AI Companion Come fare IA

Come un'AI che prende appunti la aiuta a risparmiare tempo e a rimanere concentrata

Scopra i vantaggi dell'utilizzo dell'AI per trascrivere le riunioni e riassumere le informazioni, in modo da automatizzare la presa di appunti con AI Companion.

8 tempo di lettura

Data di aggiornamento July 09, 2025

Pubblicato in data November 21, 2023

Donna sorridente seduta al computer portatile in un ufficio.

Se ti è mai stato assegnato il compito di prendere appunti durante una riunione, conosci le difficoltà. Stai cercando di scrivere ciò che ogni persona ha detto in modo accurato, ma se la tua attenzione si sposta solo per un momento, potresti perdere un dettaglio importante. È più difficile partecipare pienamente alla discussione se sei occupato ad ascoltare e digitare. Quindi, dopo la riunione, è necessario risistemare gli appunti, acquisire i passaggi successivi cruciali e inviare il riepilogo al resto del team. Tutte queste attività erodono la tua capacità di essere produttivo e possono interrompere la collaborazione sul nascere. Ma l'aiuto è a portata di mano: un segretario basato sull'IA è proprio lo strumento di cui hai bisogno.

Molte persone si rivolgono alle app e agli strumenti per riunioni basati sull'IA per automatizzare la presa di appunti e riepilogare le informazioni sulle riunioni. È come avere un assistente di IA al fianco durante le riunioni, che prende appunti e tiene traccia degli elementi di discussione in modo da permettere di concentrarsi sulla conversazione. Per non parlare del fatto che avere un riepilogo della riunione con i punti chiave a cui fare riferimento rende molto più semplice scrivere quell'e-mail di follow-up.

Scopra come può trarre vantaggio da uno strumento per prendere appunti con l'intelligenza artificiale e perché potrebbe diventare il suo nuovo migliore amico durante le riunioni.

Come funzionano gli appuntatori AI

I modelli di AI generativa sono forse più noti per generare messaggi basati su un prompt, ma sono anche ottimi per riassumere le informazioni. Utilizzano l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per sintetizzare i messaggi più lunghi in brevi riassunti che includono i punti chiave del testo.

Un assistente IA trascrive una conversazione della riunione e utilizza la trascrizione come input di testo per generare un riepilogo della riunione di quanto è stato discusso. Molte app per prendere appunti individuano anche i punti chiave e le azioni da intraprendere in base al contesto della chiamata. 

Molte app per prendere appunti basate sull'IA richiedono una registrazione completa della riunione per generare un riepilogo della riunione. Se non vuoi che la riunione venga registrata, cerca uno strumento che non lo richieda: ad esempio, Zoom AI Companion può generare un riepilogo della riunione senza registrare la riunione.

Perché utilizzare un segretario basato sull'IA all'interno della tua riunione?

Prendere appunti durante le riunioni e condividere appunti ed elementi di azione con i colleghi dopo la riunione può richiedere una discreta quantità di tempo. Secondo un sondaggio condotto da Morning Consult,* quasi il 75% dei team leader si dedica almeno un paio di volte a settimana a queste attività e il 48% dei leader intervistati dedica più tempo di quanto vorrebbe alla presa di appunti.

Un segretario basato sull'IA può aiutarti a risparmiare tempo, ma c'è di più. Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di un'app per la presa di appunti basata sull'IA:

Niente più multitasking durante la riunione

Quando prendi appunti, ti concentri sul compito da svolgere e non sul contributo che puoi apportare alla discussione. Lascia che il tuo segretario basato sull'IA svolga il lavoro così da poter partecipare completamente alla riunione.

Niente più dettagli persi 

Ti è mai capitato di doverti allontanare da una riunione per un secondo e di perdere un dettaglio importante? Un segretario basato sull'IA non ha bisogno di fare pause, quindi hai la certezza di ricevere riepiloghi esaustivi. Inoltre, alcuni strumenti ti permettono di fare domande in tempo reale alla tua app per prendere appunti, senza dover interrompere la riunione per chiedere: "Puoi ripetere?"

Uso più efficiente del tempo

Ci vuole tempo per sistemare gli appunti e organizzarli dopo ogni chiamata prima di condividerli con gli altri. I riepiloghi delle riunioni potenziati dall'intelligenza artificiale sono pronti per essere letti e condivisi non appena vengono generati, permettendoti di inoltrare più rapidamente le informazioni al tuo team. Alcuni strumenti possono automatizzare la procedura stessa inviando il riepilogo direttamente ai partecipanti in un'email di follow-up o in una chat al termine della riunione.

Recuperare le riunioni perse

Se hai un'agenda fitta di impegni e hai due prenotazioni, non preoccuparti. Invece di chiedere ai colleghi un aggiornamento (e fare affidamento sui loro appunti, che potrebbero essere incompleti), un riepilogo delle riunioni generato dall'IA può aiutarti a recuperare ciò che ti sei perso.

Migliorare il ROI

Partecipare alle riunioni e prendere appunti può comportare la perdita di ore di produttività ogni settimana. Un segretario basato sull'IA potrebbe aiutarti a risparmiare tempo e a concentrarti su attività più importanti e di maggior impatto. Un calcolatore del ROI può aiutarti a quantificare i potenziali risparmi sui costi derivanti dall’implementazione di un’app per prendere appunti basata sull’IA, in base al numero di dipendenti e alle ore risparmiate in una settimana.

Utilizzare il riepilogo della riunione di AI Companion per la presa di appunti

Buone notizie: potresti già disporre delle funzionalità di AI Companion per prendere appunti necessarie per ricevere appunti automatici nella tua casella di posta dopo ogni riunione Zoom. Se hai un piano Zoom a pagamento idoneo, hai già accesso ad AI Companion (se non hai un piano idoneo, puoi effettuare l'upgrade oggi stesso). Potresti dover chiedere al tuo amministratore di Zoom di attivare alcune funzionalità. Con il componente aggiuntivo AI Companion personalizzato, sarai in grado di portare AI Companion nelle riunioni di terze parti, come Microsoft Teams e Google Meet. Il supporto di Cisco Webex sarà presto disponibile.

AI Companion utilizza una trascrizione della riunione per generarne un riepilogo dettagliato, quindi non è necessario registrarla. Organizza il riepilogo della riunione per argomento permettendoti di recuperare facilmente i punti fondamentali e chi ha detto cosa. Una delle sue funzioni più importanti è la generazione di eventuali passaggi successivi o punti di azione in base al contenuto della riunione. E se vuoi solo un breve paragrafo sul contenuto della riunione, dai un'occhiata al breve riepilogo in alto per una versione concisa del riassunto. 

Usando AI Companion, hai a disposizione modelli predefiniti per i riepiloghi delle riunioni. Con l'add-on AI Companion personalizzato, puoi persino personalizzare i riepiloghi delle riunioni con modelli su misura e sfruttabili progettati appositamente per riflettere il tono, la struttura e il fulcro della riunione.

Appositamente per i team globali: AI Companion supporta svariate lingue, infatti i riepiloghi delle riunioni sono ora disponibili in inglese e in altre 32 lingue!

Alcuni segretari basati sull'IA, come Fathom, Fellow e Otter.ai, sono app autonome da integrare nella riunione video come partecipanti AI indipendenti in modo da generare una trascrizione per il riepilogo della riunione. Altri, come Zoom AI Companion, sono integrati direttamente nella piattaforma per le riunioni, semplificandone l'uso. Se usi una piattaforma per le riunioni diversa, come Google Meet, Microsoft Teams e (presto) Cisco Webex, puoi comunque portare AI Companion nella tua riunione come partecipante AI indipendente con l'add-one AI Companion personalizzato.

Caratteristiche chiave per aiutarla a lavorare più velocemente

Al termine della riunione, AI Companion non si limita a fornire un riepilogo della riunione. Puoi usare la potenza di Zoom Workplace per trasformare quel riepilogo in una chat o in un documento utile.

Utilizzi uno dei nostri modelli di riunione in Zoom Docs per formattare il suo riassunto della riunione. Questo la aiuterà a presentare i contenuti in modo più efficace in base al tipo di riunione. Una volta inserito nel documento, può aggiungere informazioni, farsi aiutare a trasformarlo in una bozza di blog o in un brief aziendale, e taggare i suoi colleghi per fornire un feedback.

Puoi anche creare un flusso di lavoro automatizzato che si attiva alla fine delle riunioni che hai organizzato per inserire il riepilogo in un documento Zoom Doc dedicato o condividerlo in una chat di gruppo su Zoom Team Chat. Il nostro strumento di Workflow Automation consente di creare questo e altri flussi di lavoro.

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