Dicas para pequenas empresas: como o Zoom pode ajudar a aumentar a produtividade

De acordo com a pesquisa, muitos dos respondentes de pequenas empresas confiam demais nas comunicações por telefone. Quando perguntado, "Com qual frequência os phone systems são usados na sua empresa?", 76% dos entrevistados disseram que usam o telefone diariamente para se comunicar.

Quando perguntados, "Sua organização usa telefones físicos, softphones ou ambos para fazer chamadas de negócios?", apenas 17% dos respondentes disseram usar um softphone, enquanto 49% usam um celular e 33% usam um telefone de mesa.

No entanto, usar um softphone pode ser uma boa opção para a sua empresa. Aqui estão algumas dicas para usar um softphone baseado em nuvem, como o Zoom Phone, que pode ajudar você a aprimorar o atendimento ao cliente e estimular a produtividade:

• Defina filas de chamada para ajudar a diminuir os tempos de atendimento. Divida e controle as consultas ao definir filas de chamada para encaminhá-las para um determinado grupo de usuários, como a equipe de vendas ou de suporte e, assim, a primeira pessoa disponível atenderá o telefone.
• Use um softphone para atender chamadas em diferentes dispositivos corporativos. Ao aproveitar as vantagens da flexibilidade do softphone, as pequenas empresas podem fazer e receber chamadas em um celular, notebook, tablet ou qualquer outro dispositivo corporativo que esteja conectado à internet.

• Transforme uma chamada corporativa em uma reunião. Os funcionários podem estar em uma chamada telefônica e desejarem fazer um desenho rápido ou compartilhar um documento para ser revisado, juntamente com as outras pessoas na chamada. Na plataforma Zoom, os funcionários podem facilmente mudar de uma chamada telefônica para uma reunião por vídeo, quando a situação exigir, o que possibilita uma conversa mais produtiva.

Os entrevistados das pequenas empresas relataram que seus funcionários confiam no e-mail, na mesma medida em que confiam nas comunicações telefônicas, principalmente para se conectar internamente com os colegas. Mais de 80% dos respondentes afirmaram usar o e-mail todos os dias para as comunicações internas. Cinquenta e dois por cento disseram que usam o chat e plataformas de mensagem diariamente para se comunicarem internamente.

Um das vantagens das comunicações por chat é que elas, normalmente, permitem que os membros da equipe se conectem em tempo real, o que pode ajudar a aumentar a produtividade.

Os funcionários que usam o recurso de chat, podem utilizar o Zoom Team Chat para:

• Criar canais de chat para diferentes grupos e projetos. Definir canais de chat para diferentes departamentos, assim como para projetos multissetoriais, à medida que eles são iniciados. Isto permite aos funcionários, personalizar mensagens e comunicar informações importantes para membros específicos da equipe.
• Faça captura de tela, anotações e compartilhe imagens. Os funcionários podem compartilhar arquivos e imagens nos canais de chat para uma colaboração rápida. Precisa do elemento visual para se fazer entender? Use o Zoom desktop client para fazer capturas de tela, incluir anotações e compartilhar tudo, diretamente no chat.

Segundo os resultados da pesquisa encomendada pelo Zoom, sessenta e quatro por cento das pequenas empresas estavam fazendo negócios tanto presencialmente quanto on-line. É seguro dizer que as plataformas de comunicação têm um papel importante em como as equipes híbridas trabalham. Uma plataforma de comunicações moderna pode ajudar a aumentar a produtividade, ampliar as capacidades, além de destacar o envolvimento do funcionário.

Confira nosso guia para pequenas empresas com ideias sobre como usar o Zoom para ajudar a desenvolver e aprimorar a cultura corporativa, relacionar-se com os clientes e capacitar uma força de trabalho híbrida.    

^1. A Morning Consult entrevistou 500 tomadores de decisão de empresas pequenas e médias, nos Estados Unidos, entre 14 e 24 de janeiro de 2022. O público foi definido dentre as organizações que empregavam entre 11 e 500 funcionários do nível de vice-presidente para baixo. Os dados não foram ponderados e a Morning Consult usou cotas para aproximar a composição do público. A margem de erro deste estudo é de quatro pontos percentuais para mais ou para menos.

^2. “Quais das seguintes opções são as metas da sua empresa para o próximo ano? Selecione até três alternativas." Sessenta e sete por cento disseram aumentar a produtividade, enquanto 46% afirmaram que seria ampliar as capacidades.

^3. Vinte por cento asseguraram que aumentar a produtividade seria "muito desafiador" e 50% sustentaram que seria de alguma forma desafiador.” 

^4. Dezessete por cento relataram que ampliar as capacidade seria "muito desafiador, enquanto 47% responderam que seria de alguma forma desafiador.” 

^5. “Quanto você concorda ou discorda com as seguintes afirmações? Minha empresa precisa de plataforma de comunicação por áudio e vídeo para acelerar o crescimento." Cinquenta e um por cento afirmaram "concordar totalmente", enquanto 30% disseram "concordar parcialmente."

^6. “Phone systems” incluem redes fixas e baseadas em nuvem.

^7. “Com qual frequência cada um dos seguintes modos de comunicação são usados para se comunicar internamente na sua empresa?” E-mail: 82% asseguraram que “diariamente.” Telefone: 82% garantiram que “diariamente.” Plataformas de chat/mensagem: 58% asseguraram que “diariamente.” 

^8. “Quais das seguintes opções melhor descreve como a sua empresa trabalha?” 64% afirmaram que “Tanto on-line quanto presencialmente.”