Serie sobre productividad con IA: 5 maneras en que las herramientas de redacción con IA pueden ayudarlo a mejorar la productividad en el trabajo

Todos tenemos esa tarea odiosa que preferimos dejar para el día siguiente (y el siguiente, y el siguiente). Para algunos, esa tarea es la redacción empresarial: escribir correos electrónicos para clientes actuales o clientes potenciales, enviar novedades sobre un proyecto o incluso preparar el orden del día de una reunión para el equipo. Si un borrador de correo electrónico o una ventana de chat en blanco lo pone inmediatamente en modo procrastinación, o si dedica demasiado tiempo del día a redactar mensajes, las herramientas de redacción con IA pueden ser justo lo que necesita para resolver su lista de tareas pendientes.

El uso de la IA para la redacción puede ayudarlo a ahorrar tiempo valioso en su día de trabajo al escribir eficazmente los mensajes por usted. Antes de que empiece a utilizar algunas de las aplicaciones que hay, puede resultarle útil saber cómo funcionan y en qué le pueden ayudar. Conozca los aspectos básicos y vea cómo puede aprovechar el uso de la IA para sus necesidades de redacción. 

Para hacerse una idea de cómo funcionan y qué hacen las herramientas de redacción con IA, conviene conocer términos como «IA generativa» y «modelo de lenguaje grande» (LLM). A continuación, un breve resumen:

• La IA generativa es un tipo de inteligencia artificial. Se refiere a modelos que pueden generar contenido nuevo, como mensajes de texto, imágenes, música y más. Estos modelos están entrenados para aprender patrones a partir de datos ya existentes y crear diferentes tipos de contenido en función de ellos.
• Un modelo de lenguaje grande es un tipo de modelo de IA generativa que se centra en la generación de texto. Los LLM se entrenan con cantidades enormes de datos de texto y utilizan ese entrenamiento para generar texto que parezca humano a través de la predicción de la siguiente palabra en una secuencia basada en el contexto. ChatGPT es uno de los ejemplos más conocidos de LLM, pero existen muchos más.

Las herramientas de redacción con IA utilizan LLM para generar salidas de texto a partir de entradas o indicaciones humanas. Para decirlo de forma simple, usted puede describirle al modelo de IA el tipo de mensaje que desea (la entrada) y este hilará las palabras para crear un mensaje (la salida) que se adapte a su indicación.

No son pocas las herramientas de IA generativa disponibles para ayudarlo a escribir prácticamente cualquier tipo de mensaje. Puede utilizar la IA para generar contenido de formato breve, como un texto publicitario, una publicación en redes sociales o un correo electrónico. También puede aprovechar la IA para redactar contenido de formato largo, como una carta a su compañía de seguros, o para redactar sus comunicaciones comerciales. A continuación, se presentan algunos de los beneficios de utilizar la IA como ayuda para crear contenido de alta calidad.

1. Ahorrar tiempo en el primer borrador

En ocasiones, empezar una tarea es lo más difícil. Especialmente cuando uno se enfrenta a una página en blanco. Una herramienta de redacción con IA puede crear un primer borrador en pocos segundos y, aunque no sea exactamente lo que esté buscando, puede que se encuentre más dispuesto a empezar una tarea cuando tenga algo con lo que trabajar. Hacer algunos cambios en un borrador puede parecer mucho más práctico que empezar de cero. O bien, puede agregar más detalles a su indicación y hacer que su herramienta de IA genere otro borrador.

2. Tareas de redacción repetitivas o tediosas

Producir varias decenas de correos electrónicos de ventas en frío o mensajes de chat de seguimiento puede llevar horas. Utilice su confiable asistente de redacción con IA para redactar esos mensajes repetitivos, adaptados a cada destinatario, en mucho menos tiempo.

3. Establecer el tono adecuado

No le hablaría al director ejecutivo de una empresa con la que está tratando de cerrar un acuerdo de la misma manera en que le hablaría a un compañero. Aunque el mensaje sea el mismo, la forma de expresarlo puede ser algo distinta, y por eso el tono es tan importante en la redacción. Las herramientas de redacción con IA no se limitan a generar texto, sino que también tienen la capacidad de utilizar la elección de palabras para dar con el tono de voz adecuado. Modifique su indicación para pedir a su escritor de IA que se exprese de forma «más persuasiva», «más amistosa» o «más seria» en función del destinatario del mensaje o de la situación.

4. Inspiración y pensamiento innovador

Si está estancado en la rutina cuando se trata de correos electrónicos y asuntos, su asistente de redacción de IA puede servirle para encontrar nuevas formas de decir lo mismo. Sea creativo e indíquele «escribe asuntos de correo electrónico que incluyan juegos de palabras sobre los widgets ABC» o «redacta un correo electrónico de seguimiento que mencione la afición de mi cliente por el snowboard». El mensaje que obtenga puede darle una idea para otro asunto o inspirarlo para salirse de su estilo de comunicación habitual.

5. Ahorrar su capacidad creativa

Todos sabemos lo agotador que puede ser para la mente dedicar la mayor parte del día de trabajo a tareas tediosas. Al dejar la redacción en manos de su generador de contenidos de IA, puede disponer de más tiempo para trabajar en tareas que requieren pensamiento crítico y creatividad, habilidades que son exclusivas del ser humano.

El mejor redactor de IA para usted será el que se adapte perfectamente a sus flujos de trabajo y le permita ser más productivo. En función del tipo de trabajo que realice, puede que le interese utilizar una herramienta o aplicación específica para ese tipo de escritura. Existen herramientas de escritura con IA para ayudarlo con publicaciones en blog, redacción de textos publicitarios, descripciones de productos, campañas de marketing e incluso contenido para eventos. 

Pero si lo que busca es ayuda con las comunicaciones empresariales diarias, como correos electrónicos y chats, un asistente de IA puede ser lo que necesita. Y más si está integrado en las herramientas que utiliza a diario. 

Muchas herramientas de redacción con IA funcionan de forma parecida. Es posible que vea un cuadro de texto en el que puede escribir indicaciones y una ventana en la que aparecerá el texto que se genera. A menudo, basta con seguir unos pasos básicos para obtener el mensaje que necesita:

1. Para empezar, escriba algunas instrucciones, también conocidas como indicaciones, en el cuadro de texto y especifique el tema y el tono del mensaje. Por ejemplo, puede decir: «Redacta un correo electrónico a un cliente potencial pidiéndole que programe una reunión para hablar de nuestro producto más reciente, los widgets ABC. Que sea amistoso y profesional». 
2. Como respuesta, la herramienta le proporcionará contenido generado por IA. A partir de ahí, podrá leer el mensaje y evaluar si se adapta a sus necesidades. ¿Pregunta por una hora para reunirse? ¿Tiene el tono adecuado? 
3. Revise el mensaje y modifíquelo según sea necesario para adaptarlo a su estilo de redacción. Tal vez desee cambiar algunas palabras para que suene más parecido a usted o corregir algún detalle. Si quiere cambiar el mensaje, escriba más instrucciones o pautas en el cuadro de texto. Por ejemplo, podría pedir que el mensaje sea más largo o que el tono sea más informal.
4. Cuando esté satisfecho con el mensaje, haga clic en Enviar (o cópielo y péguelo en la aplicación que utilice).

Si desea mejorar su comunicación y aumentar su productividad en el trabajo, Zoom AI Companion tiene la capacidad de generar mensajes por usted en Zoom Mail y Zoom Team Chat. Esto puede servir para aliviar la carga de responder a los numerosos mensajes de su bandeja de entrada de correo electrónico y su aplicación de chat.

Dado que AI Companion forma parte de la plataforma Zoom para los planes disponibles, y no es una herramienta independiente, lo único que tiene que hacer es buscar el icono de AI Companion en Zoom Team Chat o en Zoom Mail para empezar. Haga clic en el icono luminoso de AI Companion para obtener ayuda para redactar mensajes en función de sus indicaciones, utilizando el contexto de chats o correos electrónicos anteriores. Nuestro enfoque federado de la IA incorpora diferentes LLM dependiendo de la tarea para proporcionar resultados de alta calidad.

Puede revisar el borrador y hacerlo más corto o más largo, cambiar el tono o editarlo para darle un toque personal.

Deje que las características de redacción con IA de Zoom lo ayuden a tachar algunas de esas tareas de su lista de asuntos pendientes, y así tendrá el espacio y el tiempo necesarios para concentrarse en un trabajo más productivo. 

Si no conoce AI Companion, revise nuestra guía para empezar a utilizar su asistente con IA. ¿Aún no ha probado AI Companion? Se incluye sin coste adicional con las cuentas de pago elegibles. Los usuarios de Zoom Workplace Básico pueden contratar un plan de pago aquí.*

* Nota: Es posible que AI Companion no esté disponible para todas las regiones y sectores de la industria.