Yapay zeka üretkenlik serisi: Yapay zeka destekli yazma araçlarının iş yerinde üretkenliği artırmanıza yardımcı olabileceği 5 yol

Herkesin ertesi güne (veya bir sonrakine ya da daha sonraki güne) ertelemeyi tercih ettiği korkunç iş görevleri vardır. Bazı insanlar için bu görev işle ilgili içerik yazmaktır: müşterilere veya potansiyel müşterilere gönderilecek e-postaları hazırlamak, proje güncellemelerini göndermek ve hatta sadece ekibiniz için bir toplantı gündemi yazmak. Boş bir e-posta taslağı veya sohbet penceresi sizi hemen erteleme moduna sokuyorsa veya gününüzün çok büyük bir kısmı mesaj oluşturmakla geçiyorsa yapılacaklar listenizin üstesinden gelmek için ihtiyacınız olan, yapay zeka yazma araçları olabilir.

Yazmak için yapay zeka kullanmak, sizin için etkili şekilde mesaj taslağı hazırlayarak iş gününüzde değerli zamanınızdan tasarruf etmenize katkıda bulunabilir. Piyasadaki bazı uygulamaları kullanmaya başlamadan önce, nasıl çalıştıklarını ve size ne konuda yardımcı olabileceklerini öğrenmek faydalı olabilir. Temel bilgileri öğrenin ve yazma ihtiyaçlarınız için yapay zekadan nasıl yararlanabileceğinizi görün. 

Yapay zeka destekli yazma araçlarının nasıl çalıştığını ve ne işe yaradığını anlamak için "üretken yapay zeka" ve "büyük dil modelleri" (LLM'ler) gibi terimleri bilmek faydalıdır. Aşağıda kısa açıklamalar verilmiştir:

• Üretken yapay zeka bir yapay zeka türüdür. Metin mesajları, resimler, müzik ve buna benzer yeni içerikler üretebilen modelleri ifade eder. Bu modeller, mevcut verilerdeki desenleri öğrenmek ve bu desenlere dayalı olarak farklı içerik türleri oluşturmak üzere eğitilir.
• Bir büyük dil modeli (LLM) metin üretmeye odaklanan bir tür üretici yapay zeka modelidir. LLM'ler büyük miktarda metin verisi üzerinde eğitilir ve daha sonra bu eğitim, bağlama dayalı bir dizide bir sonraki kelimeyi tahmin ederek insan tarafından oluşturulmuşa benzeyen bir metin elde etmek için kullanır. ChatGPT en çok bilinen LLM örneklerinden biridir ancak piyasada çok sayıda LLM vardır.

Yapay zeka destekli yazma araçları, insan girdilerine veya istemlerine dayalı metin çıktıları oluşturmak için LLM'leri kullanır. Daha basit bir ifadeyle, yapay zeka modeline ne tür bir mesaj istediğinizi açıklayabilirsiniz (girdi) ve o da kelimeleri bir araya getirerek isteminize uygun bir mesaj (çıktı) oluşturur.

Neredeyse her tür mesajın taslağını hazırlamanıza yardımcı olacak çok sayıda üretken yapay zeka aracı mevcut. Yapay zekayı reklam metni, sosyal medya gönderisi veya e-posta gibi kısa biçimli içerikler oluşturmak için kullanabilirsiniz. Sigorta şirketinize dilekçe yazmak veya iş iletişimlerinizi oluşturmak gibi uzun biçimli içerikler yazmak için de yapay zekadan yararlanabilirsiniz. Yüksek kaliteli içerik oluşturmanıza yardımcı olması için yapay zeka kullanmanın faydalarından sadece birkaçını sizin için derledik.

1. İlk taslağı oluştururken zaman kazanma

Bazen bir işe başlamak en zor kısımdır. Özellikle de boş bir sayfayla karşı karşıyaysanız bunu anlayabilirsiniz. Yapay zeka destekli bir yazma aracı birkaç saniye içinde ilk taslak oluşturabilir ve tam olarak aradığınız tarzda olmasa bile, üzerinde çalışacak bir şeyiniz olduğunda kendinizi bir göreve odaklanmaya daha istekli hissedebilirsiniz. Bir taslak üzerinde değişiklikler yapmak, sıfırdan başlamaktan çok daha yönetilebilir türdedir. İsteminize daha fazla ayrıntı ekleyerek yapay zeka aracınızın başka bir taslak oluşturmasını da sağlayabilirsiniz.

2. Tekrarlayan veya sıkıcı yazma görevleri

Onlarca satış e-postası veya sohbet takip mesajı hazırlamak saatler sürebilir. Güvenilir yapay zeka destekli yazma asistanınızı kullanarak, tekrarlayan mesajları her alıcıya özel olarak hazırlanmış şekilde çok daha kısa sürede hazırlayın.

3. Doğru tonu yakalama

İş anlaşması yapmaya çalıştığınız bir şirketin CEO'su ile bir iş arkadaşınızla konuştuğunuz şekilde konuşmazsınız. Mesajınız aynı olsa bile, bunu söyleme şekliniz biraz farklı olabilir. İşte bu yüzden ton, yazmanın kritik bir parçasıdır. Yapay zeka destekli yazma araçları sadece metin üretmekle kalmaz, aynı zamanda doğru tonu yakalamak için kelime seçimini kullanma yeteneğine de sahiptir. Mesaj alıcısına veya duruma bağlı olarak yapay zeka destekli yazma aracınızdan "daha ikna edici", "daha arkadaşça" veya "daha ciddi" bir sonuç alacak şekilde isteminizi düzenleyebilirsiniz.

4. İlham ve ezber bozan fikirler

E-postalar ve konu satırları söz konusu olduğunda bir rutine sıkışıp kaldıysanız yapay zeka destekli yazma asistanınız aynı şeyi söylemenin yeni yollarını bulmanıza yardımcı olabilir. "ABC Widget'ları hakkında kelime oyunları içeren e-posta konu satırları yaz" veya "müşterimin snowboard sevgisinden bahseden bir takip e-postası hazırla" gibi komutlar vererek yaratıcılığınızı konuşturun. Ortaya çıkan mesaj, farklı bir ipucuyla ilgili olarak fikir uyandırabilir veya normal iletişim tarzınızdan uzaklaşmanız için size ilham verebilir.

5. Yaratıcı beyin gücünüzü koruma

İş gününün büyük bir kısmını sıkıcı görevlerle geçirmenin zihinsel olarak ne kadar yorucu olabileceğini hepimiz biliyoruz. Yazma işini yapay zeka destekli içerik üreticinize bırakarak eleştirel düşünme ve yaratıcılık gibi benzersiz insan becerileri gerektiren görevler üzerinde çalışmak için zaman kazanabilirsiniz.

Size en uygun yapay zeka destekli yazma aracı, iş akışlarınıza sorunsuz şekilde uyarlanan ve daha üretken olmanızı sağlayan araçtır. Ne tür bir iş yaptığınıza bağlı olarak, bu tür yazılar için geliştirilmiş belirli bir araç veya uygulama kullanmanız gerekebilir. Blog yazıları, metin yazarlığı, ürün açıklamaları, pazarlama kampanyaları (ve hatta etkinlik içeriklerine) yardımcı olacak yapay zeka destekli yazma araçları mevcuttur. 

Ancak e-postalar ve sohbetler gibi günlük iş iletişimlerinizle ilgili olarak yardım arıyorsanız ihtiyacınız olan şey bir yapay zeka asistanı olabilir. Halihazırda günlük olarak kullandığınız araçlarda yerleşik olarak bulunuyorsa daha da iyi. 

Yapay zeka destekli birçok yazma aracı benzer şekilde çalışır. İstemleri yazabileceğiniz bir metin kutusu ve oluşturulan metnin gösterileceği bir pencere bulunur. İhtiyacınız olan mesajı almak için genellikle birkaç temel adımı izlemeniz yeterlidir:

1. Başlamak için metin kutusuna mesajın konusunu ve tonunu belirten (istem olarak da bilinir) bazı talimatlar yazın. Örneğin şöyle diyebilirsiniz: "Bir müşteri adayına e-posta yazarak en yeni ürünümüz olan ABC Widget'lar hakkında görüşmek üzere toplantı planlamasını talep et. Samimi ve profesyonel bir ton kullan." 
2. Araç, yanıt olarak sizin için yapay zeka tarafından oluşturulmuş içerik sunar. Ardından mesajı okuyabilir ve ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığına karar verebilirsiniz. Buluşmak için bir zaman soruyor mu? Doğru tonu yakalıyor mu? 
3. Mesajı gözden geçirin ve yazım tarzınıza uyması için gerektiği şekilde düzenleyin. Kulağa daha hoş gelmesi için bazı kelimeleri değiştirmek ya da ayrıntıları düzeltmek mümkündür. Mesajı değiştirmek isterseniz metin kutusuna daha fazla talimat veya yönlendirme yazın. Örneğin, mesajın daha uzun olmasını veya tonunun daha samimi olmasını isteyebilirsiniz.
4. Mesajdan memnun olduğunuzda gönderme seçeneğine tıklayın (veya kopyalayıp ihtiyacınız olan uygulamaya yapıştırın).

İletişiminizi geliştirmek ve iş yerindeki üretkenliğinizi artırmak istiyorsanız Zoom AI Companion, Zoom Mail'de ve Zoom Team Chat'te sizin için mesaj oluşturma özelliğine sahiptir. Bu, e-posta gelen kutunuzdaki ve sohbet uygulamanızdaki birçok mesaja yanıt verme yükünü hafifletmeye yardımcı olabilir.

AI Companion ayrı bir araç değil, mevcut planlar için Zoom platformunun parçası olduğundan başlamak için tek yapmanız gereken Team Chat veya Zoom Mail'de AI Companion simgesini aramaktır. AI Companion ışıltı simgesine tıklayarak, önceki sohbetlerden veya e-postalardan elde edilen bağlam aracılığıyla isteminize göre mesaj oluşturma konusunda yardım alabilirsiniz. Yapay zekaya yönelik birleştirilmiş yaklaşımımız, yüksek kaliteli sonuçlar sunmak için göreve bağlı olarak farklı LLM'leri bir araya getirir.

Taslağı gözden geçirerek daha kısa veya uzun hale getirebilir, tonunu değiştirebilir ya da kişisel bir dokunuş katmak için düzenleyebilirsiniz.

Zoom'un yapay zeka destekli yazma özellikleri, yapılacaklar listenizden bu görevlerin bazılarını çıkarmanıza yardımcı olarak size daha anlamlı işlere konsantre olmanız için alan ve zaman kazandırır. 

AI Companion'da yeniyseniz yapay zeka asistanınızı kullanmaya başlama kılavuzumuza göz atın. AI Companion'ı henüz denemediniz mi? Uygun ücretli hesaplara, ek ücret olmadan dahildir. Zoom Workplace Basic kullanıcıları uygun bir ücretli plana buradan kaydolabilir.*

*Not: AI Companion tüm bölgeler ve sektörlerde kullanıma sunulmayabilir