Tips produktivitas: Cara baru untuk menghemat waktu selama hari kerja

Waktu adalah uang — jadi perlu dihabiskan dengan bijak. Kita hanya memiliki beberapa jam dalam sehari untuk menyelesaikan semua yang perlu kita lakukan, seperti menyelesaikan daftar tugas, memberikan dampak di tempat kerja, dan menghabiskan waktu bersama orang yang kita cintai di penghujung hari.

Jadi sangat penting bagi Anda untuk memaksimalkan waktu yang Anda miliki, yang sering kali berarti mencari cara untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi tugas berulang atau monoton. Tetapi, meningkatkan produktivitas terkadang terasa lebih mudah diucapkan daripada dilakukan — sulit untuk menolak proyek baru, dan Anda tidak bisa mengalihkan tugas rutin Anda kepada orang lain. Di situlah teknologi berperan.

Dengan menemukan solusi yang membantu mengurangi tugas yang tidak perlu, Anda dapat menyederhanakan alur kerja dan membuat hari kerja lebih efisien sesuai dengan kebutuhan. Berikut beberapa tip produktivitas untuk memulai.

Rapat biasanya merupakan cara yang baik untuk berkolaborasi dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Namun, jika tidak dikelola dengan baik, rapat dapat menguras produktivitas Anda. Jika Anda pernah mengikuti rapat hanya untuk merencanakan rapat lain, atau rapat yang membahas informasi yang sudah Anda ketahui, Anda tahu betapa tidak efisiennya beberapa rapat. Namun, masalah ini dapat dengan mudah diatasi dengan alat survei yang memungkinkan Anda mengumpulkan informasi terlebih dahulu dan menetapkan dasar pemahaman sebelum rapat dimulai.

Kini tersedia untuk semua pelanggan Zoom, Zoom Surveys menyediakan cara yang mudah untuk melakukan polling dan survei kepada audiens yang dituju guna mengumpulkan umpan balik dan opini. Sebelum mengadakan rapat, luncurkan survei cepat kepada peserta untuk mengumpulkan ide terlebih dahulu, mengidentifikasi tema, dan menentukan topik mana yang paling mendesak. Dengan mengubah konten rapat berdasarkan temuan – bukan asumsi – Anda dapat membantu memastikan bahwa semua orang meninggalkan rapat dengan informasi yang lengkap. Lebih baik lagi, jika semua orang sudah memiliki pemahaman yang sama sebelumnya, Anda mungkin dapat meniadakan rapat tersebut sama sekali. 

Bagaimana dengan saat Anda membutuhkan umpan balik untuk meningkatkan pekerjaan Anda? Kita semua tahu betapa berharganya survei, tetapi jika Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membuatnya, melacak email, atau lebih buruk lagi, tidak menerima interaksi yang Anda butuhkan, alat survei yang terintegrasi dapat membantu. 

Dengan Zoom Surveys yang terintegrasi di platform Zoom, Anda bisa mendapatkan umpan balik yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya, dan menciptakan pengalaman yang menarik dan interaktif bagi peserta. Luncurkan survei kapan saja untuk meminta umpan balik dari rekan kerja, menyarankan area yang perlu ditingkatkan, dan mengetahui lebih banyak tentang preferensi pelanggan Anda. 

Zoom Surveys mudah diakses dan dapat digunakan secara mandiri atau diluncurkan langsung dari Zoom Meetings atau Zoom Webinars. Dan dalam waktu dekat, Zoom Surveys akan dapat terintegrasi dengan Zoom Team Chat, Zoom Phone, Zoom Events, dan Zoom Scheduler.

Sebagai pembuat survei, Anda dapat: 

• Membuat pustaka survei
• Menetapkan jawaban menjadi anonim 
• Membagikan survei melalui hyperlink
• Menambahkan pesan tambahan
• Menyesuaikan latar belakang survei dengan logo, warna, dan elemen branding pilihan Anda
• Menentukan pertanyaan selanjutnya berdasarkan jawaban responden

Anda sudah mencatat sejak masih di sekolah. Catatan diperlukan untuk mengingat hal-hal penting serta merenungkan apa yang Anda pelajari, dan hal yang sama berlaku untuk para profesional saat ini. Banyak orang menggunakan alat pencatatan digital untuk merangkum dan melacak tindakan yang harus diambil dalam proyek atau selama rapat. Dan meskipun hal ini penting untuk mendokumentasikan detail, beralih dari aplikasi catatan ke solusi rapat dapat mengganggu fokus Anda. Setelah panggilan selesai, biasanya Anda harus menghabiskan beberapa menit ekstra untuk berbagi catatan dengan semua orang, kemudian menunggu beberapa jam atau bahkan beberapa hari untuk mendapatkan masukan dari mereka. Tugas ini dapat menumpuk, terutama jika Anda memiliki banyak rapat di kalender Anda.

Saran kami: integrasikan aplikasi pencatatan Anda ke dalam platform komunikasi yang sudah ada. Dengan menggabungkan keduanya, Anda dapat memiliki semua yang Anda butuhkan dalam satu tempat untuk tetap produktif, dengan mudah melacak tugas-tugas yang perlu Anda selesaikan sebelum, selama, dan setelah rapat. 

Itulah mengapa kami menawarkan Zoom Notes. Dengan Zoom Notes, Anda dapat membuat catatan langsung di aplikasi Zoom, yang membantu Anda:  

• Membuat agenda pribadi atau agenda bersama sebelum rapat untuk membantu semua orang mempersiapkan diri
• Mencatat secara manual apa yang dibagikan dalam rapat
• Membagikan hasil, tindakan yang perlu dilakukan, dan keputusan setelah rapat untuk visibilitas dan keselarasan
• Membuka catatan dalam rapat tanpa harus beralih aplikasi
• Membangun repositori pusat untuk catatan pribadi dan catatan bersama

Zoom Notes tersedia untuk semua pelanggan Zoom dengan paket berbayar, kecuali mereka yang menggunakan paket Zoom United. 

Berbicara tentang melewatkan langkah-langkah yang tidak perlu — mengapa menggunakan alat penjadwalan yang berada di luar solusi rapat Anda? Menggunakan aplikasi pihak ketiga seperti Calendly berarti Anda harus beralih di antara beberapa aplikasi seperti email, kalender, dan solusi komunikasi video hanya untuk mengatur panggilan, yang dapat berpotensi mengganggu produktivitas.

Temukan fungsionalitas yang sama dalam solusi yang ada, dimulai dengan Zoom Scheduler (sekarang tersedia secara umum). Dengan alat penjadwalan terintegrasi, Anda dapat mengurangi waktu dan masalah terkait penjadwalan janji temu dengan melakukannya langsung di dalam Zoom.

Anda dapat menggunakan Zoom Scheduler untuk:

• Membuat slot ketersediaan saat semua pemangku kepentingan yang relevan tersedia
• Membuat instans ketersediaan berulang
• Mengizinkan banyak pengguna mendaftar untuk satu slot
• Mengotomatiskan dan mempersonalisasi pengingat dan konfirmasi email
• Mengumpulkan informasi yang diinginkan selama proses pemesanan peserta
• Menyesuaikan warna, logo, dan lainnya di halaman pemesanan janji temu agar selaras dengan identitas merek Anda
• Menyiapkan sesi yang memungkinkan peserta menemukan waktu dengan anggota tim yang tersedia
• Menyesuaikan dan mempersingkat setiap URL yang Anda hasilkan

Kita semua tahu perasaannya: Anda perlu memulai sebuah proyek, tetapi Anda tidak dapat menemukan inspirasi atau motivasi. Anda sedang membuang-buang waktu berharga untuk mencoba mencari jalan keluar dari keterpurukan kreativitas atau hambatan dalam menulis. 

Tips produktivitas lainnya: temukan ruang yang memungkinkan pemikiran mengalir bebas untuk memulai sesi tukar pikiran, memunculkan ide, atau mengkonseptualisasikan sesuatu secara visual.

 Papan tulis virtual bisa menjadi kunci untuk menggali tingkat kreativitas dan kolaborasi yang baru. Dengan kanvas digital, Anda bisa mengembangkan dan menjelaskan ide secara visual, sehingga membantu Anda mengatasi hambatan mental dan beralih untuk menangani proyek yang sedang berjalan. Dan dengan Zoom Whiteboard, Anda dapat menyaksikan ide-ide terwujud bersama tim Anda, menggunakannya untuk berkolaborasi sebelum, selama, dan setelah rapat.

Meskipun ada lusinan fitur papan tulis yang dapat Anda gunakan untuk memvisualisasikan ide atau mendapatkan inspirasi secara efektif, berikut beberapa fitur yang akan membantu Anda menyederhanakan sesi tukar pikiran:

• Mulai rapat dari dalam papan tulis: Ingin menjelaskan papan tulis secara langsung setelah menerima masukan? Segera mulai Zoom Meeting dengan semua kolaborator aktif di papan tulis Anda, dan langsung memulai diskusi saat itu juga.
• Mode presentasi: Tarik perhatian kelompok dengan mewajibkan kolaborator mengikuti saat Anda menyajikan papan tulis selama rapat. Mereka tidak akan bisa mengedit kanvas ketika Anda mengaktifkan fitur ini, membuat mereka fokus pada materi yang sedang dibahas. Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan masukan yang Anda butuhkan dengan cepat.
• Timer: Jaga agar tim Anda tetap berada di jalur dengan fitur timer aktivitas yang juga berfungsi sebagai penghitung mundur. Anda dapat memperpanjang waktu atau memainkan efek suara saat waktu habis, menginspirasi semua orang untuk mengambil tindakan yang cepat dan efektif. 
• Templat: Anda dapat merancang dan memublikasikan templat papan tulis internal yang hanya dapat diakses oleh organisasi Anda. Jadi, saat inspirasi datang dan ide brilian muncul, Anda dapat dengan cepat membuka templat yang ada dan membagikannya kepada tim Anda dengan cepat.

Terkadang, Anda perlu melakukan panggilan video cepat dengan seseorang untuk menjelaskan topik yang rumit atau menampilkan secara visual bagaimana sesuatu bekerja. Tetapi apa yang terjadi jika Anda tidak dapat menemukan mereka atau membuat jadwal panggilan? 

Di sinilah alat video asinkron berperan penting. Dengan solusi ini, Anda dapat dengan cepat merekam diri dan layar Anda, kemudian mengirimkan video tersebut kepada para pemangku kepentingan yang relevan. Penawaran video asinkron kami, Zoom Clips, membantu Anda melakukan hal tersebut. Anda dapat dengan mudah merekam, mengedit, dan membagikan video singkat berkualitas tinggi baik secara internal maupun eksternal. Anda dapat menjabarkan informasi penting kepada rekan satu tim dalam keadaan mendesak, menambahkan sentuhan pribadi pada kolaborasi, atau sekadar berbagi detail perkembangan proyek tanpa harus bergabung dalam rapat langsung.

Dengan Zoom Clips, Anda juga mendapatkan pustaka konten khusus tempat Anda dapat mengelola, membagikan, mengganti nama, mengunduh, atau menghapus klip. Dan Anda dapat membagikan konten ini dengan orang lain kapan saja, sehingga mereka dapat melihat klip tersebut, meninggalkan komentar, atau menggunakan emoji untuk menanggapinya. Anda dapat menyampaikan pesan tanpa harus menyia-nyiakan waktu untuk menghubungi seseorang.

Hal-hal kecil tersebut dapat menumpuk serta akan menghabiskan banyak waktu dan energi — waktu yang dibutuhkan untuk berbagi catatan dengan tim, mengatur rapat, mengumpulkan umpan balik, atau memulai sesi tukar pikiran. Dengan mengurangi tugas-tugas yang tidak perlu, Anda tidak hanya mengembalikan produktivitas, tetapi juga membuka jalan untuk pekerjaan yang lebih strategis dan bermakna. 

Baik Anda mengintegrasikan aplikasi catatan atau penjadwalan ke dalam platform komunikasi Anda, menyederhanakan alur kerja dengan integrasi, atau menghilangkan tugas-tugas yang membosankan dengan fitur AI yang intuitif, platform Zoom adalah tempat yang tepat untuk pekerjaan yang produktif dan bermakna. Semuanya hadir sebagai bagian dari penawaran Zoom Workplace kami, yang menggabungkan video, obrolan, telepon, rapat, papan tulis, survei, dan banyak lagi ke dalam satu platform yang lancar. Satu tempat khusus untuk membantu Anda memulai kreativitas dan merampingkan alur kerja. Jadikan hari kerja Anda lebih efektif dengan solusi produktivitas kami yang terintegrasi secara lancar ke dalam ekosistem Zoom.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara menghemat waktu dengan Zoom, tonton webinar kami yang dapat diakses kapan saja, "Meningkatkan Efisiensi Anda: 10 Fitur Penghemat Waktu Terbaik dari Zoom."