AI-productiviteitsserie: 5 manieren waarop AI-schrijftools je kunnen helpen productiever te werken

Er zijn taken op het werk waar je altijd tegenop ziet, die je het liefst zou uitstellen tot de volgende dag (en die daarna, en die daarna). Voor sommige mensen is die taak 'zakelijk schrijven': e-mails opstellen voor klanten of prospecten, projectupdates versturen of zelfs maar een agenda voor een teamvergadering schrijven. Als jij onmiddellijk vastloopt wanneer je een blanco conceptmail of een leeg chatvenster voor je hebt, of als je een te groot deel van je werkdag kwijt bent aan het schrijven van berichten, zijn AI-schrijftools wellicht precies wat je nodig hebt om je to-dolijstje af te werken.

Het gebruik van AI om te schrijven, kan je kostbare tijd besparen doordat AI op effectieve wijze berichten voor je kan opstellen. Voordat je je verdiept in de apps die hiervoor zijn bedoeld, kan het handig zijn om te weten hoe ze werken en waar ze je mee kunnen helpen. Leer de basis en ontdek hoe je kunt profiteren van AI voor je schrijfbehoeften. 

Om inzicht te krijgen in hoe AI-schrijftools werken en wat ze doen, is het handig om bekend te zijn met termen als 'generatieve AI' en 'large language models' (LLM's). Hier volgt een korte uitleg:

• Generatieve AI is een vorm van kunstmatige intelligentie. Deze term verwijst naar modellen die nieuwe content kunnen genereren, zoals tekstberichten, afbeeldingen, muziek en meer. Deze modellen worden getraind om patronen te herkennen op basis van bestaande data en creëren verschillende soorten content aan de hand van die patronen.
• Een large language model is een model voor generatieve AI dat tekst genereert. LLM's worden getraind met enorme hoeveelheden tekstdata en gebruiken die training vervolgens om menselijk klinkende teksten te genereren door het volgende woord in een reeks te voorspellen op basis van context. ChatGPT is een van de bekendste voorbeelden van een LLM, maar er bestaan tal van LLM's.

AI-schrijftools gebruiken LLM's om teksten te genereren op basis van door mensen ingevoerde opdrachten, die prompts worden genoemd. Eenvoudiger gezegd: je kunt het AI-model uitleggen wat voor soort bericht je wilt (de invoer) en vervolgens voegt het AI-model woorden samen tot een bericht (de uitvoer) dat zou moeten voldoen aan je opdracht.

Er is geen gebrek aan tools voor generatieve AI die je kunnen helpen om vrijwel elk type bericht te schrijven. Je kunt AI gebruiken om korte berichten te genereren, zoals advertentieteksten, een socialemediabericht of een e-mail. Je kunt AI ook gebruiken om een lang bericht te schrijven, zoals een brief aan je verzekeringsmaatschappij, of om zakelijke communicatie op te stellen. Hieronder vind je een paar voordelen van AI-gebruik om je te helpen hoogwaardige teksten te creëren.

1. Tijd besparen bij het opstellen van de eerste kladversie

Soms is het begin van een taak het moeilijkste stukje. Vooral wanneer je een lege pagina voor je hebt. Een AI-schrijftool kan in enkele seconden een conceptversie genereren, en zelfs als die tekst niet precies is wat je zoekt, is het misschien gemakkelijker om aan de slag te gaan wanneer je iets hebt om mee te werken. Een kladversie aanpassen, is wellicht minder lastig dan vanaf nul beginnen. Je kunt ook meer details aan je prompt toevoegen en een nieuwe kladversie door je AI-tool laten genereren.

2. Terugkerende of vervelende schrijftaken

Enkele tientallen e-mails voor koude acquisitie of chatberichten voor opvolging opstellen, kan je uren kosten. Gebruik je vertrouwde AI-assistent om deze repetitieve berichten op te stellen, in een fractie van de tijd en afgestemd op elke ontvanger.

3. De juiste toon treffen

Als je een deal wilt sluiten met de CEO van een onderneming, spreek je hem of haar anders aan dan hoe je een collega zou aanspreken. Zelfs als je boodschap hetzelfde is, kan je toon anders zijn, en de toon is dus cruciaal wanneer je iets schrijft. AI-schrijftools genereren niet alleen tekst, ze hebben ook het vermogen om woorden te kiezen die de juiste toon treffen. Pas je prompt aan om je AI-schrijver te vragen 'overtuigender', 'vriendelijker' of 'serieuzer' te klinken, afhankelijk van de ontvanger van je bericht of de situatie.

4. Inspiratie en buiten de bestaande kaders denken

Als je merkt dat je bent vastgeroest in een bepaalde communicatiestijl bij het schrijven van e-mails en onderwerpregels, kan de AI-schrijfassistent je helpen bij het bedenken van nieuwe manieren om hetzelfde te zeggen. Wees creatief met je prompt en vraag om 'onderwerpregels voor e-mails te schrijven met woordspelingen over ABC-widgets' of om 'een vervolgmail op te stellen waarin de liefde van mijn klant voor snowboarden wordt vermeld'. Het resulterende bericht kan een idee voor een andere prompt aanwakkeren of je inspireren om af te wijken van je gebruikelijke communicatiestijl.

5. Denkkracht besparen voor meer creativiteit

We weten allemaal hoe mentaal uitputtend het kan zijn om het grootste deel van je werkdag aan vervelende taken te besteden. Door het schrijven over te laten aan je AI-inhoudgenerator, heb je meer tijd voor taken die vragen om kritisch denkvermogen en creativiteit: vaardigheden die uniek zijn aan mensen.

De beste AI-schrijver voor jou is er een die naadloos in je workflows past en je tegelijkertijd productiever maakt. Afhankelijk van het soort werk dat je doet, wil je misschien een specifieke tool of app gebruiken voor dat soort schrijfwerkzaamheden. Er zijn AI-schrijftools om te helpen met blogposts, copywriting, productbeschrijvingen, marketingcampagnes en zelfs evenementinhoud. 

Maar als je op zoek bent naar hulp bij je dagelijkse zakelijke communicatie, zoals e-mails en chats, is een AI-assistent wellicht wat je nodig hebt. Als deze is ingebouwd in de tools die je al dagelijks gebruikt, is dat mooi meegenomen. 

Veel AI-gebaseerde schrijftools werken op ongeveer dezelfde manier. Je ziet een tekstvak waarin je prompts kunt typen en een venster waarin de gegenereerde tekst verschijnt. Vaak hoef je slechts een paar stappen te volgen om het bericht te krijgen dat je nodig hebt:

1. Typ eerst instructies of een 'prompt' in het tekstvak, waarin je het onderwerp en de toon van het bericht omschrijft. Zeg bijvoorbeeld "Schrijf een e-mail voor een prospect met het verzoek een vergadering te plannen om ons nieuwste product, ABC Widgets, te bespreken. Zorg dat het bericht vriendelijk en professioneel overkomt." 
2. De tool reageert hierop met een AI-gegenereerde tekst. Je kunt het bericht nu doornemen en bepalen of het aan je eisen voldoet. Vraagt het bericht de klant om een tijdstip voor de vergadering op te geven? Heeft het bericht de juiste toon? 
3. Controleer het bericht en bewerk het zo nodig om het aan te passen aan je schrijfstijl. Misschien wil je een paar woorden veranderen, zodat de stijl meer op de jouwe lijkt, of wil je een paar details corrigeren. Als je het bericht wilt veranderen, kun je ook meer instructies of aanwijzingen in het tekstvak typen. Je kunt bijvoorbeeld vragen het bericht langer te maken of het informeler te laten klinken.
4. Zodra je tevreden bent over het bericht, klik je op verzenden (of kopieer en plak je het in de gewenste toepassing).

Als je je communicatie wilt verbeteren en productiever wilt werken, kanZoom AI Companion berichten voor je genereren in Zoom Mail en Zoom Team Chat. Dit kan je helpen bij het beantwoorden van de vele berichten in je e-mailinbox en chat-app.

AI Companion maakt deel uit van het Zoom-platform voor abonnementen die in aanmerking komen en is geen aparte tool. Je hoeft dus alleen maar te zoeken naar het AI Companion-pictogram in Team Chat of in Zoom Mail om aan de slag te gaan. Klik op het sterpictogram van AI Companion om hulp te krijgen bij het opstellen van berichten op basis van je prompt, met behulp van context uit eerdere chats of e-mails. Onze gezamenlijke benadering van AI omvat verschillende LLM's om hoogwaardige resultaten te leveren afhankelijk van de taak.

Je kunt de conceptversie aanpassen om het korter of langer te maken, de toon te veranderen of het een persoonlijk accent te geven.

Laat de AI-schrijffuncties van Zoom je helpen om een paar taken van je to-dolijstje te schrappen, zodat je de tijd en ruimte krijgt om je te concentreren op zinvoller werk. 

Als AI Companion nieuw voor je is, kun je onze gids raadplegen om aan de slag te gaan met je AI-assistent. Heb je AI Companion nog niet geprobeerd? De tool is zonder extra kosten inbegrepen bij in aanmerking komende betaalde accounts. Gebruikers van een Zoom Workplace Basis-account kunnen zich hier aanmelden voor een in aanmerking komend betaald abonnement.*

*Opmerking: AI Companion is mogelijk niet in alle regio's en sectoren beschikbaar