給小型企業的技術提示：使用 Zoom Workplace 節省時間並完成更多工作的 5 種方法

小企業對我們的生活和經濟有很大的影響。根據美國小型企業管理局的資料，這些企業的定義為員工少於 500 人的獨立組織，佔全美企業的比例高達 99.9%

身為小型企業主，您必須保持旺盛鬥志。您需要找到聰明的方法，在當今競爭激烈的市場中突圍而出，以吸引新受眾、實現流程自動化並提高效率。合適的技術可以解鎖這些優勢，甚至帶來更多效益。 

美國商會 2023 年的研究顯示，95% 的小企業主至少使用一種技術平台或工具來經營企業，平均每位企業主使用四種不同的平台。88% 的業主表示，科技幫助他們更有效的與客戶溝通，71% 的業主表示，科技幫助他們獲得了高素質人才。 

但有些人可能沒有意識到，他們其實只需要一種平台來滿足溝通和協作需求。Zoom Workplace 是我們與 AI Companion 合作的開放式協作平台 ，將電話、團體聊天、白板、會議、智慧文件和第三方整合功能整合到由 AI Companion 增強的單一使用者體驗中，幫助您完成更多工作並與客戶建立聯繫。

試用這五個節省時間的技巧，幫助您的企業透過 Zoom Workplace 獲得最大的成本效益。

美國商會小企業調查報告顯示，84% 的企業表示對 AI 可以幫助未來業務成長持樂觀態度。然而，25% 未採用 AI 的企業認為成本是採用 AI 的障礙。

雖然部分公司會對每位使用者的 AI 功能收取額外費用，但您在 Zoom Workplace 上的智慧型 AI 助理 Zoom AI Companion 已包含在您的付費 Zoom 方案中，無需額外付費。* 

當您主持 Zoom 會議時，只需按一下 AI Companion Sparkle 圖示即可。這可讓您開啟會議摘要或提出「告訴我最新的情況」之類的問題，以取得迄今為止討論內容的詳細資訊。

除了總結會議之外，AI Companion 還可以幫助您撰寫電子郵件和聊天訊息、在白板上進行腦力激盪和組織內容，以及在 Zoom Phone上為語音信箱進行優先排序並總結電話通話摘要。這些功能可讓您提高效率，讓您可以將寶貴的時間花在更有意義的工作上。

請造訪我們的 AI Companion 頁面，深入瞭解這些功能如何造福小型企業。

您可能很熟悉使用 Zoom Workplace 作為加入 Zoom 會議的應用程式。但透過 Zoom Workplace 桌面應用程式您可以執行很多操作：

• 在 Zoom Team Chat 上與團隊成員聊天，這是所有 Zoom 帳戶都包含的功能 - 您可以與一群人建立頻道或直接傳送一對一訊息。
• 將您的 Google 或 Microsoft 日曆與 Zoom 帳戶連接，以在「日曆」標籤中查看所有會議。您只需按幾下即可加入 Zoom 會議 (無需再尋找會議連結！)、直接在 Zoom Workplace 應用程式中排程會議等等。
• 將您的 Google 或 Microsoft 電子郵件帳戶與您的 Zoom 帳戶連接 (或使用 Zoom Mail 設定免費電子郵件地址)，以便輕鬆存取電子郵件訊息，無需導覽至其他應用程式。您甚至可以使用 AI Companion 來幫助您撰寫電子郵件！
• 如果您有 Zoom Phone，請使用 Zoom Workplace 應用程式中的軟體電話介面撥打電話、檢視和聆聽語音信箱、傳送簡訊等。
• 使用一套內建的生產力工具來建立筆記、視訊片段和白板，以輕鬆與同事分享。
• 如果您正在使用 Workvivo 的員工體驗軟體，您可以直接在應用程式中存取它，以檢視同事的貼文、表揚團隊成員、閱讀公司新聞並探索不同的部門空間。

如果還沒有這項工具，請下載最新版本的Zoom Workplace 應用程式，並瀏覽頂部導覽列中的標籤，瞭解如何在工作中更善加利用 Zoom。 

預約排程應用程式可以幫助您的團隊減少與潛在客戶、現有客戶和用戶端排程會議所花費的時間。您的客戶無需來回發送電子郵件排程預約，只需按一下排程連結，並在您的日曆上選擇適合他們預訂位置的日期和時間即可。 

如果您擁有 Zoom Workplace 商業版或商業版 Plus 帳戶，您可以直接在電腦或行動應用程式中存取 Zoom Scheduler ，無需額外付費。Zoom Scheduler 可與您的 Google、Microsoft 或 Zoom 日曆同步，讓預訂變得更輕鬆，您不必費心傳送附有 Zoom 會議連結的電子郵件 — 這一切都會自動處理。

如果您的 Zoom Workplace 方案沒有包含 Scheduler，則可採用 費用低於 Calendly 等其他排程應用程式的方式來新增 Scheduler。進一步瞭解 Zoom Scheduler 與 Calendly 的比較。

Zoom 會議結束後，重要對話並未隨之終止。事實上，許多關鍵行動事項、討論和決策實際上是在離開 Zoom 通話後發生的。若要更有效利用時間，就必須瞭解如何在會議生命週期 (在會議前、中、後花費時間) 的各階段運用 Zoom Workplace。

當您在 Zoom Workplace 應用程式中排程會議時，按一下該選項以啟用持續會議聊天。這可讓您提前和與會者開始群組聊天，以協調議程項目或分享會前資料以供檢閱。會議開始後，您可以參考這些訊息並繼續在會議中聊天。會議結束後，您可以在 Team Chat 中繼續對話，分享 AI Companion 會議摘要並重新檢視討論串，對未決事項進行結案。

想知道更多 Team Chat 技巧嗎？請參閱我們的部落格，瞭解如何使用這款免費聊天工具進行協作和保持聯繫。

根據 Zoom 於 2022 年委託 Morning Consult 進行的調查，在受訪的小型企業主當中，** 有 76% 表示每天都使用手機進行溝通。然而，只有 17% 的受訪者表示他們使用的是軟體電話介面 (電腦或行動應用程式上的軟體程式，可透過網際網路撥打電話)。

Zoom Phone 可將電話通訊轉移至雲端，讓您和員工透過 Zoom Workplace 電腦版或行動應用程式使用商務電話。這代表無論您是在辦公室、在家還是在旅途中，都可以透過任何相容裝置撥打和接聽電話。如果需要，您還可以保留現有的相容電話機，或從我們領先業界的 硬體合作夥伴選擇支援的電話機和會議電話。

Zoom Phone 可透過下列幾種方法改善員工與客戶之間的溝通品質：

• 員工可以利用 Zoom Phone 的 AI Companion 彙整通話和文字簡訊內容、決定語音信箱的優先順序等，進而節省時間。
• 您可以將最喜愛的業務工具與 Zoom Phone 結合使用。我們的電話解決方案整合了 Salesforce、Google G-Suite、ServiceNow 和 HubSpot 等基本應用程式。
• Zoom Phone 可以輕鬆新增和管理使用者。此功能對於某些小型企業主特別實用，因為他們可能身兼多職，且缺乏充分 IT 資源，難以管理較複雜的解決方案。
• 您可以設定撥號佇列以縮短回應時間。將呼叫轉接至指定的使用者群組 (例如銷售或支援團隊)，對客戶的詢問進行分流管理，以利第一位非忙線的專員可立即接聽電話。
• 在電話通話期間，員工可能需要快速畫下草圖，或是調閱文件，與電話中的其他人共同檢閱。使用 Zoom Workplace，員工即可在需要時輕鬆從電話通話轉為視訊會議，進而增進對話效率。

如果您想瞭解更多有關使用 Zoom 經營小型企業的技巧，請觀看我們的隨選網路研討會，本研討會詳細介紹了Zoom Workplace 的 10 大功能，可協助小型企業節省時間並改善工作方式。