Faydalı üretkenlik ipuçları: İş gününde zaman kazanmanın yeni yolları

Vakit nakittir ve akıllıca harcanmalıdır. Yapılacak işler listemizi tamamlamak, çalışmalarımızla bir etki yaratmak ve günün sonunda sevdiklerimizle vakit geçirmek gibi yapmak istediğimiz şeyleri yapabilmek için çok az vaktimiz var.

Bu yüzden elimizdeki zamanı en iyi şekilde değerlendirmek çok önemlidir. Bunun için de genellikle üretkenliği maksimuma çıkarmak ve tekrar eden tekdüze görevleri azaltmak gerekir. Ancak üretkenliği artırmak söylemesi kolay, yapması zor bir şeydir. Yeni bir projeyi reddedemezsiniz ve günlük görevlerinizi bir başkasına aktarmanız mümkün değildir. İşte bu noktada teknoloji sahneye çıkar.

Gereksiz görevler için harcadığınız zamanı azaltan çözümler bularak iş akışlarını sadeleştirebilir ve iş gününüzün daha iyi geçmesini sağlayabilirsiniz. Başlangıç için kullanabileceğiniz birkaç yararlı üretkenlik ipucu:

Okul günlerinden bu yana not tutuyorsunuz. Notlar önemli şeyleri hatırlamak ve öğrendikleriniz hakkındaki düşüncelerinizi aktarmak için önemlidir. Aynı durum, günümüzde çalışan profesyoneller için de geçerlidir. Pek çok kişi, projelerdeki görevleri veya toplantıları özetleyip takip etmek için dijital not tutma araçlarını kullanmaktadır. Bu araçlar, ayrıntıların belgelenmesi için gerekli olsa da not tutma uygulamanız ile toplantı çözümünüz arasında geçiş yapmak konsantrasyonunuzu dağıtabilir. Bir görüşmeden sonra birkaç dakika daha harcayarak tuttuğunuz notları herkesle paylaşmanız ve ardından diğer kişilerin ekleme yapması için birkaç saat ve hatta birkaç gün beklemeniz gerekir. Özellikle takviminizde çok sayıda toplantı varsa bu görevler giderek birikir. 

Tavsiyemiz: Not tutma uygulamanızı mevcut iletişim platformunuza taşıyın. Bu ikisini birleştirerek üretkenliğinizi korumak için ihtiyacınız olan her şeye tek bir yerde sahip olabilir ve yapmanız gereken işleri toplantıların öncesinde, sırasında veya sonrasında kolayca takip edebilirsiniz. 

Bu yüzden Zoom Notes çözümünü sunuyoruz (11 Eylül'den itibaren kullanıma sunulması planlanmaktadır). Zoom Notes sayesinde doğrudan Zoom uygulamasında notlar oluşturup not tutabilirsiniz ve böylece:  

• Bir toplantıdan önce kişisel bir gündem veya herkesin hazırlanmasına yardımcı olan ortak bir gündem hazırlayabilirsiniz
• Bir toplantıda paylaşılanları manuel olarak yakalayabilirsiniz
• Herkesin görmesi ve aynı fikirde olması için toplantıdan sonra sonuçları, eylem öğelerini ve alınan kararları paylaşabilirsiniz
• Uygulamalar arasında geçiş yapma zorunluluğu nedeniyle dikkatiniz dağılmadan tuttuğunuz bir notu açabilirsiniz
• Kişisel ve ortak notlarınız için merkezi bir depo oluşturabilirsiniz

Zoom Notes, Zoom United paketindeki müşteriler dışındaki tüm ücretli Zoom müşterilerine sunulacaktır. 

Gereksiz adımlar demişken, neden toplantı çözümünüzün dışındaki bir planlama aracını kullanasınız ki? Calendly gibi üçüncü taraf uygulamaları kullanmak bir toplantının yapılacağı tarihi ve saati ayarlayabilmek için e-postanız, takviminiz ve video iletişim çözümünüz gibi birden fazla uygulama arasında geçiş yapmak zorunda olmanız ve üretkenliğinizin düşmesi anlamına gelir.

Aynı işlevselliği Zoom Scheduler (artık genel kullanıma sunuldu) başta olmak üzere mevcut çözümlerde bulabilirsiniz. Planlama aracımız sayesinde randevularınızı tamamen Zoom'da planlayarak randevu planlamak için harcadığınız zamanı ve yaşadığınız zahmeti azaltabilirsiniz.

Zoom Scheduler çözümünü kullanarak:

• İlgili tüm paydaşların müsait olduğu uygunluk boşlukları oluşturabilirsiniz
• Yinelenen uygunluk kopyaları oluşturabilirsiniz
• Aynı boşluğa birden fazla kullanıcının kaydolmasına izin verebilirsiniz
• Otomatik ve kişiselleştirilmiş hatırlatma ve onay e-postaları oluşturabilirsiniz
• Katılımcılar rezervasyon yaparken almak istediğiniz bilgileri toplayabilirsiniz
• Randevu rezervasyonu sayfanızdaki renkler, logolar gibi pek çok öğeyi markanızın tarzıyla uyumlu olacak şekilde özelleştirebilirsiniz
• Katılımcılara uygun durumdaki bir ekip üyesiyle zaman belirleme olanağı sunan oturumlar ayarlayabilirsiniz
• Oluşturduğunuz URL'leri özelleştirip kısaltabilirsiniz

Benzer şeyleri hepimiz yaşıyoruz: Bir projeye başlamanız gerektiğinde gereken ilhamı veya motivasyonu bulamıyorsunuz. Yaratıcılık veya yazmak konusunda tıkandığınız zamanları aşmak için çok değerli zamanınızı harcıyorsunuz. 

Üretkenlik için başka bir yararlı ipucu: Beyin fırtınası yapabilmek, yeni bir fikri ateşlemek veya bir şeyi görsel olarak kavramsallaştırmak için kendiliğinden akan bir alan bulun.

Yaratıcılıkta ve iş birliğinde yeni bir seviyenin kilidini açmak için gereken anahtar sanal bir beyaz tahta olabilir. Dijital bir tuvalle fikirleri görsel bir şekilde genişletip netleştirebilir ve böylece zihinsel engelleri geride bırakarak elinizdeki projede ilerlemeye devam edebilirsiniz. Zoom Whiteboard çözümünü toplantılar öncesinde, sırasında ve sonrasında iş birliği yapmak için kullanarak fikirlerin hayata geçmesini ekibinizle birlikte seyredebilirsiniz.

Fikirlerinizi etkili bir şekilde görselleştirmek veya ilham almak üzere kullanabileceğiniz onlarca beyaz tahta özelliği vardır ancak beyin fırtınası oturumlarını sadeleştirmek için kullanabileceğiniz bazı özellikler aşağıda sunulmuştur: 

• Bir beyaz tahtadan toplantı başlatın: Diğer kişiler eklemeler yaptıktan sonra canlı olarak bir beyaz tahtanın üzerinden geçmek mi istiyorsunuz? Anında beyaz tahtanızda aktif olan tüm iş arkadaşlarınızın yer aldığı bir Zoom Toplantısı başlatın ve hemen orada görüşün.
• Sunum modu: Bir toplantı sırasında bir beyaz tahtayı sunduğunuz sırada iş arkadaşlarınızın takip etmesini zorunlu kılarak grubun dikkatinin dağılmasını engelleyin. Bu özelliği ayarladığınızda diğer kişiler tuvali düzenleyemeyecektir ve böylece dikkatleri ilgili konuda kalacaktır. Böylece ihtiyaç duyduğunuz katkıyı tam zamanında alabilirsiniz.
• Zamanlayıcı: Geri sayım için de kullanılabilen aktivite zamanlayıcı özelliği sayesinde ekiplerin planlanan şekilde ilerlemesini sağlayın. Süre bittiğinde süreyi uzatabilir veya sesli uyarılar çalacak şekilde ayarlayabilirsiniz ve böylece herkesin hızlı ve etkili bir şekilde harekete geçmesine ilham verebilirsiniz. 
• Şablonlar: Yalnızca kendi kuruluşunuzun erişimine açık dahili beyaz tahta şablonları tasarlayıp yayımlayabilirsiniz. Böylece aklınıza harika bir fikir geldiğinde mevcut şablonlardan birini hızla başlatarak ekiplerinizle anında paylaşabilirsiniz.

Bazen karmaşık bir konuyu açıklamak veya bir şeyin nasıl yapıldığını göstermek için biriyle hızlı bir video görüşmesi yapmanız gerekir. Ancak ilgili kişiyi bulamazsanız veya görüşmeyi kayda alamazsanız ne olur? 

İşte bu noktada asenkron video araçları devreye girer. Bu çözümler sayesinde kendinizi ve ekranınızı hızlıca kaydettikten sonra bu videoları ilgili kişilere gönderebilirsiniz. Asenkron video teklifimiz olan Zoom Clips kolayca yüksek kaliteli kısa videolar kaydedip düzenlemenize ve bunları şirket içinde ve dışında paylaşmanıza olanak tanır. Ekip arkadaşlarınıza önemli bilgileri tek bir hamlede gösterebilir, iş birliğinize kişisel bir dokunuş katabilir veya canlı bir toplantıya katılmak zorunda kalmadan detaylı bir proje güncellemesi paylaşabilirsiniz.

Zoom Clips ile kliplerinizi yönetebileceğiniz, paylaşabileceğiniz, yeniden adlandırabileceğiniz, indirebileceğiniz ya da silebileceğiniz özel ayrılmış bir içerik kütüphanesine de sahip olursunuz. Bu içeriği başkalarıyla istediğiniz zaman paylaşabilirsiniz ve böylece paylaştığınız kişiler klibi görüntüleyebilir, yorum bırakabilir veya emojileri kullanarak tepki verebilir. Bir kişiye ulaşmak için zaman harcamadan mesajınızı iletebilirsiniz. 

Ekibinizle notlar paylaşmak için, bir toplantının tarihini ve saatini belirlemek için veya bir beyin fırtınası oturumunu düzenlemek için harcanan zaman gibi küçük şeyler birikerek çok fazla vakit ve enerji alır. Gereksiz görevler için harcadığınız zamanı azaltarak sadece üretkenliğinizi geri kazanmakla kalmaz aynı zamanda daha stratejik ve anlamlı bir çalışma hayatının önünü açarsınız. 

İster not tutma ve planlama uygulamalarınızı iletişim platformunuza taşımak için olsun ister iş akışlarını entegrasyonlarla sadeleştirmek veya sezgisel yapay zeka özellikleriyle yorucu işlerin üstesinden gelmek için olsun üretken, anlamlı bir çalışma hayatı için başvuracağınız tek adres Zoom platformudur. Tüm bunlar sohbet, telefon, toplantılar, beyaz tahta gibi pek çok çözümü tek bir platformda bir araya getiren Zoom One teklifimizin bir parçası olarak sunulur. Zoom One, üretken bir çalışma hayatı için sunulan özel bir alandır ve sınırsız iletişim için çok sayıda olanak sunar.

Zoom'la zaman tasarrufu yapmak hakkında daha fazla bilgi için talep üzerine erişebileceğiniz “Supercharge Your Efficiency: Zoom’s Top 10 Time-Saving Features” (“Verimliliğinizi Artırın: Zoom’un Zaman Kazandıran En Popüler 10 Özelliği”) başlıklı web seminerimizi izleyin.