Hoe een AI-notitiemaker u helpt tijd te besparen en geconcentreerd te blijven

Als je ooit als notulist bent aangeduid tijdens een vergadering, weet je hoe lastig het is. Je probeert alles wat iedereen zegt nauwkeurig te noteren, maar als je even minder aandachtig bent mis je misschien wel een belangrijk detail. Je neemt ook in mindere mate deel aan het gesprek als je aan het luisteren en typen bent. Na je vergadering moet je je notities opschonen, cruciale vervolgstappen vastleggen en je samenvatting naar de rest van het team sturen. Met al die taken ben je minder productief en verloopt de samenwerking veel moeizamer. Er is echter hulp voorhanden: een AI-notulist is precies wat je nodig hebt.

Velen kiezen voor AI-vergaderapps en -hulpmiddelen om het maken van notities te automatiseren en vergaderinformatie samen te vatten. Het is alsof je tijdens vergaderingen een AI-assistent aan je zijde hebt, die notities maakt en gesprekspunten bijhoudt, zodat jij je kunt concentreren op het gesprek zelf. En natuurlijk wordt het schrijven van een follow-up e-mail veel gemakkelijker met een samenvatting van de vergadering inclusief belangrijke punten om naar terug te verwijzen.

Bekijk hoe u kunt profiteren van een AI-hulpmiddel voor het maken van notities - en waarom het wel eens uw nieuwe beste vriend tijdens vergaderingen zou kunnen worden.

Generatieve AI-modellen zijn misschien het meest bekend voor het genereren van berichten op basis van een prompt, maar ze zijn ook geweldig in het samenvatten van informatie. Ze maken gebruik van natuurlijke taalverwerking (NLP) om langere berichten te synthetiseren tot korte samenvattingen die belangrijke punten over de tekst bevatten.

Een AI-notulist transcribeert een vergadering en gebruikt het transcript als tekstinvoer om een samenvatting van de vergadering te genereren. Veel notitie-apps identificeren ook belangrijke punten en actiepunten op basis van de context van het gesprek. 

Veel AI-apps voor het maken van notities hebben een volledige opname van de vergadering nodig om een vergadersamenvatting op te stellen. Als je niet wilt dat je vergadering wordt opgenomen, zoek dan een tool die dat niet vereist. Zoom AI Companion kan bijvoorbeeld een vergadersamenvatting genereren zonder de vergadering op te nemen.

Notities maken tijdens vergaderingen en notities en actiepunten delen met collega's kan erg tijdrovend zijn op het werk. Volgens een onderzoek van Morning Consult* zei bijna 75% van de teamleiders dat ze deze taken minstens een paar keer per week uitvoeren. 48% van de bevraagde leiders zei dat ze meer tijd besteden aan het maken van notities dan ze willen.

Met een AI-gestuurde notulist kun je tijd besparen, maar dat niet alleen. Hier zijn een aantal voordelen van het gebruik van een AI-app voor het maken van notities:

Niet langer multitasken tijdens je vergadering

Als je notities maakt, gaat je aandacht daarnaartoe en niet naar wat je aan het gesprek kunt bijdragen. Laat je AI-gestuurde notulist de klus klaren, zodat je ten volle aan de vergadering kunt deelnemen.

Er gaan niet langer details verloren 

Het zou de eerste keer niet zijn dat je een vergadering moet verlaten en je net dan een belangrijk detail mist. Een AI-gestuurde notulist heeft geen pauzes nodig. Zo weet je zeker dat je samenvattingen van vergaderingen volledig zijn. Bovendien kun je met sommige tools je notitie-app in realtime vragen stellen over de vergadering, zodat je de discussie niet hoeft te onderbreken om te vragen: "Kun je dat herhalen?"

Efficiënter tijdsgebruik

Het kost tijd om na elk gesprek je notities op te schonen en te organiseren voordat je ze met anderen kunt delen. AI-gestuurde samenvattingen van vergaderingen zijn direct na het genereren beschikbaar om te bekijken en te delen, zodat je je team sneller van waardevolle inzichten kunt voorzien. Sommige tools kunnen dat proces automatiseren door de samenvatting direct naar de deelnemers te sturen in een vervolgmail of chatbericht zodra de vergadering is afgelopen.

Gemiste vergaderingen inhalen

Heb je een overvolle agenda en kun je er niet bij zijn? Maak je geen zorgen. In plaats van collega's om een update te vragen (en te vertrouwen op hun notities, die misschien onvolledig zijn), kun je met een AI-gegenereerde vergadersamenvatting inhalen wat je hebt gemist.

ROI verbeteren

Het bijwonen van vergaderingen en het maken van notities kan oplopen tot uren productiviteitsverlies per week. Een AI-notulist kan je helpen tijd te besparen, zodat je agenda vrij komt om je te concentreren op belangrijkere taken met een grotere impact. Een ROI-calculator kan je helpen de potentiële kostenbesparingen van het implementeren van een AI-app voor het maken van notities te kwantificeren op basis van het aantal werknemers en de bespaarde uren per week.

Het goede nieuws is dat je misschien al beschikt over de AI Companion mogelijkheden die je nodig hebt om na elke Zoom-vergadering automatische notities in je inbox te ontvangen. Als je een betaald Zoom-abonnement hebt dat in aanmerking komt, heb je al toegang tot AI Companion (als je geen abonnement hebt dat in aanmerking komt, kun je vandaag nog upgraden). Het kan zijn dat je je Zoom-beheerder moet vragen om bepaalde functies in te schakelen. Met de Custom AI Companion-add-on kun je AI Companion ook gebruiken voor vergaderingen op andere platforms, zoals Microsoft Teams en Google Meet, met binnenkort ondersteuning voor Cisco Webex.

AI Companion gebruikt een vergaderingstranscript om een gedetailleerde samenvatting van je vergadering te genereren, zodat je de vergadering niet hoeft op te nemen als je dat niet wilt. Het organiseert je samenvatting van de vergadering per onderwerp, zodat je gemakkelijk kunt bijhouden wat er is besproken en wie wat heeft gezegd. Cruciaal is dat het ook eventuele volgende stappen of actiepunten identificeert op basis van de inhoud van de vergadering. En als je alleen een korte paragraaf wilt over waar de vergadering over ging, bekijk dan de snelle samenvatting bovenaan voor een verkorte versie van de samenvatting. 

Wanneer je AI Companion gebruikt, krijg je voorgedefinieerde sjablonen voor je samenvattingen van vergaderingen. Met de Custom AI Companion add-on kun je zelfs je samenvattingen van vergaderingen aanpassen met op maat gemaakte, bruikbare sjablonen die speciaal zijn ontworpen om de toon, structuur en focus van je vergadering weer te geven.