AI Companion Come fare IA

How an AI note taker helps you save time and stay focused

Learn the benefits of using AI to transcribe meetings and summarize information, so you can automate note taking with ZoomMate.

8 tempo di lettura

Pubblicato in data 21 novembre 2023

Donna sorridente seduta al computer portatile in un ufficio.

In questo blog

01 Come funzionano gli appuntatori AI - Jumplink to Come funzionano gli appuntatori AI
02 Perché utilizzare un segretario basato sull'IA all'interno della tua riunione? - Jumplink to Perché utilizzare un segretario basato sull'IA all'interno della tua riunione?
03 Utilizzare AI Companion, Le mie note e i riepiloghi delle riunioni per prendere appunti personali - Jumplink to Utilizzare AI Companion, Le mie note e i riepiloghi delle riunioni per prendere appunti personali

Robin Bunevich

Responsabile marketing del prodotto, Zoom AI

Robin Bunevich è responsabile marketing del prodotto in Zoom. Supervisiona il marketing e la strategia dei prodotti per Zoom AI. Dopo aver diretto per tre anni il marketing dei prodotti per la soluzione per eventi di Zoom e aver lanciato Zoom Events, uno dei prodotti con la crescita più rapida di Zoom, ora si occupa di aiutare le organizzazioni ad adottare agevolmente l'IA nei flussi di lavoro. Prima di Zoom, si è occupata del marketing per gli eventi live presso il New York Times ed è stata determinante, a marzo 2020, nell'aiutare l'organizzazione a passare a un programma di eventi completamente virtuale. In Zoom, Robin sfrutta i suoi 15 anni, e oltre, di esperienza nel marketing e nella pubblicità per promuovere la conoscenza e l'adozione delle soluzioni di IA di Zoom.

If you’ve ever been assigned to take notes in a meeting, you know the struggles. You’re trying to write down what every person said accurately, but if your attention shifts for just a moment, you might miss an important detail. It’s harder to participate in the discussion fully if you’re occupied with listening and typing. Then after your meeting, you need to clean up your notes, capture crucial next steps, and send your summary to the rest of the team. All these tasks eat away at your ability to be productive and can stop collaboration in its tracks. But help is at hand: an AI note taker is just the tool you need.

Many people are turning to AI meeting apps and tools to automate note taking and summarize meeting information. It’s like having an AI assistant by your side during meetings, taking notes, and keeping track of discussion items so you can focus on the conversation. Not to mention, having a meeting summary with key points to refer back to makes writing that follow-up email much easier.

See how you can benefit from an AI note taking tool — and why it just might become your new best friend in meetings.

I modelli di AI generativa sono forse più noti per generare messaggi basati su un prompt, ma sono anche ottimi per riassumere le informazioni. Utilizzano l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per sintetizzare i messaggi più lunghi in brevi riassunti che includono i punti chiave del testo.

Un assistente IA trascrive una conversazione della riunione e utilizza la trascrizione come input di testo per generare un riepilogo della riunione di quanto è stato discusso. Molte app per prendere appunti individuano anche i punti chiave e le azioni da intraprendere in base al contesto della chiamata.

Alcune delle app per prendere appunti basate sull’IA richiedono una registrazione completa della riunione per generare un riepilogo della riunione stessa. Se non vuoi che la riunione venga registrata, cerca uno strumento che non lo richieda: ad esempio, Zoom AI Companion può generare un riepilogo della riunione senza registrarla.

Prendere appunti durante le riunioni e condividere note e attività da completare con i colleghi può richiedere molto tempo quando sei al lavoro. Secondo un sondaggio condotto da Morning Consult nel 2023*, quasi il 75% dei team leader ha dichiarato di svolgere queste attività almeno un paio di volte alla settimana e il 48% dei leader intervistati ha dichiarato di dedicare più tempo di quanto vorrebbero a prendere appunti.

Un segretario basato sull'IA può aiutarti a risparmiare tempo, ma c'è di più. Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di un'app per la presa di appunti basata sull'IA:

Non è più necessario fare multitasking durante le riunioni

Quando prendi appunti durante alcune riunioni, puoi concentrarti sulle attività da svolgere senza dover pensare continuamente a cosa dire durante la discussione. Lascia che sia lo strumento di annotazione basato sull’IA a fare il lavoro per te, così potrai seguire attivamente la riunione.

Non perderti più un dettaglio

Ti è mai capitato di doverti allontanare da una riunione per un secondo e di perdere un dettaglio importante? Un segretario basato sull'IA non ha bisogno di fare pause, quindi hai la certezza di ricevere riepiloghi esaustivi. Inoltre, alcuni strumenti ti permettono di fare domande in tempo reale alla tua app per prendere appunti, senza dover interrompere la riunione per chiedere: "Puoi ripetere?"

Uso più efficiente del tempo

Dopo ogni riunione, ci vuole del tempo per sistemare e organizzare gli appunti prima di poterli condividere con altri. I riepiloghi delle riunioni generati dall’IA, invece, sono spesso pronti per essere letti e condivisi non appena vengono generati, e ti consentono di inoltrare rapidamente le informazioni al tuo team. Alcuni strumenti possono automatizzare questo processo inviando il riepilogo direttamente ai partecipanti con un’e-mail di follow-up o tramite chat non appena termina la riunione.

Recuperare le riunioni perse

Se hai un’agenda fitta di impegni e hai due appuntamenti nello stesso orario, non preoccuparti. Invece di chiedere un aggiornamento ai colleghi (e fare affidamento sui loro appunti, che potrebbero essere incompleti), alcuni strumenti possono partecipare alle riunioni per tuo conto, a seconda della piattaforma utilizzata, e generare un riepilogo per aiutarti a recuperare ciò che hai perso.

Sebbene AI Companion fornisca già riepiloghi delle riunioni basati sull’IA affidabili e accurati, la funzionalità di annotazione con AI Companion sta per migliorare ulteriormente grazie a Le mie note, che consente di avere un assistente personale per le note durante riunioni su piattaforme di terze parti, Zoom e incontri in presenza. Con Le mie note potrai prendere appunti durante le riunioni e AI Companion potrà arricchirli con le trascrizioni delle riunioni, fornendoti un contesto più completo.

Se hai un piano Zoom a pagamento idoneo, hai già accesso ad AI Companion (se non hai un piano idoneo, puoi effettuare l’upgrade ora). Potrebbe essere necessario chiedere all’amministratore di Zoom di attivare alcune funzionalità.

Pensa a come puoi implementare la funzione per prendere appunti con AI Companion prima, durante e dopo le tue riunioni:

Ottimizza il tempo disponibile dopo la riunione

Al termine della riunione, AI Companion ti aiuta a trasformare le note in informazioni utili e in attività concrete e organizzate.

Riepiloghi dettagliati senza registrazione: Le mie note genera riepiloghi direttamente a partire dalla trascrizione, organizzati in base all’argomento che più ti interessa.
Nessuna registrazione richiesta: mantieni private le conversazioni mentre annoti ciò di cui si è parlato e chi ha detto cosa.

Funzionalità importanti per aiutarti a lavorare più rapidamente

Crea uno Zoom Doc dal riepilogo della riunione per organizzare i punti di discussione, le attività da completare e i prossimi passi. I modelli di riunione predefiniti aiutano a strutturare le note in base al tipo di incontro: aggiornamenti di progetto, sessioni di brainstorming o brevi riunioni con il team.
Usa i flussi di lavoro personali per automatizzare le attività quotidiane come pianificare i follow-up o condividere aggiornamenti su Zoom Workplace, con modelli pronti all’uso che aiutano a semplificare i processi ripetitivi.
Individua facilmente i prossimi passi e le priorità dai riepiloghi delle riunioni. Con riepiloghi, documenti, chat e attività tutti collegati in Zoom Workplace, puoi trovare ciò che ti serve e agire subito.