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AI による生産性向上シリーズ: 業務の生産性を高める AI ライティング ツールの活用方法 5 つ

時間を節約し、生産性を高め、ビジネス コミュニケーションを強化する AI ライティング ツールのメリットを学習しましょう。

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更新日 April 24, 2024

公開日 February 12, 2024

画像のプレースホルダ

たいていの人は翌日、そのまた翌日と先送りにしたくなるような、厄介な業務を抱えているものです。一部の人々にとって、このような業務にはビジネス文章の作成(顧客 / 見込み顧客宛てメールの下書き、プロジェクトの最新情報の送信、チーム用ミーティング アジェンダの作成など)が該当します。空白状態のメールの下書きやチャット ウィンドウを前にすると、たちまちそれらの作業を先送りにしたくなる場合、あるいはメッセージ作成に時間がかかりすぎる場合、やることリストの処理には AI ライティング ツールが最適かもしれません。

文章作成に AI を活用して効率的にメッセージの下書きを作成してもらえば、業務日の貴重な時間を節約できます。このような AI アプリを利用する前に、その仕組みやサポート範囲を把握しておくとさらにスムーズに活用できるでしょう。AI アプリの基礎と、文章作成のニーズに AI を活用するメリットについて学習しましょう。

AI ライティング ツールの概要

「生成 AI」および「大規模言語モデル」(LLM)などの用語を知っておくと、AI ライティング ツールの仕組みやサポート範囲を把握しやすくなります。以下にこれらの用語を説明します。

  • 生成 AI は人工知能の一種で、テキスト メッセージ、画像、音楽などの新しいコンテンツを生成できるモデルを指します。これらのモデルは、既存のデータからパターンを学習し、そのパターンに基づいてさまざまな種類のコンテンツを作成するようトレーニングされています。
  • 大規模言語モデル(LLM)は、テキストの作成に重点を置いた生成 AI モデルの一種です。LLM は、大量のテキストデータでトレーニングします。そして、その学習内容を使用し、コンテキストに基づいて一連の流れから次の単語を予測することで、人間らしい響きのテキストを作成します。ChatGPT は代表的な LLM の 1 つですが、ほかにも多くの LLM が存在します。

AI ライティング ツールは LLM を活用して、人間が入力したプロンプトに従い、テキストを出力します。平たく言えば、ユーザーが AI モデルに希望のメッセージ タイプを指示する(入力)ことで AI モデルが単語を組み合わせ、ユーザーのプロンプトに適したメッセージを作成(出力)します。

AI ライティング ツールのサポート範囲

事実上あらゆるメッセージ タイプの下書きに役立つ生成 AI ツールは、いくらでもあります。AI を使用すると、短文コンテンツ(広告のコピー、ソーシャル メディアの投稿、メールなど)を生成できます。 また、長文コンテンツ(ご利用の保険会社宛ての文章など)やビジネス コミュニケーション向けの文章を作成することもできます。高品質のコンテンツ作成に AI を活用するメリットの一部をご紹介します。

1. 最初の下書きを作成する時間の節約

時として、タスクに取りかかることが最大の難関になる場合もあります。空白のページを前にすれば、なおさらでしょう。しかし AI ライティング ツールを使用すれば、わずか数秒で最初の下書きを作成できます。この下書きがユーザーが望む内容と少し違っていても、業務に取りかかるきっかけを得ることでモチベーションは高まるはずです。下書きの文章を少し整えればいいわけですから、ゼロから下書きを作成する場合と比べ、はるかに効率的に文章を作成できると実感できるでしょう。また、プロンプトに詳細情報を追加すれば AI ツールが別の下書きを生成してくれます。

2. 反復的かつ単調なライティング タスク

何十件もの人間味のない営業メールやフォローアップのチャット メッセージを作成するとなると、時間はいくらあっても足りません。信頼できる AI ライティング アシスタントを活用して、手間をかけず各受信者向けに調整した反復メッセージの下書きを作成しましょう。

3. 適切なトーンで表現

取引を成立させようとしている企業の CEO に対し、同僚と話すときと同じ調子で会話することはないでしょう。メッセージの内容が同じでも、伝え方はおそらく若干変わってきます。つまりトーンは文章作成において非常に重要な要素なのです。AI ライティング ツールではテキストを生成するだけでなく、言葉を選択する機能により適切なトーンになるよう文章を調整することもできます。メッセージの受信者や状況に応じてプロンプトを調整し、AI ライティング ツールに文調を「もっと説得力をもたせて」「もっと親しみやすく」「もっと真面目に」などと指示しましょう。

4. インスピレーションと創造的な思考

メールや件名などのなどの表現がマンネリ化してきたら、AI ライティング アシスタントを活用してみましょう。同じ内容を新しい方法で表現するアイデアがひらめきやすくなります。「ABC Widgets ついてユーモアを利かせたメールの件名を書いてください」「顧客の趣味であるスノーボードについて言及したフォローアップ メールの下書きを作成してください」など、プロンプトで創造性を発揮しましょう。でき上がったメッセージから、別のプロンプトのアイデアが浮かんだり、いつものコミュニケーション スタイルから一歩踏み出すきっかけができたりするかもしれません。

5. 創造的な思考力の温存

誰でも、一日の大半を退屈な作業に費やすのは精神的に疲弊するものです。AI によるコンテンツ生成機能に文章の作成をお任せすれば、批判的思考や創造性を必要とするタスク、つまり人間ならではのスキルを生かせるタスクに取り組む時間を、さらに増やすことができます。

文章作成に AI を使用する方法

ユーザーにとって最適な AI ライターは、ワークフローにシームレスに適合しつつ、生産性を高めてくれるライターです。作業の内容によっては、その内容に特化して構築された文章作成用のツールやアプリを使用したいこともあるでしょう。AI ライティング ツールの中には、ブログ記事、コピーライティング、製品説明、マーケティング キャンペーン、さらにはイベント コンテンツに役立つツールもあります。

一方、日々のビジネス コミュニケーション(メールやチャット)をサポートする機能を検討しているなら、AI アシスタントが最適かもしれません。すでに日常的に使用しているツールに AI アシスタントを組み込めれば、その効果は倍増します。

AI 搭載型ライティング ツールのほとんどは、同じように機能します。通常これらのツールには、プロンプトを入力するテキスト ボックスや生成されたテキストが表示されるウィンドウが付いています。多くの場合、以下のちょっとした基本手順を踏むだけで、必要なメッセージを取得することができます。

  1. まず、メッセージに関するトピックやトーンを指定する指示文(プロンプト)を、いくつかテキスト ボックスに入力します。たとえば、「当社の最新プロダクトである ABC Widgets について、見込み顧客と話し合うためのミーティングのスケジュールを依頼するメールを作成してください。フレンドリーかつプロフェッショナルなトーンでお願いします」などと指示してみましょう。
  2. ツールからは AI が作成したコンテンツが返ってきます。そのコンテンツのメッセージを確認し、ニーズに合っているか判断します。そのメッセージでは、ミーティングの時間について尋ねていますか?トーンは適切でしょうか?
  3. メッセージを確認した後、必要に応じて編集を加え、希望のライティング スタイルに合わせます。 一部単語を変更して、より自分らしい表現に合わせたり詳細情報を修正したりしてもよいでしょう。メッセージを変更する場合、詳細な指示やガイダンスをテキスト ボックスに入力します。たとえば、メッセージをさらに長文にする、またはトーンをよりカジュアルにするなどの指示を出します。
  4. 納得のいくメッセージになったら、送信ボタンをクリックします(またはメッセージを希望のアプリケーションにコピー&ペーストします)。

文章作成をサポートする Zoom AI 機能

業務上のコミュニケーションを改善し、職場での生産性を高めたいときは、Zoom AI Companion を使用して、Zoom MailZoom Team Chat でメッセージを作成してもらうことができます。これにより、メールの受信トレイやチャットアプリにある多数のメッセージに返信する負担を軽減できます。

AI Companion は個別のツールではなく、Zoom プラットフォームで利用可能なプランに組み込まれているため、Zoom Team Chat または Zoom Mail で AI Companion のアイコンを探すだけで、すぐに使い始めることが可能です。AI Companion のキラキラ アイコンをクリックすると、AI Companion は以前のチャットやメールのコンテキストを使用し、プロンプトに基づいてメッセージの作成をサポートしてくれます。Zoom の AI に対するフェデレーテッド アプローチは、高品質の結果を提供するために、タスクに応じてさまざまな LLM を組み込んでいます。

AI が生成した下書きを確認した後、そのメッセージを短くすることも長くすることもできます。トーンを変更し、編集を加えることで人間味のある文章にすることもできます。

Zoom の AI 文章作成機能を活用して、やることリストから一部の文章作成タスクを省き、より有意義な業務に集中する余裕と時間を生み出しましょう。

AI Companion を初めてご利用になる方は、AI アシスタント入門ガイドをご覧ください。まだ AI Companion をお試しいただいていない場合、対象となる有料アカウントでは追加料金なしでご利用いただけます。Zoom Workplace ベーシック ユーザーは、こちらから対象となる有料プランにサインアップしてください。*

* 注: AI Companion は、地域や業種によってはご利用いただけない場合があります。

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