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AI 생산성 시리즈: AI 글쓰기 도구로 업무 생산성을 높일 수 있는 5가지 방법

AI 글쓰기 도구를 이용해 시간을 절약하고 생산성을 높이며 비즈니스 커뮤니케이션을 개선하는 이점에 대해 알아보세요.  

5 분 읽기 분량

업데이트 날짜 April 19, 2024

게시 날짜 February 12, 2024

AI 생산성 시리즈

누구나 다음 날(그리고 다음 날, 또 그다음 날)로 미루고 싶은 두려운 업무가 있습니다. 어떤 이들에게는 비즈니스 글쓰기가 그러한 업무입니다. 고객 또는 잠재고객에게 보낼 이메일 초안을 작성하거나 프로젝트 업데이트를 보내는 것은 물론, 그저 팀의 미팅 안건을 작성하는 일이라도 그렇습니다. 빈 이메일 초안이나 채팅 창이 눈앞에 펼쳐지자마자 그 업무를 미루게 된다거나 일과 중 너무 많은 시간을 메시지 작성에 쏟는다면, 할 일 목록을 처리하는 데 AI 글쓰기 도구가 필요할 수 있습니다.

글쓰기에 AI를 활용하면 메시지 초안을 효과적으로 작성할 수 있으므로 소중한 업무 시간이 절약됩니다. 이미 시중에 나온 앱을 사용해 보기 전에 그 작동 원리와 활용 방법을 알면 도움이 될 수 있습니다. 기본 사항을 알아보고 글쓰기 요구 사항에 맞게 AI를 사용하면 어떤 이점을 얻을 수 있는지 확인해 보세요.

AI 글쓰기 도구의 정의

AI 글쓰기 도구의 작동 방식과 기능을 파악하려면 '생성형 AI' 및 '대규모 언어 모델'(LLM)과 같은 용어를 아는 것이 도움이 됩니다. 아래 간략한 설명이 나와 있습니다.

  • 생성형 AI는 인공 지능의 한 종류입니다. 문자 메시지, 이미지, 음악 등과 같은 새로운 콘텐츠를 생성할 수 있는 모델을 의미합니다. 이러한 모델은 기존 데이터에서 패턴을 학습하고 해당 패턴을 기반으로 다양한 유형의 콘텐츠를 생성하도록 훈련되었습니다.
  • 대규모 언어 모델은 텍스트 생성에 중점을 둔 생성형 AI 모델의 한 종류입니다. LLM은 대규모 텍스트 데이터를 기반으로 훈련을 거친 후, 해당 훈련을 사용하여 맥락에 따라 이어질 다음 단어를 예측하여 사람이 말하는 것처럼 텍스트를 생성합니다. ChatGPT는 LLM의 가장 잘 알려진 예시 중 하나이며, 그 외에도 다양한 LLM이 출시되어 있습니다.

AI 글쓰기 도구는 LLM을 사용하여 사람의 입력 또는 프롬프트를 기반으로 출력 텍스트를 생성합니다. 더 간단히 말하면, 사용자가 AI 모델에게 어떤 종류의 메시지를 원하는지 설명하면(입력) AI 모델이 단어를 연결하여 프롬프트에 맞는 메시지를 생성합니다(출력).

AI 글쓰기 도구를 활용할 수 있는 분야

생성형 AI 도구는 거의 모든 유형의 메시지 초안을 작성하는 데 충분히 도움이 됩니다. AI를 사용해 광고 카피, 소셜 미디어 게시글, 이메일과 같은 짧은 형식의 콘텐츠를 생성할 수 있습니다. 보험 회사에 보내는 문서와 같은 장문의 글을 쓰거나 비즈니스 커뮤니케이션을 작성하는 데 활용할 수도 있습니다. AI를 통해 고품질 콘텐츠를 제작할 때 얻을 수 있는 몇 가지 이점은 다음과 같습니다.

1. 초안 작성 시간 절약

가끔은 작업을 시작하는 것이 가장 어려운 부분입니다. 특히 빈 페이지를 마주할 때 더욱 그렇습니다. AI 글쓰기 도구는 몇 초 안에 첫 번째 초안을 완성할 수 있습니다. 정확히 원하는 내용은 아니라도 작업할 내용이 있으면 기꺼이 시작하고 싶은 마음이 듭니다. 초안을 부분적으로 조정하는 것이 처음부터 시작하는 것보다 훨씬 작업하기 수월하다고 느낄 수도 있습니다. 또는 프롬프트에 더 많은 세부 정보를 입력하여 AI 도구가 다른 초안을 생성하도록 할 수 있습니다.

2. 반복적이거나 지루한 글쓰기 업무 해결

수십 개의 콜드 영업 이메일 또는 후속 채팅 메시지를 작성하는 것은 몇 시간이 소요될 수 있습니다. 신뢰할 수 있는 AI 글쓰기 어시스턴트를 사용하여 짧은 시간 안에 수신자별로 맞춤화된 반복 메시지 초안을 작성해 보세요.

3. 적절한 어조로 표현

거래를 성사시키고 싶은 회사의 CEO에게 메시지를 보낼 때 동료와 대화하듯이 하지는 않을 것입니다. 의미가 동일하더라도 표현하는 방식은 조금씩 달라야 할 수 있으며, 이것이 바로 어조가 글쓰기에서 매우 중요한 이유입니다. AI 글쓰기 도구는 텍스트를 생성할 수 있을 뿐만 아니라 적절한 어조를 표현하는 단어를 선택할 수도 있습니다. 메시지 수신자별로 또는 상황별로 프롬프트를 조정하여 AI 글쓰기 도구가 "더 설득력 있게", "더 친근하게", "더 진중하게" 작성하도록 하세요.

4. 틀에서 벗어난 사고와 영감

틀에 박힌 이메일과 제목에서 벗어나지 못할 때, AI 글쓰기 어시스턴트를 이용해 같은 내용을 새로운 방식으로 표현하는 방법을 찾을 수 있습니다. "ABC 위젯에 대한 말장난이 들어간 이메일 제목 작성" 또는 "고객의 스노보드에 대한 열정을 언급하는 후속 이메일 초안 작성"을 요청하여 프롬프트를 창의적으로 만들어보세요. 결과 메시지를 보고 다른 프롬프트에 대한 아이디어가 생기거나 영감을 받아 평범한 의사소통 방식에서 벗어날 수 있습니다.

5. 창의력을 다른 곳에 사용

우리 모두 업무 시간의 대부분을 지루한 작업에 소비하는 것이 정신적으로 얼마나 지치는 일인지 알고 있습니다. 글쓰기를 AI 콘텐츠 생성기에게 맡기면 비판적 사고와 창의력, 즉 인간 고유의 능력이 필요한 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.  

AI를 글쓰기에 활용하는 방법

나에게 가장 적합한 AI 글쓰기 도구란 본인의 워크플로에 잘 맞고 생산성을 높일 수 있는 도구일 것입니다. 수행하는 작업의 종류에 따라 해당 유형의 글을 작성하기 위해 제작된 특정 도구 또는 앱을 사용하는 것이 좋습니다. 블로그 게시글, 카피라이팅, 제품 설명, 마케팅 캠페인, 심지어는 이벤트 콘텐츠 작성을 돕는 AI 글쓰기 도구도 존재합니다. 

하지만 이메일 또는 채팅과 같은 일상적인 비즈니스 커뮤니케이션에서 도움을 받고 싶다면 AI 어시스턴트가 적합할 수 있습니다. 이미 매일 사용하는 도구에 내장되어 있다면 더 좋을 것입니다. 

수많은 AI 기반 글쓰기 도구는 비슷한 방식으로 작동합니다. 프롬프트를 입력할 수 있는 텍스트 상자와 생성된 텍스트가 표시되는 창이 표시되고, 필요한 메시지를 얻기 위해 몇 가지 기본 단계를 따르기만 하면 되는 경우가 많습니다.

  1. 시작하려면 메시지의 주제와 어조를 지정하는 텍스트 상자에 몇 가지 지침(프롬프트라고도 함)을 입력하세요. 예를 들어, 다음과 같이 입력할 수 있습니다. “우리 회사의 최신 제품인 ABC 위젯에 대해 논의하기 위해 잠재 고객에게 미팅 예약을 요청하는 이메일을 작성해 줘. 친절하고 전문적인 어조로 작성해야 해.” 
  2. 그러면 글쓰기 도구가 이에 대한 응답으로 AI로 생성된 콘텐츠를 제공합니다. 메시지를 읽고 내용이 요구 사항에 맞는지 판단하세요. 미팅 시간을 요청하는가? 적절한 어조로 표현하는가? 
  3. 메시지를 검토하고 필요에 따라 자신의 글쓰기 방식에 맞게 수정하세요. 자신이 말하는 것과 더 비슷하게 들리도록 일부 단어를 변경하거나 세부 사항을 수정하면 좋습니다. 메시지를 변경하려면 텍스트 상자에 추가 지침 또는 안내를 입력하세요. 예를 들어, 메시지를 더 길게 작성하거나 어조를 더 캐주얼하게 변경해 달라고 요청할 수 있습니다.
  4. 메시지가 만족스러우면 보내기를 클릭하거나 복사하여 필요한 애플리케이션에 붙여 넣으세요.

글쓰기에 도움이 되는 Zoom AI 기능

업무에서 커뮤니케이션과 생산성을 향상하고 싶은 경우, Zoom MailZoom Team Chat에서 Zoom AI Companion을 이용하여 메시지를 생성하세요. 이렇게 하면 이메일의 받은 메일함과 채팅 애플리케이션에 있는 수많은 메시지에 응답해야 하는 부담을 덜 수 있습니다.

AI Companion은 별도의 도구가 아닌 사용 가능한 요금제에서 제공하는 Zoom 플랫폼에 포함되어 있으므로, 시작하려면 Zoom Mail 또는 팀 채팅에서 AI Companion 아이콘을 찾으면 됩니다. AI Companion 스파클 아이콘을 클릭하면 이전 채팅 또는 이메일의 맥락을 사용하여 프롬프트에 따라 메시지를 작성할 수 있습니다. Zoom은 AI에 대해 통합적 접근 방식을 취하여 고품질 결과를 제공하기 위해 작업에 맞는 다양한 LLM을 통합하고 있습니다.

초안을 검토하여 더 짧게 또는 더 길게 만들거나, 어조를 변경하거나, 수정하여 내용을 맞춤화할 수 있습니다.

Zoom의 AI 글쓰기 기능을 사용하면 해야 할 일 목록에서 일부 작업을 없애 더 의미 있는 작업에 집중할 수 있는 공간과 시간을 확보할 수 있습니다. 

AI Companion을 처음 사용하는 경우 AI 어시스턴트 시작하기 가이드를 확인하세요. 아직 AI Companion을 사용해보지 않으셨나요? 이 기능은 해당하는 유료 계정에 추가 비용 없이 포함되어 있습니다. Zoom One Basic 사용자는 여기에서 해당하는 유료 요금제에 가입할 수 있습니다.*

*참고: AI Companion은 일부 지역 및 업종에는 제공되지 않을 수 있습니다.

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