Dapatkan tips kami untuk menggunakan Zoom Team Chat untuk berkomunikasi kapan pun dan bagaimana pun Anda inginkan, mengelola proyek yang rumit dengan mudah, dan mengotomatiskan kesibukan sehari-hari - semuanya di satu tempat.
10 menit untuk membaca
Diterbitkan pada 16 Januari 2025
Memiliki informasi yang Anda butuhkan adalah hal yang baik, bukan? Tidak ketika itu datang kepada Anda melalui selusin aplikasi berbeda dalam bentuk obrolan, email, label, dan pesan langsung. Kelebihan informasi dapat membuat Anda sulit menguasai semuanya, memaksa Anda mencari cara agar tetap terorganisir, berkomunikasi secara efektif, dan menemukan apa yang Anda butuhkan.
Di situlah solusi percakapan berbasis AI kami, Zoom Chat, dapat membantu. Fitur ini sudah termasuk dalam aplikasi Zoom Workplace tanpa biaya tambahan, jadi Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi kapan dan bagaimana pun Anda inginkan — semuanya dalam satu tempat. Anda dapat memberikan hasil lebih cepat dengan fitur-fitur pengorganisasian yang memungkinkan Anda mengelola proyek-proyek kompleks dengan mudah. Selain itu, fitur ini memungkinkan Anda untuk memprioritaskan hal-hal yang benar-benar penting, alih-alih semua hal yang tidak penting, dengan mengotomatiskan pekerjaan rutin sehari-hari.
Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana aplikasi obrolan dapat membantu Anda melakukan semua ini. Zoom Chat lebih dari sekadar mengirim dan menerima pesan untuk membantu Anda berkolaborasi dengan lebih cerdas dan efisien. Gunakan lembar panduan kami di bawah ini untuk mempelajari dasar-dasarnya, mengatur cara Anda bekerja, dan menghemat waktu.
Jika Anda baru memulai Zoom Chat, berikut adalah beberapa tips cepat untuk menjaga komunikasi Anda tetap teratur dan efektif.
Ketika percakapan dalam obrolan berlangsung dengan cepat, akan sulit untuk melacak pesan mana yang sedang ditanggapi oleh setiap orang. Dengan mengklik ikon "Balas" di bawah sebuah pesan, Anda akan membalas pesan tersebut secara langsung, dan tanggapan Anda akan dikelompokkan di bawahnya, yang menunjukkan kepada peserta lain bahwa Anda menanggapi topik yang sama. Pesan asli, dan semua pesan di bawahnya, disebut sebagai utas percakapan.
Jika Anda berada dalam percakapan grup atau saluran dan ingin menarik perhatian orang tertentu ke pesan, beri tag mereka menggunakan sebutan @ untuk mengirimkan pemberitahuan kepada mereka. Cukup masukkan simbol @, diikuti dengan nama orang yang ingin Anda sebut, lalu pilih mereka dari menu tarik-turun.
Saat Anda perlu menarik perhatian semua orang pada pesan penting, menggunakan fitur @all akan mengirimkan pemberitahuan ke semua anggota percakapan grup atau saluran. Pastikan untuk menggunakan fitur ini dengan bijak dan tepat jika Anda memberi tahu saluran yang berisi ratusan atau ribuan orang.
Jaga postingan Anda tetap bebas dari URL panjang dengan menggunakan opsi "Tambahkan Tautan" di menu "Format" untuk menyematkan tautan langsung dalam teks. Untuk mengurangi jumlah klik, gunakan pintasan keyboard (⌘+K di Mac atau Ctrl+K di Windows) untuk menambahkan hyperlink setelah memilih teks Anda. Jika Anda telah menyalin tautan ke papan klip, tautan tersebut akan secara otomatis ditempelkan ke kolom tautan.
Pesan status memungkinkan Anda menampilkan catatan di profil Zoom Chat Anda yang dapat dilihat orang lain saat mereka memilih kontak Anda atau mengobrol dengan Anda. Ini adalah cara yang bagus untuk memberi tahu bahwa Anda akan berada di luar kantor atau di lapangan seharian, sehingga orang-orang tahu untuk mengharapkan respons yang tertunda. Anda juga dapat mengatur status kehadiran Anda sehingga anggota tim dapat mengetahui sekilas apakah Anda tersedia untuk percakapan atau panggilan mendadak, sedang sibuk, tidak di dekat perangkat, atau tidak di kantor.
Sekarang setelah Anda mempelajari dasar-dasar mengirim dan menerima pesan, cari tahu cara mengaturnya secara efektif sehingga Anda dapat tetap mengikuti komunikasi Anda dan menemukan apa yang Anda butuhkan dalam sekejap.
Bilah samping Zoom Chat baru di sisi kiri aplikasi desktop Zoom Workplace Anda memberikan fleksibilitas dalam menemukan pesan dan saluran. Anda dapat dengan cepat menemukan semua pesan yang ditandai pada Anda menggunakan tab "Sebutan" (dan melihat lencana pemberitahuan merah untuk setiap sebutan baru yang belum dibaca). Pantau item tindakan dengan meninjau tab "Percakapan rapat" untuk melihat semua saluran percakapan rapat berkelanjutan yang Anda ikuti, menggunakan Filter "Hari Ini" untuk menemukan percakapan terbaru Anda, dan menggunakan Catatan Saya untuk mencantumkan tugas dari setiap rapat.
Seret lalu lepas tab yang berbeda untuk menyesuaikan tampilan sidebar Anda sesuai dengan cara Anda bekerja. Anda dapat memilih berbagai opsi, seperti "Berbintang," "Folder," "Aplikasi," dan lainnya, dengan mempertahankan yang penting dan menghapus tab yang tidak Anda butuhkan.
Ketika Anda ingin mengobrol dengan sekelompok orang, Zoom Chat memberi Anda opsi untuk membuat saluran atau grup percakapan pesan langsung. Tetapi apa perbedaan di antara keduanya?
Saluran percakapan dapat digunakan untuk topik yang lebih terstruktur atau forum kolaborasi jangka panjang, dan seringkali merupakan pilihan yang baik untuk kelompok orang yang lebih besar. Mereka dapat bersifat publik, artinya anggota organisasi Anda dapat mencari dan bergabung dengan mereka, atau pribadi, yang berarti anggota lain perlu menambahkannya untuk memberi mereka akses. Mereka dapat ditandai dalam percakapan Zoom Chat Anda untuk navigasi mudah ke saluran itu dengan menambahkan #. Ini berguna jika Anda ingin memberi tahu tim Anda, misalnya, bahwa ada saluran publik #Ask IT yang dapat mereka ikuti untuk membantu mereka memecahkan masalah komputer. Pemilik saluran juga memiliki kontrol lebih besar atas siapa saja yang dapat menambahkan anggota, memposting, dan menandai semua anggota saluran.
Sebaliknya, percakapan grup melalui pesan langsung (DM) mudah dimulai untuk percakapan spontan. Anda dapat dengan mudah menambahkan rekan kerja ke obrolan grup, tetapi mereka tidak dapat mencari atau bergabung dengan percakapan pesan langsung, dan DM tidak dapat diberi label menggunakan #. Jika Anda ingin, Anda selalu dapat mengubah percakapan grup DM menjadi saluran untuk mendapatkan kemampuan tambahan dalam mengundang, moderasi, dan pengendalian.
Ketika bilah samping Zoom Chat Anda mulai terlihat agak berantakan, folder adalah cara yang bagus untuk mengatur dan mengelompokkan percakapan, saluran, dan kontak Anda. Buat folder berdasarkan proyek yang sedang Anda kerjakan bersama atau tim yang Anda ajak bekerja sama agar Anda dapat dengan mudah menemukan percakapan dan saluran yang Anda butuhkan. Mengklik tab "Folder" di bilah sisi Anda akan memberi Anda tampilan tingkat atas dari semua folder Anda, sehingga lebih mudah untuk menemukan apa yang Anda cari.
Manajer, Anda tahu betapa sulitnya memastikan anggota tim Anda — terutama karyawan baru — dilibatkan dalam semua percakapan yang tepat. Ruang bersama di Zoom Chat menghilangkan masalah keharusan menambahkan setiap anggota tim secara manual ke setiap saluran. Ruang bersama adalah kumpulan saluran percakapan, mulai dari saluran di seluruh departemen hingga percakapan berbasis proyek. Saat Anda menambahkan orang ke ruang Anda, mereka secara otomatis ditambahkan ke saluran yang belum mereka. masuki Di bilah samping, Anda dapat melihat semua ruang bersama yang Anda ikuti, dan mengklik setiap saluran di dalam ruang tersebut.
Fitur obrolan rapat berkelanjutan kami memungkinkan Anda untuk berkomunikasi sebelum, selama, dan setelah rapat dengan membuat percakapan grup khusus di Zoom Chat untuk peserta rapat. Jika diaktifkan, percakapan dalam rapat akan muncul di percakapan grup tersebut saat dikirim dalam rapat, memungkinkan percakapan tetap berlanjut setelah rapat berakhir. Saat menjadwalkan rapat, pastikan "Aktifkan percakapan rapat berkelanjutan" diaktifkan. Saluran percakapan ini dapat dengan mudah ditemukan dengan mengklik tab "Percakapan rapat" di bilah samping Zoom Chat Anda.
Percakapan rapat berkelanjutan dapat diakses di jendela rapat dan di Zoom Chat.
Saat Anda menerima banyak pesan, percakapan bisa terasa berlebihan. Untuk menghindari perasaan kewalahan, coba sesuaikan pengaturan pemberitahuan di Zoom Chat. Anda dapat mengatur agar pemberitahuan hanya diberikan saat Anda disebut secara langsung, menerima pesan dalam percakapan pribadi atau percakapan grup, atau dalam saluran tertentu pilihan Anda. Anda juga dapat menyesuaikan pemberitahuan di tingkat tab untuk memilih kategori mana yang menampilkan jumlah pesan yang belum dibaca, membantu merapikan dan mengurangi kebisingan.
Team Chat adalah pusat kolaborasi, namun dengan mengetahui cara menavigasinya secara efektif, Anda juga dapat meningkatkan produktivitas Anda sendiri. Berikut adalah beberapa tips untuk meningkatkan cara kerja Anda.
Permintaan dan penugasan sering kali dikirim melalui obrolan. Anda dapat memperoleh daftar item tindakan dari saluran obrolan tertentu dengan membukapanel AI Companion. Minta AI Companion untuk mengidentifikasi item tindakan terbaru Anda untuk daftar tugas yang dipersonalisasi, atau dapatkan daftar tugas umum yang mencakup kolega mana yang ditugaskan untuk melakukan apa. AI Companion disertakan tanpa biaya tambahan pada paket Zoom Workplace berbayar yang memenuhi syarat,* yang bertindak sebagai asisten AI pribadi untuk membantu Anda menyelesaikan lebih banyak hal.
Dalam kekacauan pekerjaan sehari-hari, terkadang pesan-pesan penting terlewatkan begitu saja. Daripada stres memikirkan apa yang mungkin terlewatkan, dapatkan pengingat tentang pesan penting pada waktu yang tepat bagi Anda. Anda dapat memilih kapan Anda ingin diberi tahu lagi tentang pesan yang telah Anda terima, yang dapat membantu memastikan pesan tidak dilupakan atau diabaikan. Anda bahkan dapat melihat semua pesan yang telah Anda tandai untuk diingatkan di tab Pengingat di bilah sisi.
Jujur saja - dengan banyaknya pesan, file, tangkapan layar, dan banyak lagi yang masuk melalui aplikasi obrolan, mungkin sulit untuk menemukan apa yang Anda cari. Tetapi dengan fungsionalitas pencarian Team Chat yang tangguh, Anda dapat dengan mudah menemukan aset yang Anda butuhkan. Pada aplikasi desktop, klik tombol "Cari" di bagian atas bilah navigasi. Masukkan kata kunci yang relevan untuk mencari di seluruh platform Zoom Workplace, mulai dari Obrolan Tim hingga Rapat, Papan Tulis, Dokumen, Kontak, dan banyak lagi, untuk menemukan file atau pesan yang sesuai dengan kriteria pencarian Anda.
Simpan catatan, sumber daya, dan pengingat penting di saluran obrolan khusus Anda sendiri, yang tidak dapat dilihat oleh pengguna lain. Untuk menggunakan obrolan pribadi, klik nama Anda di tab "Dibintangi", lalu ketik pesan Anda dan tekan "Kirim". Ini akan mengirimkan pesan ke diri Anda sendiri yang dapat Anda rujuk kembali nanti, apa pun perangkat yang Anda gunakan untuk mengakses Obrolan Tim.
Kita semua mencari cara untuk mendapatkan lebih banyak waktu di hari kita. AI, kemampuan otomatisasi, dan integrasi dapat membantu Anda menghemat waktu - berikut ini beberapa tips untuk menggunakannya.
Jika Anda memiliki segunung pesan Team Chat yang harus dikejar, AI Companion dapat membantu meringkas utas obrolan yang panjang, sehingga Anda dapat mengetahui dengan cepat apa yang telah didiskusikan dan keputusan apa pun yang telah diambil. Jika Anda ingin merespons, AI Companion dapat membantu Anda menyusun pesan berdasarkan konteks percakapan. Anda dapat mengubah nada dan panjang pesan untuk menyesuaikan tanggapan yang disarankan.
Tugas pekerjaan rutin yang memerlukan waktu satu atau dua menit untuk diselesaikan dapat dengan cepat bertambah, sehingga Anda memiliki lebih sedikit waktu untuk fokus pada pekerjaan yang lebih penting. Dengan Otomatisasi Alur Kerja Zoom, Anda dapat mengotomatiskan tugas tertentu di seluruh Zoom Workplace, seperti mengirim pengingat mingguan ke tim Anda untuk menyelesaikan pembaruan status atau dengan cepat menyetujui permintaan cuti.
Anda juga dapat meluangkan waktu untuk pekerjaan yang penting dengan mengintegrasikan AI Companion ke dalam alur kerja otomatis Anda, memanfaatkan konteks platform dan wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Membuat alur kerja secara otomatis:
Mulailah dengan salah satu templat alur kerja yang telah dibuat sebelumnya atau buat sendiri dari awal. Dengan pembangun tanpa kode dari Workflow Automation, Anda dapat dengan mudah membuat alur kerja yang kuat dan menghemat waktu.
Berpindah-pindah aplikasi untuk mentransfer informasi dan melacak file dapat menghabiskan banyak waktu. Zoom Team Chat terintegrasi dengan puluhan aplikasi populer sehingga Anda dapat mengakses file di Google Drive, membuat masalah di Jira, atau melihat pratinjau tautan Figma langsung dari pesan Team Chat. Lihat integrasi obrolankami di Pasar Aplikasi Zoom.
Kiat-kiat di atas dapat membantu Anda meningkatkan kolaborasi tim, mengatur komunikasi, dan menjadi lebih efisien dalam menggunakan waktu, namun bagaimana Team Chat benar-benar cocok dengan keseharian Anda? Berikut ini adalah beberapa contoh dunia nyata.
Buka obrolan rapat yang telah ditentukan - Anda dapat menemukannya dengan cepat menggunakan tab bilah samping. Kirim pesan singkat untuk memberi tahu orang-orang bahwa Anda tidak dapat bergabung. Setelah rapat selesai, minta AI Companion untuk meringkas pesan baru dari saluran obrolan. Anda juga dapat membaca ringkasan rapat yang dibuat oleh AI-Companion ketika ringkasan tersebut diposting ke obrolan untuk tetap mengetahui poin-poin diskusi utama dan butir-butir tindakan.
Proyek-proyek besar sering kali melibatkan banyak tim lintas fungsi yang berbeda. Buat ruang bersama yang mencakup semua saluran obrolan penting untuk proyek. Jika Anda perlu memasukkan anggota tim baru, mereka akan langsung mendapatkan akses ke semua saluran penting. Kumpulkan pembaruan status mingguan dari anggota tim menggunakan alur kerja otomatis, dan minta AI Companion untuk meringkas pembaruan tersebut ke dalam ikhtisar ringkas yang dapat Anda bagikan dengan grup. Gunakan saluran obrolan rapat berkelanjutan untuk memposting agenda Anda sebelum rapat proyek dan menanggapi pertanyaan tindak lanjut sesuai kebutuhan.
Hari-hari kerja dari jam sembilan hingga lima sudah berakhir. Banyak tim yang bekerja di berbagai zona waktu dan memiliki jam kerja yang fleksibel, yang berarti kolega Anda mungkin tidak online pada waktu yang sama dengan Anda. Anda bisa menjadwalkan pesan obrolan untuk dikirim pada waktu yang lebih nyaman bagi rekan kerja Anda, atau mengatur pengingat untuk menindaklanjuti sebuah utas pada saat Anda dan rekan kerja Anda tersedia. Jika Anda perlu menyampaikan ide yang lebih rumit, Anda dapat mengambil tangkapan layar dan memberi keterangan tanpa meninggalkan jendela obrolan, atau merekam pesan suara atau video untuk ditinjau oleh rekan kerja Anda nanti.
Aplikasi obrolan memberikan fondasi penting untuk kolaborasi dan produktivitas yang terorganisir. Dengan Zoom Team Chat, Anda mendapatkan pusat kolaborasi yang dirancang untuk tidak hanya mengatur pesan obrolan, tetapi juga mengkonsolidasikan alat komunikasi dan produktivitas Anda yang lain di satu tempat: aplikasi Zoom Workplace .
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang apa saja yang dapat Anda lakukan dengan Zoom Workplace, simak lima kiat berikut ini untuk meningkatkan hari kerja Anda.
*AI Companion disertakan dalam layanan berbayar di akun pengguna Zoom. AI Companion mungkin tidak tersedia untuk semua wilayah atau bidang industri tertentu.
Catatan editor: Blog ini awalnya diterbitkan pada bulan Juli 2023 dan diperbarui pada bulan Januari 2025 untuk mencerminkan fitur dan kemampuan Team Chat terbaru.
5 menit untuk membaca
Lihat bagaimana Zoom Workplace, platform kolaborasi yang mengutamakan AI, dapat membantu Anda menjadi lebih produktif sepanjang hari kerja.
8 menit untuk membaca
Tim dapat menjadi lebih efektif ketika mereka memiliki ruang terpusat dan terhubung — seperti Zoom Chat — untuk berbagi ide, mengambil tindakan, dan menjaga semua orang tetap dalam alur.
4 menit untuk membaca
Katakanlah Anda sedang rapat dan seorang anggota tim memberi tahu Anda mengenai sebuah proyek. Mereka mengirimi Anda tautan melalui obrolan dalam rapat ke ringkasan yang berisi semua hal yang perlu Anda ketahui, tetapi Anda harus segera menutup panggilan untuk mengangkat panggilan lain. Anda tidak membuka tautan tersebut tepat waktu. Anda kembali ke rapat...
