Seria „produktywność z AI”: 5 sposobów, w jakie narzędzia AI do pisania mogą pomóc w zwiększeniu produktywności w pracy

Każdy ma w pracy takie koszmarne zadanie, które wolałby odłożyć na następny dzień (i następny, i następny). Dla niektórych osób tym zadaniem jest pisanie biznesowe: redagowanie wiadomości e-mail do klientów lub potencjalnych klientów, wysyłanie aktualizacji projektu, a nawet po prostu pisanie planu spotkania dla swojego zespołu. Jeśli pusta wersja robocza wiadomości e-mail lub okno czatu natychmiast wprowadza Cię w tryb prokrastynacji lub jeśli zbyt dużą część dnia spędzasz na pisaniu wiadomości, narzędzia do pisania oparte na sztucznej inteligencji mogą być właśnie tym, czego potrzebujesz, aby poradzić sobie z listą rzeczy do zrobienia.

Korzystanie ze sztucznej inteligencji do pisania może pomóc Ci zaoszczędzić cenny czas w ciągu dnia pracy, skutecznie przygotowując dla Ciebie wiadomości. Zanim zaczniesz korzystać z niektórych dostępnych aplikacji, warto wiedzieć, jak działają i w czym mogą Ci pomóc. Poznaj podstawy i zobacz, jakie korzyści możesz odnieść, wykorzystując sztuczną inteligencję do swoich potrzeb związanych z pisaniem. 

In order to get a grasp of how AI writing tools work and what they do, it’s helpful to know terms like “generative AI” and “large language models” (LLMs). Here’s a quick breakdown:

• Generative AI is a type of artificial intelligence. It refers to models that can generate new content like text messages, images, music, and more. These models are trained to learn patterns from existing data and create different types of content based on those patterns.
• A large language model is a type of generative AI model focused on generating text. LLMs are trained on massive amounts of text data and then use that training to generate text that sounds humanlike by predicting the next word in a sequence based on context. ChatGPT is one of the most well-known examples of an LLM, but there are many LLMs out there.

AI writing tools use LLMs to generate text outputs based on human inputs, or prompts. Put more simply, you can describe what kind of message you want to the AI model (the input) and it will string words together into a message (the output) that should fit your prompt.

Nie brakuje narzędzi opartych na generatywnej sztucznej inteligencji, które pomogą Ci przygotować praktycznie każdy rodzaj wiadomości. Możesz użyć sztucznej inteligencji do generowania krótkich treści, takich jak tekst reklamy, post w mediach społecznościowych lub wiadomość e-mail. Możesz także wykorzystać sztuczną inteligencję do pisania długich treści, takich jak list do firmy ubezpieczeniowej, lub do komponowania komunikacji biznesowej. Oto tylko kilka korzyści płynących z wykorzystania sztucznej inteligencji do tworzenia wysokiej jakości treści.

1. Oszczędność czasu przy pierwszym szkicu

Czasami rozpoczęcie pracy nad zadaniem jest jego najtrudniejszą częścią. Zwłaszcza, gdy masz do czynienia z pustą stroną. Narzędzie AI do pisania treści może przygotować pierwszy szkic w ciągu kilku sekund, a nawet jeśli nie jest to dokładnie to, czego szukasz, łatwiej jest przystąpić do zadania, gdy masz już nad czym pracować. Wprowadzenie kilku poprawek do wersji roboczej może wydawać się o wiele łatwiejsze niż zaczynanie od zera. Możesz też dodać więcej szczegółów do monitu i poprosić narzędzie AI o wygenerowanie kolejnej wersji roboczej.

2. Powtarzające się lub żmudne zadania pisemne

Wyprodukowanie kilkudziesięciu e-maili sprzedażowych lub kolejnych wiadomości na czacie może zająć wiele godzin. Użyj swojego zaufanego asystenta AI do pisania, aby przygotować te powtarzające się wiadomości, dostosowane do każdego odbiorcy, w ułamku czasu.

3. Wybór właściwego tonu

Nie rozmawiasz z dyrektorem generalnym firmy, z którą próbujesz sfinalizować transakcję w taki sam sposób, w jaki rozmawiasz ze współpracownikiem. Nawet jeśli przekaz wiadomości jest taki sam, sposób, w jaki go podajesz, może się nieco różnić, dlatego ton jest kluczową częścią pisania. Narzędzia AI do pisania nie tylko generują tekst, ale mają również możliwość doboru słów, aby uzyskać odpowiedni ton wypowiedzi. Dostosuj swój monit, aby poprosić autora AI, aby brzmiał „bardziej przekonująco”, „przyjaźniej” lub „poważniej” w zależności od odbiorcy wiadomości lub sytuacji.

4. Inspiracja i nieszablonowe myślenie

Jeśli dopadła Cię rutyna, jeśli chodzi o e-maile i tematy, Twój asystent AI do pisania może pomóc Ci wymyślić nowe sposoby powiedzenia tego samego. Wykaż się kreatywnością w swoim monicie, prosząc o „napisanie tematów e-maili, które zawierają grę słów na temat widżetów ABC” lub „napisanie e-maila, w którym będzie wzmianka o zamiłowaniu klienta do snowboardu”. Powstała w ten sposób wiadomość może zapoczątkować pomysł na inny monit lub zainspirować Cię do odejścia od zwykłego stylu komunikacji.

5. Oszczędzanie kreatywnej mocy umysłowej

Wszyscy wiemy, jak wyczerpujące psychicznie może być spędzanie większości dnia pracy na żmudnych zadaniach. Pozostawiając pisanie generatorowi treści AI, możesz uwolnić więcej czasu na pracę nad zadaniami, które wymagają krytycznego myślenia i kreatywności — umiejętności, które są wyjątkowo ludzkie.

Najlepsze narzędzie AI do pisania dla Ciebie to takie, które bezproblemowo wpasuje się w Twoje przepływy pracy, a jednocześnie pozwoli Ci podnieść produktywność. W zależności od rodzaju wykonywanej pracy możesz użyć określonego narzędzia lub aplikacji stworzonej do danego typu pisania. Istnieją narzędzia AI do pisania, które pomagają w tworzeniu postów na blogi, copywritingu, opisach produktów, kampaniach marketingowych, a nawet w tworzeniu treści wydarzeń. 

Jeśli jednak szukasz pomocy w codziennej komunikacji biznesowej, takiej jak e-maile i czaty, asystent AI może być tym, czego potrzebujesz. Dodatkowym atutem będzie integracja z narzędziami, z których już korzystasz na co dzień. 

Wiele narzędzi do pisania opartych na sztucznej inteligencji działa w podobny sposób. Dostępne jest pole tekstowe, w które można wpisywać monity, oraz okno, w którym pojawi się wygenerowany tekst. Często wystarczy wykonać kilka podstawowych kroków, aby uzyskać potrzebną wiadomość:

1. Aby rozpocząć, wpisz w polu tekstowym instrukcje, nazywane również monitem, określające temat i ton wiadomości. Na przykład możesz napisać: „Napisz e-mail do potencjalnego klienta z prośbą o umówienie spotkania w celu omówienia naszego najnowszego produktu, ABC Widgets. Niech będzie przyjazny i profesjonalny”. 
2. W odpowiedzi narzędzie dostarczy Ci treści generowane przez sztuczną inteligencję. Następnie możesz przeczytać wiadomość i zdecydować, czy spełnia ona Twoje potrzeby. Czy prosi o wyznaczenie terminu spotkania? Czy ma właściwy ton? 
3. Przejrzyj wiadomość i popraw ją zgodnie z potrzebami, aby pasowała do Twojego stylu pisania. Możesz zmienić niektóre słowa, aby bardziej pasowały do Twojego stylu wypowiedzi lub poprawić szczegóły. Jeśli chcesz zmienić wiadomość, wpisz dalsze instrukcje lub wskazówki w polu tekstowym. Na przykład możesz poprosić o wydłużenie wiadomości lub nadanie jej bardziej swobodnego tonu.
4. Gdy uznasz, że wiadomość jest zadowalająca, kliknij wyślij (lub skopiuj i wklej ją do dowolnej aplikacji).

Jeśli chcesz poprawić swoją komunikację i zwiększyć produktywność w pracy, Zoom AI Companion ma możliwość generowania wiadomości za Ciebie w Zoom Mail i Zoom Team Chat. Może pomóc zmniejszyć obciążenie związane z odpowiadaniem na wiele wiadomości w skrzynce odbiorczej poczty e-mail i aplikacji do czatu.

Asystent AI Companion jest częścią platformy Zoom w przypadku kwalifikujących się planów, a nie osobnym narzędziem, dlatego wszystko, co musisz zrobić, aby rozpocząć, to poszukać ikony asystenta AI Companion w Zoom Team Chat lub Zoom Mail. Kliknij ikonę iskierki asystenta AI Companion, aby uzyskać pomoc w redagowaniu wiadomości na podstawie monitu, korzystając z kontekstu z poprzednich czatów lub wiadomości e-mail. Nasze zintegrowane podejście do sztucznej inteligencji obejmuje różne LLM w zależności od zadania, aby zapewnić wysokiej jakości wyniki.

Możesz przejrzeć wersję roboczą i skrócić ją lub wydłużyć, zmienić ton lub edytować, aby nadać jej osobisty charakter.

Pozwól, aby funkcje pisania AI dostępne w Zoom pomogły Ci usunąć niektóre z tych zadań z listy rzeczy do zrobienia, dając Ci przestrzeń i czas na skoncentrowanie się na bardziej znaczącej pracy. 

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z asystenta AI Companion, zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym rozpoczynania pracy z asystentem AI. Chcesz wypróbować asystenta AI Companion? Jest on dostępny bez dodatkowych kosztów w przypadku kwalifikujących się płatnych kont. Użytkownicy planu Zoom Workplace Podstawowy mogą kupić kwalifikujący się płatny plan tutaj*.

* Uwaga: usługa Zoom AI Companion może nie być dostępna we wszystkich regionach i branżach.