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提高工作效率的窍门:节省日常工作时间的新方法

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更新日期 June 24, 2024

发布日期 August 31, 2023

提高工作效率的窍门:节省日常工作时间的新方法

让时间真的变成金钱 — 这需要您巧妙地利用时间。 我们完成每天所需要做的一切事务的时间极其有限,比如完成我们的待办事项清单,在我们的工作岗位上发挥作用,以及在一天结束时与爱人共度时光。

因此,充分利用时间至关重要,这通常意味着要想方设法最大限度地提高工作效率,减少多余或单调重复的工作。 但是,提高工作效率说起来容易,做起来很难 — 您很难拒绝一个新项目,也不能把单调重复的工作推给别人。 而这就是技术的用武之地。

通过寻找帮助您减少不必要任务的解决方案,您可以简化工作流程,让您的日常工作更加轻松高效。 以下是几个提高工作效率的窍门:

将笔记引入您的通信平台

从上学时您就开始记笔记。 笔记对于记住重要事项和反思所学知识至关重要,而对于当今的职场人士,笔记也是如此。 许多人使用数字笔记工具来总结和跟踪项目或会议期间的行动计划。 尽管这些工具对于记录细节信息很有必要,但从笔记应用跳转到会议解决方案会分散您的注意力。 电话会议结束后,您通常需要额外花几分钟与大家分享笔记,然后要再等几个小时甚至几天,才能获得他们的意见。 这些时间不断累积,特别是当您的日程表上有很多会议时。 

我们的建议是:将您的笔记应用引入现有的通信平台。 将两者相结合,您就可以在一个地方获得保持高效所需的一切工具,轻松跟踪会议前、会议中和会议后的待办事项。 

这就是我们提供 Zoom Notes(计划于 9 月 11 日前推出)的原因。 通过 Zoom Notes,您可以直接在 Zoom 应用中创建笔记并记笔记,这会对您大有帮助:  

  • 在会议之前创建个人或共享议程,以帮助每个人做好准备
  • 手动截取会议共享内容
  • 会后分享成果、行动计划和决策,以提高可见性和一致性
  • 在会议中调出笔记,无需分散注意力来切换应用
  • 为个人和共享笔记建立中央存储库

笔记

所有付费 Zoom 客户都可以使用 Zoom Notes,但 Zoom United 组合套餐的客户除外。 

使找时间沟通成为会议中最轻松的部分

至于跳过不必要的步骤 — 为什么要使用除会议解决方案之外的日程安排工具呢? 使用第三方应用程序(如 Calendly)意味着您必须在多个应用程序(如电子邮件、日历和视频通信解决方案)之间切换才能设置电话会议,这可能会影响工作效率。

从 Zoom Scheduler(现已全面上市)开始,在现有解决方案中找到相同功能。 使用我们的日程安排工具,您可在 Zoom 中完成所有工作,从而减少预约日程安排的时间和麻烦。

使用 Zoom Scheduler,您可以:

  • 当所有会议相关者都有空时,生成可用时间段
  • 创建周期性的可用时间段
  • 允许多个用户选择一个可用时间段
  • 自动发送并个性化电子邮件提醒和确认
  • 在观众预约过程中收集首选信息
  • 定制预约页面的颜色、徽标等,以符合您的品牌形象
  • 发起一场会议,允许观众寻找团队成员的可用时间
  • 定制和缩短您生成的任何 URL

举行高效、活跃的头脑风暴讨论会

我们都了解这种感觉:您需要开始一个项目,但却找不到灵感或动力。 您不断浪费宝贵的时间,试图找到摆脱创作低谷或写作障碍的方法。 

另一个提高效率的窍门:找到一个自由发挥的空间进行头脑风暴,激发创意,或以视觉化的方式构思某些事物。

虚拟白板可以成为开启新的创造力和协作水平的钥匙。 使用数字画布,您就能以可视化的方式扩展和理清思路,帮助您克服心理障碍,继续进行手头的项目。 使用 Zoom Whiteboard,您就能与团队一起看到创意的实现,在会议前、会议中和会议后使用它进行协作。

您可以使用数十种白板功能来有效地将创意可视化或激发灵感,以下几种功能可以帮助您简化头脑风暴讨论会: 

  • 从白板中启动会议:想要在获得意见后实时浏览白板? 立即与白板上的所有活跃协作者启动 Zoom 会议,并立即展开讨论。
  • 演示模式:在会议期间演示白板时,要求协作者跟上节奏,从而吸引小组成员的注意力。 当您开启此功能时,他们无法编辑画布,从而使其将注意力集中在当前的主题上。 这样,您就能及时获得所需的意见。
  • 计时器:活动计时器功能还可用作倒计时时钟,让团队集中注意力。 您可以延长时间或在时间结束时播放音效,激励每个人快速有效地采取行动。 
  • 模板:您可以设计和发布只有您的组织才能访问的内部白板模板。 因此,当您灵光闪现、突然想到一个好主意时,您可以快速启动一个现有模板,并立刻与您的团队分享。

根据自己的时间通过异步视频进行协作

有时,您需要与某个人进行快速视频通话,以解释一个复杂的主题或以视觉化方式展示某件事如何运作。 但是,如果您无法找到他们,或者无法通过通讯簿接通电话,您该怎么办呢? 

这就是异步视频工具的用武之地。 通过这些解决方案,您就可以快速录制有关您自己和您的屏幕的视频,然后将这些视频发送给相关人员。 我们的异步视频产品 Zoom Clips 可帮助您进行此操作,让您轻松录制、编辑并在内部和外部共享高质量的短片。 您可以在必要时向队友展示重要信息,在进行协作时加入自己的个人风格,或者分享详细的项目更新内容,而无需参加实时会议。

Zoom Clips 工作效率

Zoom Clips 为您提供了一个专门的内容库,您还可以在其中管理、共享、重命名、下载或删除您的短片。 您可以随时与其他人分享这些内容,这样他们就可以查看短片、发表评论或使用表情符号对其作出回应。 您不必浪费时间去联系某人,就能够传达您的信息。 

一个保持高效工作的地方

琐碎小事会耗费大量时间和精力 — 与团队分享笔记、设置会议或进行头脑风暴讨论会需要花费时间。 通过减少不必要的任务,您不仅能再次提高工作效率,还能为更具战略性、更有意义的工作铺平道路。 

无论您是将笔记或日程安排应用引入您的通信平台,还是通过集成简化工作流程,或是利用直观的 AI 功能减少单调重复的工作,Zoom 平台都是您进行高效、有意义工作的一站式服务中心。 所有这些都是 Zoom One 产品的一部分,它将聊天、电话、会议、白板等功能整合到一个无缝平台中。 一个专门用于高效工作的空间,使不受限制的沟通成为可能。

要了解更多有关使用 Zoom 节省时间的信息,请观看我们的点播网络研讨会:“提高您的效率:Zoom 的十大省时功能”。

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