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Confier la prise de notes à l’IA pour gagner du temps et rester concentré

5 min. de lecture

Mis à jour le January 21, 2025

Publié le November 21, 2023

Confier la prise de notes à l’IA pour gagner du temps et rester concentré

Si vous avez déjà dû assurer la prise de notes au cours d’une réunion, vous savez de quoi il retourne. Vous tentez de noter fidèlement tout ce que disent les participants, mais le moindre instant d’inattention risque de vous faire manquer un détail important. Vous ne participez pas pleinement aux discussions, car vous êtes occupé à écouter et à écrire. À la fin de la réunion, vous devez encore épurer vos notes, identifier les futures étapes essentielles, puis envoyer votre synthèse aux autres membres de l’équipe. Toutes ces tâches nuisent à votre productivité et peuvent interrompre le cours de la collaboration. Fort heureusement, une solution existe : la prise de notes par l’IA.

De nombreuses personnes se tournent vers les applications et les outils de réunion basés sur l’IA pour automatiser la prise de notes et la synthèse des réunions. C’est comme si vous aviez un assistant IA à côté de vous pendant la réunion, qui prend des notes et liste les sujets abordés pour vous permettre de vous concentrer sur la conversation. 

Dans ce premier article de notre série sur la productivité et l’IA, vous découvrirez en quoi notre outil de prise de notes basé sur l’IA peut vous aider et pourquoi il pourrait devenir le meilleur atout de vos réunions.

Comment fonctionne la prise de notes par l’IA ?

Les modèles d’IA générative sont principalement connus pour leur capacité à rédiger des messages à partir d’une invite, mais ils savent également très bien synthétiser des informations. Ils recourent au traitement du langage naturel (NLP, Natural Language Processing) pour créer la synthèse des informations clés contenues dans de longs messages.

Un outil de prise de notes basé sur l’IA utilise la transcription d’une réunion comme entrée pour produire une synthèse de la conversation qui s’est tenue et des mesures à prendre en fonction du contexte de l’appel. 

La plupart des applications de prise de notes basées sur l’IA requièrent un enregistrement complet de la réunion pour en générer la synthèse. Si vous ne souhaitez pas que votre réunion soit enregistrée, recherchez un outil qui ne l’impose pas. Par exemple, Zoom AI Companion peut générer une synthèse de réunion à partir d’une simple transcription temporaire (nous y reviendrons plus loin).

Pourquoi l’utiliser dans vos réunions ?

La prise de notes pendant les réunions, puis la transmission des notes et des actions à effectuer aux collègues, peuvent représenter une part importante de notre temps de travail. Lors d’une récente enquête menée par Morning Consult*, près de 75 % des responsables d’équipe ont indiqué que ces tâches les occupent plusieurs fois par semaine, et 48 % des dirigeants ont déclaré qu’ils souhaiteraient y consacrer moins de temps.

Les applications de prise de notes basées sur l’IA peuvent vous aider à gagner du temps, mais pas seulement. Voici une liste non exhaustive de leurs avantages :

Plus de réunions en mode multitâche

Quand vous prenez des notes, vous êtes concentré sur ce que vous faites, pas sur ce que vous pourriez apporter à la discussion. Confiez la prise de notes à l’IA pour pouvoir participer pleinement à vos réunions.

Plus de détails qui vous échappent 

Ne vous est-il jamais arrivé de quitter une réunion quelques secondes, et de rater ainsi une information cruciale ? Avec l’IA, la prise de notes est continue et vous êtes assuré d’avoir des notes de réunion complètes.

Plus de temps gaspillé

Cela prend du temps de remettre ses notes en ordre après chaque appel pour pouvoir les transmettre à des collaborateurs. Les notes de réunion générées par l’IA, quant à elles, sont prêtes à l’envoi.

Plus de problèmes pour rattraper une absence

Si votre planning est chargé, avec des rendez-vous en doublon, pas de panique. Plutôt que de demander un topo à un collègue (et de vous fier à ses notes potentiellement incomplètes), vous pouvez consulter la synthèse de la réunion générée par l’IA, qui contient toutes les informations que vous avez manquées.

Utiliser la synthèse d’AI Companion pour la prise de notes

La bonne nouvelle, c’est que vous disposez sans doute déjà des fonctionnalités de prise de notes par l’IA qui vous permettront d’automatiser l’envoi des notes par e-mail après chacune de vos réunions Zoom. Zoom AI Companion, votre assistant IA, est inclus sans frais supplémentaires dans les services payants associés à votre compte utilisateur Zoom**. (Si vous n’avez pas souscrit un forfait Zoom payant, changez de forfait pour bénéficier de tous les avantages d’AI Companion.)

AI Companion peut simplifier de nombreuses tâches sur la plateforme Zoom, mais la synthèse des réunions est sa fonctionnalité la plus populaire. En l’espace de trois mois, AI Companion a généré plus de 2,8 millions de synthèses de réunion, soit un gain de temps énorme sur la prise de notes !

AI Companion s’appuie sur une transcription temporaire de votre réunion pour en générer une synthèse détaillée, et vous évite ainsi de l’enregistrer si vous ne le souhaitez pas. Il organise cette synthèse par thème pour vous indiquer quels sujets ont été abordés et par qui. Et il est même capable d’identifier les étapes à suivre ou actions à effectuer en fonction du contenu de la réunion. Enfin, si vous souhaitez simplement savoir sur quoi portait la réunion, la synthèse rapide située tout en haut vous en donne une version abrégée. 

Autre information d’importance pour les équipes internationales : nous avons étendu la prise en charge linguistique d’AI Companion pour les synthèses de réunion à 32 langues supplémentaires (en avant-première), en plus de l’anglais !

Prêt à laisser l’IA s’occuper de la prise de notes pendant vos réunions et à profiter d’autres outils de productivité bien pratiques tout au long de la journée ? Suivez notre guide de mise en route et vous aurez toutes les cartes en main pour tirer le meilleur parti d’AI Companion.

 


* Selon une enquête en ligne menée auprès de 11 023 travailleurs du savoir à temps plein aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Irlande, en Allemagne, en France, au Japon, à Singapour et en Australie. Enquête réalisée par Morning Consult pour le compte de Zoom Communications, Inc., entre le 10 et le 25 août 2023.

** Remarque : AI Companion peut ne pas être disponible dans toutes les régions ni pour tous les secteurs d’activité.

 

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