Zoom untuk Ilmu Hayati

Di luar penggunaan administratif sehari-hari, Zoom dapat membantu dokter dan personel ilmu hayati lainnya mengurangi waktu pemasaran untuk proses pengembangan obat, menghubungi para pakar di mana pun mereka berada, dan mendesentralisasikan uji klinis untuk menyertakan peserta uji di beberapa lokasi. Di seluruh dunia, organisasi ilmu hayati dari semua ukuran menggunakan platform Zoom untuk berbagai aplikasi yang menyederhanakan proses di seluruh organisasi.

Di bawah ini, Anda akan menemukan sumber daya, tips, dan panduan untuk menyiapkan dan menggunakan Zoom untuk ilmu hayati.

Kami telah membantu Anda dengan panduan orientasi langkah demi langkah untuk membantu menyiapkan akun Anda. Zoom menawarkan banyak opsi dan konfigurasi untuk membantu menjaga keamanan dan privasi organisasi kesehatan Anda.

1. Sekilas tentang penerapan

Berikut ini adalah contoh penerapan yang berhasil di Zoom:

2. Memulai penyebaran

Membuat Tim Penyebaran Zoom Anda

Salah satu langkah pertama untuk mengonfigurasi akun Zoom Anda adalah menetapkan tim admin untuk mengelola penyebaran dan operasi Zoom sehari-hari.

a. Tetapkan administrator Zoom

Administrator Zoom akan bertugas menerapkan Zoom untuk organisasi mereka. Admin diberi tanggung jawab untuk mengelola pengguna di akun mereka, yang mencakup menambahkan, menghapus, atau mengedit pengguna. Anda juga dapat mengelola pengaturan akun organisasi, fitur API, dan SSO.

• Masuk ke zoom.us sebagai pemilik akun atau seseorang yang memiliki akses untuk mengedit peran.
• Di menu navigasi, klik Manajemen Pengguna lalu Manajemen Peran.
• Klik Edit di kolom Tindakan untuk peran Admin. 
• Klik kotak centang yang mengaktifkan izin bagi pengguna dalam peran ini untuk melihat atau mengedit halaman tersebut.
• Gulir ke bagian bawah halaman dan klik Simpan Pengaturan.

3. Manajemen pengguna Zoom

Manajemen pengguna memungkinkan pemilik akun dan admin untuk mengelola pengguna mereka dengan menambahkan, menghapus, serta menetapkan peran dan fitur add-on.

4. Profil akun Zoom

Halaman profil akun berisi informasi dasar akun Anda. Akun dapat mencakup seluruh perusahaan atau pengguna individu, tergantung pada ukuran akun Anda.

Berdasarkan peran dan paket langganan Anda, Anda juga dapat melihat dan mengelola fitur lanjutan, termasuk informasi dukungan akun, domain terkait, URL khusus akun, dan Ringkasan Penggunaan dengan detail penggunaan audio dan perekaman cloud.

2. Memungkinkan organisasi yang lebih baik tanpa memberikan beban kerja tambahan untuk tim admin dengan mengajukan permohonan untuk domain terkait.
   • Apa manfaat domain terkait? Setiap individu yang memiliki domain alamat email organisasi Anda akan dipindahkan di bawah akun Anda. Selain itu, semua individu mendatang yang mendaftar dengan domain yang cocok akan otomatis bergabung dengan akun Anda.
3. Tambahkan lapisan keamanan tambahan dengan single sign-on (SSO), yang memungkinkan Anda masuk menggunakan kredensial perusahaan Anda.
   • Apa manfaat menggunakan SSO Zoom? SSO Zoom menyederhanakan pengalaman pengguna dan manajemen akun. Zoom bertindak sebagai Penyedia Layanan (SP) dan menawarkan penyediaan pengguna otomatis.
   • Artikel bantuan lanjutan Single Sign-On

Catatan: Jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut, silakan kontak Dukungan Zoom.

Kemampuan untuk menyesuaikan konfigurasi akun dan mengelola izin dapat membantu memungkinkan organisasi Anda melindungi informasi kesehatan yang dilindungi (PHI) dan mendukung kewajiban kepatuhan HIPAA Anda, jika berlaku untuk organisasi Anda. 

Selain kemampuan untuk memberikan akses ke fitur-fitur tertentu oleh Grup, Zoom menyediakan pemberitahuan kepada pengguna yang rapatnya mungkin berisiko terganggu, opsi enkripsi yang canggih dan disesuaikan, tanda tangan audio dan watermark, pilihan pusat data untuk memproses data pelanggan tertentu saat menyelenggarakan rapat dan webinar, ruang tunggu dan kode sandi, serta opsi untuk menentukan periode waktu habis.

6. Persiapan untuk penerapan

Berhasil memperkenalkan Zoom kepada tim Anda dengan membekali mereka dengan alat, sumber daya, dan pelatihan yang tepat!

Pelajari cara menggunakan Zoom!

1. Pusat Pembelajaran Zoom menyediakan daftar kursus sesuai permintaan dan video pendek yang disusun untuk memberikan informasi yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya. Baik Anda pengguna baru yang mencari bantuan untuk bergabung dalam rapat pertama Anda, maupun Administrator Zoom yang menyiapkan Zoom Phone, kami siap membantu Anda.
• Pelatihan Administrator Zoom:
  • Rekaman 'tutorial'  sesuai permintaan -  'Administrasi Zoom Meetings Dasar'.
  • Modul -  'Memulai Administrasi Zoom'

Luncurkan komunikasi kepada tim Anda:

4. Tetapkan sumber daya dan komunikasi internal untuk memberi tahu tim Anda tentang Zoom.
• Pengumuman perusahaan: Beri tahu tim Anda bahwa organisasi Anda menggunakan Zoom. Berikan informasi tentang memulai, tanggapi pertanyaan yang diantisipasi, dan beri tahu staf Anda kapan mereka dapat mulai menggunakan Zoom.
• Pengumuman pelatihan: Promosikan Pusat Pembelajaran Zoom dan Pusat Bantuan Zoom untuk membantu mempersiapkan pengguna akhir Anda untuk mulai menggunakan Zoom.
  • Pelatihan pengguna akhir Zoom:
    • Rekaman 'tutorial' sesuai permintaan di bagian  ‘Zoom Meetings’.
• Email pascapenyebaran: Bagikan tips berharga dan dorong adopsi pengguna dengan Zoom.
  • Menggunakan Pusat Pembelajaran Zoom
  • Dukungan Zoom

7. Pascapenyebaran: Mengukur adopsi & keberhasilan

Lacak penggunaan berkelanjutan organisasi Anda dengan alat pelaporan dan dasbor yang kuat.

Selain itu, dengan BAA yang dijalankan, Anda dapat menggunakan produk dan fitur Zoom Phone untuk berkomunikasi dengan pasien. Jika digunakan dengan benar, Zoom Phone dapat membantu Anda melakukan dan menerima panggilan, atau menggunakan fitur seperti pesan suara visual dan perekaman panggilan. Anda bahkan dapat menggunakan integrasi penjadwalan seperti Pengingat untuk mengirim pengingat pesan teks otomatis kepada pasien.

Sumber daya Zoom Phone tambahan:

• Lokasi darurat 
• Menyesuaikan sapaan audio + musik nada tunggu 
• Mengubah pengaturan telepon 
• Menyesuaikan penanganan panggilan 
• Berbagi akses pesan suara 
• Menetapkan jam operasional, tutup, dan hari libur

• Membisukan 
• Audio 
• Tambahkan pemanggil 
• Tahan 
• Transfer 
• Rekam 
• Rapat

Koleksi video pendek

Bagian ini akan membantu Anda lebih memahami bagaimana rangkaian produk Zoom dapat membantu Anda dalam tugas dan aktivitas sehari-hari sebagai organisasi perangkat medis, farmasi, atau bioteknologi, dimulai dengan kasus penggunaan umum.

Melakukan uji klinis:

Interaksi awal peserta - Saat uji klinis diumumkan, dan peserta berada dalam fase inklusi/eksklusi untuk berpartisipasi dalam studi, Anda dapat menggunakan Zoom Phone, Zoom Meetings, dan/atau Zoom Contact Center untuk menerima panggilan masuk atau mengadakan rapat terjadwal dengan individu yang berminat yang sesuai dengan kriteria studi. Zoom Webinars dapat digunakan untuk presentasi publik uji klinis yang akan datang atau sedang berlangsung guna membantu membangkitkan minat. 

Melaksanakan studi - Sementara uji klinis biasanya dilakukan di tempat yang berbeda atau mengharuskan peserta melakukan perjalanan, rangkaian produk Zoom dapat membantu organisasi Anda melaksanakan studi secara virtual di mana saja dengan memanfaatkan Zoom Meetings dengan integrasi yang memungkinkan pemantauan jarak jauh (seperti stetoskop elektronik ini). Uji klinis virtual memungkinkan tim Anda memperoleh kumpulan peserta yang lebih beragam atau menyertakan peserta yang sulit dihubungi secara langsung karena alasan kesehatan atau alasan lainnya. Sementara studi ini berlangsung, Zoom Whiteboard dan Zoom Team Chat dapat membantu tim peneliti berkolaborasi dan meningkatkan efisiensi komunikasi. Selain itu, kemampuan Zoom untuk berintegrasi dengan EHR utama dapat membantu memfasilitasi alur kerja yang mudah untuk keterlibatan uji klinis dan interaksi pengobatan jarak jauh.

Menyebarluaskan penelitian - Tim peneliti dapat memanfaatkan Zoom Webinars atau Zoom Events untuk melakukan panggilan konferensi. Selama panggilan konferensi tersebut, penelitian dapat dibagikan dengan kolega di lapangan, penyedia, atau masyarakat umum.

Memantau fasilitas manufaktur:

Hari-hari ketika harus bepergian ke suatu fasilitas untuk memeriksa kerusakan peralatan dan melakukan perawatan sudah berlalu. Kini, Anda dapat menggunakan Zoom Meetings untuk menghubungkan teknisi dengan pekerja di lapangan, sehingga masalah dapat dipecahkan dan diselesaikan dengan lebih cepat. Karyawan di lokasi dapat menggunakan kamera bebas genggam untuk membantu teknisi mendiagnosis dan mengatasi masalah. Melibatkan pakar dan teknisi peralatan jarak jauh secara virtual juga dapat membantu menghemat biaya dan waktu yang terkait dengan perjalanan, sehingga mempersingkat waktu henti dan meningkatkan produktivitas. 

Selain memperbaiki peralatan yang tidak berfungsi secara virtual, perusahaan dapat melakukan inspeksi virtual bersama badan pengatur melalui Zoom Meetings – atau menggunakan rangkaian produk kami untuk berkolaborasi dan mempersiapkan inspeksi terlebih dahulu.

Interaksi penjualan:

Tenaga penjualan tidak perlu lagi datang ke kantor dokter untuk berusaha mendapatkan waktu beberapa menit dengan penyedia layanan. Sebagai gantinya, janji temu singkat dapat dijadwalkan melalui Zoom Meetings – yang memungkinkan dokter mengetahui kapan rapat akan berlangsung dan memberikan perhatian penuh, alih-alih berusaha bertemu dan dikejar waktu di antara jadwal janji temu. Selain itu, alur kerja penjualan virtual ini dapat membantu mengurangi biaya yang terkait dengan perjalanan dan jumlah tenaga penjualan yang diperlukan untuk menjangkau wilayah tertentu, sehingga menghasilkan penghematan bagi bisnis Anda dan peningkatan akses ke institusi pendidikan kedokteran bagi penyedia layanan  terkait obat-obatan yang  Anda jual.

Kasus penggunaan lainnya:

Di luar alur kerja yang diidentifikasi di atas, rangkaian produk Zoom dapat membantu alur kerja harian Anda dengan berbagai cara:

Zoom Meetings

• Sinkronisasi cepat dengan rekan internal, memungkinkan berbagi layar + visual
• Rapat eksternal terjadwal untuk kolaborasi, perencanaan proyek, dan akuntabilitas 
• Melaksanakan sesi 1:1 dengan pasien dan peserta studi
• Memberikan pelatihan kepada karyawan baru 
• Rapat kepatuhan + peraturan

Zoom Webinars + Zoom Events

• Meningkatkan minat peserta terhadap studi mendatang
• Membagikan temuan dan hasil dengan rekan di lapangan
• Memberikan informasi terbaru kepada penyedia terkait obat-obatan baru dan perkembangannya

Zoom Phone

• Panggilan masuk dari calon peserta studi dan informasi umum
• Panggilan keluar ke rekan untuk percakapan singkat yang tidak memerlukan visual
• Teks pengingat bagi peserta studi
• Panggilan keluar dari tenaga penjualan untuk menjadwalkan waktu dengan penyedia

Zoom Contact Center

• Ubah alur panggilan dengan cepat untuk mengakomodasi antrean panggilan baru bagi peserta studi mendatang, untuk memberikan informasi dasar tentang program obat, dan untuk menjawab pertanyaan pelanggan terkait pengobatan
• Izinkan tim Anda dihubungi melalui telepon, teks, obrolan, atau video 
• Simpan catatan informasi pemanggil, seperti nama, nomor, lokasi, dan riwayat panggilan

Zoom Rooms

• Tingkatkan ruang konferensi Anda untuk memungkinkan alur kerja yang lebih sederhana saat memulai atau bergabung ke rapat virtual
• Buat ruang lab yang mendukung video untuk kolaborasi
• Tampilkan papan digital di seluruh ruang kantor Anda agar karyawan terus mendapatkan informasi
• Buat ruang kerja yang dapat dipesan di awal oleh karyawan

Zoom Team Chat

• Terus berikan informasi terkini kepada para pelaku utama tentang kemajuan terkini proyek, pengembangan obat, atau studi terbaru
• Tetapkan pengingat untuk menindaklanjuti tugas tertentu 
• Buat obrolan grup untuk membantu memastikan setiap orang dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan di ujung jari mereka

Zoom Whiteboard

• Bertukar pikiran dengan tim Anda, di dalam atau di luar Zoom Meetings
• Gunakan templat untuk menyusun visual presentasi Anda dengan cepat
• Buat daftar tugas dan siapa yang telah menyelesaikannya

Seperti yang ditunjukkan pada kasus penggunaan di atas, rangkaian produk Zoom dapat membantu organisasi Anda tetap berkomunikasi dan membantu tim Anda saling bertanggung jawab, baik saat berunding dengan kolega internal atau eksternal, penyedia layanan, maupun peserta. Selain memahami kasus penggunaan ini, penting juga untuk mengingat berbagai peran dan fitur rapat dalam Zoom.

Peran Zoom

Host

Host rapat dapat mengontrol berbagai aspek dari Zoom Meetings, seperti mengelola peserta. Ia adalah orang yang telah menjadwalkan rapat.

host alternatif

Seperti halnya host, host alternatif akan memiliki kemampuan untuk mengelola peserta dalam rapat. Host alternatif juga dapat memulai rapat jika penyelenggara belum bergabung dalam sesi.

Pelajari selengkapnya tentang peran dalam rapat.

Fitur Zoom

Interpretasi bahasa

Apakah Anda perlu menyertakan penerjemah dalam rapat atau webinar Anda? Kontak Dukungan Zoom untuk mengaktifkan fitur ini. Penerjemah akan menyediakan saluran audio mereka sendiri untuk bahasa yang mereka terjemahkan.

Hak istimewa penjadwalan

Anda dapat menetapkan atau mendelegasikan satu atau beberapa pengguna di akun Anda untuk menjadwalkan rapat atas nama orang lain. Misalnya, dengan menggunakan profil Zoom peneliti, asisten dapat menjadwalkan rapat untuk peneliti dan peserta.

Seiring dengan terus beralihnya aktivitas yang sebelumnya dilakukan secara langsung ke lingkungan virtual, penting untuk menyediakan rapat yang aman dan koneksi yang kuat. Tinjau panduan kami yang tertaut di bawah ini untuk mendapatkan tips tentang cara mengamankan Zoom Meetings Anda dan mengoptimalkan kinerja Zoom, serta fitur-fitur lain yang perlu diperhatikan. 

Seiring dengan terus beralihnya aktivitas yang sebelumnya dilakukan secara langsung ke lingkungan virtual, penting untuk menyediakan rapat yang aman dan koneksi yang kuat. Tinjau panduan kami yang tertaut di bawah ini untuk mendapatkan tips tentang cara mengamankan Zoom Meetings Anda dan mengoptimalkan kinerja Zoom, serta fitur-fitur lain yang perlu diperhatikan.