Seri produktivitas AI: 5 cara alat bantu menulis berbasis AI membantu Anda meningkatkan produktivitas di tempat kerja

Setiap orang memiliki tugas pekerjaan yang ditakuti dan ingin ditunda hingga keesokan harinya (dan keesokan harinya, dan keesokan harinya). Bagi sebagian orang, tugas itu adalah menulis dokumen bisnis: membuat draf email ke klien atau calon klien, mengirim pembaruan proyek, atau bahkan hanya menulis agenda rapat untuk tim Anda. Jika draf email kosong atau jendela obrolan langsung membuat Anda menunda-nunda pekerjaan, atau jika sebagian besar hari Anda dihabiskan untuk menulis pesan, maka alat bantu penulisan berbasis AI mungkin bisa menjadi solusi yang Anda butuhkan.

Menggunakan AI untuk menulis dapat membantu Anda menghemat waktu berharga dalam pekerjaan sehari-hari dengan membuat draf pesan secara efektif. Sebelum Anda mulai menggunakan beberapa aplikasi yang tersedia, ada baiknya untuk mengetahui cara kerjanya dan hal apa saja yang dapat dilakukan untuk membantu Anda. Pelajari dasar-dasarnya dan lihat bagaimana Anda bisa mendapatkan manfaat dari penggunaan AI untuk kebutuhan menulis Anda. 

In order to get a grasp of how AI writing tools work and what they do, it’s helpful to know terms like “generative AI” and “large language models” (LLMs). Here’s a quick breakdown:

• Generative AI is a type of artificial intelligence. It refers to models that can generate new content like text messages, images, music, and more. These models are trained to learn patterns from existing data and create different types of content based on those patterns.
• A large language model is a type of generative AI model focused on generating text. LLMs are trained on massive amounts of text data and then use that training to generate text that sounds humanlike by predicting the next word in a sequence based on context. ChatGPT is one of the most well-known examples of an LLM, but there are many LLMs out there.

AI writing tools use LLMs to generate text outputs based on human inputs, or prompts. Put more simply, you can describe what kind of message you want to the AI model (the input) and it will string words together into a message (the output) that should fit your prompt.

Tidak sedikit alat berbasis AI generatif yang tersedia untuk membantu Anda membuat hampir semua jenis pesan. Anda dapat menggunakan AI untuk menghasilkan konten pendek seperti iklan, postingan media sosial, atau email. Anda juga dapat memanfaatkan AI untuk menulis konten panjang seperti surat kepada perusahaan asuransi atau untuk menyusun komunikasi bisnis Anda. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan AI untuk membantu Anda membuat konten berkualitas tinggi.

1. Menghemat waktu pada draf pertama

Terkadang, memulai suatu tugas adalah bagian tersulit. Terutama saat Anda menghadapi halaman kosong. Alat bantu menulis berbasis AI dapat membuat draf pertama dalam sekejap, dan meskipun tidak persis seperti yang Anda inginkan, Anda mungkin akan lebih bersemangat untuk mengerjakan tugas tersebut ketika sudah ada sesuatu untuk Anda mulai. Menyempurnakan draf yang ada terasa jauh lebih mudah dibandingkan harus memulai dari awal. Atau, Anda dapat menambahkan lebih banyak detail ke instruksi Anda dan meminta alat bantu AI untuk membuat draf lain.

2. Tugas menulis yang berulang atau membosankan

Mengirimkan puluhan email penjualan atau pesan obrolan tindak lanjut bisa memakan waktu berjam-jam. Gunakan asisten penulisan AI tepercaya Anda untuk membuat draf pesan berulang tersebut, yang disesuaikan dengan setiap penerima, hanya dalam waktu singkat.

3. Menemukan nada yang tepat

Anda tidak akan berbicara kepada CEO perusahaan yang sedang Anda upayakan untuk menjalin kerja sama dengan cara yang sama seperti Anda berbicara kepada rekan kerja. Meskipun pesan Anda sama, cara penyampaiannya mungkin sedikit berbeda, itulah sebabnya nada sangat penting dalam penulisan. Alat bantu menulis berbasis AI tidak hanya menghasilkan teks, tetapi juga memiliki kemampuan menggunakan pilihan kata untuk menghasilkan gaya bicara yang tepat. Sesuaikan instruksi untuk meminta alat bantu menulis berbasis AI Anda terdengar "lebih persuasif," "lebih ramah," atau "lebih serius" bergantung pada penerima pesan atau situasinya.

4. Inspirasi dan pemikiran kreatif

Jika Anda terjebak dalam rutinitas menulis email dan judul subjek, asisten penulisan AI Anda dapat membantu Anda menemukan cara baru untuk menyampaikan hal yang sama. Berkreasilah dengan instruksi Anda, misalnya dengan memintanya untuk "menulis baris subjek email yang menggunakan permainan kata-kata tentang Widget ABC" atau "membuat draf email tindak lanjut yang menyebutkan kecintaan klien saya pada snowboarding." Pesan yang dihasilkan dapat memicu ide untuk instruksi yang berbeda atau menginspirasi Anda untuk keluar dari gaya komunikasi Anda yang biasa.

5. Menghemat tenaga kreatif Anda

Kita semua tahu betapa melelahkannya secara mental untuk menghabiskan sebagian besar hari kerja Anda untuk tugas yang membosankan. Dengan menyerahkan pekerjaan menulis kepada pembuat konten AI, Anda dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk mengerjakan tugas yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreativitas — keterampilan yang merupakan ciri khas manusia.

Penulis AI terbaik untuk Anda adalah yang dapat berintegrasi dengan alur kerja Anda secara lancar sekaligus memungkinkan Anda untuk menjadi lebih produktif. Bergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan, Anda mungkin ingin menggunakan alat atau aplikasi khusus yang dibuat untuk jenis penulisan tersebut. Ada alat bantu menulis berbasis AI untuk membantu pembuatan postingan blog, copywriting, deskripsi produk, kampanye pemasaran, dan bahkan konten acara. 

Namun, jika Anda mencari bantuan untuk komunikasi bisnis sehari-hari seperti email dan obrolan, asisten AI mungkin yang Anda butuhkan. Akan menjadi nilai tambah jika asisten tersebut terintegrasi dengan alat yang sudah Anda gunakan sehari-hari. 

Banyak alat bantu menulis berbasis AI yang bekerja dengan cara yang serupa. Anda mungkin melihat kotak teks tempat Anda dapat mengetikkan instruksi dan jendela tempat teks yang dihasilkan akan muncul. Anda biasanya hanya perlu mengikuti beberapa langkah dasar untuk mendapatkan pesan yang Anda butuhkan:

1. Untuk memulainya, ketikkan beberapa instruksi, yang juga dikenal sebagai "prompt" ke dalam kotak teks yang menentukan topik dan nada pesan. Misalnya, Anda bisa menuliskan "Tulis email ke calon klien untuk menjadwalkan rapat guna membahas produk terbaru kami, Widget ABC. Gunakan nada yang ramah dan profesional." 
2. Alat ini kemudian akan menghasilkan konten yang dibuat oleh AI untuk Anda. Setelah itu, Anda dapat membaca pesan tersebut dan memutuskan apakah pesan tersebut sesuai dengan kebutuhan Anda. Apakah pesan tersebut menanyakan jadwal pertemuan? Apakah nadanya sudah tepat? 
3. Tinjau pesan dan edit sesuai kebutuhan agar sesuai dengan gaya penulisan Anda. Anda mungkin ingin mengubah beberapa kata agar terdengar lebih seperti Anda atau memperbaiki detailnya. Jika Anda ingin mengubah pesan, ketikkan instruksi atau panduan lebih lanjut ke dalam kotak teks. Misalnya, Anda dapat meminta untuk membuat pesan lebih panjang atau nadanya lebih santai.
4. Setelah Anda puas dengan pesannya, klik kirim (atau salin dan tempel ke aplikasi apa pun yang Anda perlukan).

Jika Anda ingin meningkatkan komunikasi dan produktivitas di tempat kerja, Zoom AI Companion memiliki kemampuan untuk membuat pesan untuk Anda di Zoom Mail dan Zoom Team Chat. Hal ini dapat membantu meringankan beban dalam menanggapi banyak pesan di kotak masuk email dan aplikasi obrolan Anda.

Karena AI Companion merupakan bagian dari platform Zoom untuk paket yang tersedia, bukan alat terpisah, yang perlu Anda lakukan hanyalah mencari ikon AI Companion di Team Chat atau di Zoom Mail untuk memulainya. Klik ikon cahaya berkilau AI Companion sparkle untuk mendapatkan bantuan dalam menulis pesan berdasarkan instruksi Anda, menggunakan konteks dari obrolan atau email sebelumnya. Pendekatan terpadu kami terhadap AI menggabungkan berbagai LLM bergantung pada tugasnya untuk memberikan hasil berkualitas tinggi.

Anda dapat meninjau draf dan membuatnya lebih pendek atau lebih panjang, mengubah nadanya, atau mengeditnya untuk memberikan sentuhan pribadi.

Biarkan fitur penulisan AI Zoom membantu Anda menyelesaikan beberapa tugas tersebut dari daftar tugas, sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada pekerjaan yang lebih bermakna. 

Jika Anda baru menggunakan AI Companion, lihat panduan kami untuk memulai asisten AI Anda. Belum mencoba AI Companion? Fitur ini disediakan tanpa biaya tambahan dengan akun berbayar yang memenuhi syarat. Pengguna Zoom Workplace Dasar dapat mendaftar paket berbayar yang memenuhi syarat di sini.*

*Catatan: AI Companion mungkin tidak tersedia untuk semua wilayah dan bidang industri