Zoom för biovetenskap

Förutom att använda Zoom för den dagliga administrationen kan Zoom även hjälpa kliniker och andra som arbetar inom biovetenskap att förkorta lanseringstiden vid utvecklingen av ett nytt läkemedel, nå experter oavsett var de befinner sig och decentralisera kliniska prövningar så att de omfattar prövningsdeltagare på flera olika platser. Biovetenskapliga organisationer av olika storlekar över hela världen använder Zoom-plattformen i många olika syften som effektiviserar processer i hela organisationen.

Nedan hittar du resurser, tips och vägledning för hur du konfigurerar och använder Zoom för biovetenskap.

Vår steg för steg-guide innehåller allt som krävs för att hjälpa dig att komma igång med och konfigurera ditt konto. Zoom erbjuder många alternativ och konfigurationer som bidrar till att hålla din hälso- och sjukvårdsorganisation säker och integritetsskyddad.

1. Översikt över driftsättning

Så här lyckas du med driftsättningen av Zoom:

2. Kom igång med driftsättning

Skapa ett team för driftsättningen av Zoom

Ett av de första stegen när du konfigurerar ditt Zoom-konto är att utse ett administratörsteam som ska ansvara för driftsättningen och den dagliga driften av Zoom.

a. Utse Zoom-administratörer

Zoom-administratörerna kommer att ansvara för att driftsätta Zoom i sin organisation. Administratörerna har som uppgift att hantera användarna på sitt konto, vilket innefattar att lägga till, ta bort eller redigera användare. De kan även hantera din organisations kontoinställningar, API-funktioner och SSO.

• Logga in på zoom.us som kontoägare eller någon som har den åtkomst som krävs för att redigera roller.
• Klicka på Användarhantering i navigeringsmenyn och sedan på Rollhantering.
• Klicka på Redigera i kolumnen Åtgärd för administratörsrollen. 
• Klicka på de kryssrutor som aktiverar behörigheter för användarna i denna roll så att de kan se eller redigera dessa sidor.
• Bläddra ner till slutet av sidan och klicka på Spara inställningar.

3. Användarhantering i Zoom

Användarhantering låter kontoägare och administratörer hantera sina användare genom att lägga till, ta bort, tilldela roller och tilläggsfunktioner.

4. Zoom-kontoprofil

På sidan med kontoprofilen är den grundläggande informationen om ditt konto synlig. Ett konto kan omfatta ett helt företag eller en enskild användare, beroende på hur stort det är.

Baserat på din roll och din prenumerationsplan kan du också visa och hantera avancerade funktioner, inklusive kontosupportinformation, kopplade domäner, anpassad URL för kontot och en användningsöversikt med uppgifter om molninspelning och ljudanvändning.

2. Bana väg för en bättre organisation utan extra arbete för adminteamet genom att ansöka om kopplade domäner.
   • Vilka är fördelarna med kopplade domäner? Alla personer med din organisations e-postadressdomän flyttas till ditt konto. Dessutom kommer alla framtida personer som registrerar sig med en matchande domän att bli en del av ditt konto automatiskt.
3. Lägg till ett extra säkerhetslager med enkel inloggning (SSO), där du kan logga in med ditt företags inloggningsuppgifter.
   • Vilka är fördelarna med att använda Zoom SSO? Zoom SSO ger en effektivare användarupplevelse och kontohantering. Zoom fungerar som tjänsteleverantör (SP) och erbjuder automatisk etablering av användare
   .
   • Artiklar för avancerad hjälp med enkel inloggning

Obs: Kontakta Zoom Support om du behöver ytterligare hjälp.

Tack vare möjligheten att anpassa kontokonfigurationer och hantera behörigheter kan du underlätta för din organisation att säkra skyddad hälsoinformation (PHI) och uppfylla kraven på HIPAA-efterlevnad, om dessa tillämpas i din organisation. 

Förutom möjligheten att ge vissa grupper åtkomst till vissa funktioner, tillhandahåller Zoom även aviseringar till användare om det finns en risk att deras möten kan komma att störas, kraftfulla och skräddarsydda krypteringsalternativ , ljudsignaturer och vattenstämplar, val av datacentral för bearbetning av vissa kunddata när du är värd för möten och webbseminarier, väntrum och lösenkoder och möjlighet att ange tidsgränser.

6. Förberedelser inför att gå live

Introducera Zoom för medlemmarna i ditt team på ett framgångsrikt sätt genom att förse dem med rätt verktyg, resurser och utbildning!

Lär dig att använda Zoom!

1. Zooms utbildningscenter erbjuder en växande lista med kurser på begäran och korta videor utformade för att ge dig precis den information du behöver när du behöver den. Oavsett om du är en ny användare som vill veta hur du går med i ditt första möte, eller en Zoom-administratör som konfigurerar Zoom Phone, så finns det hjälp här.
• Utbildning för Zoom administratörer:
  • ”Visa mig”-video på begäran – ”Grundläggande administration i Zoom Meetings”.
  • Modul – ”Kom igång med Zoom Administration”

Lanseringsmeddelande till teamet:

4. Upprätta internkommunikation och resurser för att meddela ditt team om Zoom.
• Tillkännagivande inom företaget: Meddela ditt team om att er organisation använder Zoom. Informera om hur man kommer igång, svara på frågor som kan förväntas uppstå och låt personalen veta när de kan börja använda Zoom.
• Meddelande om utbildning: Berätta om Zooms utbildningscenter och Zooms hjälpcenter så att dina slutanvändare kan förbereda sig på att börja använda Zoom.
  • Utbildning för Zoom-slutanvändare:
    • ”Visa mig”-videor på begäran i avsnittet ”Zoom Meetings”.
• E-post efter driftsättningen: Dela med dig av värdefulla tips och verka för att fler ska använda Zoom.
  • Använda Zooms utbildningscenter
  • Zoom Support

7. Efter driftsättningen: Att mäta implementeringsgrad och framgång

Spåra den fortlöpande användningen i organisationen med hjälp av robusta rapporterings- och kontrollpanelsverktyg.

Dessutom kan du, med ett upprättat BAA, använda Zoom Phones produkter och funktioner för att kommunicera med patienter. När Zoom Phone används på rätt sätt kan det hjälpa dig att ringa och ta emot patientsamtal eller använda valfria funktioner som visuell röstbrevlåda och samtalsinspelning. Du kan till och med använda schemaläggningsintegreringar som påminnelser för att skicka automatiska sms-påminnelser till patienter.

Ytterligare Zoom Phone-resurser:

• Platsdelning i nödsituation 
• Anpassa ljudhälsningar + pausmusik 
• Ändra telefoninställningar 
• Anpassa samtalshantering 
• Dela åtkomst till röstbrevlåda 
• Konfigurera kontorstider, stängningar och helgdagar

• Inaktivera mikrofon 
• Ljud 
• Lägga till uppringare 
• Pausa 
• Vidarekoppla 
• Spela in 
• Starta möte

Samling av korta videor

I det här avsnittet får du en bättre uppfattning om hur Zoom-produktsviten kan hjälpa organisationer som arbetar med medicintekniska produkter, läkemedel eller bioteknik med sina dagliga uppgifter och aktiviteter. Vi börjar med några vanliga användningsområden.

Genomföra kliniska prövningar:

Inledande interaktioner med deltagare – När en prövning presenteras och deltagarna är i urvalsfasen, där det bestäms huruvida de ska medverka i studien eller inte, kan du använda Zoom Phone, Zoom Meetings, och/eller Zoom Contact Center för att ta emot inkommande samtal eller genomföra schemalagda möten med intresserade personer som uppfyller kriterierna för studien. Du kan använda Zoom Webinars för hålla presentationer om kommande eller pågående prövningar för att generera intresse. 

Genomföra studien – Studier har ofta varit platsbundna, vilket har inneburit att deltagarna måste ta sig dit, men med Zooms produktsvit kan din organisation genomföra studier i princip var som helst genom att använda Zoom Meetings med integreringar som möjliggör fjärrövervakning (som till exempel det här elektroniska stetoskopet). Med virtuella prövningar kan ditt team samla en deltagargrupp med större mångfald eller inkludera deltagare som annars kan vara svåra att nå personligen på grund av deras hälsotillstånd eller av andra skäl. Medan de här studierna pågår kan Zoom Whiteboard och Zoom Team Chat hjälpa forskningsteamen att samarbeta och kommunicera effektivare. Dessutom kan det faktum att Zoom går att integrera med flera större EHR-system göra det lättare att skapa smidiga arbetsflöden för engagemang under kliniska prövningar och interaktioner inom ramen för telemedicin.

Spridning av forskning – Forskningsteam kan använda Zoom Webinars eller Events för att vara värdar för konferenssamtal där de kan dela sin forskning med kollegor inom samma fält, vårdgivare eller allmänheten.

Övervakning av tillverkningsanläggningar:

Det var nu länge sedan man var tvungen att resa till en specifik anläggning för att kontrollera ett utrustningsfel och utföra underhåll. Nu kan du använda Zoom Meetings för att koppla ihop teknikerna med de som arbetar på golvet, vilket gör att de kan felsöka och lösa problem snabbare. Medarbetare på plats kan använda handsfree-kameror för att hjälpa teknikerna att diagnostisera och åtgärda problem. Att ta in experter på fjärrutrustning och ingenjörer virtuellt kan också innebära att mindre tid och pengar läggs på resor, vilket resulterar i kortare driftstopp och högre produktivitet. 

Förutom att företag kan åtgärda felaktig utrustning virtuellt kan de även genomföra virtuella inspektioner med tillsynsmyndigheter över Zoom Meetings – eller använda vår produktsvit för att samarbeta och förbereda sig inför en inspektion.

Försäljningsinteraktioner:

Säljare behöver inte längre ta sig till läkarmottagningen för att försöka få några minuter med vårdgivaren. I stället kan snabba möten schemaläggas över Zoom Meetings – vilket gör att läkaren är medveten om när ett möte kommer att äga rum och kan ge det sin fulla uppmärksamhet, snarare än att försöka ha ett samtal medan de springer mellan patientmöten. Dessutom kan det här virtuella försäljningsarbetsflödet hjälpa till att minska kostnaderna för resor och göra att det behövs färre representanter för att täcka en specifik region, vilket resulterar i besparingar för ditt företag och ökad tillgång till medicinsk utbildning för vårdgivare om de läkemedel ni säljer.

Andra användningsområden:

Utöver de arbetsflöden som har identifierats ovan kan Zoom-produktsviten vara till hjälp med de dagliga arbetsflödena på många olika sätt:

Zoom Meetings

• Ha snabba genomgångar med interna kollegor, med möjlighet till skärmdelning + bilder
• Schemalägga externa möten för samarbete, projektplanering och uppföljning 
• Genomföra privata sessioner med patienter och studiedeltagare
• Utbilda nya medarbetare 
• Hålla i tillsyns- och efterlevnadsmöten

Zoom Webinars + Events

• Skapa deltagarintresse inför kommande studier
• Dela upptäckter och resultat med kollegor inom samma fält
• Uppdatera vårdgivare om nya läkemedel och ny utveckling

Zoom Phone

• Ta emot inkommande samtal från potentiella studiedeltagare och allmän information
• Ringa utgående samtal till kollegor för snabba konversationer där bildstöd inte behövs
• Sms- påminnelser till studiedeltagare
• Utgående samtal från säljare för att schemalägga tid med vårdgivare

Zoom Contact Center

• Snabbt ändra samtalsflöden för att tillgodose nya samtalsköer för deltagare i kommande studier, tillhandahålla grundläggande information om läkemedelsprogram och svara på kundernas frågor om mediciner
• Göra det möjligt för ditt team bli nådda via telefon, sms, chatt eller video 
• Föra register över uppringaruppgifter, såsom namn, nummer, platser och samtalshistorik

Zoom Rooms

• Uppgradera dina konferensrum för att möjliggöra ett enklare arbetsflöde när du startar eller går med i virtuella möten
• Skapa labbutrymmen med videomöjligheter för samarbete
• Visa digital skyltning i kontorsutrymmet för att hålla medarbetarna informerade
• Skapa arbetsplatser som medarbetarna kan boka i förväg

Zoom Team Chat

• Hålla nyckelintressenter uppdaterade om hur det senaste projektet, läkemedelsutvecklingen eller studien framskrider
• Ställa in påminnelser för att följa upp specifika uppgifter 
• Skapa gruppchattar för att se till att alla har den information de behöver till hands

Zoom Whiteboard

• Brainstorma idéer med ditt team, i eller utanför ett Zoom-möte
• Använda mallar för att snabbt sätta ihop bilder till din presentation
• Hålla en löpande lista över uppgifter och vem som har slutfört dem

Som användningsområdena ovan visar kan Zooms produktsvit hjälpa din organisation att hålla koll på sin kommunikation och hjälpa ditt team att hålla varandra ansvariga, oavsett om ni samarbetar med interna eller externa kollegor, vårdgivare eller deltagare. Förutom att ha en uppfattning om vad Zoom kan användas till, är det även viktigt att veta vilka mötesroller och funktioner Zoom erbjuder.

Roller i Zoom

Var värd för

Mötesvärden kan styra olika delar av ett Zoom-möte, till exempel hantera deltagarna. Det här är personen som har schemalagt mötet.

alternativ värd

Liksom mötesvärden har den alternativa värden möjlighet att hantera deltagarna i ett möte. Den alternativa värden kan även starta mötet om värden ännu inte har gått med i sessionen.

Läs mer om rollerna i ett möte.

Zooms funktioner

språktolkning

Behöver du ha med tolkar under dina möten eller webbinarier? Kontakta Zoom Support för att få den här funktionen aktiverad. Tolkarna tillhandahåller sina egna ljudkanaler för det språk som de översätter till.

Schemaläggningsbehörighet

Du kan genom tilldelning eller delegering ge en eller flera användare på ditt konto befogenhet att schemalägga möten för andras räkning. Till exempel kan en assistent använda en forskares Zoom-profil för att schemalägga ett möte mellan en forskare och en deltagare.

Eftersom vi fortsätter att se ett skifte där många av de aktiviteter som tidigare endast ägde rum på plats nu sker virtuellt, är det viktigt att möjliggöra säkra möten och starka band mellan människor, även i en virtuell miljö. Ta en titt på våra guider via länkarna nedan för att få tips om hur du gör dina Zoom-möten säkra och optimerar Zooms prestanda, samt andra funktioner som är bra att veta om. 

Eftersom vi fortsätter att se ett skifte där många av de aktiviteter som tidigare endast ägde rum på plats nu sker virtuellt, är det viktigt att möjliggöra säkra möten och starka band mellan människor, även i en virtuell miljö. Ta en titt på våra guider via länkarna nedan för att få tips om hur du gör dina Zoom-möten säkra och optimerar Zooms prestanda, samt andra funktioner som är bra att veta om.