AI-productiviteitsserie: hoe kan een AI-notulist je helpen tijd te besparen en aandachtig te blijven

Als je ooit als notulist bent aangeduid tijdens een vergadering, weet je hoe lastig het is. Je probeert alles wat iedereen zegt nauwkeurig te noteren, maar als je even minder aandachtig bent mis je misschien wel een belangrijk detail. Je neemt ook in mindere mate deel aan het gesprek als je aan het luisteren en typen bent. Na je vergadering moet je je notities opschonen, cruciale vervolgstappen vastleggen en je samenvatting naar de rest van het team sturen. Met al die taken ben je minder productief en verloopt de samenwerking veel moeizamer. Er is echter hulp voorhanden: een AI-notulist is precies wat je nodig hebt.

Velen kiezen voor AI-vergaderapps en -hulpmiddelen om het maken van notities te automatiseren en vergaderinformatie samen te vatten. Je hebt als het ware een AI-assistent aan je zijde tijdens vergaderingen, die notities maakt en gesprekspunten bijhoudt, zodat je je aandacht op het gesprek kunt richten. 

In het eerste deel van onze AI-productiviteitsserie ontdek je hoe je kunt profiteren van een AI-tool om notities te maken en waarom het wel eens je nieuwe beste vriend kan worden tijdens vergaderingen.

Generatieve AI-modellen zijn misschien het meest bekend om het genereren van berichten op basis van een prompt, maar ze leveren ook geweldige samenvattingen. Met behulp van natuurlijke taalverwerking (NLP) vatten ze langere berichten samen in beknopte samenvattingen met kerninformatie over de tekst.

Een AI-notulist gebruikt het transcript van een gesprek als de tekstinvoer om een vergadersamenvatting te genereren van hetgeen werd besproken en om belangrijke actiepunten vast te leggen binnen de context van het gesprek. 

De meeste AI-apps voor het maken van notities hebben een volledige opname van de vergadering nodig om een vergadersamenvatting op te stellen. Als je je vergadering niet wilt opnemen, kies dan voor een tool die geen opname nodig heeft. Zo kan Zoom AI Companion een vergadersamenvatting genereren met een tijdelijk transcript (we gaan hier later uitgebreider op in).

Notities maken tijdens vergaderingen en notities en actiepunten delen met collega's kan erg tijdrovend zijn op het werk. Volgens een recent onderzoek van Morning Consult* zei bijna 75% van de teamleiders dat ze deze taken minstens een paar keer per week uitvoeren. 48% van de bevraagde leiders zei dat ze meer tijd besteden aan het maken van notities dan ze willen.

Met een AI-gestuurde notulist kun je tijd besparen, maar dat niet alleen. Hier zijn een aantal voordelen van het gebruik van een AI-app voor het maken van notities:

Niet langer multitasken tijdens je vergadering

Als je notities maakt, gaat je aandacht daarnaartoe en niet naar wat je aan het gesprek kunt bijdragen. Laat je AI-gestuurde notulist de klus klaren, zodat je ten volle aan de vergadering kunt deelnemen.

Er gaan niet langer details verloren 

Het zou de eerste keer niet zijn dat je een vergadering moet verlaten en je net dan een belangrijk detail mist. Een AI-gestuurde notulist heeft geen pauzes nodig. Zo weet je zeker dat je vergadernotities volledig zijn.

Efficiënter tijdsgebruik

Het kost tijd om na elk gesprek je notities op te schonen en te organiseren voordat je ze met anderen kunt delen. AI-gestuurde vergadernotities zijn omiddellijk klaar om te worden gedeeld.

Je haalt moeiteloos gemiste vergaderingen in

Heb je een overvolle agenda en kun je er niet bij zijn? Maak je geen zorgen. In plaats van collega's om een update te vragen (en te vertrouwen op hun notities, die misschien onvolledig zijn), kun je met een AI-gegenereerde vergadersamenvatting inhalen wat je hebt gemist.

Het goede nieuws is dat je misschien al de nodige AI-gestuurde functie voor het maken van notities   hebt om na elke Zoom-vergadering automatische notities in je Postvak IN te ontvangen. Zoom AI Companion, je AI-assistent, is zonder extra kosten inbegrepen bij de betaalde services die zijn toegewezen aan je Zoom-gebruikersaccount.** (Heb je geen betaald Zoom-abonnement dat in aanmerking komt,  upgrade dan vandaag nog om toegang te krijgen tot de voordelen van AI Companion.)

AI Companion kan je helpen met allerhande taken op het Zoom-platform, maar het samenvatten van vergaderingen is de populairste functie. De afgelopen drie maanden heeft AI Companion meer dan 2,8 miljoen vergadersamenvattingen gegenereerd, waarmee een hoop notities en dus een hoop tijd wordt uitgespaard!

AI Companion gebruikt een tijdelijk vergadertranscript om een gedetailleerd overzicht van je vergadering te genereren, zodat je de vergadering niet hoeft op te nemen als je dat niet wilt. Je vergadersamenvatting wordt per onderwerp georganiseerd, zodat je kunt lezen wat werd besproken en wie wat heeft gezegd. Cruciaal hierbij is dat er eventuele vervolgstappen of actiepunten worden bepaald op basis van de vergaderinhoud. Wil je gewoon in het kort lezen waarover de vergadering ging, lees dan de korte samenvatting bovenaan voor een verkorte versie. 

Aan alle teams wereldwijd, opgelet: AI Companion heeft intussen taalondersteuning in 32 andere talen dan het Engels voor vergadersamenvattingen (in preview)!

Ben je klaar voor een AI-gestuurde notulist tijdens je vergaderingen en voor andere productiviteitshulpmiddelen om je werkdag door te komen? Raadpleeg onze  introductiehandleiding met alles wat je moet weten om het meeste uit AI Companion te halen.

*Op basis van een online enquête bij 11.023 fulltime-kenniswerkers in de VS, het VK, Ierland, Duitsland, Frankrijk, Japan, Singapore en Australië. Tussen 10 en 25 augustus 2023 uitgevoerd door Morning Consult namens Zoom Video Communications, Inc.

**Opmerking: Zoom AI Companion is mogelijk niet in alle regio's en sectoren beschikbaar.