Tipps für Kleinunternehmen: So kann Zoom Ihre Produktivität steigern

Die Studie hat gezeigt, dass viele Kleinunternehmen stark von der Kommunikation per Telefon abhängig sind. Auf die Frage „Wie häufig werden Telefonanlagen in Ihrem Unternehmen genutzt?“ antworteten 76 % der Teilnehmer, dass sie täglich per Telefon kommunizieren.

Auf die Frage „Verfügt Ihr Unternehmen über Hardphones, Softphones oder beides für die Durchführung von geschäftlichen Anrufen?“ antworteten nur 17 % der Studienteilnehmer, dass sie Softphones verwenden. Hingegen verwenden 49 % Mobiltelefone und 33 % Hardphones.

Die Nutzung eines Softphones könnte für Ihr Unternehmen jedoch geeignet sein. Hier sind einige Tipps, wie Sie ein Cloud-basiertes Softphone wie Zoom Phone nutzen, um Ihren Kundenservice zu verbessern und die Produktivität zu steigern:

• Richten Sie Anrufwarteschleifen ein, um die Reaktionszeit zu verkürzen. Teilen Sie Kundenanfragen auf, indem Sie Anrufwarteschleifen so einrichten, dass sie Anrufe an eine spezielle Gruppe von Benutzern wie Vertrieb oder Support weiterleiten, damit die erste verfügbare Person den Anruf annehmen kann.
• Verwenden Sie ein Softphone, um Anrufe auf verschiedenen Unternehmensgeräten zu beantworten. Wenn Kleinunternehmen die Flexibilität eines Softphones nutzen, können sie Anrufe auf einem Mobiltelefon, Laptop, Tablet oder jedem anderen mit dem Internet verbundenen Unternehmensgerät tätigen und empfangen.

• Wandeln Sie einen geschäftlichen Anruf in ein Meeting um. Mitarbeiter sind vielleicht in einem Anruf und möchten einen schnellen Entwurf oder ein Dokument zeigen, um es mit ihren Gesprächspartnern zu prüfen. Auf der Zoom-Plattform können Mitarbeiter einfach aus einem Anruf in ein Videomeeting wechseln, wenn die Situation es erfordert, um ein produktiveres Gespräch zu führen.

Die befragten Kleinunternehmen gaben an, dass ihre Mitarbeiter ebenso häufig E-Mails wie Anrufe verwenden, besonders für die interne Kommunikation mit Kollegen. Über 80 % der befragten Teilnehmer verwenden täglich E-Mails für die interne Kommunikation. 52 Prozent gaben an, dass sie täglich Chat- und Messaging-Plattformen verwenden, um intern zu kommunizieren.

Ein Vorteil der Chat-Kommunikation besteht darin, dass sich Teammitglieder häufig in Echtzeit austauschen können, was zu höherer Produktivität führt.

Mitarbeiter, die Chats verwenden, können folgende Funktionen von Zoom Team Chat nutzen:

• Erstellen Sie Chat-Kanäle für verschiedene Gruppen und Projekte. Richten Sie bei Bedarf Chat-Kanäle für verschiedene Abteilungen und funktionsübergreifende Projekte ein. Dadurch können Mitarbeiter ihre Nachrichten anpassen und relevante Informationen an spezifische Teammitglieder kommunizieren.
• Erstellen Sie Screenshots und Anmerkungen und teilen Sie Bilder. Mitarbeiter können für schnelles kollaboratives Arbeiten Dateien und Bilder in Chat-Kanälen teilen. Sie müssen einen Punkt visuell darstellen? Verwenden Sie den Zoom Desktop Client, um Screenshots und Anmerkungen zu erstellen und sie direkt im Chat zu teilen.

64 Prozent der Kleinunternehmen in der Zoom-Studie führen ihre Geschäfte persönlich und online. Es kann also mit Sicherheit gesagt werden, dass Kommunikationsplattformen eine wichtige Rolle in der Funktionsweise von Hybridteams spielen. Eine moderne Kommunikationsplattform kann die Produktivität steigern, Möglichkeiten ausweiten und das Mitarbeiter-Engagement stärken.

In unserem Leitfaden für Kleinunternehmen finden Sie Ideen dazu, wie Sie mit Zoom eine Unternehmenskultur aufbauen und verbessern, Interaktionen mit Kunden führen und eine hybride Belegschaft befähigen.    

^1. Morning Consult hat vom 14. Januar bis zum 24. Januar 2022 eine Umfrage unter 500 Entscheidungsträgern von kleinen und mittelgroßen Unternehmen in den Vereinigten Staaten durchgeführt. Diese Zielgruppe wurde definiert als Personen in Unternehmen mit 11 bis 500 Mitarbeitern, die eine VP-Position oder höher bekleiden. Die Daten wurden nicht gewichtet und Morning Consult nutzte Quoten, um die Zusammensetzung der Befragten abzubilden. Die Fehlertoleranz dieser Studie liegt bei +/ 4 Prozentpunkten.

^2. „Welche der folgenden sind die wichtigsten Ziele für Ihr Unternehmen im nächsten Jahr? Wählen Sie bis zu drei aus.“ 67 % sagten die Steigerung der Produktivität, 46 % sagten die Ausweitung der Möglichkeiten.

^3. 20 % gaben an, dass die Steigerung der Produktivität „sehr herausfordernd“ sein würde, und 50 % gaben an, dass die Steigerung der Produktivität „etwas herausfordernd“ sein würde. 

^4. 17 % gaben an, dass die Ausweitung der Möglichkeiten „sehr herausfordernd“ sein würde, und 47 % gaben an, dass die Ausweitung der Möglichkeiten „etwas herausfordernd“ sein würde. 

^5. „Wie sehr stimmen Sie den folgenden Aussagen zu oder nicht zu? Mein Unternehmen benötigt Plattformen für die Audio- und Videokommunikation, um das Wachstum zu beschleunigen.“ 51 % sagten, dass sie „vollständig zustimmen“ und 30 % sagten, dass sie „teilweise zustimmen“.

^6. Zu „Telefonanlagen“ gehören landgestützte und Cloud-basierte Netzwerke.

^7. „Wie häufig werden die folgenden Kommunikationsmethoden für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen genutzt?“ E-Mail: 82 % sagten „täglich“. Telefon: 82 % sagten „täglich“. Chat-/Messaging-Plattformen: 58 % sagten „täglich“. 

^8. „Welche der folgenden Optionen beschreibt die Funktionsweise Ihres Unternehmens am besten?“ 64 % sagten „Sowohl online als auch persönlich“.