适用于小型企业的技术技巧：使用 Zoom Workplace 节省时间和完成更多工作的 5 种方法

小型企业对我们的生活和经济有着巨大的影响。美国小型企业管理局的数据显示，这些企业（定义为员工人数少于 500 人的独立组织）在全美企业中所占的比例达到了惊人的 99.9%。

作为一个小型企业所有者，您必须要具有拼搏精神。您需要找到精明的方法，在当今竞争激烈的拥挤市场中崭露头角 — 接触新的受众、实现流程自动化、提高效率、少花钱多办事。正确的技术可以帮助解决这些问题，甚至还能让您获得更多。 

美国商会的一项 2023 年研究显示，95% 的小型企业所有者至少使用一种技术平台或工具来经营企业，平均每位企业所有者会使用四种不同的平台。88% 的所有者表示，技术能够帮助他们更有效地与客户沟通，而 71% 的所有者表示，技术能够帮助他们获得高素质人才。 

但有些人可能没有意识到，他们只需要一个平台就能满足自己的通信和协作需求。Zoom Workplace 是我们带有 AI Companion 的开放式协作平台，将电话、团队聊天、白板、会议、智能文档和第三方集成整合到一个由 AI Companion 强化的单一用户体验中，可帮助您完成更多工作并与客户保持联系。

请尝试以下五个节省时间的技巧，帮助您的企业通过 Zoom Workplace 获得最大回报。

美国商会的小型企业调查报告显示，84% 的企业表示，他们对 AI 在未来帮助企业发展方面持乐观态度。然而，25% 没有使用 AI 的企业认为，成本问题是采用 AI 的障碍。

虽然有些公司会向每位用户收取一定的 AI 功能费用，但 Zoom Workplace 中的智能 AI 助手 Zoom AI Companion 包含在付费的 Zoom 套餐中，无需支付额外费用。 

只需在主持 Zoom 会议时点击 AI Companion 火花图标即可。这样，您就可以开启会议摘要功能，也可以提出类似于“跟上进度”的问题，了解到目前为止讨论的细节。 

除了总结会议内容之外，AI Companion 还能帮您撰写电子邮件和聊天消息，在白板上进行头脑风暴和组织内容，在 Zoom Phone 上决定语音邮件的优先顺序和总结通话内容。这些功能可以提高您的工作效率，这意味着您可以把宝贵的时间花在更有意义的工作上。

访问我们的 AI Companion 页面，了解更多有关这些功能如何造福小型企业的信息。

您可能对 Zoom Workplace 并不陌生，它是您用来加入 Zoom 会议的应用。但是，您还可以通过 Zoom Workplace 桌面应用来做很多事情：

• 在所有 Zoom 账户都包含的 Zoom Team Chat 中与队友聊天 — 您可以创建群组频道，也可以直接发送一对一消息。
• 将您的 Google 或 Microsoft 日历连接到 Zoom 账户，以便在“日历”标签页中查看所有会议。只需点击几下，即可加入 Zoom 会议（再也不用寻找会议链接了！），您还可以直接在 Zoom Workplace 应用中安排会议，等等。
• 将您的 Google 或 Microsoft 电子邮件账户与您的 Zoom 账户连接（或通过 Zoom Mail 设置一个免费的电子邮件地址），以便轻松地访问电子邮件消息而无需导航到其他应用。您甚至可以使用 AI Companion 来帮您撰写电子邮件！
• 如果您有 Zoom Phone，可使用 Zoom Workplace 应用中的软电话界面拨打电话、查看和收听语音信箱、发送文本消息等。
• 使用一套内置的生产力工具来创建笔记、视频剪辑和白板，并可轻松地与同事共享。
• 如果您使用的是 Workvivo 的员工体验软件，您可以直接在应用中接入，查看同事的帖子，为队友点赞，阅读公司新闻，以及浏览其他部门空间。

如果您还没有，请下载最新版本的 Zoom Workplace 应用，然后探索顶部导航栏中的标签页，了解如何在工作中利用更多 Zoom 功能。 

预约安排应用可以帮助您的团队减少安排与潜在客户、客户和大客户会面所需的时间。您的客户只需点击安排链接，选择适合他们的日期和时间，即可在您的日历上预约一个时段，而无需通过来回发送电子邮件来安排预约。 

如果您拥有 Zoom Workplace 商业版或商业版 Plus 账户，那么您可以直接在桌面或移动应用中使用 Zoom Scheduler，而无需支付额外费用。Zoom Scheduler 与您的 Google、Microsoft 或 Zoom 日历同步来使预订变得简单，而且您无需担心发送包含 Zoom 会议链接的电子邮件的问题 — 一切都会自动处理。

如果您的 Zoom Workplace 套餐不附带 Scheduler，您可以添加它，且价格低于 Calendly 等其他安排应用。了解更多有关 Zoom Scheduler 与 Calendly 的比较的信息。

重要对话不会随着 Zoom 会议的结束而结束。事实上，很多重要的行动项目、讨论和决策实际上都发生在您结束 Zoom 通话之后。了解如何在整个会议生命周期（会议前、会议中和会议后所花费的时间）中使用 Zoom Workplace 是更有效地利用时间的关键。

在 Zoom Workplace 应用中安排会议时，点击启用持续会议聊天的选项。这样，您就可以事先与会议参会者开始群聊，以协调议程项目或分享会前材料以供审阅。会议开始后，您可以回看这些消息，并在会议中继续聊天。会议结束后，则可以在 Team Chat 中继续对话。您可以分享 AI Companion 会议摘要，并重新访问讨论话题，以结束未完成项目的讨论。

想要了解更多 Team Chat 技巧？请查看我们的博客，了解如何使用这一免费聊天工具进行协作并保持联系。

Zoom 委托 Morning Consult 于 2022 年进行的一项调查显示，** 76% 的小型企业所有者受访者表示，他们每天都会使用电话进行沟通。然而，只有 17% 的受访者表示使用过软电话界面（电脑或移动应用上的软件程序，用于通过互联网拨打电话）。

Zoom Phone 将您的电话通信带入云端，让您和您的员工可以从 Zoom Workplace 桌面或移动应用访问您的业务电话。这意味着，无论您是在办公室、家里还是在旅途上，都可以通过任何兼容设备拨打和接听电话。您也可以根据需要保留现有的兼容座机，或从我们领先的硬件合作伙伴处选择受支持的桌面电话和会议电话。

以下是 Zoom Phone 帮助改善员工和客户之间沟通的几种方式：

• 员工可以利用适用于 Zoom Phone 的 AI Companion，通过总结通话和文本消息、对语音信箱进行排序等方式节省时间。
• 您可以将最喜欢的业务工具与 Zoom Phone 结合使用。我们的电话解决方案与 Salesforce、Google G-Suite、ServiceNow 和 HubSpot 等重要应用程序集成。
• 在 Zoom Phone 中添加和管理用户非常简单。因此，对于那些身兼数职、缺乏 IT 资源来管理更复杂解决方案的小型企业所有者来说，它尤其适用。
• 您可以设置呼叫队列，帮助缩短响应时间。通过将呼叫路由到指定的用户群组（例如销售或支持团队），以便第一个有空的人员及时接听电话，从而对客户咨询进行分类和管理。
• 员工在打电话时，可能想要快速画一幅草图或调出一份文档，以便与电话中的另一方共同查看。在 Zoom Workplace 的帮助下，员工可以在需要时轻松地从电话通话转为视频会议，从而帮助实现更富有成效的对话。

如果您想了解更多使用 Zoom 经营小型企业的技巧，请查看我们的点播网络研讨会，其中详细介绍了帮助小型企业节省时间并改进工作方式的 10 大 Zoom Workplace 功能。

编者注：本博客最初发布于 2023 年 7 月，于 2024 年 7 月更新，包含了新的技巧和信息。

*包含在 Zoom 用户账户的付费服务中。AI Companion 不一定适用于所有地区或垂直行业。

**Morning Consult 于 2022 年 1 月 14 日至 1 月 24 日对美国 500 家中小型企业的决策者进行了调查。受众定义为拥有 11-500 名员工的组织中副总裁及以上级别的管理人员。数据未经过加权，Morning Consult 使用指标来估计受众的构成。本研究的误差范围为 +/- 4%。