Consejos para pequeñas empresas: cómo Zoom puede ayudar a aumentar la productividad

Según la encuesta, muchas de las pequeñas empresas encuestadas dependen en gran medida de las comunicaciones telefónicas. Cuando se les preguntó: «¿Con qué frecuencia se utilizan los sistemas de telefonía en su organización?», el 76 % de los encuestados afirmaron que utilizan el teléfono a diario para comunicarse.

Cuando se les preguntó: «¿Su organización utiliza hardphones, softphones o ambos para realizar llamadas relacionadas con el negocio?», solo el 17 % de los encuestados afirmaron que utilizaban un softphone frente al 49 % que utilizaban un teléfono móvil o el 33 % que utilizaban un hardphone.

Sin embargo, el uso de un softphone puede ser una buena opción para su empresa. A continuación, se ofrecen algunos consejos para usar un softphone basado en la nube como Zoom Phone que pueden ayudar a mejorar el servicio al cliente y fomentar la productividad:

• Establezca colas de llamadas para ayudar a reducir los tiempos de respuesta. Divida y conquiste las consultas de los clientes estableciendo colas de llamadas para dirigir las llamadas a un grupo designado de usuarios, como un equipo de ventas o de soporte, de modo que la primera persona disponible pueda contestar el teléfono.
• Utilice un softphone para responder a las llamadas en diferentes dispositivos de la empresa. Al aprovechar la flexibilidad de un softphone, las pequeñas empresas pueden hacer y recibir llamadas en un teléfono móvil, un equipo portátil, una tableta o cualquier otro dispositivo de la empresa conectado a Internet.

• Elevar una llamada a una reunión. Los empleados pueden estar en una llamada telefónica y querer dibujar un boceto rápido o abrir un documento para revisarlo con las otras personas en el teléfono. Dentro de la plataforma de Zoom, los empleados pueden pasar fácilmente de una llamada telefónica a una reunión con vídeo cuando la situación lo requiera, lo que ayuda a permitir una conversación más productiva.

Las pequeñas empresas encuestadas informaron que sus empleados utilizaban el correo electrónico con la misma frecuencia que las comunicaciones telefónicas, especialmente para conectarse internamente con sus colegas. Más del 80 % de los encuestados informaron que utilizaban el correo electrónico a diario para la comunicación interna. El 52 % informaron que utilizaban las plataformas de chat y mensajería a diario para comunicarse internamente.

Una ventaja de las comunicaciones por chat es que a menudo permiten a los miembros del equipo conectarse en tiempo real, lo que puede ayudar a mejorar la productividad. 

Los empleados que usan la funcionalidad de chat pueden utilizar Zoom Team Chat para lo siguiente:

• Crear canales de chat para diferentes grupos y proyectos. Establecer canales de chat para los diferentes departamentos, así como para proyectos interfuncionales a medida que vayan surgiendo. Esto permite a los empleados adaptar los mensajes y comunicar información relevante a miembros específicos del equipo.
• Realizar capturas de pantalla, anotar y compartir imágenes. Los empleados pueden compartir archivos e imágenes en los canales de chat para una colaboración rápida. ¿Necesita transmitir su mensaje de forma visual? Utilice el Zoom Desktop Client para realizar capturas de pantalla, añadir anotaciones y compartirlas directamente en el chat.

El 64 % de las pequeñas empresas que participaron en la encuesta de Zoom realizaban negocios tanto en persona como en línea. Se puede decir que las plataformas de comunicaciones están desempeñando un papel importante en el funcionamiento de los equipos híbridos. Una plataforma de comunicaciones moderna puede ayudar a aumentar la productividad, ampliar las capacidades y destacar el compromiso de los empleados.

Revise nuestra guía de pequeñas empresas para obtener ideas sobre cómo utilizar Zoom para ayudar a desarrollar y mejorar la cultura de la empresa, interactuar con los clientes y hacer posible una fuerza de trabajo híbrida.    

^1. Morning Consult encuestó a 500 responsables de la toma de decisiones de pequeñas y medianas empresas en los Estados Unidos, entre el 14 de enero y el 24 de enero de 2022. La audiencia se definió como aquellas personas de organizaciones que tienen entre 11 y 500 empleados de nivel de vicepresidente y superior. Los datos no se ponderaron, y Morning Consult hizo uso de cuotas para aproximar la composición de la audiencia. El margen de error de este estudio es de +/- 4 puntos porcentuales.

^2. «¿Cuáles de los siguientes son los principales objetivos de su organización para el próximo año? Seleccione hasta tres». El 67 % dijo que el aumento de la productividad, el 46 % dijo que la ampliación de las capacidades.

^3. El 20 % dijo que aumentar la productividad sería «muy difícil», y el 50 % dijo que aumentar la productividad sería «un poco difícil». 

^4. El 17 % dijo que ampliar las capacidades sería «muy difícil», y el 47 % dijo que ampliar las capacidades sería «un poco difícil». 

^5. «¿En qué medida está de acuerdo o en desacuerdo con las siguientes afirmaciones? Mi empresa necesita plataformas de comunicación de audio/vídeo para acelerar el crecimiento». El 51 % dijo estar «muy de acuerdo», el 30% dijo estar «algo de acuerdo». 

^6. «Sistemas de telefonía» incluye las redes terrestres y las basadas en la nube.

^7. «¿Con qué frecuencia se utiliza cada uno de los siguientes modos de comunicación para comunicarse internamente en su organización?» Correo electrónico: el 82 % dijo «a diario». Teléfono: el 82 % dijo «a diario». Chat/plataformas de mensajería: el 58 % dijo «a diario».  

^8. «¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor el funcionamiento de su negocio?» El 64 % dijo «Tanto en línea como en persona».