スモール ビジネス向けヒント: Zoom は生産性の向上にどのように役立つか

本アンケート調査によれば、スモール ビジネスの回答者の多くが、電話でのコミュニケーションに大きく依存しています。 「あなたの組織では電話システムをどのくらい使用していますか？」との質問に対して、回答者の 76% が毎日コミュニケーションに使用していると回答しました。

「あなたの組織では、ビジネス関連の電話にハードフォン、ソフトフォン、またはその両方を使用していますか？」との質問には、ソフトフォンを使用していると回答したのは調査回答者のわずか 17% だったのに対して、携帯電話を使用しているのは 49%、ハードフォンを使用しているのは 33% でした。

しかし、ソフトフォンの使用が会社に適している可能性があります。 カスタマー サービスの向上や生産性の促進に役立つ可能性のある、Zoom Phone のようなクラウド型ソフトフォンの使用に関するヒントをここでいくつか紹介します。

• コールキューを設定して応答時間を短縮する。 コールキューを設定して、お客様からの問い合わせを分割統治しましょう。コールキューを設定すると、営業チームやサポートチームなどの指定したユーザー グループに電話を転送するため、対応可能な最初の人が電話に出ることができます。
• ソフトフォンを使用して会社のさまざまなデバイスで電話に出る。 ソフトフォンの柔軟性を活かして、スモール ビジネスは、インターネットに接続された携帯電話、ノートパソコン、タブレット端末などの会社のデバイスで電話をかけたり電話に出たりすることができます。

• ビジネス通話をミーティングにエレベーションする。 従業員は通話中に、簡単に概要を説明したり、資料を引き出して通話の相手と確認したりしたい場合があります。 Zoom プラットフォームでは、従業員は必要であれば、電話からビデオ ミーティングに簡単に移行でき、より有意義な会話ができます。

アンケート調査対象のスモール ビジネスは、従業員が電話コミュニケーションと同じくらいの頻度でメールを利用しており、特に同僚と社内で連絡をとるときにそうであると回答しています。 80% を超える回答者が、社内コミュニケーションに毎日メールを使用していると回答しました。 52% が社内コミュニケーションに毎日チャットやメッセージ プラットフォームを使用していると回答しました。

チャットでのコミュニケーションのメリットは、多くの場合チームメンバーとリアルタイムでつながることができるため、生産性の向上に役立ちます。

チャット機能を使用している従業員であれば、Zoom Team Chat を使用して次のことができます。

• さまざまなグループやプロジェクトのチャット チャンネルを作成する。 さまざまな部署向けに、また職能の枠を超えたプロジェクトの立ち上げ時にチャット チャンネルを設定しましょう。 そうすることで、従業員はメッセージを調整し、関連する情報を特定のチームメンバーに伝えることができるようになります。
• スクリーン ショットの撮影、注釈付け、画像共有を行う。 従業員は、迅速なコラボレーションのために、ファイルや画像をチャット チャンネルで共有できます。 視覚的に要点を伝えるには、 Zoom デスクトップ クライアントを使用してスクリーンショットを撮影し、注釈を加え、それらを直接チャットで共有します。

Zoom のアンケート調査に参加したスモール ビジネスの 64% がビジネスを対面とオンラインの両方で行っていました。 ハイブリッド チームの運用方法において、コミュニケーション プラットフォームが重要な役割を担っていると言っても過言ではないでしょう。 最新のコミュニケーション プラットフォームは、生産性の向上、能力の拡大、従業員エンゲージメントのハイライトに役立つ可能性があります。

Zoom を使用して、企業文化の構築や強化、顧客とのエンゲージメント、ハイブリッドな働き方の実現に役立てる方法について、Zoom のスモール ビジネス向けガイドをご覧ください。    

^1. Morning Consult 社は、2022 年 1 月 14 日～1 月 24 日の期間で、米国の中小企業の意思決定者 500 人を対象にアンケート調査を実施しました。 調査対象者は、従業員数が 11～500 人の組織のバイス プレジデント レベル以上の者と定義しました。 データに重み付けは施さず、Morning Consult は割合から対象者の比率を近似しました。 本調査の誤差幅は ±4% です。

^2.「来年のあなたの組織の最大の目標は以下のうちどれですか？ ３ つまで選んでください。」の質問に、67% が生産性の向上、46% が能力の拡大と回答しました。

^3. 生産性の向上については、20% が「非常に困難」と回答し、50% が「やや困難」と回答しました。

^4. 能力の拡大については、17% が「非常に困難」と回答し、47% が「やや困難」と回答しました。

^5.「次の文章についてどの程度同意または反対しますか？ 成長を加速するため、私の会社には、オーディオ / ビデオ コミュニケーション プラットフォームが必要である。」の質問に、51% が「強く同意する」と回答し、30% が「やや同意する」と回答しました。

^6.「電話システム」には、地上系ネットワークとクラウド型ネットワークを含みます。

^7.「あなたの組織では、次の各コミュニケーション方法を、社内コミュニケーションにどのくらい使用していますか？」の質問の回答は次の通りでした。メール: 82% が「毎日」と回答。電話: 82% が「毎日」と回答。チャット / メッセージ プラットフォーム: 58% が「毎日」と回答。 

^8.「あなたの会社がビジネスを行っている方法について最も当てはまるのは次のどれですか？」の質問に、64% が「オンラインと対面の両方」と回答しました。