Suggerimenti tecnici per le piccole imprese: 5 modi per risparmiare tempo e fare di più con Zoom Workplace

Le piccole imprese hanno un grande impatto sulla nostra vita e sull'economia. Secondo la U.S. Small Business Administration, queste imprese, definite come organizzazioni indipendenti con meno di 500 dipendenti, costituiscono un sorprendente 99,9% delle aziende negli Stati Uniti.

Come proprietario di una piccola impresa, devi essere combattivo. Devi trovare modi intelligenti per sfondare nell'affollato mercato odierno: raggiungere nuovi segmenti di pubblico, automatizzare i processi, migliorare l'efficienza e fare di più con meno. La tecnologia giusta può rendere possibile tutto questo, e anche di più. 

Uno studio del 2023 della Camera di Commercio degli Stati Uniti ha dimostrato che il 95% dei titolari di piccole imprese utilizza almeno una piattaforma o uno strumento tecnologico per gestire la propria attività, con il titolare medio che utilizza quattro piattaforme diverse. L'88% di questi titolari ha affermato che la tecnologia li ha aiutati a comunicare in modo più efficace con i clienti e il 71% ha affermato che la tecnologia li ha aiutati ad accedere a talenti di alta qualità. 

Ma alcuni potrebbero non rendersi conto che hanno bisogno di una sola piattaforma per le loro esigenze di comunicazione e collaborazione. Zoom Workplace, la nostra piattaforma di collaborazione aperta con AI Companion, riunisce telefono, chat per il team, lavagna, riunioni, documenti intelligenti e integrazioni di terze parti in un'unica esperienza utente rafforzata da AI Companion per aiutarti a fare di più e connetterti con i clienti.

Prova questi cinque consigli per risparmiare tempo volti ad aiutare la tua azienda a ottenere il massimo dal tuo denaro con Zoom Workplace.

L'indagine sulle piccole imprese della Camera di Commercio degli Stati Uniti riporta che l'84% delle aziende ha dichiarato di essere ottimista sul fatto che l'IA aiuterà la propria attività a crescere in futuro. Tuttavia, il 25% delle imprese che non utilizzano l'IA cita le preoccupazioni sui costi come un ostacolo all'adozione.

Mentre alcune imprese addebitano un sovrapprezzo per le funzionalità di IA per utente, Zoom AI Companion, il tuo assistente di IA intelligente su Zoom Workplace, è incluso senza costi aggiuntivi nel tuo piano Zoom a pagamento.* 

Basta cliccare sull'icona a forma di scintilla di AI Companion quando organizzi una riunione Zoom. Ciò ti consentirà di attivare i riepiloghi delle riunioni o porre una domanda come "aggiornami" per ottenere i dettagli su ciò che è stato discusso fino a quel momento. 

Oltre a riassumere le riunioni, AI Companion può anche aiutarti a comporre messaggi di posta elettronica e chat, fare brainstorming e organizzare i contenuti su una lavagna, dare priorità ai messaggi vocali e riassumere le telefonate su Zoom Phone. Queste funzionalità ti consentono di essere più efficiente, il che significa che puoi dedicare il tuo tempo prezioso a svolgere un lavoro più significativo.

Visita la nostra pagina AI Companion per saperne di più su come queste funzionalità possono avvantaggiare le piccole imprese.

Potresti avere familiarità con Zoom Workplace come l'app che usi per partecipare a Zoom Meetings. Ma c'è così tanto che puoi fare con l'app desktop Zoom Workplace:

• Chatta con i colleghi del team su Zoom Team Chat, incluso in tutti gli account Zoom: puoi creare canali con gruppi di persone o inviare messaggi diretti individuali.
• Collega il tuo calendario Google o Microsoft al tuo account Zoom per vedere tutte le tue riunioni nella scheda Calendario. Puoi partecipare a Zoom Meetings con pochi semplici clic (non dovrai più cercare il link alla riunione!), pianificare riunioni direttamente nell'app Zoom Workplace e altro ancora.
• Collega il tuo account e-mail Google o Microsoft con il tuo account Zoom (o configura un indirizzo e-mail gratuito con Zoom Mail) per accedere facilmente ai messaggi e-mail senza dover accedere a un'altra app. Inoltre, puoi utilizzare AI Companion per aiutarti a comporre e-mail!
• Se disponi di Zoom Phone, utilizza l'interfaccia softphone nell'app Zoom Workplace per effettuare chiamate, visualizzare e ascoltare messaggi vocali, inviare messaggi di testo e altro ancora.
• Accedi a una suite di strumenti di produttività integrati per creare note, clip video e lavagne, che puoi condividere facilmente con i tuoi colleghi.
• Se stai utilizzando il software per l'esperienza dei dipendenti di Workvivo, puoi accedervi direttamente nell'app per visualizzare i post dei colleghi, fare complimenti a un compagno del team, leggere le notizie aziendali ed esplorare i diversi spazi del reparto.

Se non l'hai già fatto, scarica l'ultima versione dell'app Zoom Workplace ed esplora le schede nella barra di navigazione in alto per vedere come puoi sfruttare maggiormente Zoom mentre lavori. 

Le app per la pianificazione degli appuntamenti possono aiutare il tuo team a ridurre il tempo impiegato per organizzare riunioni con potenziali clienti e clienti esistenti. Invece di inviare e-mail avanti e indietro per fissare un appuntamento, tutto ciò che il tuo cliente deve fare è fare clic su un link di pianificazione e selezionare una data e un'ora in cui è disponibile per prenotare un posto sul tuo calendario. 

Se disponi di un account Zoom Workplace Business o Business Plus, puoi accedere a Zoom Scheduler direttamente dall'app desktop o mobile senza costi aggiuntivi. Zoom Scheduler si sincronizza con il tuo calendario Google, Microsoft o Zoom per semplificare la prenotazione e non devi preoccuparti di inviare un'e-mail con un link alla riunione Zoom: tutto viene gestito automaticamente.

Se il tuo piano Zoom Workplace non include Scheduler, puoi aggiungerlo a un prezzo inferiore rispetto ad altre app di pianificazione come Calendly. Scopri di più sul confronto tra Zoom Scheduler e Calendly.

Le conversazioni importanti non terminano quando finisce una riunione Zoom. In effetti, molte azioni, discussioni e processi decisionali critici avvengono una volta terminata la chiamata Zoom. Imparare a utilizzare Zoom Workplace durante il ciclo di vita delle riunioni (il tempo che trascorri prima, durante e dopo le riunioni) è la chiave per trascorrere il tuo tempo in modo più efficace.

Quando pianifichi una riunione nell'app Zoom Workplace, clicca sull'opzione per abilitare la chat continua delle riunioni. Ciò ti consente di avviare in anticipo una chat di gruppo con i partecipanti alla riunione per allinearti sui punti all'ordine del giorno o condividere materiali pre-riunione per la revisione. Una volta avviata la riunione, puoi fare riferimento a quei messaggi e continuare a chattare durante la riunione. Al termine della riunione, continua la conversazione in Team Chat. Puoi condividere il riepilogo della riunione di AI Companion e rivedere i thread di discussione per chiudere il cerchio sugli elementi in sospeso.

Vuoi altri suggerimenti per la chat per il team? Dai un'occhiata al nostro blog per scoprire come utilizzare questo strumento di chat gratuito per collaborare e rimanere in contatto.

Secondo un sondaggio Morning Consult del 2022 commissionato da Zoom,** il 76% dei proprietari di piccole imprese intervistati ha dichiarato di utilizzare quotidianamente il telefono per comunicare. Tuttavia, solo il 17% degli intervistati ha dichiarato di utilizzare un'interfaccia softphone (un programma software sul computer o un'app mobile per effettuare chiamate telefoniche su Internet).

Zoom Phone porta le tue comunicazioni telefoniche nel cloud, consentendo a te e ai tuoi dipendenti di accedere al telefono aziendale dall'app Zoom Workplace per desktop o per dispositivi mobili. Ciò significa che puoi effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi dispositivo compatibile, sia che tu sia in ufficio, a casa o in viaggio. Se lo desideri, puoi anche mantenere i tuoi telefoni fissi compatibili esistenti o scegliere telefoni fissi e per conferenze supportati dai nostri principali partner hardware.

Ecco alcuni modi in cui Zoom Phone aiuta a migliorare le comunicazioni tra dipendenti e clienti:

• I dipendenti possono sfruttare AI Companion per Zoom Phone per risparmiare tempo riepilogando chiamate e messaggi di testo, dando priorità ai messaggi vocali e altro ancora.
• Puoi utilizzare i tuoi strumenti aziendali preferiti in tandem con Zoom Phone. La nostra soluzione telefonica si integra con applicazioni essenziali come Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow e HubSpot.
• È facile aggiungere e gestire gli utenti in Zoom Phone. Questo lo rende particolarmente adatto ai proprietari di piccole imprese che potrebbero indossare molti cappelli e non avere le risorse IT per gestire una soluzione più complessa.
• È possibile impostare le code di chiamata per ridurre i tempi di risposta. Dividi e conquista le richieste dei clienti instradando le chiamate a un gruppo designato di utenti, come un team di vendita o di supporto, in modo che la prima persona disponibile possa rispondere al telefono.
• I dipendenti potrebbero essere impegnati in una telefonata e voler disegnare uno schizzo veloce o tirare fuori un documento da rivedere con le altre persone al telefono. Con Zoom Workplace, i dipendenti possono passare facilmente da una telefonata a una riunione video quando la situazione lo richiede, contribuendo a consentire una conversazione più produttiva.

Se desideri altri suggerimenti per gestire la tua piccola impresa con Zoom, dai un'occhiata al nostro webinar on-demand che analizza le 10 principali funzionalità di Zoom Workplace per aiutare le piccole imprese a risparmiare tempo e migliorare il tuo modo di lavorare.

Nota dell'editore: questo blog è stato originariamente pubblicato nel luglio 2023 ed è stato aggiornato nel luglio 2024 con nuovi suggerimenti e informazioni.

*Incluso con i servizi a pagamento degli account utente Zoom. *AI Companion potrebbe non essere disponibile per tutte le regioni o per tutti i settori.

**Morning Consult ha intervistato 500 decisori di piccole e medie imprese negli Stati Uniti dal 14 al 24 gennaio 2022. Il pubblico è stato definito come quello delle organizzazioni con 11-500 dipendenti a livello di VP e oltre. I dati non sono stati ponderati e Morning Consult ha utilizzato delle quote per approssimare la composizione del pubblico. Il margine di errore per questo studio è di +/ 4 punti percentuali.