5 dicas de colaboração para melhorar o seu trabalho com o novo Zoom Workplace

Um dos maiores desafios da colaboração no atual ambiente de trabalho multifacetado é manter o controle de todas as informações que são transmitidas entre diferentes equipes e projetos. Diversas ferramentas de colaboração e canais de comunicação isolados dificultam manter todos atualizados. 

A boa notícia é que colaborar com seus colegas, parceiros e clientes ficou muito mais fácil com o Zoom Workplace! Agora você pode melhorar o desempenho durante o seu dia de trabalho com um único aplicativo que inclui o Zoom AI Companion, nossoassistente de IA, ajudando a reduzir a alternância de aplicativos, o tempo gasto na busca de informações e a falta de comunicação. 

O AI Companion está presente em todo o Zoom Workplace, ajudando você a redigir mensagens de chat ou e-mail; organizar as ideias em um quadro de compartilhamento, além de resumir reuniões, chamadas telefônicas e mensagens de chat. Ele não só pode ajudá-lo a economizar tempo com recursos como priorização do correio de voz no Zoom Phone, mas também pode ajudá-lo a alinhar todos os colaboradores, identificando as próximas etapas em uma reunião, permitindo que você simplifique a maneira como trabalha, além de maximizar a produtividade em toda a plataforma.

O verdadeiro poder do Zoom Workplace está em como ele ajuda você a organizar seu dia de trabalho para ter uma colaboração eficaz, permitindo que você se conecte de forma mais eficiente com as pessoas e os projetos com os quais trabalha. Aqui estão cinco coisas que você pode fazer para aproveitar ao máximo a nova experiência.

Geralmente, as reuniões são o ponto central de colaboração de um grupo ou projeto. Você pode ter uma reunião recorrente com as mesmas pessoas todas as semanas para discutir o andamento de um determinado projeto e precisa também manter o controle em relação ao que está acontecendo no intervalo entre essas reuniões. 

Da próxima vez que estiver criando uma nova reunião (ou uma série de reuniões recorrentes), certifique-se de que a opção de chat contínuo da reunião esteja ativada. Isso cria um canal de chat persistente associado a esse ID de reunião.

Você pode conversar com o grupo antes, durante e após a reunião e manter a discussão entre as chamadas. Todos os documentos, imagens e arquivos compartilhados durante a reunião podem ser disponibilizados na aba Recursos do chat de reunião contínua e serem organizados por tipo de ativo para que todos possam encontrar facilmente o que precisam.

Nas abas novas e simplificadas, calendário e reuniões, no Zoom Workplace, você pode clicar em cada cartão de reunião para abrir os detalhes dessa reunião. Aqui, é possível carregar itens adicionais para a reunião, incluindo pautas e quadros de compartilhamento, para que os outros participantes saibam onde encontrá-los. É possível acessar o chat contínuo da reunião aqui, assim como iniciar um chat ou enviar um e-mail aos convidados a partir do cartão de reunião.

Para experimentar essa nova exibição, clique em Configurações no portal da conta on-line. Ative a configuração para habilitar a nova experiência da aba Reuniões (certifique-se de que seucalendário do Google ou do Microsoft 365 esteja conectado ou comece a usar o Zoom Mail e Calendar). Em seguida, clique na aba Calendário no Zoom Workplace para exibir sua agenda e incluir ou acessar ativos para suas próximas reuniões.

Se você gerencia uma equipe, pode facilitar a participação de seus colegas em todas as conversas pertinentes. Crie um espaço compartilhado no Team Chat e inclua todos os integrantes da sua equipe e, em seguida, adicione todos os canais de chat que eles têm que conhecer, desde canais de toda área até conversas relacionadas a projetos. Todos que fazem parte do espaço serão automaticamente adicionados aos canais dos quais ainda não fazem parte. À medida que a equipe cresce, você pode facilmente incluir novos integrantes ao espaço compartilhado, economizando tempo no processo de integração ao dar a eles acesso a todos os canais de que precisam, em vez de adicioná-los manualmente a cada canal individualmente.

Para começar, acesse a guia Team Chat, clique no ícone + e selecione Espaço compartilhado. Você pode dar um nome ao seu espaço, incluir membros (e até mesmo adicionar um canal existente) e personalizar suas preferências. Após o espaço ser criado, continue incluindo membros e canais de acordo com as necessidades da sua equipe.

As reuniões por vídeo são fundamentais para a comunicação e a colaboração entre as equipes, principalmente quando funcionários, clientes, parceiros e fornecedores podem estar dispersos geograficamente. Mas a mesma experiência de reunião de sempre pode ficar obsoleta, resultando no desinteresse dos participantes.

Com a nova experiência no Zoom Meetings, a colaboração está mais fácil e ao seu alcance. Agora, você pode compartilhar e coeditar quadros de compartilhamento e anotações, assim como colaborar em documentos do Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box e Microsoft Sharepoint, diretamente nas reuniões. Não é mais preciso alternar entre a janela da reunião e o documento aberto. Experimente isso clicando em Compartilhar e, em seguida, selecionando a aba Documentos. 

Além desses recursos úteis de colaboração, a nova experiência de reunião inclui:

• Uma barra de ferramentas simplificada para que você possa ativar facilmente o AI Companion, compartilhar sua tela e encontrar ferramentas do anfitrião.
• Uma nova exibição de vários palestrantes, oferecendo uma aparência mais dinâmica das pessoas que estão falando.
• Opções para adicionar um novo visual com novas cores de tema personalizados e iluminação de retrato, que escurece o plano de fundo e destaca você. Os anfitriões também podem adicionar papeis de parede à reunião.
• Melhor qualidade de som em ambientes abertos devido ao isolamento de áudio personalizado, que ajuda sua voz a soar mais clara durante as reuniões e a suprimir o ruído de fundo. 

Para funcionários híbridos ou que estejam no escritório, reservar uma mesa tem se tornando uma parte comum da experiência no local de trabalho. Se você tem usado a reserva de local de trabalho para reservar uma mesa pelo seu telefone ou pelo portal on-line da conta Zoom, agora é possível fazer isso diretamente no aplicativo Zoom Workplace usando a nova aba Locais de trabalho. 

Você pode até mesmo ter uma ajuda a mais para escolher seu local de trabalho usando as recomendações inteligentes. Na aba Locais de trabalho, clique no ícone do robô à esquerda para receber uma recomendação usando a tecnologia de IA para determinar quais os melhores dias para ir ao escritório (dependendo de quando as pessoas com quem você mais colabora reservaram uma mesa) e o melhor lugar para se sentar (dependendo das suas preferências e da proximidade dos seus colaboradores mais frequentes).

Animado para começar a usar o Zoom Workplace? Atualize o aplicativo Zoom para computadorpara a versão 6.0 ou superior e comece a usar os novos recursos e aproveitar as experiências mencionadas acima. 

Fique atento em relação aos recursos que serão lançados nos próximos meses, incluindo o Ask AI Companion, que reunirá ainda mais recursos da plataforma para você usar com mais facilidade.

Nota do editor: este blog foi publicado originalmente em julho de 2016 e foi atualizado em abril de 2024 com os recursos e produtos de colaboração mais recentes do Zoom.