Hoe een AI-notitiemaker u helpt tijd te besparen en geconcentreerd te blijven

Als je ooit als notulist bent aangeduid tijdens een vergadering, weet je hoe lastig het is. Je probeert alles wat iedereen zegt nauwkeurig te noteren, maar als je even minder aandachtig bent mis je misschien wel een belangrijk detail. Je neemt ook in mindere mate deel aan het gesprek als je aan het luisteren en typen bent. Na je vergadering moet je je notities opschonen, cruciale vervolgstappen vastleggen en je samenvatting naar de rest van het team sturen. Met al die taken ben je minder productief en verloopt de samenwerking veel moeizamer. Er is echter hulp voorhanden: een AI-notulist is precies wat je nodig hebt.

Veel mensen maken gebruik van AI-vergaderapps en -tools om het maken van notities te automatiseren en vergaderinformatie samen te vatten. Het is alsof u een AI-assistent aan uw zijde hebt tijdens vergaderingen, die aantekeningen maakt en discussiepunten bijhoudt, zodat u zich op het gesprek kunt concentreren. En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat het schrijven van die follow-up e-mail veel gemakkelijker wordt als u een samenvatting van de vergadering hebt met de belangrijkste punten om naar terug te verwijzen.

Bekijk hoe u kunt profiteren van een AI-hulpmiddel voor het maken van notities - en waarom het wel eens uw nieuwe beste vriend tijdens vergaderingen zou kunnen worden.

Generatieve AI-modellen zijn misschien het meest bekend voor het genereren van berichten op basis van een prompt, maar ze zijn ook geweldig in het samenvatten van informatie. Ze maken gebruik van natuurlijke taalverwerking (NLP) om langere berichten te synthetiseren tot korte samenvattingen die belangrijke punten over de tekst bevatten.

Een AI-notulist transcribeert een vergadergesprek en gebruikt het transcript als tekstinvoer om een samenvatting van de vergadering te genereren van wat er besproken is. Veel apps voor het maken van notities identificeren ook belangrijke punten en actiepunten op basis van de context van het gesprek. 

Sommige AI-notitiemakers, zoals Fathom, Fellow en Otter.ai, zijn standalone apps. Deze oplossingen van derden nemen deel aan uw videovergadering als een aparte AI-deelnemer om een transcriptie te genereren voor de samenvatting van de vergadering. Andere, zoals Zoom AI Companion, zijn een ingebouwde functie van het vergaderplatform, waardoor ze gemakkelijk te gebruiken en te delen zijn.

Veel AI-apps voor het maken van notities vereisen een volledige opname van de vergadering om een samenvatting van de vergadering te genereren. Als u niet wilt dat uw vergadering wordt opgenomen, zoek dan een hulpmiddel dat dit niet vereist - Zoom AI Companion kan bijvoorbeeld een samenvatting van de vergadering genereren zonder opname.

Het maken van notities tijdens vergaderingen en het delen van notities en actiepunten met collega's kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen op het werk. Volgens een enquête uitgevoerd door Morning Consult,* zei bijna 75% van de teamleiders dat ze deze taken minstens een paar keer per week uitvoeren, en 48% van de ondervraagde leiders zei dat ze meer tijd besteden aan het maken van notities dan ze zouden willen.

Met een AI-gestuurde notulist kun je tijd besparen, maar dat niet alleen. Hier zijn een aantal voordelen van het gebruik van een AI-app voor het maken van notities:

Niet langer multitasken tijdens je vergadering

Als je notities maakt, gaat je aandacht daarnaartoe en niet naar wat je aan het gesprek kunt bijdragen. Laat je AI-gestuurde notulist de klus klaren, zodat je ten volle aan de vergadering kunt deelnemen.

Er gaan niet langer details verloren 

Hebt u ooit een vergadering even moeten onderbreken om een belangrijk detail te missen? Een AI-notulist hoeft geen pauzes te nemen, dus u kunt er zeker van zijn dat uw notities voor vergaderingen volledig zullen zijn. Bovendien kunt u met sommige tools uw notitie-app in realtime vragen stellen over de vergadering, zodat u niet hoeft te zeggen: "Kunt u dat herhalen?".

Efficiënter tijdsgebruik

Het kost tijd om uw notities op te ruimen en te ordenen na elk gesprek voordat u ze met anderen kunt delen. AI-gestuurde aantekeningen voor vergaderingen zijn klaar om te delen zodra ze gegenereerd zijn, zodat u die inzichten sneller aan uw team kunt geven. Sommige tools automatiseren dat proces door de samenvatting direct na afloop van de vergadering in een follow-up e-mail of chat naar de deelnemers te sturen.

Gemiste vergaderingen inhalen

Heb je een overvolle agenda en kun je er niet bij zijn? Maak je geen zorgen. In plaats van collega's om een update te vragen (en te vertrouwen op hun notities, die misschien onvolledig zijn), kun je met een AI-gegenereerde vergadersamenvatting inhalen wat je hebt gemist.

ROI verbeteren

Het bijwonen van vergaderingen en het maken van notities kan oplopen tot uren aan verloren productiviteit per week. Een AI-app voor het maken van notities kan u helpen tijd te besparen, waardoor uw agenda vrij komt om u te concentreren op belangrijkere taken met een grotere impact. Een ROI-calculator kan u helpen om de potentiële kostenbesparingen van de implementatie van een AI-app voor het maken van notities te kwantificeren op basis van het aantal werknemers en de bespaarde uren per week.

Het goede nieuws is dat u misschien al beschikt over de AI-gestuurde notitiemogelijkheden die u nodig hebt om na elke Zoom-vergadering automatisch notities in uw inbox te ontvangen. Als u een betaald Zoom-abonnement hebt, hebt u al toegang tot AI Companion (Als u geen betaald Zoom-abonnement hebt, upgrade dan vandaag nog).

AI Companion gebruikt een transcript van een vergadering om een gedetailleerde samenvatting van uw vergadering te genereren, zodat u de vergadering niet hoeft op te nemen als u dat niet wilt. Het organiseert uw samenvatting van de vergadering op onderwerp, zodat u kunt lezen wat er besproken is en wie wat gezegd heeft. Het belangrijkste is dat het ook eventuele volgende stappen of actiepunten aangeeft op basis van de inhoud van de vergadering. En als u slechts een korte paragraaf wilt over waar de vergadering over ging, bekijk dan de korte samenvatting bovenaan voor een verkorte versie.