AI Companion

Seri produktivitas AI: 5 cara alat bantu menulis berbasis AI membantu Anda meningkatkan produktivitas di tempat kerja

Pelajari keuntungan menggunakan alat bantu menulis berbasis AI untuk menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan menyempurnakan komunikasi bisnis Anda.

5 menit untuk membaca

Diterbitkan pada 12 Februari 2024

Dalam blog ini

01 Apa yang dimaksud dengan alat bantu menulis berbasis AI? - Jumplink to Apa yang dimaksud dengan alat bantu menulis berbasis AI?
02 Bantuan yang dapat diberikan oleh alat bantu menulis berbasis AI - Jumplink to Bantuan yang dapat diberikan oleh alat bantu menulis berbasis AI
03 Cara menggunakan AI untuk menulis - Jumplink to Cara menggunakan AI untuk menulis
04 Fitur Zoom AI untuk membantu Anda menulis - Jumplink to Fitur Zoom AI untuk membantu Anda menulis

Lauren Reed

Ahli Strategi Konten

Setiap orang memiliki tugas pekerjaan yang ditakuti dan ingin ditunda hingga keesokan harinya (dan keesokan harinya, dan keesokan harinya). Bagi sebagian orang, tugas itu adalah menulis dokumen bisnis: membuat draf email ke klien atau calon klien, mengirim pembaruan proyek, atau bahkan hanya menulis agenda rapat untuk tim Anda. Jika draf email kosong atau jendela obrolan langsung membuat Anda menunda-nunda pekerjaan, atau jika sebagian besar hari Anda dihabiskan untuk menulis pesan, maka alat bantu penulisan berbasis AI mungkin bisa menjadi solusi yang Anda butuhkan.

Menggunakan AI untuk menulis dapat membantu Anda menghemat waktu berharga dalam pekerjaan sehari-hari dengan membuat draf pesan secara efektif. Sebelum Anda mulai menggunakan beberapa aplikasi yang tersedia, ada baiknya untuk mengetahui cara kerjanya dan hal apa saja yang dapat dilakukan untuk membantu Anda. Pelajari dasar-dasarnya dan lihat bagaimana Anda bisa mendapatkan manfaat dari penggunaan AI untuk kebutuhan menulis Anda.

Untuk memahami cara kerja alat bantu menulis berbasis AI dan apa yang dilakukannya, penting untuk mengetahui istilah seperti "AI generatif" dan "model bahasa besar" (LLM). Berikut adalah penjelasan singkatnya:

AI Generatif adalah jenis kecerdasan buatan yang merujuk pada model yang dapat menghasilkan konten baru seperti pesan teks, gambar, musik, dan lainnya. Model ini dilatih untuk mempelajari pola dari data yang ada dan membuat berbagai jenis konten berdasarkan pola tersebut.
Model bahasa besar adalah jenis model AI generatif yang berfokus pada pembuatan teks. LLM dilatih dengan jumlah data teks yang besar dan kemudian menggunakan pelatihan tersebut untuk menghasilkan teks yang terdengar seperti manusia dengan memprediksi kata berikutnya dalam urutan berdasarkan konteks. ChatGPT adalah salah satu contoh LLM yang paling terkenal, tetapi ada banyak LLM lain di luar sana.

Alat bantu menulis berbasis AI menggunakan LLM untuk menghasilkan output teks berdasarkan input manusia, atau prompt. Singkatnya, Anda dapat mendeskripsikan jenis pesan yang Anda inginkan ke model AI (input) dan model AI akan merangkai kata-kata menjadi sebuah pesan (output) yang seharusnya sesuai dengan prompt Anda.

Tidak sedikit alat berbasis AI generatif yang tersedia untuk membantu Anda membuat hampir semua jenis pesan. Anda dapat menggunakan AI untuk menghasilkan konten pendek seperti iklan, postingan media sosial, atau email. Anda juga dapat memanfaatkan AI untuk menulis konten panjang seperti surat kepada perusahaan asuransi atau untuk menyusun komunikasi bisnis Anda. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan AI untuk membantu Anda membuat konten berkualitas tinggi.

1. Menghemat waktu pada draf pertama

Terkadang, memulai suatu tugas adalah bagian tersulit. Terutama saat Anda menghadapi halaman kosong. Alat bantu menulis berbasis AI dapat membuat draf pertama dalam sekejap, dan meskipun tidak persis seperti yang Anda inginkan, Anda mungkin akan lebih bersemangat untuk mengerjakan tugas tersebut ketika sudah ada sesuatu untuk Anda mulai. Menyempurnakan draf yang ada terasa jauh lebih mudah dibandingkan harus memulai dari awal. Atau, Anda dapat menambahkan lebih banyak detail ke instruksi Anda dan meminta alat bantu AI untuk membuat draf lain.

2. Tugas menulis yang berulang atau membosankan

Mengirimkan puluhan email penjualan atau pesan obrolan tindak lanjut bisa memakan waktu berjam-jam. Gunakan asisten penulisan AI tepercaya Anda untuk membuat draf pesan berulang tersebut, yang disesuaikan dengan setiap penerima, hanya dalam waktu singkat.

3. Menemukan nada yang tepat

Anda tidak akan berbicara kepada CEO perusahaan yang sedang Anda upayakan untuk menjalin kerja sama dengan cara yang sama seperti Anda berbicara kepada rekan kerja. Meskipun pesan Anda sama, cara penyampaiannya mungkin sedikit berbeda, itulah sebabnya nada sangat penting dalam penulisan. Alat bantu menulis berbasis AI tidak hanya menghasilkan teks, tetapi juga memiliki kemampuan menggunakan pilihan kata untuk menghasilkan gaya bicara yang tepat. Sesuaikan instruksi untuk meminta alat bantu menulis berbasis AI Anda terdengar "lebih persuasif," "lebih ramah," atau "lebih serius" bergantung pada penerima pesan atau situasinya.

4. Inspirasi dan pemikiran kreatif

Jika Anda terjebak dalam rutinitas menulis email dan judul subjek, asisten penulisan AI Anda dapat membantu Anda menemukan cara baru untuk menyampaikan hal yang sama. Berkreasilah dengan instruksi Anda, misalnya dengan memintanya untuk "menulis baris subjek email yang menggunakan permainan kata-kata tentang Widget ABC" atau "membuat draf email tindak lanjut yang menyebutkan kecintaan klien saya pada snowboarding." Pesan yang dihasilkan dapat memicu ide untuk instruksi yang berbeda atau menginspirasi Anda untuk keluar dari gaya komunikasi Anda yang biasa.

5. Menghemat tenaga kreatif Anda

Kita semua tahu betapa melelahkannya secara mental untuk menghabiskan sebagian besar hari kerja Anda untuk tugas yang membosankan. Dengan menyerahkan pekerjaan menulis kepada pembuat konten AI, Anda dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk mengerjakan tugas yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreativitas — keterampilan yang merupakan ciri khas manusia.

Penulis AI terbaik untuk Anda adalah yang dapat berintegrasi dengan alur kerja Anda secara lancar sekaligus memungkinkan Anda untuk menjadi lebih produktif. Bergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan, Anda mungkin ingin menggunakan alat atau aplikasi khusus yang dibuat untuk jenis penulisan tersebut. Ada alat bantu menulis berbasis AI untuk membantu pembuatan postingan blog, copywriting, deskripsi produk, kampanye pemasaran, dan bahkan konten acara.

Namun, jika Anda mencari bantuan untuk komunikasi bisnis sehari-hari seperti email dan obrolan, asisten AI mungkin yang Anda butuhkan. Akan menjadi nilai tambah jika asisten tersebut terintegrasi dengan alat yang sudah Anda gunakan sehari-hari.

Banyak alat bantu menulis berbasis AI yang bekerja dengan cara yang serupa. Anda mungkin melihat kotak teks tempat Anda dapat mengetikkan instruksi dan jendela tempat teks yang dihasilkan akan muncul. Anda biasanya hanya perlu mengikuti beberapa langkah dasar untuk mendapatkan pesan yang Anda butuhkan:

Untuk memulainya, ketikkan beberapa instruksi, yang juga dikenal sebagai "prompt" ke dalam kotak teks yang menentukan topik dan nada pesan. Misalnya, Anda bisa menuliskan "Tulis email ke calon klien untuk menjadwalkan rapat guna membahas produk terbaru kami, Widget ABC. Gunakan nada yang ramah dan profesional."
Alat ini kemudian akan menghasilkan konten yang dibuat oleh AI untuk Anda. Setelah itu, Anda dapat membaca pesan tersebut dan memutuskan apakah pesan tersebut sesuai dengan kebutuhan Anda. Apakah pesan tersebut menanyakan jadwal pertemuan? Apakah nadanya sudah tepat?
Tinjau pesan dan edit sesuai kebutuhan agar sesuai dengan gaya penulisan Anda. Anda mungkin ingin mengubah beberapa kata agar terdengar lebih seperti Anda atau memperbaiki detailnya. Jika Anda ingin mengubah pesan, ketikkan instruksi atau panduan lebih lanjut ke dalam kotak teks. Misalnya, Anda dapat meminta untuk membuat pesan lebih panjang atau nadanya lebih santai.
Setelah Anda puas dengan pesannya, klik kirim (atau salin dan tempel ke aplikasi apa pun yang Anda perlukan).

If you want to improve your communication and enhance your productivity at work, Zoom AI Companion has the ability to generate messages for you in Zoom Mail and Zoom Chat. This can help ease the burden of responding to the many messages in your email inbox and chat app.

Because AI Companion is part of the Zoom platform for available plans, not a separate tool, all you have to do is look for the AI Companion icon in Zoom Chat or in Zoom Mail to get started. Click on the AI Companion sparkle icon to get help composing messages based on your prompt, using context from previous chats or emails. Our federated approach to AI incorporates different LLMs depending on the task to provide high-quality results.

Anda dapat meninjau draf dan membuatnya lebih pendek atau lebih panjang, mengubah nadanya, atau mengeditnya untuk memberikan sentuhan pribadi.

Biarkan fitur penulisan AI Zoom membantu Anda menyelesaikan beberapa tugas tersebut dari daftar tugas, sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada pekerjaan yang lebih bermakna.

Jika Anda baru menggunakan AI Companion, lihat panduan kami untuk memulai asisten AI Anda. Belum mencoba AI Companion? Fitur ini disediakan tanpa biaya tambahan dengan akun berbayar yang memenuhi syarat. Pengguna Zoom Workplace Dasar dapat mendaftar paket berbayar yang memenuhi syarat di sini.*

*Catatan: AI Companion mungkin tidak tersedia untuk semua wilayah dan bidang industri