Conseils aux TPE/PME : comment augmenter sa productivité avec Zoom

Selon l’enquête, de nombreuses petites entreprises interrogées dépendent fortement des communications téléphoniques. À la question « À quelle fréquence les systèmes téléphoniques sont-ils utilisés dans votre organisation ? », 76 % des participants ont déclaré communiquer quotidiennement par téléphone.

À la question « Votre organisation utilise-t-elle des téléphones physiques, des softphones ou les deux pour passer des appels professionnels ? » seuls 17 % des participants au sondage ont déclaré utiliser un softphone, contre 49 % qui utilisaient un téléphone mobile ou 33 % un téléphone physique.

Pourtant, l’utilisation d’un softphone pourrait convenir à votre entreprise. Nous vous donnons ici quelques conseils pour utiliser un softphone basé sur le cloud comme Zoom Phone, qui peut vous permettre d’améliorer votre service client et d’accroître la productivité de votre entreprise :

• Configurez des files d’attente des appels pour réduire les temps de réponse. Répartissez et traitez les demandes des clients en configurant des files d’attente des appels. Ceux-ci seront acheminés vers un groupe d’utilisateurs désigné, tel qu’une équipe de vente ou d’assistance, afin que la première personne disponible puisse répondre au téléphone.
• Utilisez un softphone pour répondre aux appels depuis différents appareils de l’entreprise. Grâce à la flexibilité des softphones, les petites entreprises peuvent passer et recevoir des appels sur un téléphone mobile, un ordinateur portable, une tablette ou tout autre appareil de l’entreprise connecté à Internet.

• Transformez vos appels professionnels en véritables réunions. Il peut arriver que les employés soient au téléphone et veuillent dessiner un croquis rapide ou afficher un document qu’ils souhaitent partager avec leurs interlocuteurs. Au sein de la plateforme Zoom, les employés peuvent facilement passer d’un appel téléphonique à une réunion vidéo lorsque la situation l’exige, pour des conversations plus productives.

Les petites entreprises interrogées ont indiqué que leurs employés utilisaient la messagerie électronique aussi souvent que les communications téléphoniques, en particulier pour échanger en interne avec leurs collègues. Plus de 80 % des participants ont déclaré utiliser la messagerie électronique tous les jours à des fins de communication interne. 52% ont déclaré utiliser quotidiennement des plateformes de chat et de messagerie pour communiquer en interne.

Les communications par chat ont cet avantage qu’elles permettent souvent aux membres de l’équipe d’échanger en temps réel, ce qui peut contribuer à améliorer la productivité.

Les employés qui utilisent la fonctionnalité de chat peuvent utiliser Zoom Team Chat pour :

• Créer des canaux de chat pour différents groupes et projets. Configurez des canaux de chat pour différents services ainsi que des canaux propres à des projets interfonctionnels au fur et à mesure qu’ils se présentent. Les employés sont ainsi en mesure de personnaliser leurs messages et de transmettre des informations pertinentes à des membres spécifiques de l’équipe.
• Effectuer des captures d’écran, faire des annotations et partager des images. Les employés ont la possibilité de partager des fichiers et des images dans les canaux de chat pour une collaboration rapide. Vous avez besoin de faire passer le message visuellement ? Utilisez le Zoom Desktop Client pour effectuer des captures d’écran, ajouter des annotations et les partager directement dans le chat.

64% des petites entreprises ayant participé à l’enquête de Zoom exerçaient leur activité à la fois en personne et en ligne. Nul doute que les plateformes de communication jouent un rôle important dans le fonctionnement des équipes hybrides. Une plateforme de communication moderne peut aider à accroître la productivité, à étendre les capacités et à mettre en évidence l’engagement des employés.

Consultez notre guide destiné aux petites entreprises pour découvrir des idées d’utilisation de Zoom pour établir et renforcer une culture d’entreprise, interagir avec les clients et favoriser le travail hybride.    

^1. Morning Consult a interrogé 500 décideurs de petites et moyennes entreprises aux États-Unis entre le 14 et le 24 janvier 2022. L’audience était composée de membres d’organisations comptant entre 11 et 500 employés au niveau de vice-président et au-dessus. Les données recueillies ne sont pas pondérées et Morning Consult a utilisé des quotas pour estimer la composition de l’audience interrogée. La marge d’erreur de cette étude est de plus ou moins 4 points de pourcentage.

^2. « Parmi les propositions suivantes, lesquelles constituent les principaux objectifs de votre organisation pour l’année prochaine ? Veuillez en sélectionner jusqu’à trois. » 67 % ont déclaré « Augmenter la productivité », 46 % ont déclaré « Étendre les capacités ».

^3. 20 % ont déclaré que l’augmentation de la productivité serait « très difficile» et 50 % que l’augmentation de la productivité serait « plutôt difficile ».

^4.  17 % ont déclaré que l’expansion des capacités serait « très difficile » et 47 % qu’elle serait « plutôt difficile ».

^5. « Dans quelle mesure êtes-vous d’accord ou pas d’accord avec les énoncés suivants ? » Mon entreprise a besoin de plateformes de communication audio/vidéo pour accélérer sa croissance. 51 % ont répondu « Tout à fait d’accord », 30 % ont répondu « Plutôt d’accord ».

^6. Les « systèmes téléphoniques » comprennent les réseaux terrestres et basés sur le cloud.

^7. « À quelle fréquence chacun des modes de communication suivants est-il utilisé pour communiquer en interne dans votre organisation ? » Messagerie électronique : 82 % ont répondu « Tous les jours ». Téléphone : 82 % ont répondu « Tous les jours ». Plateformes de chat/messagerie : 58 % ont répondu « Tous les jours ». 

^8. « Parmi les propositions suivantes, laquelle décrit le mieux le fonctionnement de votre entreprise ? » 64 % ont répondu « En ligne et en personne ».