ライフ サイエンス向け Zoom

Zoom は、日常的な管理業務に役立つだけでなく、臨床医やその他のライフ サイエンス担当者にとっては、医薬品開発プロセスで市場投入までの時間を短縮でき、双方のいる場所に左右されずに専門家とコミュニケーションでき、臨床試験の会場を分散させて各地の試験参加者のデータを結果に反映できる点でも役立ちます。世界中のあらゆる規模のライフ サイエンス組織が、組織全体で多様なプロセス合理化用途に Zoom プラットフォームを使用しています。

以下では、ライフ サイエンス業界で Zoom をセットアップし、使いこなすためのリソース、ヒント、ガイダンスをご紹介します。

順を追ったオンボーディング ガイドにより、皆様のアカウント設定を支援します。 Zoom では、医療機関の安全とプライバシーを維持するための、多くのオプションと設定をご用意しています。

1. 展開の概要

ここでは Zoom のスムーズな展開の特長を簡単に取り上げます。

2. 展開開始

Zoom 展開チームの結成

Zoom アカウントを設定する最初のステップの 1 つは、Zoom の展開と日々の運用を主管する管理チームを割り当てることです。

a. 組織内の Zoom 管理者の割り当て

Zoom 管理者は所属組織内の Zoom 展開の責任者です。管理者はアカウント内のユーザーを管理する責任を担い、その一環としてユーザーの追加、削除、編集を行います。組織のアカウント設定、API 機能、SSO も管理できます。

• アカウント オーナーまたはロールの編集にアクセスできるユーザーとして、zoom.us にサインインします。
• ナビゲーション メニューで、[ユーザー管理]、[ロール管理] の順にクリックします。
• 管理者ロールの [アクション] 列部分の [編集] をクリックします。
• チェックボックスをクリックし、対象ロールのユーザーに対して、これらのページを視聴または編集することのできる権限を有効にします。
• ページ下部にスクロールして、[設定を保存] をクリックします。

3. Zoom でのユーザー管理

アカウント オーナーとアカウント管理者は [ユーザー管理] を使用することで、ロールやアドオン機能の追加、削除、割り当てなどにより、担当ユーザーを管理できます。

4. Zoom アカウント プロフィール

アカウント プロフィール ページでは、基本的なアカウント情報を確認できます。アカウントには、アカウントのサイズに応じて、会社全体でも個別のユーザー 1 人でも含めることができます。

ロールとサブスクリプション プランに基づき、アカウント サポート情報、関連ドメイン、バニティ URL、クラウド レコーディングとオーディオの使用状況の詳細を含む使用状況の概要など、高度な機能を表示・管理することもできます。

2. 関連ドメインを申請すると、設定を合理化でき、管理者チームに追加の負担がかかりません。
   • 関連ドメインのメリットは、組織のメールアドレス ドメインを持つユーザー全員が、お使いのアカウントに属する点です。また、将来同じドメインを使用してサインアップするすべてのユーザーも、お使いのアカウントに自動的に参加することになります。
3. シングル サインオン（SSO）方式を利用して、もう 1 段階、セキュリティを強化しましょう。SSO 方式では、会社の認証情報を使用するとサインインできます。
   • Zoom で SSO を使用するメリットは、Zoom SSO を使用すると、ユーザー体験とアカウント管理を合理化できる点です。Zoom はサービス プロバイダー（SP）として機能し、自動ユーザー プロビジョニングを提供します。
   • シングル サインオン（SSO）に関する詳細サポート記事

注: 追加のサポートが必要な場合は、Zoom サポートにお問い合わせください。

該当する組織では、組織がアカウント設定や権限管理をカスタマイズする機能を利用して、保護対象の健康情報（PHI）を保護し、HIPAA のコンプライアンス義務をサポートすることもできます。

Zoom は、グループ別に特定機能へのアクセス権を付与する機能のほかにも、中断が危ぶまれるミーティングのユーザー通知、強力なカスタム暗号化オプション、オーディオ署名、透かし、ミーティングとウェビナーを負債する際に特定のカスタマー データを処理するデータセンターの選択肢、待機室、パスコード、タイムアウト期間を指定するオプションなどの機能も搭載しています。

6. 稼働開始の準備

適切なツール、リソース、トレーニングを与えることで、チームに Zoom を適切に導入しましょう。

Zoom の使用方法を把握する

1. Zoom ラーニング センターでは、必要な情報を必要なときに提供できるようにするためのオンデマンド コースや短いビデオがそろっており、その数は今も増え続けています。初めてミーティングに参加するに当たってヘルプを求めている新規ユーザーの方、Zoom Phone をセットアップしようとする Zoom 管理者の方、どなたでも必要な情報が手に入ります。
• Zoom 管理者向けトレーニング:
  • オンデマンドの「概要」レコーディング - 「Basic Zoom Meetings Administration（英語）」
  • モジュール - 「Zoom 管理者入門」

チームへのコミュニケーション機能のロールアウト:

4. Zoom の情報をチームに通知する内部コミュニケーションと内部リソースを確立します。
• 社内告知: 組織内のチームに、組織で Zoom を利用していることを通知します。利用開始に関する情報を提供し、予期された質問に対応し、スタッフに Zoom 利用を開始できる時期について情報を提供します。
• トレーニング通知: エンドユーザーが準備の整った状態で Zoom の使用を開始できるように、Zoom ラーニング センターと Zoom ヘルプセンターの周知に努めます。
  • Zoom エンドユーザー トレーニング:
    • [Zoom Meetings] セクションにあるオンデマンドの「概要」レコーディング
• 展開後のメール: 貴重なヒントを共有し、Zoom でのユーザー導入を推進します。
  • Zoom ラーニング センターの利用
  • Zoom サポート

7. 展開後: 測定、適応、成功

堅牢なレポート機能とダッシュボード ツールで、組織の使用状況を継続的に追跡できます。

また事業提携契約が遂行された場合、患者とのコミュニケーションに Zoom Phone プロダクトとその機能を使用することもできます。Zoom Phone をうまく利用すれば、電話の受発信、ビジュアル ボイスメールやコール レコーディングなどのオプション機能など、用途は多彩です。患者にテキスト メッセージのリマインダーを自動送信するスケジュール作成連携すら活用できます。

追加の Zoom Phone リソース:

• 緊急位置情報
• オーディオ応答メッセージと保留音楽のカスタマイズ
• 電話設定の変更
• コール ハンドリングのカスタマイズ
• ボイスメールへのアクセスの共有
• 営業時間、営業時間外、休日の時間設定

• ミュート
• オーディオ
• 発信者の追加
• 保留
• 転送
• レコーディング
• ミーティング

ショートビデオ集

このセクションでは、一般的な使用法を開始しようとしている医療デバイス、製薬、バイオテクノロジー分野の組織の日常業務と活動で、Zoom プロダクト スイートが役立つ仕組みについて説明します。

事件の実施:

患者との最初のインタラクション - 治験が発表され、参加者をその研究の対象者または除外者にする段階では、Zoom Phone、Zoom Meetings、および / または Zoom Contact Center を使用して着信通話を受けたり、関心があり、治験の条件に合う人とスケジュール ミーティングを開催したりできます。また一般の関心を喚起するために、Zoom Webinars を活用して、予定されている治験または進行中の治験の公開プレゼンテーションを行うこともできます。

治験の実施 - 治験は局地的に実施されるか、参加者の移動が必要になる場合が一般的ですが、Zoom のプロダクト スイートを利用している組織では、Zoom Meetings とリモート モニタリングを可能にする連携（この電子聴診器など）を活用して、ほぼどこででも治験を実施できます。バーチャル治験なら、チームがより多様性に富む参加者プールを確保したり、健康上などの理由で対面でのやり取りが困難な参加者も対象に含めたりすることができます。このような治験の進行中は、Zoom Whiteboard と Zoom Team Chat で研究チームのコラボレーションとコミュニケーション効率を強化できます。さらに、主な EHR を連携させると、治験への取り組みのワークフローと遠隔医療のインタラクションのハードルを下げることができます。

研究発表 - 研究チームは Zoom Webinars または Zoom Events を使用してカンファレンス コールの主催し、通話中に同じ業界の仕事仲間、医療従事者、または広く一般に向けて研究を共有できます。

製造施設のモニタリング:

機器の動作不良の点検やメンテナンスのために施設に移動しなければならなかった時代は、とうに過ぎ去りました。現在は Zoom Meetings を使用して技術者と現場の作業員をつなぎ、問題のトラブルシューティングと解決をさらに迅速化できます。オンサイトの従業員は、ハンズフリー カメラを活用して技術者の問題診断と対処を支援できます。バーチャルでリモートの機器専門家とエンジニアにリーチすると、移動に伴うコストと時間を節減できるため、ダウンタイムを短縮し、生産性を高めることもできます。

企業は、動作不良を起こしている機器のバーチャル修理に加え、Zoom Meetings を使用して規制当局とバーチャル査察を実施したり、Zoom プロダクト スイートを使用してコラボレーションや査察前の準備を行ったりできます。

営業のインタラクション:

営業担当は、医療従事者とほんの数分話すために診察室や研究室まで移動する必要がなくなりました。代わりに Zoom Meetings で手早くミーティングを予約できます。この方法なら、医療従事者にミーティングが予定されている日時を意識してもらい、自分との話にすべての注意を傾けてもらうことができます。営業担当自身も、面談の予約されている場所から場所へ急いで移動する必要がありません。しかもこのバーチャル営業ワークフローなら、移動に関わる費用や特定地域をカバーするために必要となる営業担当の数も削減できる可能性があります。その結果、ビジネスコストを節減し、自分の売る医薬品についての医療従事者向け医療教育に、よりしっかりとアクセスできるようになります。

その他の事例:

Zoom プロダクト スイートは、先ほど特定したワークフローだけでなく、多様な方法でライフ サイエンスのお客様の日常的なワークフローを支援できます。以下はその一例です。

Zoom Meetings

• 内部の同僚との迅速な同期による共有画面とビジュアルのサポート
• コラボレーション、プロジェクト計画、説明責任の徹底を目的とした外部スケジュール ミーティング
• 患者、治験参加者との 1 対 1 のセッションの実施
• 新人従業員のトレーニング
• 規制およびコンプライアンス ミーティング

Zoom Webinars と Zoom Events

• 予定されている治験に対する参加者の関心の喚起
• 同分野の同僚との医学的所見と結果の共有
• 医療従事者への新薬と開発に関する最新情報の提供

Zoom Phone

• 潜在的な治験参加者からの着信通話と一般情報
• ビジュアル不要で手短に済ませる同僚への発信通話
• 治験参加者へ送るテキスト形式のリマインダー
• 医療従事者と話すスケジュールを作成するために、営業担当からかける発信通話

Zoom Contact Center

• 迅速なコールフロー変更することで、予定されている治験参加者に合わせて新しいコールキューを用意し、医薬品プログラムに関する基本情報を提供し、顧客からの医薬品に関する質問に答える
• チームへの電話、テキスト、チャット、またはビデオ連絡の許可
• 名前、番号、場所、通話履歴といった発信者情報の記録を保持する

Zoom Rooms

• バーチャル ミーティングの開始時または参加時ワークフローを簡素化できるようにカンファレンス ルームをアップグレードする
• コラボレーションを目的とした新たなビデオ対応スペースのラボ内設置
• 社内のオフィス スペース全体でデジタル サイネージを表示し、従業員に情報を周知する
• 従業員が事前に予約できるワークスペースを新たにつくり出す

Zoom Team Chat

• 主要関係者に患者または最新のプロジェクト、医薬品開発、研究の進捗をこまめに知らせる
• 特定タスクのフォローアップを目的としたリマインダー
の設定
• 常に全員の手元に必要な情報がそろっているようにするための、グループ チャットの作成

Zoom Whiteboard

• Zoom ミーティング内外での、チームとのブレインストーミングによるアイデア検討
• テンプレートを使用した、プレゼンテーション用ビジュアルの迅速な取りまとめ
• タスクとタスク遂行者のリストの逐次更新と維持

以上の事例が示すとおり、Zoom のプロダクト スイートは、組織内外の仕事仲間、医療従事者、参加者とのカンファレンス全般で、お客様の組織が常にコミュニケーションを掌握し、お客様のチームが互いに説明責任を果たし合ううえで役立ちます。こうした事例を理解し、Zoom 内の多様なミーティング ロールとミーティング機能を念頭に置くことが大切です。

Zoom ロール

主催

ミーティング ホストは、参加者管理など、Zoom ミーティングの多様な側面をコントロールできます。このミーティング ホストはミーティングのスケジュールを作成したユーザーです。

代替ホスト

代替ホストもミーティング ホストと同様にミーティングの参加者を管理できます。ホストがまだセッションに参加していない場合、代替ホストがミーティングを開始することもできます。

ミーティング内ロールの詳細情報をご確認ください。

Zoom 機能

言語通訳

ミーティングまたはウェビナーに通訳者が加わる必要がある場合は、この機能を有効にするよう Zoom サポートにご依頼ください。通訳者が各自の翻訳先言語用オーディオ チャネルを提供します。

スケジュール特権

ご自身の代理人として、アカウント内のユーザーまたは複数のユーザーに、ミーティングのスケジュール作成を割り当てたり委任したりすることも可能です。たとえばアシスタントが研究者の Zoom プロフィールを使用し、研究者や参加者に代わってミーティングをスケジュールすることもできます。

以前は全面的に対面式で行われていた活動もバーチャル環境に移行し続けているため、安全なミーティングと強力なつながりを可能にすることが重要です。以下にリンクが掲載されている Zoom のガイドで、Zoom Meetings のセキュリティの徹底、Zoom のパフォーマンスの最適化など、注目すべき機能の数々をご確認ください。

以前は全面的に対面式で行われていた活動もバーチャル環境に移行し続けているため、安全なミーティングと強力なつながりを可能にすることが重要です。以下にリンクが掲載されている Zoom のガイドで、Zoom Meetings のセキュリティの徹底、Zoom のパフォーマンスの最適化など、注目すべき機能の数々をご確認ください。