5 samenwerkingstips om je werkdag een boost te geven met de nieuwe Zoom Workplace

Een van de grootste uitdagingen die zijn verbonden aan samenwerking in de veelzijdige werkomgeving van tegenwoordig is het bijhouden van alle informatie die tussen verschillende teams en projecten wordt uitgewisseld. Het bestaan van talloze samenwerkingstools en geïsoleerde communicatiekanalen maakt het moeilijk om iedereen op de hoogte te houden. 

Het goede nieuws is dat samenwerken met je collega's, partners en klanten zojuist een stuk eenvoudiger is geworden dankzij Zoom Workplace! Vanaf nu kun je je werkdag een boost geven met één app die wordt geleverd inclusief Zoom AI Companion, onze AI-assistant, om je te helpen minder te hoeven schakelen tussen verschillende omgevingen, minder tijd te besteden aan het opzoeken van informatie en miscommunicatie te beperken. 

AI Companion is geïntegreerd in heel Zoom Workplace om je te helpen bij het opstellen van chat- en e-mailberichten, het ordenen van je ideeën op een whiteboard en het samenvatten van vergaderingen, telefoongesprekken en chatberichten. Dit bespaart je niet alleen tijd dankzij mogelijkheden zoals prioritering van voicemails in Zoom Phone, maar kan je ook helpen iedereen op één lijn te krijgen door het bepalen van vervolgstappen in een vergadering, zodat je gestroomlijnder kunt werken en je productiviteit op het hele platform kunt optimaliseren.

De echte kracht van Zoom Workplace schuilt in de hulp die het biedt om je werkdag te organiseren rondom effectieve samenwerking, zodat je efficiënter verbinding maakt met de mensen en projecten waarmee je dagelijks te maken hebt. Hier volgen vijf dingen die je kunt doen om alles uit je nieuwe ervaring te halen.

Vergaderingen staan vaak centraal in de samenwerking van een groep of voor een project. Misschien heb je elke week een terugkerende vergadering met dezelfde mensen om de voortgang van een bepaald project te bespreken en wil je tussen die vergaderingen bijhouden wat er gebeurt. 

Als je de volgende keer een nieuwe vergadering (of reeks van terugkerende vergaderingen) maakt, zorg dan dat de optie voor het inschakelen van continue chat tijdens vergadering is geactiveerd. Zo wordt een permanent chatkanaal gecreëerd dat is gekoppeld aan die vergadering-ID.

Je kunt vooraf met de groep overleggen, het gesprek vervolgen terwijl je aan het vergaderen bent en het gesprek tijdens vergaderingen aan de gang houden. Alle documenten, afbeeldingen en bestanden die tijdens de vergadering zijn gedeeld, kunnen worden toegevoegd aan het tabblad Bronnen van je continue chat tijdens vergadering, georganiseerd per type asset, zodat iedereen gemakkelijk kan vinden wat hij of zij nodig heeft.

In de nieuwe, gestroomlijnde agenda- en vergaderingstabbladen in Zoom Workplace kun je op elke vergaderingskaart klikken om de volledige details van die vergadering te bekijken. Hier kun je aanvullende items voor de vergadering uploaden, zoals agenda's en whiteboards, zodat andere deelnemers ze gemakkelijk kunnen vinden. Je vindt hier ook de functie 'continue chat tijdens vergadering' en je kunt er een chatgesprek starten of genodigden e-mailen vanaf de vergaderingskaart.

Om deze nieuwe weergave uit te proberen, klik je op Instellingen in je online accountportal. Schakel de instelling in om de ervaring van het nieuwe tabblad Vergaderingen te activeren (zorg dat je Google- of Microsoft 365-agenda gekoppeld is of ga aan de slag met Zoom Mail en Calendar). Klik vervolgens op het tabblad Calendar in Zoom Workplace om je planning te bekijken en assets voor je aanstaande vergaderingen toe te voegen of te openen.

Als je een team managet, kun je het je collega's gemakkelijk maken om alle relevante gesprekken te volgen. Maak een gedeelde ruimte in Team Chat, voeg al je teamleden toe en voeg vervolgens alle chatkanalen toe die mogelijk nuttig voor ze kunnen zijn, van afdelingsbrede kanalen tot projectgebaseerde gesprekken. Iedereen in de ruimte wordt dan automatisch toegevoegd aan de kanalen waar ze niet al in zitten. Wanneer je team groeit, kun je gemakkelijk nieuwe leden aan de gedeelde ruimte toevoegen en zo tijd besparen tijdens de onboarding door hen toegang te geven tot alle kanalen die ze nodig hebben, in plaats van ze handmatig aan elk kanaal afzonderlijk toe te voegen.

Ga om te beginnen naar je Team Chat-tabblad, klik op het pictogram + en selecteer vervolgens Gedeelde ruimte. Je kunt je ruimte een naam geven, leden toevoegen (je kunt zelfs een bestaand kanaal toevoegen) en je voorkeuren aanpassen. Zodra je ruimte is gemaakt, kun je leden en kanalen blijven toevoegen op basis van wat je team nodig heeft.

Videovergaderingen spelen een centrale rol in de communicatie en samenwerking van teams, vooral wanneer werknemers, klanten, partners en leveranciers zich op verschillende locaties bevinden. Maar dezelfde overbekende vergaderervaring kan gaan vervelen, waardoor de betrokkenheid van deelnemers afneemt.

Onze nieuwe Zoom Meetings-ervaring maakt samenwerken gemakkelijker en bereikbaarder. Vanaf nu kun je whiteboards en aantekeningen delen en gezamenlijk bewerken en kun je rechtstreeks vanuit je vergadering samenwerken aan documenten van Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box en Microsoft Sharepoint, zodat je niet meer hoeft te schakelen tussen je vergaderingsvenster en je geopende document. Probeer het uit door op Delen te klikken en het tabblad Documenten te selecteren. 

Naast deze nuttige samenwerkingsmogelijkheden biedt de nieuwe vergaderervaring:

• een vereenvoudigde werkbalk waarmee je gemakkelijk AI Companion kunt inschakelen, je scherm kunt delen en hosttools kunt vinden.
• een nieuwe weergave van meerdere sprekers, zodat je een dynamischer beeld krijgt van mensen die aan het woord zijn.
• opties om een frisse look te creëren met nieuwe themakleuren op maat en portretbelichting, die je achtergrond dimt en jou accentueert om je meer te laten opvallen. Hosts kunnen ook achtergronden toevoegen aan de vergadering.
• betere geluidskwaliteit in open omgevingen dankzij gepersonaliseerde audio-isolatie, waardoor je stem tijdens vergaderingen helderder klinkt en achtergrondgeluid wordt onderdrukt. 

Voor hybride werkend personeel en werknemers op kantoor is het reserveren van een bureau vaak al een gebruikelijk onderdeel van de werkervaring. Als je Reservering werkruimte op je telefoon of in je online Zoom-accountportal gebruikt om je bureau te reserveren, kun je dat nu rechtstreeks vanuit de Zoom Workplace-app doen met ons nieuwe tabblad Werkruimtes. 

Je kunt zelfs extra hulp krijgen bij het kiezen van je werkruimte met onze slimme aanbevelingen. Klik onder het tabblad Werkruimtes op het robotpictogram aan de linkerkant om een AI-gestuurde aanbeveling te krijgen over de beste dagen om naar kantoor te komen (afhankelijk van wanneer de mensen met wie je het meest samenwerkt een bureau hebben gereserveerd) en de beste plek om te gaan zitten (afhankelijk van je voorkeuren en de nabijheid van degenen met wie je het vaakst samenwerkt).

Enthousiast om aan de slag te gaan met Zoom Workplace? Update je Zoom-desktoptoepassing naar 6.0 of hoger om de bovengenoemde nieuwe mogelijkheden en ervaringen te gaan gebruiken. 

Blijf ons volgen, want we introduceren de komende maanden nog meer nieuwe functies zoals Vraag AI Companion, dat nog meer mogelijkheden van het platform binnen handbereik brengt.

Opmerking van de redacteur: deze blog werd oorspronkelijk gepubliceerd in juli 2016 en is in april 2024 bijgewerkt met de meest recente samenwerkingsfuncties en producten van Zoom.