Productiviteitshacks: nieuwe manieren om tijd te besparen tijdens je werkdag

Tijd is als geld, het moet verstandig worden besteed. We hebben maar een beperkt aantal uren in een dag om alles te doen wat we moeten doen, zoals het afwerken van onze to-dolijstjes, het bereiken van mooie dingen tijdens ons werk en het doorbrengen van tijd met onze dierbaren aan het eind van de dag.

Het is dus essentieel dat je je tijd optimaal benut, wat vaak betekent dat je manieren moet vinden om je productiviteit te optimaliseren en overbodige of eentonige taken terug te dringen. Maar het verhogen van je productiviteit is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het is moeilijk om 'nee' te zeggen tegen een nieuw project en je kunt saaie taken niet zomaar afschuiven op iemand anders. Op dit punt kan technologie een belangrijke rol spelen.

Door oplossingen te vinden die je helpen onnodige taken te verminderen, kun je je workflows stroomlijnen en je werkdag beter voor je laten werken. Een paar productiviteitshacks om mee te beginnen:

Sinds je schooltijd maak je al aantekeningen. Ze waren essentieel om belangrijke zaken te onthouden en te reflecteren op wat je had geleerd, en hetzelfde geldt nu je een professional bent. Veel mensen gebruiken digitale aantekeningenprogramma's om samenvattingen te maken en actiepunten vast te leggen voor projecten of tijdens vergaderingen. En hoewel deze programma's noodzakelijk zijn voor het vastleggen van details, kan schakelen tussen je aantekeningenapp en je vergaderoplossing nadelig zijn voor je concentratievermogen. Na een telefoontje ben je meestal een paar minuten kwijt om de aantekeningen met iedereen te delen, waarna je enkele uren of zelfs dagen moet wachten op hun reactie. Dat telt flink op, vooral als je veel vergaderingen op je agenda hebt staan.

Ons advies: integreer je aantekeningenapp in je bestaande communicatieplatform. Door die twee te combineren, heb je alles op één plek en blijf je productief doordat je je to-do's gemakkelijk kunt bijhouden, zowel voor, tijdens als na vergaderingen.

Daarom introduceren we Zoom Notes (naar verwachting beschikbaar vanaf 11 september). Met Zoom Notes kun je aantekeningen rechtstreeks in de Zoom-app maken en vastleggen, wat je helpt om:

• vóór een vergadering een persoonlijke of gedeelde agenda te maken die iedereen kan gebruiken om zich voor te bereiden
• handmatig te registreren wat er in een vergadering wordt gedeeld
• resultaten, actiepunten en beslissingen na een vergadering te delen voor duidelijkheid en afstemming
• tijdens een vergadering een aantekening terug te vinden zonder de afleiding van het openen van een andere app
• een centraal dossier op te bouwen voor persoonlijke en gedeelde aantekeningen

Zoom Notes zal beschikbaar zijn voor alle Zoom-klanten met een betaald abonnement, met uitzondering van degenen met een Zoom United-bundel.

Nu we het toch hebben over het overslaan van onnodige stappen: waarom zou je een planningstool gebruiken die niet is geïntegreerd met je vergaderoplossing? Als je apps van derden gebruikt, zoals Calendly, moet je wisselen tussen meerdere toepassingen zoals je e-mailprogramma, je agenda en je videocommunicatie-oplossing als je een vergadering wilt plannen, wat schadelijk kan zijn voor je productiviteit.

Je kunt die functie vinden in bestaande oplossingen, te beginnen met Zoom Scheduler (nu algemeen beschikbaar). Met onze planningstool kun je sneller en gemakkelijker een afspraak plannen omdat je alles binnen Zoom doet.

Je kunt Zoom Scheduler gebruiken om:

• tijdstippen te genereren waarop alle relevante betrokkenen beschikbaar zijn
• een terugkerend tijdstip van beschikbaarheid te creëren
• meerdere gebruikers de mogelijkheid te bieden zich in te schrijven voor één bepaalde tijd
• herinneringen en bevestigingen via e-mail te automatiseren en personaliseren
• informatie over voorkeuren te verzamelen tijdens het reserveringsproces van deelnemers
• de kleuren, logo's en meer aan te passen aan de huisstijl van jouw merk op de pagina voor het reserveren van afspraken
• een sessie op te zetten die een deelnemer in staat stelt om een tijd af te stemmen met een beschikbaar teamlid
• de door jou gegenereerde URL's aan te passen en in te korten

We kennen allemaal het gevoel: je moet aan een project beginnen, maar het ontbreekt je aan inspiratie of motivatie. Je verspilt kostbare tijd met pogingen om je creatieve inzinking of writer's block te overwinnen.

Nog een productiviteitshack: vind een open ruimte die geschikt is om een brainstorm op gang te brengen, een idee te genereren of iets visueel te conceptualiseren.

Een virtueel whiteboard kan je het zetje geven dat nodig is om een hoger niveau van creativiteit en samenwerking te bereiken. Met een digitaal 'canvas' kun je ideeën op een visuele manier uitwerken en verhelderen, waardoor je mentale blokkades kunt overwinnen en een goede start met het project kunt maken. En met Zoom Whiteboard kun je ideeën samen met je team tot leven laten komen door het vóór, tijdens en na vergaderingen te gebruiken voor samenwerking.

Er zijn tientallen whiteboardfuncties die je kunt gebruiken om ideeën effectief te visualiseren of inspiratie op te doen, maar we noemen er hier alvast een paar die je helpen brainstormsessies te stroomlijnen:

• Een vergadering starten vanuit een whiteboard: wil je live een whiteboard bespreken nadat je input hebt ontvangen? Start onmiddellijk een Zoom-vergadering met iedereen die heeft bijgedragen aan je whiteboard en duik onmiddellijk in een discussie.
• Presentatiemodus: trek de aandacht van de groep door je collega's te verplichten mee te kijken wanneer je een whiteboard presenteert tijdens een vergadering. Ze kunnen het canvas niet bewerken wanneer je deze functie inschakelt, zodat ze gefocust blijven op het onderwerp. Zo weet je zeker dat je tijdig de input krijgt die je nodig hebt.
• Timer: houd teams bij de les met een activiteitentimer die ook dient om af te tellen. Je kunt de tijd verlengen of een geluidseffect laten horen wanneer de tijd op is, zodat iedereen wordt geïnspireerd om snel en effectief te werken.
• Sjablonen: je kunt interne whiteboardsjablonen ontwerpen en publiceren die alleen toegankelijk zijn binnen jouw organisatie. Dus wanneer er een geweldig idee bij je opkomt, kun je snel een bestaand sjabloon openen en het onmiddellijk delen met je teams.

Soms moet je snel een videogesprek met iemand starten om een ingewikkeld onderwerp uit te leggen of met plaatjes te laten zien hoe iets werkt. Maar wat als je die persoon niet kunt bereiken of geen afspraak kunt plannen?

In dat geval komen tools voor asynchrone video goed van pas. Met deze oplossing kun je jezelf en je scherm snel opnemen en de gemaakte video vervolgens naar relevante personen sturen. Onze oplossing voor asynchrone video, Zoom Clips, helpt je om precies dat te doen. Met deze tool kun je gemakkelijk korte video's van hoge kwaliteit opnemen, bewerken en delen, zowel binnen als buiten je organisatie. Je kunt belangrijke informatie in een oogwenk aan teamleden laten zien, je samenwerking een persoonlijk tintje geven of een gedetailleerde projectupdate delen zonder een live vergadering te hoeven houden.

Met Zoom Clips krijg je ook een speciale contentbibliotheek waarin je jouw clips kunt beheren, delen, een andere naam kunt geven en kunt downloaden of verwijderen. Ook kun je deze content op elk moment delen met anderen, zodat ze de clip kunnen bekijken, opmerkingen kunnen achterlaten of erop kunnen reageren met emoji's. Kortom, je kunt gemakkelijk je boodschap overbrengen zonder dat je tijd kwijt bent aan pogingen om iemand te bereiken.

Kleine dingen kosten veel tijd en energie. Denk bijvoorbeeld aan de tijd die het kost om aantekeningen met een team te delen, een vergadering te organiseren of een brainstormsessie te starten. Door onnodige taken te verminderen, word je niet alleen productiever, maar creëer je ook ruimte om strategischer en zinvoller te werken.

Of je nu aantekeningen- of planningsapps toevoegt aan je communicatieplatform, je workflows eenvoudiger maakt met integraties of alledaagse taken schrapt dankzij intuïtieve AI-functies, het Zoom-platform biedt je één centrale oplossing om productief en zinvol te werken. Dit alles maakt deel uit van ons Zoom One-aanbod, waarin chat, telefonie, vergaderingen, whiteboards en meer zijn samengebracht in één naadloos platform. Eén ruimte die volledig is ontworpen om productief te werken, met mogelijkheden om onbeperkt te communiceren.

Wil je weten hoe je tijd kunt besparen met Zoom, bekijk dan ons on-demand webinar 'Supercharge Your Efficiency: Zoom’s Top 10 Time-Saving Features'.