Rapat & Obrolan AI

How an AI note taker helps you save time and stay focused

Pelajari manfaat menggunakan AI untuk mentranskripsi rapat dan merangkum informasi, sehingga Saudara dapat mengotomatiskan pengambilan catatan dengan Zoom My Notes.

8 menit untuk membaca

Diterbitkan pada 21 November 2023

Seorang wanita tersenyum sambil duduk di depan laptop di sebuah kantor.

Dalam blog ini

01 Cara kerja pencatat AI - Jumplink to Cara kerja pencatat AI
02 Mengapa perlu menggunakan pencatat AI dalam rapat Anda? - Jumplink to Mengapa perlu menggunakan pencatat AI dalam rapat Anda?
03 Menggunakan fitur AI, My Notes, dan ringkasan rapat untuk membuat catatan pribadi - Jumplink to Menggunakan fitur AI, My Notes, dan ringkasan rapat untuk membuat catatan pribadi

Robin Bunevich

Manajer Pemasaran Produk, Zoom AI

Robin Bunevich adalah Manajer Pemasaran Produk di Zoom. Dia mengawasi pemasaran produk dan strategi untuk Zoom AI. Setelah tiga tahun memimpin pemasaran untuk produk Solusi Acara Zoom, dan meluncurkan salah satu produk dengan pertumbuhan tercepat di Zoom, yaitu Zoom Events, dia kini berfokus untuk membantu organisasi mengadopsi AI ke dalam alur kerja mereka. Sebelum bergabung dengan Zoom, dia menjalankan pemasaran untuk acara langsung di The New York Times, dan berperan penting dalam membantu transisi organisasi ke program acara virtual sepenuhnya pada bulan Maret 2020. Di Zoom, Robin menggunakan pengalamannya selama lebih dari 15 tahun di bidang pemasaran dan periklanan untuk meningkatkan kesadaran dan adopsi solusi AI Zoom.

If you’ve ever been assigned to take notes in a meeting, you know the struggles. You’re trying to write down what every person said accurately, but if your attention shifts for just a moment, you might miss an important detail. It’s harder to participate in the discussion fully if you’re occupied with listening and typing. Then after your meeting, you need to clean up your notes, capture crucial next steps, and send your summary to the rest of the team. All these tasks eat away at your ability to be productive and can stop collaboration in its tracks. But help is at hand: an AI note taker is just the tool you need.

Many people are turning to AI meeting apps and tools to automate note taking and summarize meeting information. It’s like having an AI assistant by your side during meetings, taking notes, and keeping track of discussion items so you can focus on the conversation. Not to mention, having a meeting summary with key points to refer back to makes writing that follow-up email much easier.

See how you can benefit from an AI note taking tool — and why it just might become your new best friend in meetings.

Model AI generatif mungkin paling dikenal karena menghasilkan pesan berdasarkan permintaan, tetapi mereka juga hebat dalam meringkas informasi. Mereka menggunakan pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk mensintesis pesan yang lebih panjang menjadi ringkasan singkat yang mencakup poin-poin penting tentang teks.

Pencatat AI membuat transkrip percakapan rapat dan menggunakan transkrip sebagai input teks untuk membuat ringkasan rapat dari apa yang dibahas. Banyak aplikasi pencatat juga mengidentifikasi poin-poin penting dan item tindakan berdasarkan konteks panggilan.

Beberapa aplikasi pencatat berbasis AI memerlukan rekaman rapat lengkap untuk menghasilkan ringkasan rapat. Jika Anda tidak ingin rapat Anda direkam, carilah alat yang tidak memerlukan perekaman—misalnya, Zoom My Notes dapat membuat ringkasan rapat tanpa merekam rapat tersebut.

Membuat catatan selama rapat, dan berbagi catatan serta item tindakan dengan rekan kerja sesudahnya, dapat menghabiskan cukup banyak waktu di tempat kerja. Menurut survei yang dilakukan oleh Morning Consult,* hampir 75% pemimpin tim mengatakan bahwa mereka melakukan tugas-tugas ini setidaknya beberapa kali seminggu, dan 48% pemimpin yang disurvei mengatakan bahwa mereka menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang mereka inginkan untuk mencatat.

Pencatat AI dapat membantu Anda menghemat waktu, tetapi kemampuannya tidak hanya itu. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan aplikasi pencatatan AI:

Tidak perlu lagi melakukan banyak tugas dalam rapat

Ketika Anda membuat catatan dalam rapat tertentu, Anda dapat lebih fokus pada tugas yang ada, bukan pada apa yang dapat Anda kontribusikan dalam diskusi. Biarkan pencatat AI melakukan pekerjaannya dan Anda dapat menjadi peserta penuh dalam rapat.

Tidak ada lagi detail yang terlewatkan

Pernahkah Anda harus menjauh sejenak dari rapat, kemudian melewatkan detail penting? Pencatat AI tidak perlu istirahat, jadi Anda dapat yakin bahwa ringkasan rapat Anda akan lengkap. Selain itu, beberapa alat memungkinkan Anda untuk mengajukan pertanyaan kepada aplikasi pencatatan Anda tentang rapat secara real time, sehingga Anda tidak perlu mengganggu diskusi untuk bertanya, “Bisakah Anda mengulanginya?”

Penggunaan waktu yang lebih efisien

Butuh waktu untuk membersihkan dan mengatur catatan Anda setelah setiap panggilan sebelum Anda dapat membagikannya dengan orang lain. Ringkasan rapat yang didukung AI sering siap untuk ditinjau dan dibagikan segera setelah dihasilkan, sehingga Anda dapat menyampaikan wawasan tersebut kepada tim Anda lebih cepat. Beberapa alat dapat mengotomatiskan proses ini dengan mengirimkan ringkasan langsung kepada peserta melalui email tindak lanjut atau obrolan segera setelah rapat berakhir.

Mengejar pertemuan yang terlewat

Jika Anda memiliki jadwal yang padat dan bentrok, jangan khawatir. Daripada meminta informasi terbaru kepada rekan kerja (dan mengandalkan catatan mereka, yang mungkin tidak lengkap), beberapa produk dapat bergabung dalam rapat atas nama Anda—tergantung pada platform rapat—dan menghasilkan ringkasan rapat untuk membantu Anda mengejar ketinggalan tentang apa yang Anda lewatkan.

Ringkasan rapat di Zoom Meetings telah menyajikan rekap yang andal dan akurat yang dihasilkan oleh AI. Pencatatan dengan AI akan makin baik berkat My Notes, yang memberikan kemampuan kepada pengguna untuk membawa asisten pencatat pribadi ke rapat pihak ketiga, Zoom, dan rapat tatap muka. Baik Anda berada di meja atau saat bepergian, My Notes berfungsi di seluruh perangkat sehingga Anda tidak pernah melewatkan detail apa pun.

Dengan My Notes, Anda akan dapat membuat catatan sendiri selama rapat, dan fitur AI Zoom dapat melengkapinya dengan transkrip rapat untuk konteks rapat yang lebih lengkap.

Jika Anda memiliki paket Zoom Workplace berbayar yang memenuhi syarat, Anda sudah memiliki akses ke fitur AI di Zoom (jika Anda tidak memiliki paket yang memenuhi syarat, Anda dapat meningkatkan sekarang juga). Anda mungkin perlu meminta administrator Zoom Anda untuk mengaktifkan beberapa fitur.

Pikirkan bagaimana Anda dapat menerapkan pencatatan dengan fitur AI sebelum, selama, dan setelah rapat Anda:

Buat catatan saat bepergian dengan Catatan Saya di perangkat seluler

Catatan Saya di perangkat seluler memperluas kekuatan pencatatan AI di luar desktop, sehingga Anda dapat merekam dan menindaklanjuti percakapan di tempat Anda bekerja.

Rekam di mana saja: Gunakan aplikasi Zoom di ponsel Anda untuk membuat transkrip dan membuat catatan dalam rapat Zoom atau percakapan langsung—tidak perlu laptop.
Segera bertindak: Transkripsi langsung memungkinkan Anda mengikuti percakapan secara waktu nyata dan menandai poin-poin penting saat terjadi, meningkatkan fokus dan daya ingat.
Tetap terhubung di seluruh perangkat: Notes dan transkrip disinkronkan dengan mulus ke aplikasi desktop Zoom, sehingga Anda dapat memulai di perangkat seluler dan menyelesaikan pengeditan atau berbagi nanti tanpa kehilangan konteks.

Manfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya setelah rapat

Setelah rapat berakhir, My Notes membantu Anda mengubah catatan menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti dan pekerjaan yang terorganisir.

Ringkasan detail tanpa rekaman: Catatan Saya menghasilkan ringkasan langsung dari transkrip, yang disusun berdasarkan topik yang paling Anda minati.
Tidak perlu merekam: Jaga kerahasiaan percakapan sambil mencatat apa yang dibahas dan siapa yang mengatakan apa.

Fitur penting untuk membantu Anda bekerja lebih cepat

Buat Zoom Canvas dari ringkasan rapat Anda untuk membantu mengatur poin diskusi, item tindakan, dan langkah selanjutnya. Templat rapat yang dibuat sebelumnya membantu Anda memformat berdasarkan jenis rapat—pembaruan proyek, sesi brainstorming, atau check-in tim.
Gunakan Alur Kerja Pribadi untuk mengotomatiskan tugas sehari-hari seperti menjadwalkan tindak lanjut atau berbagi pembaruan di seluruh Zoom Workplace, dengan templat siap pakai yang membantu merampingkan proses berulang.
Temukan langkah dan prioritas Anda selanjutnya dengan mudah dari ringkasan rapat Anda. Dengan rangkuman, dokumen, obrolan, dan tugas yang semuanya terhubung di seluruh Zoom Workplace, Anda bisa menemukan apa yang Anda butuhkan dan langsung mengambil tindakan.

Ubah catatan menjadi tindakan dengan Alur Kerja di Catatan Saya

Mengapa berhenti hanya pada ringkasan ketika catatan Anda dapat melakukan tindak lanjut untuk Anda? Dengan Alur Kerja bawaan di Catatan Saya, Anda dapat secara otomatis memicu tugas pasca-rapat—seperti mengirim email rekap, memperbarui CRM**, atau membuat tugas—langsung dari catatan rapat saat detailnya masih baru.

Ubah catatan menjadi tindakan: Lampirkan alur kerja ke catatan rapat Anda untuk secara otomatis memicu tugas tindak lanjut—seperti mengirim email rekap, memperbarui CRM Anda, atau membuat daftar tugas—langsung dari Catatan Saya.
Tersedia untuk semua peserta dengan Catatan Saya diaktifkan: Karena alur kerja terintegrasi dengan Catatan Saya, bukan rapat itu sendiri, host atau peserta yang memiliki Catatan Saya dapat melampirkan dan menjalankan alur kerja pada catatan mereka sendiri.
Fleksibel dan dapat diperluas: Lampirkan beberapa alur kerja — hingga lima per catatan rapat — untuk mengotomatiskan tindak lanjut dan langkah selanjutnya.
Titik masuk yang mulus: Akses alur kerja saat menjadwalkan rapat baru ("Lampirkan Alur Kerja") atau dari dalam dokumen Catatan Saya setelah rapat—sehingga memudahkan untuk mengotomatiskan tindak lanjut pada saat yang paling penting.