生産性向上のアイデア: 勤務日の時間を節約する新しい方法

「時は金なり」、賢く時間を使いましょう。 私たちが 1 日でやるべきこと（「やることリスト」を順にこなし、仕事で影響を与え、1 日の終わりには大切な人たちと過ごすなど）をすべてこなすための時間は限られています。

そのため、与えられた時間を最大限有効に使うことが非常に重要です。多くの場合、生産性を最大化し、冗長または単調な作業を減らす方法を見つけることによって、それが実現しますですが、生産性を上げることは言うは易し行うは難しです。新しいプロジェクトに反対だとはなかなか言えませんし、つまらない作業を他の人に押しつけるわけにもいきません。そういうときこそ、テクノロジーの出番です。

不要な作業を削減するソリューションを見つけることで、ワークフローを合理化し、業務を効率化できます。そこで、生産性を高めるアイデアをいくつかご紹介します。

一般的に、ミーティングはコラボレーションを行い、全員が情報共有できる効率的な手段です。ただし、ミーティングが適切に管理されていない場合は生産性を損なうおそれもあります。別のミーティングを計画するためだけのミーティングや、既知の情報をあつかったミーティングを体験したことがあれば、このようなミーティングがいかに非効率的であるかをご存知でしょう。しかし、この課題は事前に情報を収集し、各参加者による基本的な見解を把握できるアンケート ツールを使えば、簡単に解決できます。

現在、Zoom をお使いのすべてのお客様がご利用いただける Zoom Surveys により、特定の視聴者に投票やアンケートを実施し、フィードバックや意見を収集できるシームレスな方法が提供されます。ミーティングを主催する前に、参加者に簡単なアンケートを実施して、事前に意見を収集し、テーマを特定して、もっとも緊急性の高いトピックを判断しましょう。ご自身の想定ではなく、アンケート結果に基づいてミーティングの内容を変更することで、全参加者が十分な情報を得られるミーティングを設定できます。さらに、事前に全参加者が情報共有できればミーティング自体を省略できるかもしれません。

業務の効率改善にフィードバックが必要なケースについて考えてみましょう。アンケートが持つ価値は誰もが把握しています。しかし、アンケートの作成やメールの追跡に時間がかかりすぎるケースや必要なエンゲージメント機能を利用できないといった最悪のケースも考えられます。このような課題は統合型アンケート ツールで対応できます。

Zoom プラットフォームに組み込まれた Zoom Surveys を使用すると、必要なときに必要なフィードバックを得ることができ、参加者にとって魅力的かつインタラクティブな体験を構築できます。任意のタイミングでアンケートを開始し、同僚に投票を依頼してフィードバックを得ることも、改善分野を提案することも、顧客の好みについて詳しく知ることもできます。

Zoom Surveys へは簡単にアクセスでき、単独で使用することも、Zoom Meetings や Zoom Webinars から直接起動することもできます。また、近日中に Zoom Surveys は、Zoom Team Chat、Zoom Phone、Zoom Events、Zoom Scheduler と連携するよう機能が拡張されます。

アンケート作成者は、次の操作が可能です。

• アンケート ライブラリの作成
• 匿名回答の指定
• ハイパーリンクによるアンケートの共有
• メッセージの追加
• アンケートの背景を任意のロゴ、カラー、ブランディング要素でカスタマイズ
• 回答者の回答に基づいて次回の質問を定義

皆様は、学生のころからノートを作成してきたことと存じます。重要な事柄を覚えておくため、また学習したことを振り返るためには必須の作業です。そして今日のプロフェッショナルにも同じことが言えます。多くの人々が、プロジェクトやミーティングのアクション項目を要約したり追跡したりするために、デジタルのノート作成ツールを使用しています。このような作業は、詳細情報の文書化に必要となる一方で、ノート作成アプリからミーティング ソリューションに切り替えていると集中力が途切れてしまいかねません。一般的に、ミーティング後は数分かけて全員にノートを共有し、全員の意見が集まるのに数時間から時には数日待たなければならないこともあります。これらの作業は積み重なることで負担となり、カレンダーに多くのミーティング予定があればなおさらです。

そこで提案です。既存のコミュニケーション プラットフォームにメモ取りアプリを組み込みましょう。 この 2 つを組み合わせれば、必要なものすべてが 1 か所にまとめられるため、生産性を維持できるほか、ミーティングの前後やミーティング中のやることリストを簡単に追跡できます。

このような課題を解決するため、弊社では Zoom Notes をご用意しています。Zoom Notes があれば、Zoom アプリ内で直接ノートを作成できるため、次のようなケースで役立ちます。

• ミーティング前に個人の、または共有のアジェンダを作成して全員が準備できるようにする
• ミーティングの共有事項を手動で取得する
• ミーティング後に、成果、アクション アイテム、決定事項を共有して視認性を高め足並みを揃える
• アプリを切り替える手間なくミーティング中にメモを参照する
• 個人または共有済みのメモの一元的な保管場所を設ける

Zoom Notes は、Zoom United バンドルのお客様を除く、すべての有料アカウントの Zoom ユーザーが利用できます。

不要なステップを省くと言えば、ミーティング ソリューションの外部にあるスケジュール ツールを使うのはなぜでしょうか。 Calendly などのサードパーティ アプリを使用するということは、通話を設定するためだけに、メール、カレンダー、ビデオ コミュニケーション ソリューションなどの複数のアプリケーションを切り替えなければならないということです。これでは生産性が低下する可能性を否定できません。

既存のソリューション内に同じ機能がないか探してみてください。まずは Zoom Scheduler（一般公開済み）から見てみましょう。Zoom の統合型スケジュール作成ツールがあれば、スケジュール管理をすべて Zoom 内で完結できるため、時間を節約し予約の手間を省くことができます。

Zoom Scheduler でできることをご紹介します。

• 関係者全員にとって都合のよい予約可能な時間枠を生成する
• 定期予約が可能な時間枠のインスタンスを作成する
• 複数ユーザーに単一時間枠へのサインアップを許可する
• メールでのリマインダーと確認連絡を個別に自動送信する
• 出席者の予約プロセス中に希望する情報を収集する
• アポイントメント予約ページでカラーやロゴなどをカスタマイズしてブランドボイスに適合させる
• 出席者に予約可能なチームメンバーの時間枠の検索を許可するセッションを設定する
• 生成する URL をカスタマイズおよび短縮します。

プロジェクトを開始しなくてはならないのに、インスピレーションが湧かないし、モチベーションも上がらない。こんな気持ちになったことはありませんか？ 創作や執筆のスランプに陥り、その状況から脱却する方法を考えあぐねている間に、貴重な時間がどんどん無駄に費やされます。

そこで生産性向上のアイデアをもう 1 つ。ブレインストーミングを始めたり、アイデアを生み出したり、何かを視覚的に概念化したりするための、自由に使えるスペースを作りましょう。

新たなレベルの創造性とコラボレーションを解き放つ鍵になり得るのが、バーチャル ホワイトボードです。デジタル キャンバスは、アイデアを視覚的に広げて明確化するため、モチベーションを高めたうえで目の前のプロジェクトに取り組む手助けをしてくれます。ミーティング中やその前後に Zoom Whiteboard を使用してコラボレーションすれば、チームでともにアイデアを出し合い、実現できるようになります。

アイデアを効果的に視覚化したり、インスピレーションを得たりするために使用できるホワイトボード機能は多数ありますが、以下ではブレインストーミング セッションを合理化するのに役立つ機能をいくつかご紹介します。

• ホワイトボード内からミーティングを起動: 誰かがホワイトボードに記入したら、ライブでホワイトボードを確認したいと思いませんか？ ホワイトボード上のアクティブなコラボレーター全員とすぐに Zoom Meeting を起動し、その場でディスカッションを開始できます。
• プレゼンテーション モード: ミーティング中にホワイトボードを提示する場合は、コラボレーターにフォローを要求することでグループの注意を引き付けられます。 この機能をオンにするとキャンバスを編集できなくなるため、目前の主題へ意識を向け続けてもらうことができます。 この方法だと、必要な情報をタイムリーに入手できます。
• タイマー: カウントダウンの時計としても機能するアクティビティ タイマー機能で、チームの注意を常に引き付けます。 時間の延長や、時間切れの際の効果音再生で、誰もがすばやく効果的に行動を起こすよう刺激を与えられます。
• テンプレート: 自分の組織のみがアクセスできる社内ホワイトボード テンプレートを設計して公開できます。このため、天啓が降りて素晴らしいアイデアがひらめいた場合は、既存のテンプレートをすぐに起動して、チームとあっという間に共有できます。

複雑なトピックを説明したり、何かの仕組みを視覚的に表示したりするために、簡単なビデオ通話が必要になるときがあります。 そんなときに、相手と連絡が取れなかったり、連絡先の通話を着信できなかったりしたら、どうすればよいでしょうか？

こんなときに便利なのが非同期ビデオツールです。このソリューションがあれば、自身と画面をすばやくレコーディングして、そのビデオを関係者に送信できます。非同期ビデオサービスの Zoom Clips は、まさにこれらを実現する機能を備えており、高品質のショートビデオをレコーディングして編集し、社内外に共有できます。つまり、ライブ ミーティングに参加しなくても、いざというときにチームメイトに重要な情報を伝えたり、コラボレーションにちょっとした自分らしさを加えたり、シンプルにプロジェクトの詳細な最新情報を共有したりできるのです。

Zoom Clips は専用のコンテンツ ライブラリも備えているので、そこでクリップの管理、共有、名前の変更、ダウンロード、削除が可能です。このコンテンツはほかのユーザーといつでも共有できるため、これらのユーザーはクリップを表示して、コメントを残したり絵文字を使ってリアクションしたりできます。手間暇かけて誰かと連絡を取らなくても、メッセージを全員に伝えることができるのです。

ちりも積もれば山（膨大な時間と労力）になります。チームとノートを共有したり、ミーティングを設定したり、フィードバックを収集したり、ブレインストーミング セッションを開始したりするための時間が、それに当たります。不要な作業を切り捨てることで、生産性が回復するだけでなく、より戦略的で有意義な仕事をするための道が切り開かれます。

コミュニケーション プラットフォームにノート作成アプリやスケジュール作成アプリを組み込む場合も、連携によってワークフローを簡素化する場合も、直感的な AI 機能によって日常的な作業を省く場合も、Zoom のオールインワン プラットフォームを使用すれば、仕事が生産的かつ有意義なものになります。これらはすべて、ビデオ、チャット、電話、ミーティング、ノート、ホワイトボード、アンケートなどをシームレスな単一プラットフォームにまとめた Zoom Workplace サービスで実現可能です。1 つの専用スペースで、クリエイティビティの活性化やワークフローの効率化がサポートされます。Zoom のエコシステムにシームレスに統合される生産性向上ソリューションで、日々の業務を効率化しましょう。

Zoom で時間を節約する方法の詳細情報については、Zoom のオンデマンド ウェビナー「Supercharge Your Efficiency: Zoom’s Top 10 Time-Saving Features（英語）」をご視聴ください。