AI 생산성 시리즈: AI 글쓰기 도구로 업무 생산성을 높일 수 있는 5가지 방법

누구나 다음 날(그리고 그다음 날, 또 그다음 날)로 미루고 싶은 두려운 업무가 있습니다. 누군가에게 비즈니스 글쓰기가 그러한 업무입니다. 고객 또는 잠재 고객에게 보낼 이메일 초안을 작성하거나 프로젝트 업데이트 정보를 보내거나, 단순히 팀의 미팅 안건을 작성하는 일이라도 그렇습니다. 빈 이메일 초안이나 채팅 창이 보이면 이내 미루거나 일과 중 너무 많은 시간을 메시지 작성에 쏟는 경향이 있다면, 할 일 목록을 처리하는 데 AI 글씨기 도구가 필요할 수 있습니다.

글쓰기에 AI를 활용하면 메시지 초안을 효과적으로 작성할 수 있으므로 소중한 업무 시간이 절약됩니다. 이미 시중에 나온 앱을 사용해 보기 전에 그 작동 원리와 활용 방법을 알면 도움이 될 수 있습니다. 이에 대한 기본 사항을 알아보고 글쓰기 요구사항에 맞게 AI를 사용하면 어떤 이점을 얻을 수 있는지 확인해 보세요. 

AI 글쓰기 도구의 작동 방식과 기능을 파악하려면 '생성형 AI' 및 '대규모 언어 모델'(LLM)과 같은 용어를 아는 것이 도움이 됩니다. 아래 간략한 설명이 나와 있습니다.

• 생성형 AI는 인공 지능의 한 종류입니다. 문자 메시지, 이미지, 음악 등과 같은 새로운 콘텐츠를 생성할 수 있는 모델을 의미합니다. 이러한 모델은 기존 데이터에서 패턴을 학습하고 해당 패턴을 기반으로 다양한 유형의 콘텐츠를 생성하도록 훈련되었습니다.
• 대규모 언어 모델은 텍스트 생성에 중점을 둔 생성형 AI 모델의 한 종류입니다. LLM은 대규모 텍스트 데이터를 기반으로 훈련을 거친 후, 해당 훈련을 사용하여 맥락에 따라 이어질 다음 단어를 예측하여 사람이 말하는 것처럼 텍스트를 생성합니다. ChatGPT는 LLM의 가장 잘 알려진 예시 중 하나이며, 그 외에도 다양한 LLM이 출시되어 있습니다.

AI 글쓰기 도구는 LLM을 사용하여 사람의 입력 또는 프롬프트를 기반으로 출력 텍스트를 생성합니다. 더 간단히 말하면, 사용자가 AI 모델에게 어떤 종류의 메시지를 원하는지 설명하면(입력) AI 모델이 단어를 연결하여 프롬프트에 맞는 메시지를 생성합니다(출력).

생성형 AI 도구의 활용 범위는 무궁무진합니다. 거의 모든 유형의 메시지 초안을 작성하는 데 도움이 됩니다. AI를 사용해 광고 카피, 소셜 미디어 게시물, 이메일과 같은 짧은 형식의 콘텐츠를 생성할 수 있으며, 보험 회사에 보내는 문서와 같은 장문의 글을 쓰거나 비즈니스 커뮤니케이션을 작성하는 데 활용할 수도 있습니다. AI를 통해 고품질 콘텐츠를 제작할 때 얻을 수 있는 이점은 다음과 같습니다.

1. 초안 작성 시간 절약

가끔은 작업을 시작하기가 가장 어려울 때가 있습니다. 특히 빈 페이지를 바라보고 있을 때 더욱 그렇습니다. AI 글쓰기 도구는 몇 초 안에 첫 번째 초안을 완성해 줍니다. 정확히 원하는 내용은 아니라도 작업할 내용이 있으면 시작하고자 하는 용의가 더 생길 수 있습니다. 초안을 부분적으로 조정하는 것이 처음부터 시작하는 것보다 훨씬 더 수월하다고 느껴질 수 있습니다. 또는 프롬프트에 더 많은 세부 정보를 입력하여 AI 도구가 다른 초안을 생성하도록 할 수 있습니다.

2. 반복적이거나 지루한 글쓰기 작업 해결

전화 영업과 관련한 수십 건의 이메일 또는 후속 채팅 메시지를 작성하는 데 몇 시간이 소요될 수 있습니다. 신뢰할 수 있는 AI 글쓰기 어시스턴트를 사용하여 짧은 시간 안에 수신자별로 맞춤화된 반복 메시지 초안을 작성해 보세요.

3. 적절한 어조로 표현

거래를 성사시키고 싶은 회사의 CEO에게 메시지를 보낼 때 동료에게 메시지를 보낼 때와 같은 방식을 사용하지는 않을 것입니다. 메시지의 의미가 동일하더라도 표현하는 방식은 조금씩 달라야 할 수 있습니다. 어조가 글쓰기에서 매우 중요한 이유가 바로 여기에 있습니다. AI 글쓰기 도구는 텍스트를 생성할 뿐만 아니라 적절한 어조로 표현하기 위해 단어를 선택해 주기도 합니다. 메시지 수신자 또는 상황에 따라 AI 글쓰기 도구가 "더 설득력 있게", "더 친근하게", "더 진중하게" 글을 작성할 수 있도록 프롬프트를 조정해 보세요.

4. 틀에서 벗어난 사고와 영감

틀에 박힌 이메일과 제목에서 벗어나지 못할 때, AI 글쓰기 어시스턴트를 이용해 같은 내용을 새로운 방식으로 표현하는 방법을 찾을 수 있습니다. "ABC 위젯에 대한 말장난이 들어간 이메일 제목을 작성"하거나 "고객의 스노보드에 대한 열정을 언급하는 후속 이메일 초안을 작성"하도록 요청하여 프롬프트를 창의적으로 만들어 보세요. AI가 작성한 메시지를 보고 다른 프롬프트에 대한 아이디어가 생기거나 영감을 받아 평범한 커뮤니케이션 방식에서 벗어날 수 있습니다.

5. 창의력을 다른 곳에 사용

우리 모두는 업무 시간의 대부분을 지루한 작업에 소비하는 것이 정신적으로 얼마나 지치는 일인지 잘 알고 있습니다. 글쓰기를 AI 글쓰기 도구에 맡기면 비판적 사고와 창의력, 즉 인간 고유의 능력이 필요한 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

나에게 가장 적합한 AI 글쓰기 도구란 본인의 워크플로에 잘 맞고 생산성을 높일 수 있는 도구일 것입니다. 수행하는 업무 유형에 따라 해당 유형의 글쓰기에 적합한 특정 도구 또는 앱을 사용할 수 있습니다. 블로그 게시글, 카피라이팅, 제품 설명, 마케팅 캠페인 작성을 비롯하여 이벤트 콘텐츠 작성까지 돕는 AI 글쓰기 도구도 있습니다. 

하지만 이메일 또는 채팅과 같은 일상적인 비즈니스 커뮤니케이션에서 도움을 받고 싶다면 AI 어시스턴트가 적합할 수 있습니다. 매일 사용 중인 익숙한 도구에 그 기능이 내장되어 있다면 금상첨화일 겁니다. 

수많은 AI 기반 글쓰기 도구는 비슷한 방식으로 작동합니다. 텍스트 상자의 프롬프트에 내용을 입력하면 생성된 텍스트를 창에서 확인할 수 있습니다. 대개 몇 가지 기본 단계를 따르기만 하면 필요한 메시지를 얻을 수 있습니다.

1. 먼저, 메시지의 주제와 어조를 지정하기 위해 텍스트 상자(프롬프트라고도 함)에 몇 가지 지침을 입력하세요. 예를 들어, 다음과 같이 입력할 수 있습니다. “잠재 고객에게 우리 회사의 최신 제품인 ABC 위젯에 대해 논의하기 위한 미팅 일정을 요청하는 이메일을 작성해 줘. 친절하면서도 전문적인 어조로 작성해야 해.” 
2. 그러면 글쓰기 도구가 이에 응답하여 AI로 생성된 콘텐츠를 작성합니다. 그러면 메시지를 읽고 필요한 내용이 모두 들어 있는지 확인하면 됩니다. 미팅 시간에 대해 묻고 있나요? 적절한 어조로 표현했나요? 
3. 메시지를 검토하고 필요에 따라 나의 글쓰기 방식에 맞게 수정하세요. 내가 말하는 방식에 가깝게 일부 단어를 변경하거나 세부 사항을 수정하면 좋습니다. 메시지를 변경하려면 텍스트 상자에 추가 지침 또는 안내를 입력하세요. 예를 들어, 메시지를 더 길게 작성하거나 어조를 더 캐주얼하게 변경해 달라고 요청할 수 있습니다.
4. 메시지가 만족스러우면 보내기를 클릭하거나 복사하여 필요한 애플리케이션에 붙여 넣으세요.

직장에서 커뮤니케이션을 개선하고 생산성을 높이려면, Zoom AI Companion을 사용하여 Zoom Mail 및 Zoom Team Chat에서 메시지를 작성하세요. 이렇게 하면 이메일의 받은 메일함과 채팅 애플리케이션에 있는 수많은 메시지에 답변해야 하는 부담을 줄일 수 있습니다.

AI Companion은 별도의 도구가 아닌 지원되는 요금제에서 사용할 수 있는 Zoom 플랫폼의 기능입니다. 따라서 Team Chat 또는 Zoom Mail에서 AI Companion 아이콘만 찾으면 바로 시작할 수 있습니다. 반짝이는 AI Companion 아이콘을 클릭하면 이전 채팅 또는 이메일 내용을 활용하여 프롬프트에 따라 메시지를 작성할 수 있습니다. Zoom의 통합적인 AI 접근 방식으로 작업에 따라 각기 다른 LLM을 통합하여 최상의 결과를 제공할 수 있습니다.

초안을 검토하여 더 짧게 또는 더 길게 만들거나, 어조를 변경하거나, 수정하여 내용을 맞춤화할 수 있습니다.

Zoom의 AI 글쓰기 기능을 사용하면 해야 할 일 목록에서 일부 작업을 끝낼 수 있으므로, 더 의미 있는 작업에 집중할 수 있는 여유와 시간을 확보할 수 있습니다. 

AI Companion을 처음 접하는 경우 AI 어시스턴트 시작하기 가이드를 확인하세요. 아직도 AI Companion을 사용해 보지 않으셨나요? 일부 유료 계정에서는 이 기능을 추가 비용 없이 무료로 이용할 수 있습니다. Zoom Workplace 기본 사용자는 여기에서 해당하는 유료 요금제에 가입할 수 있습니다.*

*참고: AI Companion은 일부 지역 및 업종에는 제공되지 않을 수 있습니다