5 conseils pour mieux collaborer et optimiser votre quotidien grâce au nouveau Zoom Workplace

Au sein de nos environnements de travail protéiformes d’aujourd’hui, l’un de nos plus grands défis consiste à garder une trace de toutes les informations, équipes et projets confondus. Avec l’utilisation de nombreux outils de collaboration et de canaux de communication cloisonnés, il est difficile de tenir tout le monde informé. 

Bonne nouvelle : la collaboration avec vos collègues, partenaires et clients devient aujourd’hui beaucoup plus facile grâce à Zoom Workplace ! Vous avez désormais les moyens d’optimiser votre journée de travail avec une seule application qui intègre Zoom AI Companion, notre assistant IA qui vous aide à réduire les changements d’environnement, le temps passé à rechercher des informations et les problèmes de communication. 

Intégré à Zoom Workplace, AI Companion vous assiste dans la rédaction de vos messages par chat ou par e-mail, l’organisation de vos idées sur un tableau blanc et la synthèse de vos réunions, appels téléphoniques et conversations. Vous gagnez du temps grâce à des fonctionnalités telles que la hiérarchisation des messages vocaux sur Zoom Phone, tout en optimisant la cohésion d’équipe en identifiant par exemple les prochaines étapes d’une réunion. Rationalisez votre façon de travailler et maximisez votre productivité sur l’ensemble de la plateforme.

Toute la puissance de la plateforme Zoom Workplace réside dans la façon dont elle vous aide à organiser votre quotidien autour d’une collaboration efficace, vous permettant d’interagir plus efficacement avec vos collègues et vos projets. Découvrez nos 5 conseils pour tirer le meilleur parti de l’expérience Zoom Workplace.

Les réunions représentent souvent un point central de collaboration pour un groupe ou un projet. Vous pouvez assister à une réunion récurrente avec les mêmes personnes chaque semaine pour discuter de l’avancement d’un projet spécifique tout en ayant besoin de garder un œil sur ce qui se passe dans l’intervalle. 

La prochaine fois que vous créerez une nouvelle réunion (ou une série de réunions récurrentes), veillez à activer l’option du chat de réunion continu. Vous pourrez ainsi profiter d’un canal de conversation persistant lié à cette même réunion.

Vous pouvez discuter avec le groupe en amont, poursuivre la conversation en réunion et continuer la discussion en attendant la prochaine réunion. L’ensemble des documents, images et fichiers partagés pendant la réunion peuvent être ajoutés à l’onglet Ressources du chat de réunion continu. Tout est organisé par type de ressource pour que chacun puisse facilement trouver ce dont il a besoin.

Dans les nouveaux onglets simplifiés du calendrier et des réunions de Zoom Workplace, vous pouvez cliquer sur chaque carte de réunion pour accéder à tous les détails de la réunion en question. Vous avez la possibilité de télécharger des éléments supplémentaires pour la réunion, notamment des ordres du jour et des tableaux blancs, pour que les autres participants puissent les retrouver. Vous pouvez également accéder au chat de réunion continu et démarrer un chat ou envoyer un e-mail aux invités à partir de la carte de réunion.

Pour essayer cette nouvelle vue, cliquez sur Paramètres dans le portail de votre compte en ligne. Activez le paramètre pour profiter de la nouvelle expérience offerte par l’onglet Réunions (assurez-vous que votre calendrier Google ou Microsoft 365 est connecté ou utilisez Zoom Mail et Zoom Calendar). Cliquez ensuite sur l’onglet Calendrier dans Zoom Workplace pour afficher votre emploi du temps et ajouter ou accéder à des ressources pour vos réunions à venir.

Si vous gérez une équipe, vous pouvez faire en sorte que tout le monde participe facilement aux conversations importantes. Créez un espace partagé dans Team Chat et ajoutez tous les membres de votre équipe, puis intégrez l’intégralité des canaux de discussion dont ils pourraient avoir besoin, de ceux concernant l’ensemble du service à ceux se limitant à un projet. Tous les membres de l’espace partagé seront ainsi automatiquement ajoutés aux canaux dont ils ne font pas déjà partie. Si votre équipe s’agrandit, vous avez les moyens d’ajouter facilement de nouveaux membres à l’espace partagé. Vous gagnez ainsi du temps dans le processus d’intégration en leur donnant accès à tous les canaux dont ils ont besoin, sans avoir à les ajouter manuellement à chaque canal individuel.

Pour commencer, accédez à l’onglet Team Chat et cliquez sur l’icône +, puis sélectionnez Espace partagé. Vous pouvez donner un nom à votre espace, ajouter des membres (ou un canal déjà existant) et personnaliser vos préférences. Une fois votre espace créé, continuez à ajouter des membres et des canaux en fonction des besoins de votre équipe.

Les réunions vidéo sont indispensables à la communication et à la collaboration des équipes, notamment lorsque les employés, les clients, les partenaires et les fournisseurs sont répartis sur différents sites. Mais tout un chacun peut se lasser de vivre encore et encore la même expérience.

Grâce à notre nouvelle expérience Zoom Meetings, la collaboration devient plus facile et plus accessible. Vous pouvez désormais partager et co-éditer des tableaux blancs et des notes, tout en collaborant sur des documents à partir de Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box et Microsoft Sharepoint, directement en réunion, sans avoir à basculer entre votre fenêtre de réunion et votre document. Pour se faire, il vous suffit de cliquer sur Partager et de sélectionner l’onglet Documents. 

Outre ces fonctionnalités de collaboration des plus utiles, la nouvelle expérience Zoom Meetings comprend :

• Une barre d’outils simplifiée qui vous permet d’activer facilement AI Companion, de partager votre écran et d’accéder à des outils dédiés aux hôtes.
• Une nouvelle vue Multi-intervenants, qui affiche de manière plus dynamique les personnes qui parlent activement.
• Des options pour un nouveau look avec de nouvelles couleurs de thème personnalisées et un éclairage Portrait qui assombrit votre arrière-plan tout en vous mettant en valeur pour vous aider à vous démarquer. Les hôtes peuvent également ajouter des fonds d’écran.
• Une meilleure qualité audio dans les environnements ouverts grâce à l’isolation audio personnalisée, qui permet à votre voix d’être plus claire pendant les réunions et de supprimer les bruits de fond. 

Que vous travailliez au bureau ou en télétravail, réserver un bureau fait aujourd’hui partie de vos tâches. Si vous utilisez la fonctionnalité Réservation d’un espace de travail sur votre téléphone ou sur le portail de votre compte Zoom en ligne, vous pouvez désormais le faire directement depuis l’application Zoom Workplace à l’aide de notre nouvel onglet Espaces de travail. 

Vous pouvez même obtenir une aide supplémentaire pour choisir votre espace de travail grâce à nos recommandations intelligentes. Dans l’onglet Espaces de travail, cliquez sur l’icône du robot situé à gauche pour obtenir une recommandation alimentée par l’IA des jours les plus adaptés à la collaboration en présentiel (qui s’affichent en fonction du moment où les personnes avec lesquelles vous collaborez le plus ont réservé un bureau) et du meilleur endroit pour vous asseoir (en fonction de vos préférences et de la proximité de vos collaborateurs les plus fréquents).

Vous avez hâte de commencer à utiliser Zoom Workplace ? Mettez à jour votre appli de bureau Zoom vers la version 6.0 ou ultérieure pour commencer à utiliser les nouvelles fonctionnalités et expériences mentionnées ci-dessus. 

Nous vous tiendrons prochainement informés des nouvelles fonctionnalités que nous déploierons au cours des prochains mois, y compris Ask AI Companion, qui vous permettra de tirer encore plus parti de notre plateforme.

Note de l’éditeur : cet article a été initialement publié en juillet 2016. Il a été mis à jour en avril 2024 pour intégrer les derniers produits et fonctionnalités de collaboration Zoom.