提高工作效率的窍门：节省日常工作时间的新方法

时间就是金钱 — 因此我们需要合理使用时间。 我们完成每天所需要做的一切事务的时间极其有限，比如完成我们的待办事项清单，在我们的工作岗位上发挥作用，以及在一天结束时与爱人共度时光。

因此，充分利用时间至关重要，这通常意味着要想方设法最大限度地提高工作效率，减少多余或单调重复的工作。 但是，提高工作效率说起来容易，做起来很难 — 您很难拒绝一个新项目，也不能把单调重复的工作推给别人。 而这就是技术的用武之地。

通过寻找帮助您减少不必要任务的解决方案，您可以简化工作流程，让您的日常工作更加轻松高效。以下是几个提高工作效率的窍门。

从上学时您就开始记笔记。笔记对于记住重要事项和反思所学知识至关重要，而对于当今的职场人士，笔记也是如此。许多人使用数字笔记工具来总结和跟踪项目或会议期间的行动计划。尽管这些工具对于记录细节信息很有必要，但从笔记应用跳转到会议解决方案会分散您的注意力。电话会议结束后，您通常需要额外花几分钟与大家分享笔记，然后要再等几个小时甚至几天，才能获得他们的意见。 这些时间不断累积，特别是当您的日程表上有很多会议时。

我们的建议是：将您的笔记应用引入现有的通信平台。 将两者相结合，您就可以在一个地方获得保持高效所需的一切工具，轻松跟踪会议前、会议中和会议后的待办事项。 

这就是我们提供 Zoom Notes 的原因。通过 Zoom Notes，您可以直接在 Zoom 应用中创建笔记并记笔记，这会对您大有帮助：  

• 在会议之前创建个人或共享议程，以帮助每个人做好准备
• 手动截取会议共享内容
• 会后分享成果、行动计划和决策，以提高可见性和一致性
• 在会议中调出笔记，无需分散注意力来切换应用
• 为个人和共享笔记建立中央存储库

所有付费 Zoom 客户都可以使用 Zoom Notes，但 Zoom United 组合套餐的客户除外。 

至于跳过不必要的步骤 — 为什么要使用除会议解决方案之外的日程安排工具呢？ 使用第三方应用程序（如 Calendly）意味着您必须在多个应用程序（如电子邮件、日历和视频通信解决方案）之间切换才能设置电话会议，这可能会影响工作效率。

从 Zoom Scheduler （现已全面上市）开始，在现有解决方案中找到相同功能。 使用我们的集成日程安排工具，您可在 Zoom 中完成所有工作，从而减少预约日程安排的时间和麻烦。

使用 Zoom Scheduler，您可以：

• 当所有会议相关者都有空时，生成可用时间段
• 创建周期性的可用时间段
• 允许多个用户选择一个可用时间段
• 自动发送并个性化电子邮件提醒和确认
• 在观众预约过程中收集首选信息
• 定制预约页面的颜色、徽标等，以符合您的品牌形象
• 发起一场会议，允许观众寻找团队成员的可用时间
• 定制和缩短您生成的任何 URL

我们都了解这种感觉：您需要开始一个项目，但却找不到灵感或动力。 您不断浪费宝贵的时间，试图找到摆脱创作低谷或写作障碍的方法。 

另一个提高效率的窍门：找到一个自由发挥的空间进行头脑风暴，激发创意，或以视觉化的方式构思某些事物。

虚拟白板可以成为开启新的创造力和协作水平的钥匙。  使用数字画布，您就能以可视化的方式扩展和理清思路，帮助您克服心理障碍，继续进行手头的项目。使用 Zoom Whiteboard，您就能与团队一起看到创意的实现，在会议前、会议中和会议后使用它进行协作。

您可以使用数十种白板功能来有效地将创意可视化或激发灵感，以下几种功能可以帮助您简化头脑风暴讨论会：

• 从白板中启动会议：想要在获得意见后实时浏览白板？ 立即与白板上的所有活跃协作者启动 Zoom 会议，并立即展开讨论。
• 演示模式：在会议期间演示白板时，要求协作者跟上节奏，从而吸引小组成员的注意力。 当您开启此功能时，他们无法编辑画布，从而使其将注意力集中在当前的主题上。 这样，您就能及时获得所需的意见。
• 计时器：活动计时器功能还可用作倒计时时钟，让团队集中注意力。 您可以延长时间或在时间结束时播放音效，激励每个人快速有效地采取行动。 
• 模板：您可以设计和发布只有您的组织才能访问的内部白板模板。 因此，当您灵光闪现、突然想到一个好主意时，您可以快速启动一个现有模板，并立刻与您的团队分享。

有时，您需要与某个人进行快速视频通话，以解释一个复杂的主题或以视觉化方式展示某件事如何运作。 但是，如果您无法找到他们，或者无法通过通讯簿接通电话，您该怎么办呢？ 

这就是异步视频工具的用武之地。  通过这些解决方案，您就可以快速录制有关您自己和您的屏幕的视频，然后将这些视频发送给相关人员。我们的异步视频产品 Zoom Clips 可帮助您进行此操作，让您轻松录制、编辑并在内部和外部共享高质量的短片。您可以在必要时向队友展示重要信息，在进行协作时加入自己的个人风格，或者分享详细的项目更新内容，而无需参加实时会议。

Zoom Clips 为您提供了一个专门的内容库，您还可以在其中管理、共享、重命名、下载或删除您的短片。您可以随时与其他人分享这些内容，这样他们就可以查看短片、发表评论或使用表情符号对其作出回应。您不必浪费时间去联系某人，就能够传达您的信息。

琐碎小事会耗费大量时间和精力 — 与团队分享笔记、设置会议、收集反馈或进行头脑风暴讨论会需要花费时间。通过减少不必要的任务，您不仅能再次提高工作效率，还能为更具战略性、更有意义的工作铺平道路。 

无论您是将笔记或日程安排应用引入您的通信平台，还是通过集成简化工作流程，或是利用直观的 AI 功能减少单调重复的工作，Zoom 平台都是您进行高效、有意义工作的一体化平台。所有这些都是 Zoom Workplace 产品的一部分，它将视频、聊天、电话、会议、笔记、白板、调查等功能整合到一个无缝平台中。一个专用空间可帮助您激发创造力并精简工作流程。我们的工作效率解决方案可无缝集成到 Zoom 的生态系统中，使您的日常工作更加轻松高效。

要了解更多有关使用 Zoom 节省时间的信息，请观看我们的点播网络研讨会：“提高您的效率：Zoom 的十大省时功能”。