Yeni Zoom Workplace ile iş gününüzü bir üst seviyeye taşıyacak 5 iş birliği önerisi

Günümüzde çok yönlü çalışma ortamında iş birliği yapmanın en büyük zorluklarından biri, farklı ekipler ve projeler arasında aktarılan tüm bilgilerin takibini yapmaktır. Çoklu iş birliği araçları ve silo halindeki iletişim kanalları, herkesin döngüde kalmasını zorlaştırmaktadır. 

İyi haber şu ki,Zoom Workplace ile iş arkadaşlarınız, ortaklarınız ve müşterilerinizle işbirliği yapmak artık çok daha kolay! Artık iş gününüzü, bağlam değiştirmeyi, bilgi aramak için harcanan zamanı ve iletişimsizliği azaltmanıza yardımcı olan yapay zeka asistanımız Zoom AI Companion'ı içeren tek bir uygulama ile güçlendirebilirsiniz. 

AI Companion, Zoom Workplace'in geneline entegre edilerek sohbet veya e-postada mesaj oluşturmanıza, fikirlerinizi beyaz tahtada düzenlemenize ve toplantıları, telefon aramalarını, sohbet mesajlarını özetlemenize yardımcı olur. Zoom Phone'da sesli mesaj önceliklendirme gibi özelliklerle zamandan tasarruf etmenizi sağlamanın yanı sıra bir toplantıda sonraki adımları belirleyerek herkesi uyumlu bir hale getirmenize yardımcı olabilir. Böylece çalışma şeklinizi düzenleyebilir ve üretkenliğinizi platform genelinde en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

Zoom Workplace'in esas gücü, iş gününüzü etkili iş birliği etrafında düzenlemenize yardımcı olarak, yakından çalıştığınız kişiler ve projelerle daha verimli bir şekilde bağlantı kurmanızı sağlamasında yatar. İşte bu yeni deneyimi en iyi biçimde değerlendirmek için yapabileceğiniz beş şey.

Toplantılar genellikle bir grup veya proje için merkezi bir iş birliği noktasıdır. Her hafta aynı kişilerle belirli bir projenin ilerleyişini ele almak üzere yinelenen bir toplantı yapıyor olabilirsiniz ve bu toplantı aralarında da neler olduğunu takip etmeniz gerekebilir. 

Gelecek sefer yeni bir toplantı (veya yinelenen toplantılar serisi) oluşturduğunuzda sürekli toplantı sohbetini etkinleştirme seçeneğinin açık olduğundan emin olun. Böylece bu toplantı kimliğine bağlı kalıcı bir sohbet kanalı oluşturulur.

Grupla önceden sohbet edebilir, toplantıya birlikte katıldığınızda sohbete devam edebilir ve tartışmayı çağrılar arasında sürdürebilirsiniz. Toplantı sırasında paylaşılan tüm belgeler, resimler ve dosyalar, sürekli toplantı sohbetinizin Kaynaklar sekmesine eklenebilir ve varlık türlerine göre düzenlenerek herkesin aradığını kolayca bulması sağlanabilir.

Zoom Workplace'teki yeni, kolaylaştırılmış takvim ve toplantılar sekmelerinde, her bir toplantı kartına tıklayarak o toplantının tüm ayrıntılarını görüntüleyebilirsiniz. Burada, gündemler ve beyaz tahtalar da dahil olmak üzere toplantı için ek öğeler yükleyebilirsiniz, bu sayede diğer katılımcılar bu öğeleri nerede bulacaklarını bilebilirler. Sürekli toplantı sohbetine buradan erişebilir, sohbet başlatabilir veya davetlilere toplantı kartından e-posta gönderebilirsiniz.

Bu yeni görünümü denemek için çevrimiçi hesap portalınızdan Ayarlar'a tıklayın. Yeni Toplantılar sekmesi deneyimini etkinleştirmek için ayarı açın (Google veya Microsoft 365 takviminizin bağlı olduğundan emin olun veya Zoom Mail ve Takvim kullanmaya başlayın). Ardından, programınızı görüntülemek, yaklaşan toplantılarınız için varlık eklemek veya bunlara erişmek için Zoom Workplace'teki Takvim sekmesine tıklayın.

Bir ekip yönetiyorsanız iş arkadaşlarınızın tüm doğru sohbetlere dahil olmasını kolaylaştırabilirsiniz. Ekip Sohbetinde paylaşımlı bir alan oluşturun ve ekibinizdeki tüm üyeleri ekleyin, ardından departman genelindeki kanallardan proje tabanlı sohbetlere kadar bilmeleri gereken tüm sohbet kanallarını ekleyin. Bu alandaki herkes henüz dahil olmadıkları kanallara otomatik olarak eklenecektir. Ekibiniz büyüdükçe yeni üyeleri paylaşımlı alana kolayca ekleyebilir, her bir kanala ayrı ayrı manuel olarak eklemek yerine ihtiyaç duydukları tüm kanallara erişmelerini sağlayarak katılım sürecinde zaman kazanabilirsiniz.

Başlamak için Ekip Sohbeti sekmenize gidin ve + simgesine tıkladıktan sonra Paylaşımlı Alan'ı seçin. Alanınıza isim verebilir, üye ekleyebilir (mevcut bir kanalı bile ekleyebilirsiniz) ve tercihlerinizi özelleştirebilirsiniz. Alanınızı oluşturduktan sonra ekibinizin ihtiyaçlarına göre üyeler ve kanallar eklemeye devam edebilirsiniz.

Video toplantıları, özellikle çalışanların, müşterilerin, iş ortaklarının ve satıcıların farklı noktalara yayılmış olabileceği durumlarda, ekiplerin iletişim kurma ve iş birliği yapma biçimlerinin temelini oluşturur. Ancak sürekli aynı toplantı deneyimleri biraz sıkıcı hale gelebilir ve bu durum katılımcıların ilgilerinin dağılmasına neden olabilir.

Yeni Zoom Meetings deneyimimiz ile iş birliği artık çok daha kolay ve parmaklarınızın ucunda. Artık beyaz tahtaları ve notları paylaşabilir, düzenleyebilir, ayrıca doğrudan toplantılarda Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box ve Microsoft Sharepoint'teki belgeler üzerinde iş birliği yapabilirsiniz — toplantı pencereniz ile açık belgeniz arasında geçiş yapmanıza artık gerek yok. Denemek için Paylaş'a tıklayın ve Belgeler sekmesini seçin. 

Bu yararlı iş birliği özelliklerine ek olarak yeni toplantı deneyiminde şu özellikler de yer alır:

• AI Companion'ı kolayca açabilmenizi, ekranınızı paylaşabilmenizi ve toplantı sahibi araçlarını bulabilmenizi sağlayan basitleştirilmiş bir araç çubuğu.
• Yeni çoklu konuşmacı görünümü, aktif olarak konuşan kişilere daha dinamik bir bakış sağlar.
• Yeni özel tema renkleri ve sizi ön plana çıkararak arka planınızı karartan portre aydınlatması ile yepyeni bir görünüm kazandıran seçenekler. Ayrıca, toplantı sahipleri toplantıya duvar kağıtları da ekleyebilir.
• Kişiselleştirilmiş ses izolasyonu sayesinde dış ortamlarda daha iyi ses kalitesi, toplantılar sırasında sesinizin daha net çıkmasına ve arka plan gürültüsünün bastırılmasına yardımcı olur. 

Hibrit veya ofis içi çalışanlar için çalışma masası rezerve etmek, iş yeri deneyiminin olağan bir parçası haline geliyor. Çalışma masanızı rezerve etmek için telefonunuzda veya çevrimiçi Zoom hesabı portalınızda Çalışma Alanı Rezervasyonu kullanıyorsanız bunu artık yeni Çalışma Alanları sekmemizi kullanarak doğrudan Zoom Workplace uygulamasından yapabilirsiniz. 

Ayrıca çalışma alanınızı seçerken akıllı önerilerimizden de faydalanabilirsiniz. Çalışma Alanları sekmesinden sol taraftaki robot simgesine tıklayarak (en çok iş birliği yaptığınız kişilerin ne zaman çalışma masası rezerve ettiğine bağlı olarak) gelebileceğiniz en iyi günler ve (tercihlerinize ve en sık iş birliği yaptığınız kişilere ne kadar yakın olduğunuza bağlı olarak) en iyi oturma yeri için yapay zeka destekli öneriler alın.

Zoom Workplace'i kullanmaya başlamak için heyecanlı mısınız? Yukarıda belirtilen yeni özellikleri ve deneyimleri kullanmaya başlamak için Zoom masaüstü uygulamanızı 6.0 veya daha yüksek bir sürüme güncelleyin. 

Önümüzdeki birkaç ay içinde kullanıma sunacağımız ve platformun daha birçok özelliğini parmaklarınızın ucuna getirecek olan Ask AI Companion gibi yeni özellikler için bizi takip edin.

Editör notu: Bu blog ilk olarak Temmuz 2016'da yayınlanmış ve Nisan 2024'te en son Zoom iş birliği özelliklerini ve ürünlerini kapsayacak şekilde güncellenmiştir.