Série produtividade com a IA: cinco maneiras para as ferramentas de redação de IA ajudarem a melhorar a sua produtividade no trabalho

Todo mundo tem aquela temida tarefa que prefere deixar para o dia seguinte (e para o dia seguinte, e para o dia seguinte). Para algumas pessoas, é a redação comercial: elaborar e-mails para clientes ou possíveis clientes, enviar atualizações de projetos ou até mesmo redigir a pauta de uma reunião para sua equipe. Se uma janela de e-mail ou uma mensagem em branco ativa o seu modo de procrastinação, ou se grande parte do seu dia é gasto na elaboração de mensagens, as ferramentas de redação de IA podem ser exatamente o que você precisa para enfrentar a sua lista de tarefas.

O uso da IA para escrever pode ajudar você a economizar um tempo valioso do seu dia de trabalho, redigindo essas mensagens de forma eficiente. Antes de começar a usar alguns dos aplicativos, pode ser útil saber como eles funcionam e em que eles podem ajudar você. Aprenda o básico e veja como você pode se beneficiar usando a IA para suas necessidades de redação. 

In order to get a grasp of how AI writing tools work and what they do, it’s helpful to know terms like “generative AI” and “large language models” (LLMs). Here’s a quick breakdown:

• Generative AI is a type of artificial intelligence. It refers to models that can generate new content like text messages, images, music, and more. These models are trained to learn patterns from existing data and create different types of content based on those patterns.
• A large language model is a type of generative AI model focused on generating text. LLMs are trained on massive amounts of text data and then use that training to generate text that sounds humanlike by predicting the next word in a sequence based on context. ChatGPT is one of the most well-known examples of an LLM, but there are many LLMs out there.

AI writing tools use LLMs to generate text outputs based on human inputs, or prompts. Put more simply, you can describe what kind of message you want to the AI model (the input) and it will string words together into a message (the output) that should fit your prompt.

Sobram ferramentas de IA generativas no mercado para ajudá-lo a redigir praticamente qualquer tipo de mensagem. Você pode usar a IA para gerar conteúdos curtos, como um texto de anúncio, uma publicação para as redes sociais ou um e-mail. Você também pode usar a IA para escrever conteúdos longos, como uma carta para sua seguradora, ou para elaborar suas comunicações corporativas. Veja apenas alguns dos benefícios de usar a IA para ajudá-lo a criar conteúdo de alta qualidade.

1. Economizar tempo no primeiro rascunho

Às vezes, começar uma tarefa é a parte mais difícil. Principalmente, quando você está olhando para uma página em branco. Uma ferramenta de redação com tecnologia de IA pode criar um primeiro rascunho em poucos segundos e, mesmo que não seja exatamente o que você está querendo, você se sentirá mais disposto a iniciar uma tarefa quando já tiver algo para começar a trabalhar. Fazer alguns ajustes em um rascunho pode ser muito mais fácil do que começar do zero. Ou você pode incluir mais detalhes na sua solicitação e fazer com que a ferramenta de IA gere outro rascunho.

2. Tarefas de redação repetitivas ou tediosas

Produzir algumas dezenas de e-mails de vendas sem graça ou acompanhar mensagens de chat pode levar horas. Use o assistente de redação confiável com tecnologia de IA para rascunhar aquelas mensagens repetitivas, personalizadas para cada destinatário, em uma fração do tempo que levaria.

3. Definindo o tom certo

Você não falaria com o CEO de uma empresa com a qual está tentando fechar um negócio da mesma forma que falaria com um colega. Mesmo que a sua mensagem seja a mesma, a maneira como você a transmite pode ser um pouco diferente, e é por isso que o tom da mensagem é uma parte importante da redação. As ferramentas de redação com tecnologia de IA não apenas geram texto, mas também têm a capacidade de escolher as palavras para conseguir o tom desejado. Ajuste a sua solicitação para pedir ao redator com tecnologia de IA para ser "mais persuasivo", "mais amigável" ou "mais sério", dependendo do destinatário ou da situação da mensagem.

4. Inspiração e pensamento inovador

Se você está preso a uma rotina quando o assunto é e-mails e linhas de assunto, seu assistente de redação com tecnologia de IA pode ajudar a encontrar novas maneiras de dizer a mesma coisa. Seja criativo com a sua solicitação pedindo que ele "escreva linhas de assunto de e-mail que usem trocadilhos sobre a ABC Widgets" ou que "escreva um e-mail de acompanhamento que mencione o amor do cliente pelo snowboarding". O resultado pode dar a você uma ideia para uma solicitação diferente ou inspirá-lo a sair do seu estilo de comunicação habitual.

5. Economizar sua capacidade criativa

Todos nós sabemos como pode ser mentalmente cansativo passar a maior parte do dia de trabalho fazendo tarefas tediosas. Ao deixar a redação a cargo da IA, você pode ter mais tempo para trabalhar em tarefas que exigem pensamento crítico e criatividade, competências que são apenas humanas.

O melhor redator com tecnologia de IA para você será aquele que se encaixar perfeitamente em seus fluxos de trabalho, permitindo que você seja mais produtivo. Dependendo do tipo de trabalho talvez você queira usar uma ferramenta ou aplicativo específico criado para esse um tipo de redação específico. Existem ferramentas de redação de IA para ajudar com postagens de blog, redação publicitária, descrições de produtos, campanhas de marketing e até mesmo conteúdo para eventos. 

Mas se você quer ajuda para suas comunicações corporativas diárias, como e-mails e chats, um assistente de IApode ser o que você precisa. Uma vantagem extra é se ele estiver integrado às ferramentas que você já usa diariamente. 

Muitas ferramentas de redação com tecnologia de IA funcionam de maneira semelhante. Você poderá ver uma caixa de texto onde poderá digitar as instruções e uma janela onde o texto gerado é exibido. Geralmente, basta seguir algumas etapas básicas para conseguir a mensagem de que você precisa:

1. Para começar, digite algumas instruções, também conhecidas como prompt, na caixa de texto, especificando o assunto e o tom da mensagem. Por exemplo, você pode dizer: "Escreva um e-mail para um possível cliente pedindo para agendar uma reunião para discutirmos sobre nosso mais novo produto, o ABC Widgets. O tom deve ser amigável e profissional." 
2. Em resposta, a ferramenta fornecerá conteúdo gerado pela IA. A partir daí, é possível ler a mensagem e decidir se ela atende às suas necessidades. Ela pede um horário para uma reunião? Ela acertou o tom? 
3. Revise a mensagem e a edite conforme necessário para adequá-la ao seu estilo. Você pode querer mudar algumas palavras para que ela pareça mais com você ou corrigir algum detalhe. Se você quiser alterar a mensagem, digite mais instruções ou orientações na caixa de texto. Por exemplo, você pode pedir que a mensagem seja mais longa ou que o tom seja mais informal.
4. Quando estiver satisfeito com a mensagem, clique em enviar (ou copie e cole-a em qualquer aplicativo que precisar).

Se você deseja melhorar sua comunicação e aumentar a produtividade no trabalho, o Zoom AI Companion pode gerar mensagens para você no Zoom Mail e noZoom Team Chat. Isso pode ajudar a diminuir o peso do fardo que é ter que responder as muitas mensagens de e-mail e do aplicativo de chat.

Como o AI Companion faz parte da plataforma Zoom em planos disponíveis, e não uma ferramenta separada, tudo o que você precisa fazer para começar é procurar o ícone do AI Companion no Team Chat ou no Zoom Mail. para começar. Clique no ícone de brilho do AI Companion para receber ajuda com a elaboração de mensagens, de acordo com sua solicitação, usando o contexto do chat ou dos e-mails anteriores. Nossaabordagem federada de IA incorpora diferentes LLMs, dependendo da tarefa, para fornecer resultados de alta qualidade.

É possível revisar o rascunho e torná-lo mais curto ou mais longo, mudar o tom ou editá-lo para dar um toque pessoal.

Deixe que os recursos de redação com tecnologia de IA do Zoom ajudem você a fazer algumas dessas tarefas da sua lista de afazeres, propiciando espaço e tempo para você se concentrar em um trabalho mais importante. 

Se você ainda não conhece o AI Companion, confira nosso guia para começar a usar o assistente de IA. Ainda não experimentou o AI Companion? Ele está incluído sem custo extra em contas pagas qualificáveis. Os usuários do Zoom Workplace Basic podem optar por um plano pago qualificável aqui.*

*Observação: o AI Companion pode não estar disponível em todas as regiões e segmentos