Productiviteitshacks: nieuwe manieren om tijd te besparen tijdens je werkdag

Tijd is geld, dus besteed deze verstandig. We hebben maar een beperkt aantal uren in een dag om alles te doen wat we moeten doen, zoals het afwerken van onze to-dolijstjes, het bereiken van mooie dingen tijdens ons werk en het doorbrengen van tijd met onze dierbaren aan het eind van de dag.

Het is dus essentieel dat je je tijd optimaal benut, wat vaak betekent dat je manieren moet vinden om je productiviteit te optimaliseren en overbodige of eentonige taken terug te dringen. Maar het verhogen van je productiviteit is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het is moeilijk om 'nee' te zeggen tegen een nieuw project en je kunt saaie taken niet zomaar afschuiven op iemand anders. Op dit punt kan technologie een belangrijke rol spelen.

Door oplossingen te vinden die je helpen het aantal onnodige taken te verminderen, kun je je workflows stroomlijnen en je werkdag efficiënter maken. Hier heb je een paar productiviteitshacks om mee te beginnen.

Vergaderingen zijn doorgaans een uitstekende manier om samen te werken en iedereen op één lijn te krijgen. Als ze echter slecht worden beheerd, kunnen ze je productiviteit verminderen. Als je ooit hebt vergader gewoon om een andere vergadering te plannen, of om reeds gekende informatie door te nemen, dan weet je hoe inefficiënt vergaderingen soms kunnen zijn. Dit is eenvoudig op te lossen met een enquêtetool waarmee je vooraf informatie kunt verzamelen om voorafgaand aan de vergadering vast te stellen welke inhoud noodzakelijk is.

Zoom Surveys is nu beschikbaar voor alle Zoom-klanten en biedt een naadloze manier om je beoogde publiek te peilen en te bevragen om zo feedback en meningen te verzamelen. Voordat je een vergadering organiseert, kun je met een korte enquête onder je deelnemers vooraf ideeën verzamelen, thema's bepalen en beslissen welke onderwerpen het meest urgent zijn. Door de inhoud van je vergadering aan te passen op basis van de bevindingen - en niet op basis van je veronderstellingen - kun je ervoor zorgen dat iedereen over de nodige informatie zal beschikken. Sterker nog, als iedereen van tevoren op één lijn zit, hoef je misschien niet eens meer te vergaderen. 

Wat als je feedback nodig hebt om je werk te verbeteren? We kennen allemaal de waarde van enquêtes, maar als je te veel tijd besteedt aan het maken ervan, het opsporen van e-mails of erger nog, niet de gewenste betrokkenheid verkrijgt, kan een geïntegreerde enquêtetool helpen. 

Zoom Surveys is ingebouwd in het Zoom-platform en stelt je in staat om de feedback te krijgen die je nodig hebt, wanneer je die nodig hebt. Je kunt er een boeiende en interactieve ervaring mee creëren voor deelnemers. Start op elk gewenst moment een enquête om feedback te vragen aan collega's, verbeterpunten voor te stellen of meer te weten te komen over de voorkeuren van je klanten. 

Zoom Surveys is gemakkelijk toegankelijk en kan op zichzelf worden gebruikt of rechtstreeks vanuit Zoom Meetings of Zoom Webinars worden gestart. Binnenkort wordt Zoom Surveys uitgebreid voor integratie met Zoom Team Chat, Zoom Phone, Zoom Events en Zoom Scheduler.

Als maker van een enquête kun je het volgende doen: 

• Een enquêtebibliotheek maken
• Antwoorden anonimiseren 
• Enquêtes delen via een hyperlink
• Extra berichten toevoegen
• De achtergrond van je enquête aanpassen met logo's, kleuren en huisstijlelementen naar keuze
• Vervolgvragen definiëren op basis van de antwoorden van de respondenten

Sinds je schooltijd maak je al notities. Ze waren essentieel om belangrijke zaken te onthouden en na te denken over wat je had geleerd, en hetzelfde geldt nu ook in je beroepsleven. Veel mensen gebruiken digitale notitieprogramma's om samenvattingen te maken en actiepunten vast te leggen voor projecten of tijdens vergaderingen. Hoewel deze programma's noodzakelijk zijn voor het vastleggen van details, kan schakelen tussen je notitie-app en je vergaderoplossing nadelig zijn voor je concentratievermogen. Na een telefoontje ben je meestal een paar minuten kwijt om de notities met iedereen te delen, waarna je enkele uren of zelfs dagen moet wachten op hun reactie. Dat telt flink op, vooral als je veel vergaderingen in je agenda hebt staan.

Ons advies: integreer je aantekeningenapp in je bestaande communicatieplatform. Door die twee te combineren, heb je alles op één plek en blijf je productief doordat je je to-do's gemakkelijk kunt bijhouden, zowel voor, tijdens als na vergaderingen.

Daarom bieden we Zoom Notes aan. Met Zoom Notes kun je notities direct in de Zoom-app maken en vastleggen, wat je helpt om:  

• Maak voorafgaand aan een vergadering een persoonlijke of gedeelde agenda die iedereen kan gebruiken om zich voor te bereiden
• handmatig te registreren wat er in een vergadering wordt gedeeld
• resultaten, actiepunten en beslissingen na een vergadering te delen voor duidelijkheid en afstemming
• tijdens een vergadering een aantekening terug te vinden zonder de afleiding van het openen van een andere app
• een centraal dossier op te bouwen voor persoonlijke en gedeelde aantekeningen

Zoom Notes zal beschikbaar zijn voor alle Zoom-klanten met een betaald abonnement, behalve voor degenen met een Zoom United-bundel. 

Nu we het toch hebben over het overslaan van onnodige stappen: waarom zou je een planningstool gebruiken die niet is geïntegreerd met je vergaderoplossing? Als je apps van derden gebruikt, zoals Calendly, moet je wisselen tussen meerdere toepassingen zoals je e-mailprogramma, je agenda en je videocommunicatie-oplossing als je een vergadering wilt plannen, wat schadelijk kan zijn voor je productiviteit.

Je kunt deze functie vinden in bestaande oplossingen, te beginnen met Zoom Scheduler.  Met onze geïntegreerde planningstool kun je de tijd en het gedoe van het plannen van afspraken verminderen door alles in Zoom te doen.

Je kunt Zoom Scheduler gebruiken om:

• tijdstippen te genereren waarop alle relevante betrokkenen beschikbaar zijn
• een terugkerend tijdstip van beschikbaarheid te creëren
• meerdere gebruikers de mogelijkheid te bieden zich in te schrijven voor één bepaalde tijd
• herinneringen en bevestigingen via e-mail te automatiseren en personaliseren
• informatie over voorkeuren te verzamelen tijdens het reserveringsproces van deelnemers
• de kleuren, logo's en meer aan te passen aan de huisstijl van jouw merk op de pagina voor het reserveren van afspraken
• een sessie op te zetten die een deelnemer in staat stelt om een tijd af te stemmen met een beschikbaar teamlid
• de door jou gegenereerde URL's aan te passen en in te korten

We kennen allemaal het gevoel: je moet aan een project beginnen, maar het ontbreekt je aan inspiratie of motivatie. Je verspilt kostbare tijd met pogingen om je creatieve inzinking of writer's block te overwinnen.

Nog een productiviteitshack: vind een open ruimte die geschikt is om een brainstorm op gang te brengen, een idee te genereren of iets visueel te conceptualiseren.

Een virtueel whiteboard kan je het zetje geven dat nodig is om een hoger niveau van creativiteit en samenwerking te bereiken. Met een digitaal "canvas" kun je ideeën op een visuele manier uitwerken en verduidelijken, om zo mentale blokkades uit de weg te ruimen en over te gaan naar het eigenlijke project. Je kunt Zoom Whiteboard vóór, tijdens en na vergaderingen gebruiken om samen te werken en met je team ideeën tot leven te brengen.

Er zijn tientallen whiteboardfuncties die je kunt gebruiken om ideeën effectief te visualiseren of inspiratie op te doen, maar we noemen er hier alvast een paar die je kunnen helpen brainstormsessies te stroomlijnen:

• Een vergadering starten vanuit een whiteboard: wil je live een whiteboard bespreken nadat je input hebt ontvangen? Start onmiddellijk een Zoom-vergadering met iedereen die heeft bijgedragen aan je whiteboard en duik onmiddellijk in een discussie.
• Presentatiemodus: trek de aandacht van de groep door je collega's te verplichten mee te kijken wanneer je een whiteboard presenteert tijdens een vergadering. Ze kunnen het canvas niet bewerken wanneer je deze functie inschakelt, zodat ze gefocust blijven op het onderwerp. Zo weet je zeker dat je tijdig de input krijgt die je nodig hebt.
• Timer: houd teams bij de les met een activiteitentimer die ook dient om af te tellen. Je kunt de tijd verlengen of een geluidseffect laten horen wanneer de tijd op is, zodat iedereen wordt geïnspireerd om snel en effectief te werken.
• Sjablonen: je kunt interne whiteboardsjablonen ontwerpen en publiceren die alleen toegankelijk zijn binnen jouw organisatie. Dus wanneer er een geweldig idee bij je opkomt, kun je snel een bestaand sjabloon openen en het onmiddellijk delen met je teams.

Soms moet je snel een videogesprek met iemand starten om een ingewikkeld onderwerp uit te leggen of met plaatjes te laten zien hoe iets werkt. Maar wat als je die persoon niet kunt bereiken of geen afspraak kunt plannen?

In dat geval komen tools voor asynchrone video goed van pas. Met deze oplossingen kun snel opnames maken van jezelf en je scherm, en de gemaakte video's vervolgens naar de gewenste personen sturen. Onze oplossing voor asynchrone video, Zoom Clips, helpt je om precies dat te doen. Met deze tool kun je gemakkelijk korte video's van hoge kwaliteit opnemen, bewerken en delen, zowel binnen als buiten je organisatie. Je kunt belangrijke informatie in een oogwenk aan teamleden laten zien, jullie samenwerking een persoonlijk tintje geven of een gedetailleerde projectupdate delen zonder deel te nemen aan een live vergadering.

Met Zoom Clips krijg je ook een speciale inhoudbibliotheek waarin je jouw clips kunt beheren, delen, hernoemen en downloaden of verwijderen. Je kunt deze inhoud ook op elk moment delen met anderen, zodat ze de clip kunnen bekijken, opmerkingen kunnen achterlaten of erop kunnen reageren met emoji's. Kortom, je kunt gemakkelijk je boodschap overbrengen zonder dat je tijd verliest met pogingen om iemand te bereiken.

Kleine dingen kosten veel tijd en energie. Denk bijvoorbeeld aan de tijd die het kost om notities te delen met een team, een vergadering te organiseren of een brainstormsessie te starten. Door onnodige taken te verminderen, word je niet alleen productiever, maar creëer je ook ruimte om strategischer en zinvoller te werken. 

Of je nu notitie- of planningsapps toevoegt aan je communicatieplatform, je workflows eenvoudiger maakt met integraties of alledaagse taken schrapt dankzij intuïtieve AI-functies, het Zoom-platform biedt je één centrale oplossing om productief en zinvol te werken. Dit alles maakt deel uit van ons Zoom Workplace-aanbod, waarin chat, telefonie, vergaderingen, notities, whiteboards, enquêtes en meer zijn samengebracht in één naadloos platform. Eén specifieke ruimte om je te helpen uw creativiteit een boost te geven en workflows te stroomlijnen. Organiseer jouw werkdag optimaal met onze productiviteitsoplossingen die naadloos integreren in het ecosysteem van Zoom.

Wil je weten hoe je tijd kunt besparen met Zoom, bekijk dan ons on-demand webinar 'Supercharge Your Efficiency: Zoom’s Top 10 Time-Saving Features'.