que oferecemos o Zoom Notes. Com o Zoom Notes, torna-se possível criar e fazer anotações diretamente no aplicativo Zoom, o que ajuda você a:  

• Criar uma pauta pessoal ou compartilhada antes de uma reunião para que todos possam se preparar
• captar manualmente o que é compartilhado na reunião;
• compartilhar desfechos, itens de ação e decisões depois da reunião para fins de visibilidade e alinhamento;
• fazer uma anotação durante a reunião sem se distrair alternando entre aplicativos;
• criar um repositório central para anotações pessoais e compartilhadas.

O Zoom Notes está disponível para todos os clientes Zoom pagos, exceto àqueles que tenham o pacote Zoom United. 

Por falar em pular etapas desnecessárias, por que usar uma ferramenta de agendamento fora da solução de reuniões? Utilizar aplicativos de terceiros, como o Calendly, leva você a alternar entre diversos aplicativos (e-mail, calendário e solução de comunicações de vídeo) somente para configurar uma chamada, possivelmente comprometendo a produtividade.

Encontre essa mesma funcionalidade dentro das soluções atuais, começando pelo Zoom Scheduler (agora disponível ao público em geral). Com nossa ferramenta de agendamento integrada, você consegue reduzir o tempo e o transtorno do agendamento de compromissos fazendo tudo no Zoom.

Você pode usar o Zoom Scheduler para:

• gerar intervalos de disponibilidade quando todas as partes interessadas pertinentes estiverem disponíveis;
• criar uma instância de disponibilidade recorrente;
• permitir que diversos usuários inscrevam-se num mesmo intervalo;
• automatizar e personalizar lembretes e confirmações por e-mail;
• coletar informações de preferências durante o processo de agendamento do participante;
• personalizar cores, logotipos, entre outros, na página de agendamento do compromisso a fim de alinhá-lo à voz da sua marca;
• marcar uma sessão que permita ao participante combinar um horário com o membro da equipe disponível;
• personalizar e encurtar as URLs que gerar.

Todos já passamos por isso: você precisa iniciar um projeto, mas não consegue achar a inspiração ou a motivação. Tempo precioso é desperdiçado tentando descobrir como superar a falta de criatividade ou o bloqueio na escrita.

Outro truque de produtividade: encontre um espaço de fluxo livre para fazer um brainstorm, provocar uma ideia ou visualmente conceber algo.

Um quadro de compartilhamento virtual pode ser a chave que abrirá a porta para novos níveis de criatividade e colaboração. Com uma tela digital, é possível expandir e explicar ideias de forma visual, ajudando a superar bloqueios mentais e outras dificuldades que atrapalham o desenvolvimento de projetos. E, com o Zoom Whiteboard, você consegue ver as ideias ganhar vida com sua equipe, usando-o para colaborar antes, durante e depois das reuniões.

Embora haja dezenas de recursos do quadro de compartilhamento que você pode usar para visualizar ideias e se inspirar, veja algumas que vão ajudar a simplificar sessões de brainstorming:

• Iniciar a reunião de dentro do quadro de compartilhamento: deseja apresentar um quadro de compartilhamento em tempo real após receber uma contribuição? Inicie instantaneamente uma Zoom Meeting com todos os colaboradores ativos do seu quadro de compartilhamento e inicie uma conversa na hora.
• Modo de apresentação: conquiste a atenção do grupo pedindo que os colaboradores acompanhem enquanto você apresenta um quadro de compartilhamento durante uma reunião. Eles não conseguirão editar a tela quando esse recurso estiver habilitado, mantendo-se concentrados no assunto em debate. Dessa forma, você vai receber a contribuição necessária na hora certa.
• Cronômetro: mantenha as equipes no caminho certo com um recurso de cronômetro de atividades, que também serve de temporizador. É possível prorrogar o tempo ou tocar sinais sonoros quando o tempo acabar, inspirando todos a agir com rapidez e efetividade.
• Modelos: você pode desenhar e publicar modelos internos de quadros de compartilhamento a que somente sua organização terá acesso. Portanto, quando acender a luz de uma grande ideia na sua cabeça, você poderá iniciar com rapidez um modelo existente e compartilhá-lo com suas equipes na mesma hora.

Às vezes, é preciso fazer uma rápida chamada de vídeo com alguém para explicar algum tópico confuso ou demonstrar visualmente como algo funciona. Mas e se a agenda não estiver disponível na hora para uma chamada?

É aí que entram em cena as ferramentas de vídeo assíncrono . Com essas soluções, é possível gravar com rapidez você e sua tela e, em seguida, enviar os vídeos às partes interessadas. Nossa oferta de vídeo assíncrono, o Zoom Clips, ajuda você nesse sentido, permitindo gravar, editar e compartilhar com facilidade vídeos curtos de alta qualidade interna e externamente. Você pode mostrar informações importantes para membros de equipe que precisarem, adicionar um toque pessoal à colaboração ou compartilhar uma atualização de projeto detalhada sem ter que entrar em uma reunião ao vivo.

Com o Zoom Clips, você tem uma biblioteca dedicada de conteúdo para gerenciar, compartilhar, renomear, baixar ou excluir seus clipes. E é possível compartilhar esse conteúdo com outras pessoas a qualquer momento para que vejam o clipe, deixem comentários ou usem emojis para reagir a ele. Você consegue mandar sua mensagem sem perder tempo procurando outra pessoa.

As pequenas coisas demandam muito tempo e energia: o tempo que leva para compartilhar anotações com a equipe, marcar uma reunião, coletar feedback ou preparar uma sessão de brainstorming. Ao eliminar as tarefas desnecessárias, você não apenas retoma a produtividade, como também abre caminho para o trabalho mais estratégico e gratificante. 

Não importa se você quer levar seus aplicativos de anotações ou agendamento para a plataforma de comunicações, simplificar fluxos de trabalho por meio de integrações ou eliminar tarefas maçantes por meio de recursos de IA, o Zoom é a sua plataforma multifuncional onde você vai achar tudo de que precisa para trabalhar de forma produtiva e gratificante. Tudo isso é parte da nossa oferta Zoom Workplace, que combina chat, telefone, reuniões, quadro de compartilhamento e mais em uma plataforma simplificada. Um espaço dedicado para ajudar você a dar asas à criatividade e otimizar os fluxos de trabalho. Torne seu dia de trabalho produtivo usando nossas soluções de produtividade que se integram perfeitamente ao ecossistema da Zoom.

Para saber mais sobre como economizar tempo com o Zoom, veja nosso webinar on-demand, "Turbine a eficiência: os 10 principais recursos do Zoom para economizar tempo".