Technik-Tipps für kleine Unternehmen: 5 Möglichkeiten, mit Zoom Workplace Zeit zu sparen und mehr zu schaffen

Kleine Unternehmen haben einen großen Einfluss auf unseren Alltag und die gesamte Wirtschaft. Laut der U.S. Small Business Administration machen sie, definiert als unabhängige Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern, erstaunliche 99,9 % aller Unternehmen in den USA aus.

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens warten immer neue Herausforderungen auf Sie. Sie müssen clevere Wege finden, um auf dem heutigen überfüllten Markt hervorzustechen: neue Zielgruppen erreichen, Prozesse automatisieren, Effizienzsteigerungen erzielen – und mit weniger mehr erreichen. Mit der richtigen Technologie lässt sich das – und noch einiges mehr – bewerkstelligen. 

Eine Studie der US-Handelskammer von 2023 ergab, dass 95 % aller kleinen Unternehmen mindestens eine Technologieplattform bzw. ein Tool für die Unternehmensführung verwenden. Im Durchschnitt sind es sogar vier verschiedene Plattformen. 88 % der befragten Eigentümer gaben an, dass ihnen die Technologie dabei geholfen habe, effektiver mit Kunden zu kommunizieren. 71 % sagten aus, dass sie darüber hochqualifizierte Mitarbeiter anwerben konnten. 

Vielen ist jedoch nicht bewusst, dass sie für Kommunikation und kollaboratives Arbeiten lediglich eine Plattform benötigen. Zoom Workplace, unsere offene Plattform für kollaboratives Arbeiten, vereint Telefon, Team-Chat, Whiteboards, Meetings, smarte Dokumente und Drittanbieter-Integrationen in einer einzigen, durch AI Companion verstärkten Lösung. Sie hilft Ihnen dabei, mehr erledigt zu bekommen und eine engere Beziehung zu Ihren Kunden zu entwickeln.

Probieren Sie diese fünf zeitsparenden Tipps aus, damit Ihr Unternehmen für sein Geld das Beste aus Zoom Workplace herausholt.

Laut einer Umfrage der US-Handelskammer unter kleinen Unternehmen äußerten sich 84 % der Unternehmen optimistisch, dass KI ihrem Unternehmen in Zukunft beim Wachstum helfen werde. Allerdings geben 25 % der Unternehmen, die keine KI nutzen, Kostenbedenken als Hindernis für deren Einführung an.

Während einige Unternehmen für KI-Funktionen einen Aufpreis pro Benutzer verlangen, ist Zoom AI Companion, Ihr intelligenter KI-Assistent in Zoom Workplace, ohne zusätzliche Kosten in Ihrem kostenpflichtigen Zoom-Abonnement enthalten.* 

Klicken Sie einfach auf das funkelnde Symbol von AI Companion, wenn Sie ein Zoom-Meeting veranstalten. Hierüber können Sie automatische Meeting-Zusammenfassungen aktivieren und Befehle wie „Bring mich auf den neusten Stand“ geben, um Einzelheiten zu den bisher besprochenen Themen zu erfahren. 

Neben der Zusammenfassung von Meetings unterstützt AI Companion Sie auch beim Verfassen von E-Mail- und Chat-Nachrichten, beim Brainstorming und dem Ordnen von Inhalten auf Whiteboards sowie beim Priorisieren Ihrer Voicemails und Zusammenfassen von Anrufen über Zoom Phone. Diese Funktionen steigern Ihre Effizienz, sodass Sie Ihre wertvolle Zeit für sinnvollere Aufgaben einsetzen können.

Auf unserer Website erfahren Sie mehr darüber, wie kleine Unternehmen von diesen Funktionen profitieren können.

Möglicherweise kennen Sie Zoom Workplace als die App, mit der Sie an Zoom-Meetings teilnehmen. Tatsächlich hat die Zoom Workplace-Desktopanwendung noch viele weitere Funktionen:

• Über Zoom Team Chat können Sie mit Teamkollegen chatten. Das Tool ist in allen Zoom-Konten enthalten. Sie können Gruppenkanäle erstellen oder Direktnachrichten an Einzelpersonen senden.
• Sie können Ihren Google- oder Microsoft-Kalender mit Ihrem Zoom Konto verbinden, sodass alle Ihre Meetings in der Registerkarte „Kalender“ angezeigt werden. Sie können Zoom-Meetings mit wenigen Klicks beitreten (und müssen nicht mehr nach dem Meeting-Link suchen) und Meetings direkt in der Zoom Workplace-Anwendung planen.
• Sie können Ihr Google- oder Microsoft-E-Mail-Konto mit Ihrem Zoom-Konto verbinden (oder mit Zoom Mail eine kostenlose E-Mail-Adresse einrichten). So können Sie problemlos auf Ihre E-Mails zugreifen, ohne zu einer anderen App wechseln zu müssen. Sie können AI Companion sogar zum Verfassen von E-Mails verwenden!
• Wenn Sie über Zoom Phone verfügen, können Sie über die Softphone-Schnittstelle in der Zoom Workplace-Anwendung Anrufe tätigen, Voicemails anzeigen und anhören, Textnachrichten senden und vieles mehr.
• Ihnen stehen verschiedene integrierte Produktivitätstools zur Verfügung, um Notizen, Videoclips und Whiteboards zu erstellen, die Sie problemlos Ihren Kollegen freigeben können.
• In der Mitarbeitererfahrungssoftware von Workvivo können Sie direkt in der Anwendung Beiträge von Kollegen lesen, Teammitgliedern Lob aussprechen, Unternehmensneuigkeiten durchsehen und die Bereiche unterschiedlicher Abteilungen erkunden.

Laden Sie sich jetzt die neueste Version der Zoom Workplace-Anwendung herunter und erkunden Sie die Registerkarten in der oberen Navigationsleiste, um zu sehen, wie Sie Zoom noch besser für Ihre Arbeit nutzen können. 

Mit Apps zur Terminplanung kann Ihr Team den Zeitaufwand für die Terminfindung mit Interessenten, Kunden und Klienten deutlich reduzieren. Anstatt E-Mails hin- und herzuschicken, muss Ihr Kunde nur auf einen Terminplanungslink klicken und ein ihm passendes Datum und eine Uhrzeit auswählen, um einen Termin in Ihrem Kalender zu buchen. 

Wenn Sie über ein Zoom Workplace Business- oder Business Plus-Konto verfügen, erhalten Sie ohne Zusatzkosten direkt in Ihrer Desktopanwendung und mobilen App Zugriff auf Zoom Scheduler. Zoom Scheduler wird mit Ihrem Google-, Microsoft- oder Zoom-Kalender synchronisiert, um die Buchung zu vereinfachen. Sie müssen nicht einmal mehr die E-Mail mit dem Zoom-Meeting-Link versenden – das wird alles automatisch erledigt.

Wenn Ihr Zoom Workplace-Abonnement Scheduler nicht enthält, können Sie ihn günstiger als andere Planungs-Apps wie Calendly hinzufügen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Zoom Scheduler im Vergleich zu Calendly abschneidet.

Wichtige Gespräche enden nicht, nur weil das Zoom-Meeting vorbei ist. Tatsächlich werden viele wichtige Maßnahmen, Diskussionen und Entscheidungen erst nach dem entsprechenden Zoom-Anruf getroffen. Wenn Sie wissen, wie Sie Zoom Workplace während des gesamten Meeting-Lebenszyklus verwenden (also vor, während und nach Ihren Meetings), können Sie Ihre Zeit deutlich effektiver nutzen.

Wenn Sie ein Meeting in der Zoom Workplace-Anwendung planen, aktivieren Sie in den Optionen den kontinuierlichen Meeting-Chat. Auf diese Weise können Sie vor dem Meeting einen Gruppenchat mit den Teilnehmern starten, um sich etwa über Tagesordnungspunkte abzustimmen oder Materialien vorab freizugeben. Im eigentlichen Meeting können Sie auf diese Nachrichten zurückgreifen und weiter chatten. Und auch nachdem das Meeting beendet ist, können Sie den Team-Chat an derselben Stelle weiterführen. Sie können darin die von AI Companion erstellte Meeting-Zusammenfassung freigeben und Diskussionsthreads erneut aufrufen, um noch offene Punkte abzuschließen.

Sie hätten gerne weitere Tipps zum Team-Chat? In unserem Blog erfahren Sie, wie Sie mit diesem kostenlosen Chat-Tool kollaborativ arbeiten und in Verbindung bleiben können.

In einer von Zoom in Auftrag gegebenen Morning Consult-Umfrage von 2022** gaben 76 % der befragten Inhaber kleiner Unternehmen an, dass sie jeden Tag telefonisch kommunizierten. Jedoch gaben nur 17 % an, eine Softphone-Schnittstelle (eine Computer-Software oder mobile App zum Telefonieren über das Internet) zu verwenden.

Zoom Phone bringt Ihre Telefonkommunikation in die Cloud. Das bedeutet, Sie und Ihre Mitarbeiter können Ihren dienstlichen Telefonanschluss sowohl die Desktop-Anwendung als auch die mobile App von Zoom Workplace verwenden. Sie können von jedem kompatiblen Gerät aus Anrufe tätigen und empfangen – ob im Büro, zu Hause oder unterwegs. Wenn Sie möchten, können Sie auch vorhandene kompatible Tischtelefone einbinden, oder Sie entscheiden Sich für kompatible Tisch- und Konferenztelefone unserer führenden Hardwarepartner.

Dies sind einige der vielen Möglichkeiten, wie Zoom Phone die Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern und Kunden verbessern kann:

• Mitarbeiter können sich von AI Companion für Zoom Phone Anrufe und Textnachrichten zusammenfassen und Voicemails priorisieren lassen und darüber viel Zeit sparen.
• Sie können Ihre bestehenden Business-Tools zusammen mit Zoom Phone verwenden. Unsere Telefonlösung lässt sich in beliebte Anwendungen wie Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow und HubSpot einbinden.
• Das Hinzufügen und Verwalten von Benutzern in Zoom Phone geht schnell und einfach. Das ist besonders für Inhaber kleiner Unternehmen von Vorteil, die viele verschiedene Aufgaben und keine IT-Abteilung haben, die eine komplexere Lösung für sie verwaltet.
• Sie können Anrufwarteschleifen einrichten, um die Reaktionszeit zu verkürzen. Teilen Sie Kundenanfragen auf, indem Sie Anrufe an eine spezielle Benutzergruppe – etwa Vertrieb oder Support – weiterleiten, sodass die erste verfügbare Person den Anruf annehmen kann.
• Mitarbeiter möchten in einem Anruf vielleicht einen schnellen Entwurf zeichnen oder ein Dokument zeigen und es mit ihren Gesprächspartnern besprechen. Auf der Zoom-Plattform können Mitarbeiter jederzeit aus einem Anruf ein Videomeeting machen, wenn die Situation es erfordert. Das bedeutet einen deutlichen Produktivitätsboost für das Gespräch.

Wenn Sie gern weitere Tipps dazu hätten, wie Sie Zoom in Ihrem kleinen Unternehmen einsetzen können, sehen Sie sich unser On-Demand-Webinar an, in dem die 10 wichtigsten Funktionen von Zoom Workplace im Detail beschrieben werden, mit denen kleine Unternehmen Zeit sparen und ihre Arbeitsweise optimieren können.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Blog wurde ursprünglich im Juli 2023 veröffentlicht und im Juli 2024 mit neuen Tipps und Informationen aktualisiert.

* In den kostenpflichtigen Diensten in Zoom-Benutzerkonten enthalten. AI Companion ist unter Umständen nicht in allen Regionen und Branchen verfügbar.

**Morning Consult hat vom 14. Januar bis zum 24. Januar 2022 eine Umfrage unter 500 Entscheidungsträgern von kleinen und mittelgroßen Unternehmen in den Vereinigten Staaten durchgeführt. Diese Zielgruppe wurde definiert als Personen in Unternehmen mit 11 bis 500 Mitarbeitern, die eine VP-Position oder höher bekleiden. Die Daten wurden nicht gewichtet und Morning Consult nutzte Quoten, um die Zusammensetzung der Befragten abzubilden. Die Fehlertoleranz dieser Studie liegt bei +/- 4 Prozentpunkten.