Jak zwiększyć produktywność: nowe sposoby oszczędzania czasu w ciągu dnia pracy

Czas to pieniądz, dlatego trzeba go mądrze wykorzystać. Mamy ograniczoną liczbę godzin w ciągu dnia, aby zrobić wszystko to, co chcemy, na przykład skreślać kolejne pozycje z listy rzeczy do zrobienia, dawać z siebie wszystko w pracy i spędzać czas z bliskimi pod koniec dnia.

Właśnie dlatego tak ważne jest, aby jak najlepiej wykorzystać czas, co często oznacza znalezienie sposobów na maksymalizację produktywności i ograniczenie zbędnych lub monotonnych zadań. Zwiększenie wydajności jest jednak łatwiejsze w teorii niż w praktyce — trudno powiedzieć „nie” nowemu projektowi, nie możesz też zepchnąć swoich najbardziej żmudnych zadań na kogoś innego. Właśnie tu do gry wchodzi technologia.

Znajdując rozwiązania, które pomagają ograniczyć liczbę niepotrzebnych zadań, możesz usprawnić przepływy pracy i poprawić przebieg swojego dnia. Oto kilka wskazówek zwiększających produktywność na początek.

Spotkania są zazwyczaj świetnym sposobem na współpracę i doprowadzenie wszystkich do porozumienia. Jednak źle zarządzane mogą obniżyć produktywność. Jeśli kiedykolwiek uczestniczyłeś w spotkaniu tylko po to, by zaplanować kolejne lub otrzymać informacje, które już znasz, rozumiesz jak nieefektywne bywają pewne spotkania. Można to jednak łatwo naprawić za pomocą narzędzia ankietowego, które pozwala zbierać informacje z wyprzedzeniem i ustalić podstawowy poziom zrozumienia przed spotkaniem.

Narzędzie  Zoom Surveys  dostępne już dla wszystkich klientów Zoom, zapewnia płynny sposób ankietowania i ankietowania docelowych odbiorców w celu zebrania opinii i opinii. Przed zorganizowaniem spotkania przeprowadź szybką ankietę wśród uczestników, aby zebrać pomysły z wyprzedzeniem, zidentyfikować tematy i określić, które tematy są najbardziej palące. Zmieniając treść spotkania w oparciu o ustalenia – a nie założenia – możesz pomóc zapewnić, że wszyscy wyjdą w pełni poinformowani. Co więcej, jeśli wszyscy zgodzą się z wyprzedzeniem, możesz być w stanie całkowicie wyeliminować spotkanie. 

A co z sytuacjami, w których potrzebujesz informacji zwrotnej, aby poprawić swoją pracę? Wszyscy znamy wartość ankiet, ale jeśli spędzasz zbyt dużo czasu na ich tworzeniu, śledzeniu wiadomości e-mail lub, co gorsza, nie otrzymujesz zaangażowania, którego potrzebujesz, zintegrowane narzędzie do ankiet może pomóc. 

Wbudowane w platformę Zoom narzędzie Zoom Surveys pozwala uzyskać potrzebne informacje zwrotne, kiedy ich potrzebujesz, a także tworzy angażujące i interaktywne doświadczenie dla uczestników. Uruchom ankietę w dowolnym momencie, aby poprosić współpracowników o opinie, zasugerować obszary do poprawy i dowiedzieć się więcej o preferencjach klientów. 

narzędzie Zoom Surveys jest łatwo dostępne i może być używane samodzielnie lub uruchamiane bezpośrednio w Zoom Meetings lub Zoom Webinars. Wkrótce narzędzie Zoom Surveys zostanie rozszerzone o integrację z Zoom Team Chat, Zoom Phone, Zoom Events i Zoom Scheduler.

Jako twórca ankiety możesz: 

• Tworzyć bibliotekę ankiet
• Ustawić anonimowość odpowiedzi 
• Udostępniać ankiety za pomocą hiperłącza
• Wpisać dodatkowe komunikaty
• Dostosować tło ankiety za pomocą preferowanych logo, kolorów i elementów brandingowych
• Określić kolejne pytania na podstawie odpowiedzi respondentów

Robienia notatek uczymy się od pierwszych dni w szkole. Są niezbędne do zapamiętania ważnych informacji i utrwalania wiedzy. To samo dotyczy dzisiejszych profesjonalistów. Wiele osób korzysta z cyfrowych narzędzi do sporządzania notatek, aby podsumowywać rzeczy do zrobienia i śledzić ich realizację w ramach projektu lub podczas spotkania. Chociaż są one niezbędne do dokumentowania informacji, przeskakiwanie między aplikacją do robienia notatki a narzędziem do spotkań może zaszkodzić Twojej koncentracji. Po rozmowie zwykle musisz poświęcić kilka dodatkowych minut na udostępnianie notatek innym uczestnikom, a następnie poczekać kilka dodatkowych godzin, a nawet dni, aby uzyskać informacje zwrotne. To wszystko sumuje się, zwłaszcza jeśli masz w swoim kalendarzu wiele spotkań.

Nasza rada: dodaj aplikację do sporządzania notatek do swojej platformy komunikacyjnej. Łącząc te dwa rozwiązania, możesz mieć wszystko, czego potrzebujesz w jednym miejscu, aby zachować produktywność i łatwo śledzić swoje zadania przed spotkaniem, w jego trakcie i po jego zakończeniu.

Właśnie dlatego oferujemy Zoom Notes. Dzięki Zoom Notes możesz tworzyć i robić notatki w aplikacji Zoom. Oto co zyskujesz:  

• Możliwość tworzenia osobistego lub wspólnego planu przed spotkaniem, aby pomóc wszystkim się przygotować
• Ręczne przechwytywanie informacji udostępnianych na spotkaniu
• Udostępnianie wyników, działań i decyzji po spotkaniu, aby zapewnić jasność i zgodność
• Wyświetlanie notatek podczas spotkania bez konieczności przełączania aplikacji
• Możliwość stworzenia centralnego katalogu notatek osobistych i udostępnionych

Aplikacja Zoom Notes jest dostępna dla wszystkich płacących klientów Zoom, z wyjątkiem tych korzystających z pakietu Zoom United. 

Skoro już mówimy o ograniczaniu liczby niepotrzebnych kroków – po co korzystać z narzędzia do planowania, które nie wchodzi w skład platformy do realizacji spotkań? Korzystanie z aplikacji zewnętrznych, takich jak Calendly, oznacza, że musisz przeskakiwać między wieloma aplikacjami, takimi jak Twój klient pocztowy, kalendarz i rozwiązanie do komunikacji wideo, aby zaplanować rozmowę, potencjalnie z uszczerbkiem dla wydajności.

Znajdź tę samą funkcjonalność w istniejących rozwiązaniach, zaczynając od Zoom Scheduler (teraz ogólnie dostępnym). Dzięki naszemu zintegrowanemu narzędziu do planowania możesz skrócić czas i ograniczyć problemy związane z planowaniem spotkania, bo wszystko odbywa się w Zoom.

Zoom Scheduler pomoże Ci w następujących zadaniach:

• Generowanie przedziałów czasowych, gdy wszyscy zainteresowani są dostępni
• Tworzenie powtarzającej się dostępności
• Zezwalanie wielu użytkownikom na rejestrację w jednym miejscu
• Automatyzacja i personalizacja przypomnień e-mail i potwierdzeń
• Zbieranie wybranych przez siebie informacji podczas procesu rejestracji uczestników
• Dostosowywanie kolorów, logo i innych elementów na stronie rezerwacji spotkań, aby pasowały do wizerunku Twojej marki
• Konfiguracja sesji, która pozwoli uczestnikowi uzgodnić czas spotkania z dostępnym członkiem zespołu
• Dostosowywanie i skracanie dowolnych wygenerowanych adresów URL

Wszyscy znamy to uczucie: musisz zacząć pracę nad projektem, ale nie możesz znaleźć inspiracji ani motywacji. Marnujesz cenny czas, próbując wymyślić, jak wydostać się z kreatywnego dołka lub odzyskać wenę.

Kolejna wskazówka zwiększająca produktywność: znajdź odpowiednią przestrzeń, aby rozpocząć burzę mózgów, pobudzić kreatywność lub zwizualizować pomysły.

Wirtualna tablica może być kluczem do odblokowania nowych poziomów kreatywności i współpracy. Dzięki cyfrowemu płótnu możesz rozbudowywać i precyzować pomysły w sposób wizualny, który sprzyja sprawniejszemu pokonywaniu zastojów inwencji twórczej i szybszej realizacji projektów. Dzięki Zoom Whiteboard możesz wraz ze swoim zespołem patrzeć, jak pomysły ożywają jeszcze przed spotkaniem, w jego trakcie i po jego zakończeniu.

Chociaż istnieją dziesiątki funkcji, których możesz użyć do skutecznej wizualizacji pomysłów lub rozbudzenia inspiracji, oto kilka, które pomogą Ci usprawnić sesje burzy mózgów:

• Rozpocznij spotkanie z poziomu tablicy: chcesz omówić zawartość tablicy na żywo po otrzymaniu informacji zwrotnych? Rozpocznij spotkanie Zoom Meetings ze wszystkimi aktywnymi użytkownikami tablicy i natychmiast podejmij dyskusję.
• Tryb prezentacji: zapewnij sobie uwagę innych użytkowników tablicy, korzystając podczas spotkania z funkcji prezentacji. Po włączeniu tego trybu inni nie będą mogli edytować tablicy, przez co lepiej utrzymasz ich uwagę na danym temacie. W ten sposób możesz uzyskać potrzebne informacje zwrotne w odpowiednim czasie.
• Licznik czasu: utrzymuj zaangażowanie zespołu dzięki funkcji licznika czasu zadania, który służy również jako minutnik. Możesz przedłużyć czas lub odtwarzać efekty dźwiękowe, gdy czas się skończy, inspirując wszystkich do szybkiego i skutecznego działania.
• Szablony: możesz projektować i publikować wewnętrzne szablony tablicy, do których dostęp może uzyskać tylko Twoja organizacja. Kiedy więc wpadniesz na genialny pomysł, możesz szybko skorzystać z istniejącego szablonu i błyskawicznie udostępnić go swoim zespołom.

Czasami musisz odbyć z kimś szybką rozmowę wideo, aby wyjaśnić skomplikowany temat lub wizualnie pokazać, jak coś działa. A co, jeśli nie możesz się dodzwonić lub masz zaplanowane inne spotkanie?

Właśnie tu wchodzi do gry narzędzie do asynchronicznego wideo. Dzięki temu rozwiązaniu możesz szybko nagrywać siebie i swój ekran, a następnie wysłać wideo do odpowiednich osób. Nasz produkt do asynchronicznego wideo, Zoom Clips, pozwala łatwo nagrywać, edytować i udostępniać wysokiej jakości krótkie filmy zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Możesz przedstawić na szybko członkom zespołu ważne informacje, dodać osobisty akcent do współpracy lub po prostu udostępnić szczegółową aktualizację projektu bez konieczności dołączania do spotkania na żywo.

Wraz z Zoom Clips otrzymujesz również dedykowaną bibliotekę, w której możesz zarządzać klipami, udostępniać je, zmieniać nazwę, pobierać lub usuwać. Ponadto możesz udostępniać tę zawartość innym w dowolnym momencie, aby mogli wyświetlić klip, zostawić komentarze lub używać emotikonów, aby na nią zareagować. Możesz przekazać swoją wiadomość bez marnowania czasu na próby dodzwonienia się do kogoś.

Drobiazgi mają tendencję do zabierania mnóstwa czasu i energii – pomyśl o czasie, który potrzebny jest na dzielenie się notatkami z zespołem, zaplanowanie spotkania, zebranie informacji zwrotnych lub sesję burzy mózgów. Eliminując niepotrzebne zadania, nie tylko odzyskujesz produktywność, ale także torujesz drogę do bardziej strategicznej, znaczącej pracy. 

Niezależnie od tego, czy dodajesz do swojej platformy komunikacyjnej aplikacje do sporządzania notatek lub planowania, upraszczasz przepływy pracy za pomocą integracji, czy ograniczasz rutynowe działania z pomocą intuicyjnych funkcji sztucznej inteligencji, Zoom to Twoja platforma „wszystko w jednym” umożliwiająca produktywną, znaczącą pracę. Wszystkie te rozwiązania są częścią naszego produktu Zoom Workplace, który łączy wideo, czat, telefon, spotkania, notatki, tablicę, ankiety i wiele więcej w jednej platformie. Jedna przestrzeń stworzona, aby pobudzić Twoją kreatywność i usprawnić przepływ pracy. Spraw, aby Twój dzień pracy był dla Ciebie jak najlepszy dzięki naszym rozwiązaniom zwiększającym produktywność, które płynnie integrują się z ekosystemem Zoom.

Aby dowiedzieć się więcej o oszczędzaniu czasu z Zoom, obejrzyj nasz webinar na żądanie: „Supercharge Your Efficiency: Zoom’s Top 10 Time-Saving Features”.