會議與聊天人工智慧

How an AI note taker helps you save time and stay focused

瞭解使用 AI 轉錄會議和摘要資訊的益處，以便您可使用 Zoom My Notes 自動記錄筆記。

8 閱讀分鐘

發佈日期 2023年11月21日

在此網路日誌中

01 AI 智慧筆記助理的運作方式 - Jumplink to AI 智慧筆記助理的運作方式
02 為什麼要在會議中使用 AI 智慧筆記助理？ - Jumplink to 為什麼要在會議中使用 AI 智慧筆記助理？
03 使用 AI 功能、My Notes 和會議摘要進行個性簽名 - Jumplink to 使用 AI 功能、My Notes 和會議摘要進行個性簽名

Robin Bunevich

Zoom AI 產品行銷經理

Robin Bunevich 是 Zoom 的產品行銷經理。她負責監督 Zoom AI 的產品行銷與策略。在領導過三年的 Zoom 活動解決方案產品行銷，並推出 Zoom 發展最快產品之一的 Zoom Events 之後，她現在專注於幫助組織無縫地將 AI 融入其工作流程中。在來到 Zoom 之前，她在紐約時報執行現場活動的行銷，並在 2020 年 3 月幫助組織轉換到完全虛擬活動計畫方面發揮了重要的作用。在 Zoom，Robin 利用她超過 15 年的行銷和廣告經驗來提高 Zoom AI 解決方案的認識和採用。

If you’ve ever been assigned to take notes in a meeting, you know the struggles. You’re trying to write down what every person said accurately, but if your attention shifts for just a moment, you might miss an important detail. It’s harder to participate in the discussion fully if you’re occupied with listening and typing. Then after your meeting, you need to clean up your notes, capture crucial next steps, and send your summary to the rest of the team. All these tasks eat away at your ability to be productive and can stop collaboration in its tracks. But help is at hand: an AI note taker is just the tool you need.

Many people are turning to AI meeting apps and tools to automate note taking and summarize meeting information. It’s like having an AI assistant by your side during meetings, taking notes, and keeping track of discussion items so you can focus on the conversation. Not to mention, having a meeting summary with key points to refer back to makes writing that follow-up email much easier.

See how you can benefit from an AI note taking tool — and why it just might become your new best friend in meetings.

生成式 AI 模型最著名的功能可能是根據提示產生訊息，但它們也很擅長總結資訊。他們使用自然語言處理 (NLP) 將較長的訊息合成為包含文字重點的簡短摘要。

AI 智慧筆記助理會轉錄會議中的對話內容，並以轉錄文字作為文字輸入項目來生成會議摘要，說明討論的內容。市面上有許許多多的筆記應用程式還會根據該次通話的情境來識別其中的關鍵要點和行動要項。

有些 AI 智慧筆記應用程式需要完整的會議記錄才能生成會議摘要。如果您不想錄製會議內容，不妨尋找無需錄製的工具 — 例如 Zoom My Notes，便能在不錄製會議的情況下生成會議摘要。

在會議期間做筆記，並在會議結束後與同事分享筆記和行動要項，可能會占用相當多的工作時間。根據 Morning Consult 進行的 2023 年調查*，將近 75% 的團隊主管表示，他們每週至少執行這些任務數次，而 48% 的受訪主管則表示，他們花在做筆記上的時間遠超出了預期。

AI 智慧筆記助理可以幫助您節省時間，但它的功能不止於此。以下是使用 AI 智慧筆記應用程式的一些優勢：

會議中不再需要處理多項任務

當您在某些會議中記錄筆記時，您可以更專注於手邊的任務，而不是您能為討論做出什麼貢獻。讓 AI 智慧筆記助理來完成工作，您就可以積極參與會議。

再也不錯過任何細節

您是否曾因不得不暫離會議一下子，而錯過了重要細節？AI 智慧筆記助理無需休息，因此您可以放心，您的會議摘要將完整詳實記錄。此外，有些工具可讓您即時向筆記應用程式詢問有關會議的問題，這樣您就不必打斷討論並詢問：「你可以再重複一遍嗎？」

更有效率地運用時間

在每次通話結束後，您都需要花一些時間整理筆記並加以組織，才能與其他人分享。AI 驅動的會議摘要在生成後即可隨時查看與分享，讓您能更快速地將這些見解傳達給您的團隊。一些工具可以自動化該過程，在會議結束後立即透過後續電子郵件或聊天訊息將會議摘要直接發送給觀眾。

彌補錯過的會議

如果您的行程安排很滿並且有所重疊，請不要擔心。某些產品不用向同事詢問最新情況（並依賴他們可能不完整的筆記），而是根據您的意見加入會議（視會議平台而定），並產生會議摘要，協助您掌握錯過的內容。

Zoom Meetings 中的會議摘要提供了可靠、準確的 AI 生成回顧。使用 AI 進行智慧筆記的功能即將透過 My Notes 變得更強大，讓使用者能將智慧筆記助理帶至第三方、Zoom 和實體會議中。無論您是在辦公桌前還是在旅途中，My Notes 都能跨裝置使用，確保您不會錯過任何細節。

有了 My Notes，就可以在會議時記下自己的筆記，Zoom AI 功能會利用會議轉錄文字補充，讓您的會議摘要更加完整。

如果您擁有符合資格的付費 Zoom Workplace 方案，即可使用 Zoom 的 AI 功能（如果沒有符合資格的方案，則可立即升級）。您可能需要請您的 Zoom 管理員開啟某些功能。

想想您可以如何在會議前、會議期間和會議後使用 AI 功能記錄筆記：

透過行動裝置上的 My Notes 隨時隨地做筆記

行動裝置上的 My Notes 將 AI 智慧筆記的功能延伸到桌面之外，讓您可以在工作場合捕捉並處理對話。

隨時隨地擷取：使用手機上的 Zoom 應用程式，即可在 Zoom 會議或面對面交談中進行轉錄和做筆記，無需筆記型電腦。
即時行動：即時轉錄文字可讓您即時追蹤對話並標記關鍵點，從而提高專注力和記憶力。
跨裝置保持連線：筆記和轉錄文字可無縫同步到 Zoom 桌面應用程式，因此您可以在行動裝置上開始，稍後完成編輯或分享，而不會遺失上下文。

充分利用會後時間

會議結束後，My Notes 可幫助您將筆記轉換為可執行的見解和有條理的工作。

不需錄製即可產生詳細摘要：My Notes 直接從轉錄文字產生摘要，並根據您最關心的主題進行組織。
無需錄製：在記錄討論內容和發言者的同時，保護對話的隱私。

幫助您更快投入工作的重要功能

從您的會議摘要建立 Zoom Canvas，幫助整理討論重點、行動要項和後續步驟。預先建立的會議範本可幫助您根據會議類型進行格式化，無論是專案更新、腦力激盪會議或團隊開場閒聊。
使用個人工作流程自動執行日常任務，例如排程後續追蹤或在 Zoom Workplace 分享更新，即用型範本可協助簡化重複的流程。
從會議摘要中，輕鬆找到後續步驟和優先事項。Zoom Workplace 將摘要、文件、聊天與工作全部連接起來，您可以立即找到所需資訊並立即採取行動。

透過 My Notes 中的工作流程將筆記轉化為行動

您的筆記可以為您進行追蹤時，為什麼停留在摘要階段？透過 My Notes 中的內建工作流程，您可以直接從會議筆記中自動觸發會議後任務，例如傳送電子郵件回顧、更新 CRM** 或建立待辦事項，同時細節仍然清晰。

將筆記轉化為行動：將工作流程附加到您的會議筆記，以直接從 My Notes 自動觸發後續任務，例如傳送電子郵件回顧、更新 CRM、或建立待辦事項。
啟用 My Notes 時，所有與會者都能使用：由於工作流程是整合在 My Notes 中，而非會議本身，任何擁有 My Notes 的主持人或與會者都能在自己的筆記中附加並執行工作流程。
靈活且可擴充：附加多個工作流程（每個會議筆記最多五個工作流程），以自動執行後續追蹤和後續步驟。
無縫進入點：在排程新會議（「附加工作流程」）或會議結束後的 My Notes 文件中存取工作流程，方便在最重要的時刻自動執行後續追蹤。