人工智能生产力系列：人工智能写作工具帮助您提高工作效率的 5 种方法

每个人都会对一些工作任务感到害怕，他们宁愿将其推到第二天（第三天、第四天）。对一些人来说，这种任务就是商务写作：起草给客户或潜在客户的电子邮件，发送项目更新，甚至只是为您的团队撰写一份会议议程。如果一个空白的电子邮件草稿或聊天窗口会立即让您进入拖延模式，或者您一天中有太多时间花在撰写信息上，那么人工智能写作工具可能正是您在处理待办事项列表时所需要的。

使用人工智能写作可以有效地为您起草信息，从而帮助您节省宝贵的工作时间。在开始使用某些应用之前，了解其工作原理及其能帮您做些什么会很有帮助。了解基础知识，看看如何从使用人工智能满足写作需求中获益。 

为了掌握人工智能写作工具的工作原理和作用，了解“生成式人工智能”和“大型语言模型”(LLM) 等术语会很有帮助。下面是一个快速分类：

• 生成式人工智能是人工智能的一种。它指的是可以生成文本信息、图像、音乐等新内容的模型。这些模型经过训练，可以从现有数据中学习模式，并根据这些模式创建不同类型的内容。
• 大型语言模型是一种专注于生成文本的生成式人工智能模型。LLM 根据大量文本数据进行训练，然后使用该训练根据上下文预测序列中的下一个词汇来生成听起来更符合人类表达习惯的文本。ChatGPT 是最著名的 LLM 例子之一，但市面上还有很多 LLM。

人工智能写作工具使用 LLM 根据人类输入或提示生成文本输出。更简单地说，您可以向人工智能模型描述您想要哪种信息（输入），然后它会把词语串成一条符合您的提示的信息（输出）。

现在，有很多生成式人工智能工具可以帮助您起草几乎任何类型的信息。您可以使用人工智能来生成简短的内容，例如广告文案、社交媒体帖子或电子邮件。您也可以使用人工智能来撰写长篇内容，例如写给保险公司的信函或撰写您的商务通信。以下是使用人工智能帮助您创建高质量内容的一些优势。

1. 节省初稿时间

有时，开始一项任务是最难的部分。尤其是在面对一张白纸的时候。人工智能写作工具可以在几秒钟内完成初稿，即使这份初稿并不完全理想，但在有了可利用的东西时，您可能会发现自己更愿意投入其中。与从头开始相比，对草稿进行一些调整会让人感觉更容易驾驭。或者，您可以在提示中添加更多详细信息，然后让人工智能工具再生成一份草稿。

2. 消除重复或让人乏味的写作任务

炮制出几十封冷冰冰的销售电子邮件或跟进聊天信息可能需要花费几个小时的时间。而使用值得信赖的人工智能写作助手，您可以在极短时间内起草那些重复的信息，然后为每个收件人进行量身定制。

3. 表达正确的语气

在与您想达成交易的公司首席执行官交谈时，您所使用的交谈方式肯定会与同事的交谈方式有所不同。即使信息内容相同，表达方式也可能会略有差异，这就是语气在写作中至关重要的原因所在。人工智能写作工具不仅能生成文本，还能通过词汇选择来表达正确的语气。您可以根据信息接收者或具体情况，调整您的提示，要求人工智能写手所表达的语气“更有说服力”、“更友好”或“更严肃”。

4. 灵感和创新思维

如果您在电子邮件和主题行方面不知如何入手，人工智能写作助手可以帮您想出一些新的方法来表达同样的意思。在提示中发挥创造性，要求它“写出包含 ABC 小部件双关语的电子邮件主题行”或“起草一封提及我的客户热爱滑雪板运动的后续电子邮件”。由此生成的信息可能会激发您对不同提示的想法，或启发您走出常规的通信方式。

5. 节省您的创造性脑力

我们都知道，把工作日的大部分时间都花在单调乏味的工作上是多么耗费精力。如果将写作任务交给人工智能内容生成器，您就可以腾出更多时间来处理需要批判性思维和创造力的任务 — 而这些正是人类独有的技能。

对您来说，最好的人工智能写手应该能够无缝融入您的工作流程，同时提高您的工作效率。根据您所从事的工作类型，您可能需要使用专为该类型写作而构建的特定工具或应用。有一些人工智能写作工具可以帮助撰写博客文章、文案、产品描述、市场营销活动，甚至是活动内容。 

但是，如果您正在寻求电子邮件和聊天等日常商务通信方面的帮助，人工智能助手可能就是您所需要的。如果它能内置到您日常使用的工具中，那就更完美了。 

许多由人工智能驱动的写作工具都以类似的方式工作。您可能会看到一个文本框，您可以在其中键入提示，还会看到一个窗口，生成的文本将显示在其中。您通常只需遵循几个基本步骤，即可获得所需的信息：

1. 首先，在文本框中键入一些说明（也称为提示），指定信息的主题和语气。例如，您可以说，“给潜在客户写一封电子邮件，要求安排一次会议，讨论我们的最新产品 ABC 小部件。让语气显得友好而专业”。 
2. 作为回应，该工具将为您提供人工智能生成的内容。在那里，您可以阅读信息，并判断其是否满足您的需求。是否要求安排会面时间？表达的语气是否恰当？ 
3. 审阅信息，并根据需要对其进行编辑，以适应您的写作风格。您可能想要修改一些措辞，使其听起来更像您自己，或者更正任何细节。如果您想更改信息，请在文本框中输入进一步的说明或指导。例如，您可以要求把信息写得更长一些，或者让语气显得更随意一些。
4. 对信息满意之后，点击发送（或复制并粘贴到任何需要的应用程序中）。

如果您想在工作中改善通信并提高效率，Zoom AI Companion 可在 Zoom Mail 和 Zoom Team Chat 中为您生成信息。这有助于减轻您回复电子邮件收件箱和聊天应用中众多信息的负担。

由于 AI Companion 是可用套餐的 Zoom 平台的一部分，而不是一个单独的工具，因此您只需在 Team Chat 或 Zoom Mail 中查找 AI Companion 图标即可开始使用。单击 AI Companion 火花图标，即可根据您的提示，利用以前聊天或电子邮件中的背景信息，获得撰写信息的帮助。我们的人工智能联合方法会根据不同的任务采用不同的 LLM，以提供高质量的结果。

您可以审阅草稿，将其变得更短或更长，改变语气，或对其进行编辑，使其具有个人风格。

使用 Zoom 的人工智能写作功能帮您从待办事项列表中删除一些任务，让您有空间和时间专注于更有意义的工作。 

如果您是 AI Companion 的新用户，请查看我们的 AI 助手入门指南。还没有尝试过 AI Companion？它包含在符合条件的付费账户中，无需支付额外费用。Zoom Workplace 基础版用户可在此处注册符合条件的付费套餐。*

*注：AI Companion 不一定适用于所有地区和垂直行业