Dicas de tecnologia para pequenas empresas: 5 maneiras de economizar tempo e fazer mais com o Zoom Workplace

As pequenas empresas têm uma grande influência em nossas vidas e na economia. De acordo com a U.S. Small Business Administration, essas empresas, definidas como organizações independentes com menos de 500 funcionários, representam incríveis 99,9% das empresas nos EUA.

Como proprietário de uma pequena empresa, você precisa ser esperto. É necessário encontrar maneiras inteligentes de se destacar no mercado concorrido de hoje, alcançar novos públicos, automatizar processos, aprimorar a eficiência e fazer mais com menos. A tecnologia certa pode proporcionar tudo isso e mais. 

Um estudo realizado em 2023 pela Câmara de Comércio dos EUA mostrou que 95% dos proprietários de pequenas empresas usam pelo menos uma plataforma ou ferramenta tecnológica para administrar seus negócios, sendo que na média, o proprietário usa quatro plataformas diferentes. Oitenta e oito por cento desses proprietários disseram que a tecnologia os ajudou a se comunicar de forma mais eficaz com os clientes e 71% disseram que a tecnologia os ajudou a acessar talentos de alta qualidade. 

Mas alguns podem não perceber que precisam de apenas uma plataforma para suas necessidades de comunicação e colaboração. O Zoom Workplace, nossa plataforma de colaboração aberta com o AI Companion, reúne telefone, chat em equipe, quadro de compartilhamento, reuniões, documentos inteligentes e integrações com terceiros em uma única experiência de usuário reforçada pelo AI Companion para ajudá-lo a fazer mais e se conectar com os clientes.

Experimente estas cinco dicas que economizam tempo para ajudar sua empresa a obter o melhor retorno possível com o Zoom Workplace.

A pesquisa sobre pequenas empresas da Câmara de Comércio dos EUA mostra que 84% das empresas disseram estar otimistas de que a IA ajudaria seus negócios a crescer no futuro. No entanto, 25% das empresas que não usam IA citam a preocupação com o custo como uma barreira para a adoção.

Enquanto algumas empresas cobram um extra por usuário pelos recursos de IA, o Zoom AI Companion, seu assistente inteligente de IA no Zoom Workplace, está incluído sem custo extra no seu plano pago do Zoom.* 

Basta clicar no ícone brilhante do AI Companion quando estiver organizando uma reunião Zoom. Isso permitirá que você ative os resumos da reunião ou faça uma pergunta como "atualize-me" para obter os detalhes do que foi discutido até o momento. 

Além de resumir as reuniões, o AI Companion também pode ajudá-lo a redigir mensagens de e-mail e chat, fazer brainstorming e organizar o conteúdo em um quadro de compartilhamento, priorizar as mensagens de voz e resumir as chamadas telefônicas no Zoom Phone. Esses recursos permitem que você seja mais eficiente, o que significa que você pode gastar seu valioso tempo fazendo um trabalho mais importante.

Visite nossa página do AI Companion para saber mais sobre como esses recursos podem beneficiar as pequenas empresas.

Você deve estar familiarizado com o Zoom Workplace, o aplicativo usado para entrar no Zoom Meetings. Mas há muito mais que você pode fazer no aplicativo Zoom Workplace para computador:

• Converse com colegas de equipe no Zoom Team Chat, que está incluído em todas as contas Zoom. Você pode criar canais com grupos de pessoas ou enviar mensagens diretas individuais.
• Conecte seu calendário do Google ou da Microsoft à sua conta Zoom para ver todas as suas reuniões na aba Calendário. Você pode entrar no Zoom Meetings com apenas alguns cliques (não será preciso mais procurar o link da reunião!), agendar reuniões diretamente no aplicativo do Zoom Workplace e muito mais.
• Conecte sua conta de e-mail do Google ou da Microsoft à sua conta Zoom (ou configure um endereço de e-mail gratuito com o Zoom Mail) para acessar facilmente as mensagens de e-mail sem precisar navegar para um aplicativo diferente. Você pode até usar o AI Companion para ajudá-lo a escrever e-mails!
• Se você tiver o Zoom Phone, use a interface do softphone no aplicativo Zoom Workplace para fazer chamadas, visualizar e ouvir correios de voz, enviar mensagens de texto e muito mais.
• Acesse um conjunto de ferramentas de produtividade integradas para criar anotações, clipes de vídeo e quadros brancos, que podem ser facilmente compartilhados com seus colegas.
• Se você estiver usando o software de experiência do funcionário do Workvivo, poderá acessá-lo diretamente no aplicativo para ver as publicações dos colegas, elogiar um colega de equipe, ler notícias da empresa e conhecer diferentes espaços de departamentos.

Se você ainda não tem a versão mais recente, baixe o aplicativo Zoom Workplace e acesse as abas na barra de navegação superior para ver como você pode aproveitar mais o Zoom enquanto trabalha. 

Os aplicativos de agendamento de compromissos podem ajudar sua equipe a reduzir o tempo gasto para marcar reuniões com possíveis clientes, clientes e consumidores. Em vez de ficar trocando e-mails para agendar um compromisso, tudo o que o cliente precisa fazer é clicar em um link de agendamento e selecionar uma data e um horário que sejam convenientes para reservar um horário em seu calendário. 

Se você tem uma conta Zoom Workplace Corporativo ou Corporativo Plus, tem acesso ao Zoom Scheduler diretamente no seu aplicativo para computador ou aplicativo para dispositivo móvel, sem custo adicional. O Zoom Scheduler sincroniza com o Google, Microsoft ou como o Zoom Calendar para facilitar o agendamento, e você não precisa se preocupar em enviar um e-mail com um link da reunião Zoom, já que tudo é feito automaticamente.

Se o seu plano do Zoom Workplace não vem com o Scheduler, é possível adicioná-lo por menos do que outros aplicativos de agendamento, como o Calendly. Saiba mais sobre como o Zoom Scheduler se compara ao Calendly.

As conversas importantes não terminam quando uma reunião Zoom termina. Na verdade, muitos itens de ação, discussões e tomada de decisões importantes acontecem após a chamada Zoom terminar. Aprender a usar o Zoom Workplace durante todo o ciclo de vida da reunião (o tempo que você gasta antes, durante e após as reuniões) é fundamental para usar seu tempo de forma mais eficaz.

Quando você agendar uma reunião no aplicativo Zoom Workplace, clique na opção para ativar o chat contínuo da reunião. Isso permite que você inicie um chat em grupo com os participantes da reunião com antecedência para alinhar os itens da programação ou compartilhar materiais antes da reunião para revisão. Quando a reunião começar, você poderá consultar essas mensagens e continuar o chat durante a reunião. Após o término da reunião, continue a conversa no Team Chat. Você pode compartilhar o resumo da reunião feito pelo AI Companion e revisitar os assuntos da conversa para fechar o ciclo dos itens pendentes.

Quer mais dicas sobre o Team Chat? Confira nosso blog para saber como usar essa ferramenta de chat gratuita para colaborar e se manter conectado.

De acordo com uma pesquisa de 2022, encomendada pelo Zoom à Morning Consult,** 76% dos proprietários de pequenas empresas entrevistados disseram que usam telefones diariamente para se comunicar. No entanto, apenas 17% dos entrevistados relataram usar uma interface de softphone (um programa de software em seu computador ou aplicativo para dispositivo móvel para fazer chamadas telefônicas pela Internet).

O Zoom Phone leva suas comunicações telefônicas para a nuvem, permitindo que você e seus funcionários acessem seu telefone comercial a partir do aplicativo Zoom Workplace para computador ou aplicativo para dispositivo móvel. Isso significa que você pode fazer e receber chamadas de qualquer dispositivo compatível, independentemente de estar no escritório, em casa ou em trânsito. Também é possível, caso queira, continuar usando seus telefones de mesa compatíveis ou escolher telefones de mesa e para conferência compatíveis dos nossos principais parceiros de hardware.

Aqui estão algumas das maneiras que o Zoom Phone pode ajudar a melhorar as comunicações entre os funcionários e os clientes:

• Os funcionários podem aproveitar o AI Companion para Zoom Phone para economizar tempo, resumindo chamadas e mensagens de texto, priorizando correios de voz e muito mais.
• Você pode usar suas ferramentas corporativas favoritas em conjunto com o Zoom Phone. Nossa solução telefônica se integra a aplicativos essenciais, como Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow e HubSpot.
• É fácil adicionar e gerenciar usuários no Zoom Phone. Isso torna o Zoom Phone uma ferramenta excelente para proprietários de pequenas empresas que podem ter muitas responsabilidades, não tendo pessoas suficientes na TI para gerenciar uma solução mais complexa.
• Você pode definir filas de chamada para ajudar a diminuir os tempos de atendimento. Divida e controle as consultas ao fazer o roteamento de chamadas para um determinado grupo de usuários, como a equipe de vendas ou de suporte para que a primeira pessoa possa atender o telefone.
• Os funcionários podem estar em uma chamada telefônica e desejarem fazer um desenho rápido ou compartilhar um documento para ser revisado, juntamente com as outras pessoas na chamada. Com o Zoom Workplace, os funcionários podem facilmente mudar de uma chamada telefônica para uma reunião por vídeo, quando a situação exigir, o que possibilita uma conversa mais produtiva.

Se você quiser mais dicas para administrar sua pequena empresa com o Zoom, confira nosso webinar sob demanda que detalha os 10 principais recursos do Zoom Workplace para ajudar as pequenas empresas a economizar tempo e melhorar a forma como você trabalha.

Nota do editor: este blog foi publicado originalmente em julho de 2023 e foi atualizado em julho de 2024 com as novas dicas e informações.

*Incluído com os serviços pagos nas contas de usuário Zoom. O AI Companion pode não estar disponível para todas as regiões ou segmentos.

**A Morning Consult entrevistou 500 tomadores de decisão de empresas pequenas e médias, nos Estados Unidos, entre 14 e 24 de janeiro de 2022. O público foi definido dentre as organizações que empregavam entre 11 e 500 funcionários do nível de vice-presidente para baixo. Os dados não foram ponderados e a Morning Consult usou cotas para aproximar a composição do público. A margem de erro deste estudo é de quatro pontos percentuais para mais ou para menos.