Conseils techniques pour les petites entreprises : 5 façons de gagner du temps et d’en faire plus avec Zoom Workplace

Les petites entreprises ont un impact important sur nos vies et sur l’économie. Selon la U.S. Small Business Administration, ces entreprises, définies comme des organisations indépendantes de moins de 500 employés, représentent 99,9 % des entreprises aux États-Unis.

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devez faire preuve de pugnacité. Vous devez trouver des moyens astucieux pour vous démarquer sur un marché saturé, notamment en touchant de nouveaux publics, en automatisant les processus, en gagnant en efficacité et en en faisant plus avec moins. La bonne technologie peut vous donner accès à tout cela, et plus encore. 

Une étude réalisée en 2023 par la Chambre de commerce des États-Unis a montré que 95 % des propriétaires de petites entreprises utilisent au moins une plateforme ou un outil technologique pour gérer leur entreprise, le propriétaire moyen utilisant quatre plateformes différentes. Quatre-vingt-huit pour cent de ces propriétaires ont déclaré que la technologie les aidait à communiquer plus efficacement avec les clients et 71 % ont indiqué que la technologie les aidait à accéder à des talents de haute qualité. 

Cependant, certains ne se rendent peut-être pas compte qu’ils n’ont besoin que d’une seule plateforme pour leurs besoins de communication et de collaboration. Zoom Workplace, notre plateforme de collaboration ouverte avec AI Companion, rassemble le téléphone, le chat de groupe, la fonction de tableau blanc, les réunions, les documents intelligents et les intégrations tierces en une seule expérience utilisateur renforcée par AI Companion pour vous aider à en faire plus et à communiquer avec vos clients.

Essayez ces cinq conseils pour gagner du temps et aider votre entreprise à profiter du meilleur rapport qualité/prix grâce à Zoom Workplace.

L’enquête de la Chambre de Commerce des États-Unis auprès des petites entreprises indique que 84 % d’entre elles déclarent être optimistes quant au fait que l’IA aiderait leur entreprise à se développer. Cependant, 25 % des entreprises qui n’utilisent pas l’IA citent les préoccupations liées au coût comme un obstacle à son adoption.

Alors que certaines entreprises facturent des frais par utilisateur pour les fonctions reposant sur l’IA, Zoom AI Companion, votre assistant d’IA intelligent sur Zoom Workplace, est inclus sans frais supplémentaires dans votre forfait Zoom payant.* 

Il suffit de cliquer sur l’icône aux deux étoiles scintillantes d’AI Companion pendant une réunion Zoom. Cela vous permet d’activer la synthèse de réunion ou de poser une question comme « Tenez-moi au courant » pour obtenir les détails des points abordés jusqu’alors. 

En plus de proposer la synthèse de réunion, AI Companion peut vous aider à rédiger des e-mails et des messages de chat, à faire du brainstorming et à organiser vos contenus sur un tableau blanc, à hiérarchiser vos messages vocaux et à résumer les appels téléphoniques sur Zoom Phone. Ces fonctionnalités vous permettent de gagner en efficacité, et de consacrer votre temps précieux à des tâches plus significatives.

Visitez notre page AI Companion pour en savoir plus sur la façon dont ces fonctionnalités peuvent profiter aux petites entreprises.

Vous connaissez peut-être Zoom Workplace en tant qu’application servant à participer aux réunions Zoom. Toutefois, Zoom Workplace, c’est bien plus que ça :

• Discutez avec vos collègues sur Zoom Team Chat, service inclus avec tous les comptes Zoom : créez des canaux avec des groupes de personnes ou envoyez des messages individuels directs.
• Connectez votre calendrier Google ou Microsoft à votre compte Zoom pour voir toutes vos réunions dans l’onglet Calendrier. Vous pourrez participer à une réunion Zoom en quelques clics (Plus besoin de rechercher le lien de la réunion !), programmer des réunions directement dans l’application Zoom Workplace, et plus encore.
• Reliez votre compte de messagerie Google ou Microsoft à votre compte Zoom (ou configurez une adresse e-mail gratuite avec Zoom Mail) pour accéder facilement aux e-mails sans avoir à accéder à une autre application. Vous pouvez même utiliser AI Companion pour vous aider à rédiger des e-mails !
• Si vous avez Zoom Phone, utilisez l’interface du téléphone logiciel dans l’application Zoom Workplace pour passer des appels, consulter et écouter des messages vocaux, envoyer des SMS, etc.
• Accédez à une suite d’outils de productivité intégrés pour créer des notes, des clips vidéo et des tableaux blancs, que vous pouvez facilement partager avec vos collègues.
• Si vous utilisez la plateforme d’expérience des employés de Workvivo, vous pouvez y accéder directement dans l’application pour consulter les publications de vos collègues, féliciter un coéquipier, lire les actualités de l’entreprise et explorer différents espaces de services.

Si vous ne l’avez pas déjà fait, téléchargez la dernière version de l’application Zoom Workplace et parcourez les onglets de la barre de navigation supérieure pour découvrir comment tirer davantage parti de Zoom quand vous travaillez. 

Les applications de prise de rendez-vous peuvent aider votre équipe à réduire le temps passé à organiser des réunions avec des prospects et des clients. Au lieu d’échanger des e-mails pour prendre rendez-vous, il suffit à votre client de cliquer sur un lien de programmation et de sélectionner une date et une heure qui lui conviennent afin de réserver un créneau sur votre calendrier. 

Si vous disposez d’un compte Zoom Workplace Affaires ou Affaires Plus, vous avez accès à Zoom Scheduler directement dans votre application de bureau ou mobile, sans frais supplémentaires. Zoom Scheduler se synchronise avec votre calendrier Google, Microsoft ou Zoom pour faciliter la réservation, et vous n’avez pas à vous soucier d’envoyer un e-mail avec un lien de réunion Zoom. Tout est pris en charge automatiquement.

Si votre forfait Zoom Workplace n’inclut pas Scheduler, vous pouvez l’ajouter à un prix inférieur à celui d’autres applications de programmation comme Calendly. En savoir plus sur les fonctionnalités de Zoom Scheduler par rapport à Calendly.

Les conversations importantes ne se terminent pas lorsqu’une réunion Zoom prend fin. En fait, de nombreuses actions, discussions et prises de décision essentielles se produisent une fois que vous quittez votre appel Zoom. Apprendre à utiliser Zoom Workplace tout au long du cycle de vie de la réunion (le temps que vous passez avant, pendant et après vos réunions) est essentiel pour utiliser votre temps plus efficacement.

Lorsque vous programmez une réunion dans l’application Zoom Workplace, cliquez sur l’option permettant d’activer le chat de réunion en continu. Cela vous permet de démarrer à l’avance une discussion de groupe avec les participants à la réunion pour vous aligner sur les points de l’ordre du jour ou partager des documents en amont pour examen. Une fois la réunion commencée, vous pouvez vous référer à ces messages et continuer à discuter dans la réunion. Lorsque la réunion prend fin, poursuivez la conversation dans le chat d’équipe. Vous pouvez partager la synthèse de la réunion AI Companion et consulter à nouveau les fils de discussion pour boucler la boucle sur les points en suspens.

Vous voulez plus de conseils concernant Team Chat ? Consultez notre blog pour apprendre à utiliser cet outil de chat gratuit afin de collaborer et rester connecté.

Selon une enquête Morning Consult réalisée en 2022 à la demande de Zoom**, 76 % des propriétaires de petites entreprises interrogés ont déclaré utiliser leur téléphone quotidiennement pour communiquer. Cependant, seuls 17 % des répondants ont déclaré utiliser une interface de téléphone logiciel (un logiciel sur votre ordinateur ou une application mobile pour passer des appels téléphoniques sur Internet).

Zoom Phone intègre vos communications téléphoniques dans le cloud, ce qui vous permet, à vous et à vos employés, d’accéder à votre téléphone professionnel à partir de l’application de bureau ou mobile Zoom Workplace. Ainsi, vous pouvez passer et recevoir des appels sur n’importe quel appareil compatible, que vous soyez au bureau, à la maison ou en déplacement. Vous pouvez également conserver vos téléphones de bureau compatibles existants si vous le souhaitez, ou choisir des téléphones de bureau et de conférence pris en charge par nos principaux partenaires matériels.

Voici quelques-unes des façons dont Zoom Phone contribue à améliorer la communication entre vos employés et vos clients :

• Les employés peuvent tirer parti d’AI Companion pour Zoom Phone afin de gagner du temps en résumant les appels et les SMS, en hiérarchisant les messages vocaux, etc.
• Vous pouvez utiliser vos outils professionnels préférés conjointement avec Zoom Phone. Notre solution téléphonique s’intègre à des applications essentielles telles que Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow et HubSpot.
• Il est facile d’ajouter et de gérer des utilisateurs dans Zoom Phone. Cela rend cet outil particulièrement intéressant pour les propriétaires de petites entreprises qui sont susceptibles de porter de nombreuses casquettes et de manquer de ressources informatiques pour gérer une solution plus complexe.
• Vous pouvez configurer des files d’attente pour les appels afin de réduire les temps de réponse. Répartissez et traitez les demandes des clients en acheminant les appels vers un groupe d’utilisateurs désigné, tel qu’une équipe de vente ou d’assistance, afin que la première personne disponible puisse répondre au téléphone.
• Les employés peuvent être au téléphone et vouloir dessiner un croquis rapide ou afficher un document qu’ils souhaitent partager avec leurs interlocuteurs. Grâce à Zoom Workplace, les employés peuvent facilement passer d’un appel téléphonique à une réunion vidéo lorsque la situation l’exige, pour des conversations plus productives.

Si vous souhaitez obtenir d’autres conseils pour gérer votre petite entreprise avec Zoom, consultez notre webinaire à la demande qui présente les 10 principales fonctionnalités de Zoom Workplace pour aider les petites entreprises à gagner du temps et à améliorer leur façon de travailler.

Note de l’éditeur : cet article a été publié initialement en juillet 2023 et a été actualisé en février 2024 pour inclure les dernières informations et de nouveaux conseils.

* Inclus dans les services payants des comptes utilisateur Zoom. AI Companion peut ne pas être disponible dans toutes les régions ni pour tous les secteurs d’activité.

** Morning Consult a interrogé 500 décideurs de petites et moyennes entreprises aux États-Unis entre le 14 et le 24 janvier 2022. Le public était composé de membres d’organisations comptant de 11 à 500 employés au niveau de vice-président et au-dessus. Les données recueillies ne sont pas pondérées et Morning Consult a utilisé des quotas pour estimer la composition de l’audience interrogée. La marge d’erreur de cette étude est de plus ou moins 4 points de pourcentage.