소규모 비즈니스를 위한 기술 팁: Zoom Workplace로 시간을 절약하고 생산성을 높이는 5가지 방법

소규모 비즈니스는 우리의 삶과 경제에 큰 영향을 미칩니다. 미국 중소기업청에 따르면 직원 수가 500명 미만인 독립적 조직으로 정의되는 소규모 비즈니스는 놀랍게도 미국 전체 기업의 99.9%를 차지합니다.

소규모 비즈니스 소유주라면 경쟁에서 살아남기 위해 부지런히 움직여야 합니다. 새로운 잠재 고객에게 도달하고, 프로세스를 자동화하고, 효율성을 개선하고, 비용을 절감하면서 생산성을 높이는 등 오늘날의 혼잡한 시장에서 돌파구가 될 현명한 방법을 찾아야 합니다. 적절한 기술을 활용하면 이 모든 사항과 그 이상을 실현할 수 있습니다. 

미국 상공 회의소의 2023년 연구에 따르면 소규모 비즈니스 소유주 중 95%는 비즈니스 운영을 위해 하나 이상의 기술 플랫폼이나 도구를 사용하며, 평균적으로 4개의 서로 다른 플랫폼을 사용합니다. 이들 중 88%는 기술이 고객과 더 효과적으로 소통하는 데 도움이 되었다고 답했으며, 71%는 기술이 우수한 인재를 확보하는 데 도움이 되었다고 답했습니다. 

하지만 이들 중에는 커뮤니케이션과 협업에 필요한 플랫폼이 하나만 있으면 된다는 사실을 깨닫지 못하는 경우도 있습니다. AI Companion이 포함된 개방형 협업 플랫폼인 Zoom Workplace는 전화, 팀 채팅, 화이트보드, 회의, 스마트 문서, 타사 통합을 AI Companion으로 강화된 단일 사용자 환경으로 통합하여 더 많은 업무를 처리하고 고객과 소통할 수 있도록 지원합니다.

시간을 절약하는 5가지 팁을 사용해 보고 Zoom Workplace로 비즈니스의 투자 대비 효과를 극대화하세요.

미국 상공 회의소의 소규모 비즈니스 설문조사에 따르면 비즈니스 중 84%는 AI가 향후 비즈니스 성장에 도움이 될 것이라고 낙관한다고 답했습니다. 그러나 AI를 사용하지 않는 기업 중 25%는 비용에 대한 우려를 채택의 장애물로 꼽았습니다.

일부 회사에서는 AI 기능에 대해 사용자당 프리미엄을 부과하지만, Zoom Workplace의 스마트 AI 어시스턴트인 Zoom AI Companion은 유료 Zoom 요금제에 추가 비용 없이 포함되어 있습니다.* 

Zoom 회의를 주최할 때 간단하게 AI Companion의 반짝이 아이콘을 클릭해 보세요. 이를 통해 회의 요약을 켜거나 '따라잡기'와 같은 질문을 활용해 지금까지 논의된 내용을 자세히 확인할 수 있습니다. 

회의 요약 외에도 AI Companion을 이용하면 이메일 및 채팅 메시지를 작성하고, 화이트보드에서 브레인스토밍 및 콘텐츠를 체계화하고, Zoom Phone에서 음성 메일의 우선 순위를 지정하고 통화 내용을 요약할 수 있습니다. 이러한 기능을 통해 업무 효율을 향상하여 귀중한 시간을 더 의미 있는 업무에 투자할 수 있습니다.

이러한 기능이 소규모 비즈니스에 어떤 이점을 제공하는지 자세히 알아보려면 AI Companion 페이지를 방문하세요.

Zoom Workplace를 Zoom Meetings에 참여할 때 사용하는 앱으로 알고 계실 수 있습니다. 하지만 Zoom Workplace 데스크톱 앱에서 할 수 있는 일은 정말 다양합니다.

• 모든 Zoom 계정에 포함된 Zoom Team Chat에서 팀원과 채팅하세요. 여러 사람으로 구성된 채널을 만들거나 일대일 메시지를 직접 보낼 수 있습니다.
• Zoom 계정에 Google 또는 Microsoft 캘린더를 연결하면 캘린더 탭에서 모든 회의를 확인할 수 있습니다. 더 이상 회의 링크를 찾을 필요 없이 클릭 몇 번으로 Zoom Meetings에 참여하고, Zoom Workplace 앱에서 바로 회의를 예약하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
• Google 또는 Microsoft 이메일 계정을 Zoom 계정에 연결하거나 Zoom Mail로 무료 이메일 주소를 설정하면 다른 앱으로 이동할 필요 없이 이메일 메시지에 손쉽게 확인할 수 있습니다. 또한 AI Companion을 사용하여 이메일 작성에 도움을 받을 수도 있습니다!
• Zoom Phone이 있는 경우 Zoom Workplace 앱의 소프트폰 인터페이스를 사용하여 전화를 걸고, 음성 메일을 보고 듣고, 문자 메시지를 보내는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
• 내장된 생산성 도구 모음을 이용하면 메모, 동영상 클립, 화이트보드를 만들고 동료와 손쉽게 공유할 수 있습니다.
• Workvivo의 직원 경험 소프트웨어를 사용하면, 앱에서 바로 접근하여 동료의 게시물을 보고, 팀원에게 칭찬을 보내고, 회사 소식을 읽고, 다양한 부서 공간을 살펴볼 수 있습니다.

아직 다운로드하지 않으셨다면 최신 버전의 Zoom Workplace 앱을 다운로드하고 상단 탐색 모음의 탭을 살펴보고 업무에서 Zoom을 더 다양하게 활용할 수 있는 방법을 알아보세요. 

약속 예약 앱을 사용하면 팀이 잠재 고객, 고객 및 클라이언트와의 회의를 준비하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 약속을 잡기 위해 이메일을 주고 받는 대신 고객이 예약 링크를 클릭하고 자신에게 맞는 날짜와 시간을 선택하기만 하면 캘린더에 약속이 예약됩니다. 

Zoom Workplace 비즈니스 또는 비즈니스 플러스 계정이 있는 경우, 추가 비용 없이 데스크톱 또는 모바일 앱에서 바로 Zoom Scheduler를 이용할 수 있습니다. Zoom Scheduler는 Google, Microsoft 또는 Zoom Calendar와 동기화되어 예약 작업을 간편하게 해주어 Zoom 회의 링크가 포함된 이메일을 보낼 필요 없이 모든 것이 자동으로 처리됩니다.

사용 중인 Zoom Workplace 요금제에 Scheduler가 포함되어 있지 않다면 Calendly와 같은 다른 예약 앱보다 저렴한 가격으로 추가할 수 있습니다. Calendly와 비교한 Zoom Scheduler의 경쟁 우위를 자세히 알아보세요.

Zoom 회의가 끝났다고 해서 중요한 대화가 끝나는 것은 아닙니다. 실제로 꽤 많은 중요한 작업 항목, 논의, 의사 결정이 Zoom 통화를 종료한 후에 이루어집니다. 회의의 라이프사이클(회의 전후 및 회의 중 소요되는 시간) 전반에 걸쳐 Zoom Workplace를 활용하는 방법을 익히면 업무 시간을 더 효과적으로 사용할 수 있습니다.

Zoom Workplace 앱에서 회의를 예약할 때 지속되는 회의 채팅을 활성화하는 옵션을 클릭해 보세요. 이렇게 하면 회의 참석자와 미리 그룹 채팅을 시작하여 안건 항목을 조율하거나 회의 전 자료를 공유하여 검토하도록 할 수 있습니다. 회의가 시작되면 해당 메시지를 다시 참조하여 회의에서 채팅을 이어 갈 수 있습니다. 회의가 끝난 후에는 Team Chat에서 대화를 계속하세요. AI Companion 회의 요약을 공유하고 논의한 내용의 스레드를 다시 확인하여 미해결 항목을 마무리할 수 있습니다.

Team Chat 팁을 더 알아보고 싶으신가요? Zoom 블로그를 확인하고 이 무료 채팅 도구를 사용하여 협업하고 소통하는 방법을 알아보세요.

Zoom에서 의뢰한 2022년 Morning Consult 설문조사**에 따르면 소규모 비즈니스 소유주 응답자 중 76%가 매일 커뮤니케이션을 위해 전화를 사용한다고 답했습니다. 하지만 소프트폰 인터페이스(인터넷을 통해 전화를 걸 수 있는 컴퓨터 또는 모바일 앱의 소프트웨어 프로그램)를 사용한다고 답한 응답자는 17%에 불과했습니다.

Zoom Phone은 전화 커뮤니케이션을 클라우드에 연결하여 직원들이 Zoom Workplace 데스크톱 또는 모바일 앱에서 비즈니스 전화를 이용할 수 있도록 지원합니다. 즉, 사무실이나 집에서, 또는 이동 중에도 호환되는 모든 기기에서 전화를 걸고 받을 수 있습니다. 또한 원하는 경우 기존의 호환 가능한 데스크폰을 그대로 사용하거나 Zoom의 주요 하드웨어 파트너가 지원하는 데스크폰 및 회의용 전화기를 선택할 수도 있습니다.

다음은 Zoom Phone으로 직원과 고객 간 커뮤니케이션을 개선할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

• 직원들은 통화와 문자 메시지를 요약하고 음성 메일의 우선 순위를 지정하는 등 Zoom Phone용 AI Companion의 다양한 기능을 활용하여 시간을 절약할 수 있습니다.
• 즐겨 사용하는 비즈니스 도구를 Zoom Phone과 함께 사용할 수 있습니다. Zoom의 전화 솔루션은 Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow, HubSpot과 같은 필수 애플리케이션과 통합됩니다.
• Zoom Phone에서는 사용자를 쉽게 추가하고 관리할 수 있습니다. 따라서 Zoom Phone은 여러 가지 일을 해야 하고 복잡한 솔루션을 관리할 IT 리소스가 부족한 소규모 비즈니스 소유자에게 특히 유용합니다.
• 통화 대기열을 설정하여 응답 시간을 단축할 수 있습니다. 영업 팀 또는 지원 팀과 같은 지정된 사용자 그룹으로 통화를 라우팅하면 통화가 가능한 첫 번째 사람이 전화를 받게 되므로 고객 문의를 분담하여 처리할 수 있습니다.
• 직원들은 통화 중에 간단한 스케치를 하거나 문서를 꺼내 다른 사람과 검토하고 싶은 경우가 있습니다. Zoom Workplace를 사용하면 필요할 때 전화 통화에서 비디오 회의로 쉽게 전환할 수 있어 보다 생산적인 대화가 가능합니다.

Zoom으로 소규모 비즈니스를 운영하는 팁을 더 알아보고 싶다면, 소규모 비즈니스가 시간을 절약하고 업무 방식을 개선하는 데 도움이 되는 Zoom Workplace의 10가지 주요 기능을 상세히 다룬 온디맨드 웨비나를 확인해 보세요.

편집자 주: 이 블로그 글은 2023년 7월에 처음 게시되었으며, 새로운 팁과 정보를 추가하여 2024년 7월에 업데이트되었습니다.

*Zoom 사용자 계정의 유료 서비스에 포함되어 있습니다. 일부 지역 또는 업종에서는 AI Companion이 제공되지 않을 수 있습니다.

**Morning Consult는 2022년 1월 14일부터 1월 24일까지 미국 중소기업의 의사 결정자 500명을 대상으로 설문조사를 실시했습니다. 대상은 직원이 11~500명인 조직의 VP급 이상의 직급을 가진 사람들로 정의되었습니다. 데이터는 가중치가 적용되지 않았으며 Morning Consult는 할당량을 사용하여 설문 대상의 구성을 대략적으로 파악했습니다. 이 연구의 허용 오차는 +/4%P입니다.