Серия статей о продуктивной работе с ИИ: пять способов повысить рабочую продуктивность с помощью инструментов для написания текста на базе ИИ

У каждого из нас есть та самая кошмарная рабочая задача, которую мы предпочли бы отложить на завтра (и на послезавтра, и на послепослезавтра). Для некоторых это деловая переписка: создание черновиков электронных писем существующим или перспективным клиентам, отправка информации о ходе работы над проектом или даже просто оповещение команды о повестке конференции. Если пустой черновик электронного письма или окно чата мгновенно склоняют вас к прокрастинации либо вы тратите слишком много времени в течение дня на составление сообщений, инструменты для написания текста на базе ИИ — это именно то, что поможет вам справиться с этими задачами.

ИИ для написания текста эффективно создает черновики сообщений и экономит ценное время в течение рабочего дня. Прежде чем перейти к использованию некоторых приложений, следует узнать, как они работают и чем они могут вам помочь. Изучите основы и узнайте, как эффективно использовать ИИ для написания текстов. 

In order to get a grasp of how AI writing tools work and what they do, it’s helpful to know terms like “generative AI” and “large language models” (LLMs). Here’s a quick breakdown:

• Generative AI is a type of artificial intelligence. It refers to models that can generate new content like text messages, images, music, and more. These models are trained to learn patterns from existing data and create different types of content based on those patterns.
• A large language model is a type of generative AI model focused on generating text. LLMs are trained on massive amounts of text data and then use that training to generate text that sounds humanlike by predicting the next word in a sequence based on context. ChatGPT is one of the most well-known examples of an LLM, but there are many LLMs out there.

AI writing tools use LLMs to generate text outputs based on human inputs, or prompts. Put more simply, you can describe what kind of message you want to the AI model (the input) and it will string words together into a message (the output) that should fit your prompt.

Доступно множество инструментов на базе генеративного ИИ, которые могут помочь в составлении черновиков сообщений практически любого типа. С помощью ИИ можно генерировать содержимое в виде короткого текста, например рекламный текст, публикацию для социальной сети или электронное письмо. ИИ также можно использовать для написания содержимого в виде длинного текста, например письма в страховую компанию, или для составления деловых писем. Далее описано всего несколько преимуществ использования ИИ для создания высококачественного содержимого.

1. Экономия времени на создании первого черновика

Иногда самое сложное — это начать. Особенно, если перед вами пустая страница. Инструмент для генерации текста на базе ИИ может создать первый черновик за несколько секунд. И даже если это не совсем то, что вам хотелось бы получить в результате, вероятно, вы все равно с большим энтузиазмом возьметесь за выполнение задачи, ведь у вас будет от чего оттолкнуться. Очевидно, что внести несколько правок в черновик гораздо проще, чем начать все с нуля. Кроме того, можно добавить больше деталей в запрос и дать инструменту на базе ИИ задание сгенерировать еще один черновик.

2. Повторяющиеся или утомительные задачи по написанию текстов

На создание нескольких «сухих» электронных писем от отдела продаж или сообщений чата для последующего взаимодействия может потребоваться несколько часов. Ваш надежный помощник для написания текста на базе ИИ быстро создаст черновики этих повторяющихся сообщений, адаптированные под каждого получателя.

3. Подбор правильного стиля

Вы не стали бы разговаривать с генеральным директором компании, с которой пытаетесь заключить сделку, так же, как разговариваете с коллегой. Даже если само сообщение не меняется, все равно его можно преподнести несколько иначе. И поэтому стиль играет такую важную роль в написании текста. Инструменты для написания текста на базе ИИ не просто генерируют текст. Они также способны подбирать слова, чтобы задать правильный стиль речи. Скорректируйте свой запрос, чтобы средство написания текста на базе ИИ сделало тон «более убедительным», «более дружелюбным» или «более серьезным» в зависимости от получателя сообщения и ситуации.

4. Вдохновение и нестандартный подход

Если вы зашли в тупик при составлении электронных писем и тем, помощник по написанию текста на базе ИИ сможет подбросить вам несколько новых идей для перефразирования. Подойдите к запросу творчески: попросите «написать темы электронных писем с использованием каламбуров об ABC Widgets» или «создать черновик электронного письма для последующего взаимодействия с упоминанием любви моего клиента к сноубордингу». Получившееся сообщение может подтолкнуть вас к другой идее запроса или вдохновить отойти от своего привычного стиля коммуникации.

5. Экономия творческих интеллектуальных ресурсов

Все мы знаем, насколько морально истощает то, что большая часть рабочего времени тратится на утомительные задачи. Переложив написание текста на инструмент для генерации содержимого на базе ИИ, можно уделить больше времени задачам, которые требуют критического мышления и творческого подхода — навыков, свойственных исключительно человеку.

The best AI writer for you will be one that fits into your workflows seamlessly while allowing you to be more productive. Depending on what kind of work you do, you might want to use a specific tool or app built for that type of writing. There are AI writing tools to help with blog posts, copywriting, product descriptions, marketing campaigns, and even event content. 

But if you’re looking for help with your everyday business communications like emails and chats, an AI assistant might be what you need. Bonus points if it’s built into the tools you already use on a daily basis. 

Many AI-powered writing tools work in similar ways. You might see a text box where you can type in prompts and a window where the generated text will appear. You often just need to follow a few basic steps to get the message you need:

1. To start, type some instructions, also known as a prompt, into the text box specifying the topic and tone of the message. For instance, you might say, “Write an email to a prospect asking to schedule a meeting to discuss our newest product, ABC Widgets. Make it friendly and professional.” 
2. The tool will provide AI-generated content for you in response. From there, you can read the message and decide if it meets your needs. Does it ask for a time to meet? Does it strike the right tone? 
3. Review the message and edit it as needed to fit your writing style. You might want to change some words to make it sound more like you or correct any details. If you want to change the message, type further instructions or guidance into the text box. For example, you could ask to make the message longer or make the tone more casual.
4. Once you’re happy with the message, click send (or copy and paste it into whatever application you need).

Если вы хотите улучшить коммуникацию и повысить рабочую продуктивность, воспользуйтесь Zoom AI Companion: решение позволяет генерировать сообщения для Zoom Mail и Zoom Team Chat. Таким образом вам будет проще отвечать на множество сообщений по электронной почте и в приложении чата.

Поскольку AI Companion является частью платформы Zoom в рамках доступных планов, а не отдельным инструментом, для начала работы нужно лишь найти значок AI Companion в Team Chat или Zoom Mail. Щелкните значок AI Companion с блестками — и решение поможет вам составлять сообщения по вашему запросу, используя контекст предыдущих чатов или электронных писем. Наш подход с объединением моделей ИИ предусматривает различные БЯМ, которые подбираются в соответствии с задачей, поэтому вы получите высококачественные результаты.

Можно просмотреть черновик и сократить его или, наоборот, что-то добавить, изменить стиль или внести правки, чтобы привнести личный подход.

Переложите эти задачи на функции инструмента Zoom для написания текста на базе ИИ и уделите больше времени и внимания более значимой работе. 

Если вы еще не знакомы с AI Companion, прочитайте наше руководство по началу работы с помощником на базе ИИ. Еще не использовали AI Companion? Служба доступна пользователям соответствующих платных учетных записей без доплат. Пользователи плана Zoom Workplace Базовый могут оформить подписку на соответствующий платный план здесь*.

* Примечание. Решение AI Companion может быть недоступно для некоторых регионов и отраслей.