Chuỗi bài viết về tăng năng suất nhờ AI: 5 cách để công cụ viết AI có thể giúp bạn cải thiện năng suất trong công việc

Mỗi người đều có những công việc đáng sợ mà họ muốn chuyển sang ngày hôm sau (và ngày hôm sau nữa, v.v.). Đối với một số người, đó là công việc viết lách trong kinh doanh: soạn thảo email cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng, gửi thông tin cập nhật về dự án hoặc thậm chí chỉ việc viết chương trình họp cho nhóm của bạn. Nếu một bản nháp email hoặc cửa sổ trò chuyện trống ngay lập tức khiến bạn rơi vào tình trạng trì hoãn hoặc nếu bạn dành quá nhiều thời gian trong ngày để soạn thư, thì các công cụ viết AI có thể chính là giải pháp bạn cần để giải quyết danh sách việc cần làm của mình.

Việc sử dụng AI để viết có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quý giá trong ngày làm việc bằng cách soạn thảo tin nhắn cho bạn một cách hiệu quả. Trước khi bắt đầu sử dụng một số ứng dụng hiện có, bạn nên biết cách thức hoạt động và những lợi ích của các ứng dụng này. Hãy tìm hiểu những điều cơ bản và xem bạn có thể hưởng lợi như thế nào từ việc sử dụng AI cho nhu cầu viết lách của mình. 

In order to get a grasp of how AI writing tools work and what they do, it’s helpful to know terms like “generative AI” and “large language models” (LLMs). Here’s a quick breakdown:

• Generative AI is a type of artificial intelligence. It refers to models that can generate new content like text messages, images, music, and more. These models are trained to learn patterns from existing data and create different types of content based on those patterns.
• A large language model is a type of generative AI model focused on generating text. LLMs are trained on massive amounts of text data and then use that training to generate text that sounds humanlike by predicting the next word in a sequence based on context. ChatGPT is one of the most well-known examples of an LLM, but there are many LLMs out there.

AI writing tools use LLMs to generate text outputs based on human inputs, or prompts. Put more simply, you can describe what kind of message you want to the AI model (the input) and it will string words together into a message (the output) that should fit your prompt.

Có rất nhiều công cụ AI tạo sinh để giúp bạn soạn thảo gần như mọi loại tin nhắn. Bạn có thể sử dụng AI để tạo nội dung ngắn như nội dung quảng cáo, bài đăng trên mạng xã hội hoặc email. Bạn cũng có thể tận dụng AI để viết nội dung dài như thư gửi công ty bảo hiểm hoặc soạn thảo thư từ kinh doanh. Sau đây chỉ là một vài trong số những lợi ích khi sử dụng AI để giúp bạn tạo nội dung có chất lượng cao.

1. Tiết kiệm thời gian cho bản nháp đầu tiên

Đôi khi, việc bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ là phần khó khăn nhất. Đặc biệt là khi bạn đối diện với một trang trống trơn. Công cụ viết AI có thể tạo ra bản nháp đầu tiên trong vài giây và ngay cả khi bản nháp đó không phải là nội dung bạn đang tìm kiếm, bạn vẫn có thể cảm thấy bản thân sẵn sàng bắt tay vào thực hiện công việc hơn khi đã có cơ sở để xử lý. Bạn có thể cảm thấy chỉnh sửa bản nháp là việc dễ thực hiện hơn nhiều so với việc bắt đầu viết từ đầu. Hoặc bạn có thể bổ sung thêm chi tiết vào lời nhắc của mình và nhờ công cụ AI tạo một bản nháp khác.

2. Công việc viết lách lặp đi lặp lại hoặc tẻ nhạt

Bạn có thể mất hàng giờ đồng hồ để gửi đi vài chục email bán hàng tới khách hàng tiềm năng hoặc tin nhắn trò chuyện tiếp theo. Hãy sử dụng trợ lý soạn thảo AI đáng tin cậy để soạn thảo các tin nhắn lặp đi lặp lại đó sao cho phù hợp với từng người nhận chỉ trong tích tắc.

3. Sử dụng giọng điệu phù hợp

Cách bạn nói chuyện với Giám đốc điều hành (CEO) của một công ty mà bạn đang cố gắng chốt giao dịch sẽ khác với cách bạn nói chuyện với đồng nghiệp. Ngay cả khi thông điệp giống nhau nhưng cách bạn nói có thể hơi khác một chút. Đó là lý do tại sao giọng điệu là một phần quan trọng trong việc viết lách. Các công cụ viết AI không chỉ tạo ra văn bản mà còn có khả năng lựa chọn từ ngữ để tạo ra giọng điệu phù hợp. Tinh chỉnh lời nhắc của bạn để yêu cầu trình viết AI của bạn trình bày có vẻ “thuyết phục hơn”, “thân thiện hơn” hay “nghiêm túc hơn”, tùy thuộc vào người nhận tin nhắn hoặc tình huống.

4. Cảm hứng và tư duy sáng tạo

Nếu bạn bị mắc kẹt với lối mòn khi soạn email và dòng chủ đề, trợ lý viết AI có thể giúp bạn nghĩ ra một số cách mới để diễn đạt cùng một nội dung. Hãy sử dụng lời nhắc sáng tạo, yêu cầu trợ lý “viết dòng tiêu đề email kết hợp cách chơi chữ về ABC Widgets” hoặc “soạn thảo email tiếp theo đề cập đến sở thích trượt ván trên tuyết của khách hàng”. Tin nhắn thu được có thể khơi dậy ý tưởng cho một lời nhắc khác hoặc truyền cảm hứng để bạn phát triển phong cách giao tiếp thông thường của mình.

5. Giúp bạn tiết chế sức lực cho việc sáng tạo

Tất cả chúng ta đều biết việc dành phần lớn thời gian trong ngày làm việc cho những công việc tẻ nhạt có thể khiến tinh thần kiệt quệ như thế nào. Khi để trình tạo nội dung AI phụ trách việc viết lách, bạn có thể có nhiều thời gian hơn để thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi tư duy phê phán và khả năng sáng tạo, đó là những kỹ năng mà máy móc không thể thay thế con người.

Trình viết AI tốt nhất dành cho bạn sẽ là công cụ phù hợp khi được đưa vào quy trình làm việc của bạn một cách mượt mà, đồng thời tạo điều kiện để bạn làm việc năng suất hơn. Tùy thuộc vào loại công việc, bạn nên sử dụng một công cụ hoặc ứng dụng cụ thể được xây dựng cho loại văn bản đó. Có các công cụ viết AI để hỗ trợ viết bài đăng trên blog, viết quảng cáo, mô tả sản phẩm, chiến dịch tiếp thị và thậm chí cả nội dung sự kiện. 

Nhưng nếu bạn đang cần được trợ giúp về thư từ kinh doanh hàng ngày như email và trò chuyện thì trợ lý AI có thể là giải pháp mà bạn cần. Sẽ tuyệt vời hơn nữa nếu giải pháp này được tích hợp vào các công cụ bạn đang sử dụng hàng ngày. 

Có nhiều công cụ viết được AI hỗ trợ có cách thức hoạt động tương tự nhau. Bạn có thể thấy một hộp văn bản để nhập lời nhắc và một cửa sổ để hiển thị văn bản được tạo. Thông thường, bạn chỉ cần làm theo một số bước cơ bản để thu được tin nhắn bạn cần:

1. Để bắt đầu, hãy nhập một số hướng dẫn, còn được gọi là lời nhắc, vào hộp văn bản chỉ định chủ đề và giọng điệu của tin nhắn. Ví dụ: bạn có thể nhập: “Viết email cho khách hàng tiềm năng để yêu cầu lên lịch cuộc họp thảo luận về sản phẩm mới nhất của chúng ta, ABC Widgets. Sử dụng giọng điệu thân thiện và chuyên nghiệp”. 
2. Để phản hồi, công cụ sẽ cung cấp nội dung do AI tạo. Từ đó, bạn có thể đọc tin nhắn và quyết định xem tin nhắn đó có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không. Tin nhắn có yêu cầu thời gian họp không? Tin nhắn có sử dụng giọng điệu phù hợp không? 
3. Xem lại tin nhắn và chỉnh sửa nếu cần để phù hợp với phong cách viết của bạn. Bạn nên thay đổi một số từ để tạo dấu ấn của bản thân hoặc sửa bất kỳ chi tiết nào. Nếu bạn muốn thay đổi tin nhắn, hãy nhập thêm chỉ dẫn hoặc hướng dẫn vào hộp văn bản. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu tin nhắn dài hơn hoặc giọng điệu thoải mái hơn.
4. Khi bạn hài lòng với tin nhắn, hãy bấm gửi (hoặc sao chép và dán tin nhắn đó vào bất kỳ ứng dụng nào bạn cần).

Nếu bạn muốn cải thiện khả năng giao tiếp và nâng cao năng suất tại nơi làm việc, Zoom AI Companion có khả năng tạo tin nhắn cho bạn trong Zoom Mail và Zoom Team Chat. Cách này có thể giúp giảm bớt gánh nặng phải trả lời nhiều tin nhắn trong hộp thư đến của email và ứng dụng trò chuyện của bạn.

Vì AI Companion là một phần của nền tảng Zoom dành cho các gói có sẵn chứ không phải là một công cụ riêng biệt nên tất cả những gì bạn phải làm là tìm kiếm biểu tượng AI Companion trong Team Chat hoặc trong Zoom Mail để bắt đầu sử dụng. Nhấp vào biểu tượng lấp lánh AI Companion để được trợ giúp soạn tin nhắn dựa trên lời nhắc của bạn, sử dụng ngữ cảnh từ các cuộc trò chuyện hoặc email trước đó. Cách tiếp cận AI liên kết của chúng tôi kết hợp nhiều LLM khác nhau tùy theo nhiệm vụ để cho ra kết quả chất lượng cao.

Bạn có thể xem lại và rút ngắn hoặc khai triển bản nháp, thay đổi giọng điệu hoặc chỉnh sửa để tạo dấu ấn cá nhân cho bản nháp đó.

Hãy để các tính năng viết AI của Zoom giúp bạn loại bỏ một vài trong số những công việc đó khỏi danh sách việc cần làm, giúp bạn có thêm không gian và thời gian để tập trung vào công việc có ý nghĩa hơn. 

Nếu bạn mới biết đến AI Companion, hãy xem hướng dẫn bắt đầu sử dụng trợ lý AI của chúng tôi. Bạn chưa thử AI Companion? Công cụ này được cung cấp miễn phí kèm theo các tài khoản trả phí đủ điều kiện. Người dùng Zoom Workplace Cơ bản có thể đăng ký gói trả phí đủ điều kiện tại đây.*

*Ghi chú: AI Companion có thể không khả dụng ở tất cả các khu vực hoặc phân khúc ngành