Zoom для естественных наук

Помимо содействия в выполнении повседневных административных задач, Zoom может помогать клиницистам и другим сотрудникам медико-биологических компаний сокращать время выхода разрабатываемых лекарств на рынок, связываться с экспертами в любом уголке мира, а также децентрализовать клинические исследования, чтобы привлекать к ним участников, находящихся в разных местах. Медико-биологические организации всех размеров по всему миру используют платформу Zoom для множества разных целей, что способствует оптимизации процессов в организации.

Ниже вы найдете ресурсы, советы и рекомендации по настройке и использованию Zoom в медико-биологических компаниях.

Мы подготовили для вас пошаговые инструкции по настройке учетной записи. В Zoom предусмотрено множество параметров и конфигураций, обеспечивающих безопасность и конфиденциальность для вашей организации в сфере здравоохранения.

1. Краткий обзор развертывания

Далее мы расскажем, как выглядит успешное развертывание Zoom.

2. Начало работы с развертыванием

Создание команды развертывания Zoom

Один из первых шагов по настройке учетной записи Zoom — создание группы администраторов, которые будут управлять развертыванием и повседневным использованием Zoom.

а. Назначение администраторов Zoom

Администраторы Zoom будут отвечать за развертывание Zoom для организации. На администраторов также возлагается обязанность управления пользователями в своей учетной записи, что включает добавление и удаление пользователей, а также изменение их данных. Можно также управлять настройками учетной записи организации, функциями API и SSO.

• Войдите в учетную запись на веб-сайте zoom.us в качестве владельца или другого пользователя с возможностью редактирования ролей.
• В меню навигации щелкните Управление пользователями, а затем Управление ролями.
• Щелкните Изменить в столбце действий для роли администратора. 
• Установите флажки для предоставления разрешений пользователям в этой роли на просмотр или редактирование соответствующих разделов.
• Прокрутите страницу до конца и щелкните Сохранить настройки.

3. Управление пользователями Zoom

Управление пользователями позволяет владельцам и администраторам учетных записей управлять своими пользователями, например добавлять, удалять и назначать роли и дополнительные функции.

4. Профиль учетной записи Zoom

На странице профиля учетной записи представлена основная информация о вашей учетной записи. Учетная запись может распространяться на целую компанию или на отдельного пользователя, в зависимости от размера вашей учетной записи.

В зависимости от вашей роли и плана подписки вы также сможете просматривать расширенные функции, в том числе информацию о поддержке учетной записи, связанные домены, запоминающийся URL-адрес и обзор показателей использования со сведениями о записи в облако и использовании аудиосвязи, а также сможете управлять этими функциями.

2. Улучшите возможности организации для команды администраторов, не навешивая им лишних задач, — примените связанные домены.
   • В чем преимущество связанных доменов? Любое лицо, имеющее адрес электронной почты на домене вашей организации, будет включено в вашу учетную запись. Кроме того, все будущие пользователи, которые зарегистрируются в соответствующем домене, будут автоматически включены в вашу учетную запись.
3. Добавьте дополнительный уровень безопасности, внедрив систему единого входа (SSO), позволяющую выполнять вход с помощью учетных данных компании.
   • В чем преимущества использования SSO Zoom? SSO Zoom оптимизирует возможности пользователей и управление учетной записью. Zoom действует как поставщик услуг и обеспечивает автоматическую подготовку пользователей.
   • Статьи расширенной справки о системе единого входа

Примечание. Если вам требуется дальнейшая помощь, обращайтесь в службу поддержки Zoom.

Благодаря возможностям настройки конфигурации учетной записи и управления разрешениями ваша организация сможет обезопасить защищенную медицинскую информацию и выполнять свои обязательства в части соблюдения нормативно-правовых требований HIPAA, если это применимо для вашей организации. 

Помимо возможности предоставления доступа к некоторым функциям по группам, Zoom предоставляет пользователям уведомление, если существует риск срыва их конференций, а также эффективные и специализированные варианты шифрования, аудиосигнатуры и водяные знаки, центры обработки данных на выбор для обработки определенных данных клиентов при организации конференций и вебинаров, залы ожидания и секретные коды, а также возможность указывать периоды превышения времени ожидания.

6. Подготовка к трансляции

Предоставьте своему коллективу соответствующие инструменты, ресурсы и возможности обучения для успешного внедрения Zoom.

Узнайте, как пользоваться Zoom.

1. В Центре обучения Zoom доступны курсы по требованию и короткие видеоролики, список которых постоянно дополняется. Здесь вы всегда найдете всю необходимую информацию. Эти ресурсы призваны помочь как новому пользователю во время присоединения к его первой конференции, так и администратору Zoom в процессе настройки Zoom Phone.
• Обучение администратора Zoom:
  • запись «Показать мне» по требованию: основы администрирования Zoom Meetings;
  • модуль Начало работы с администрированием Zoom.

Разверните средства коммуникации для команды.

4. Наладьте внутреннюю коммуникацию и ресурсы, чтобы популяризовать Zoom в коллективе.
• Корпоративные объявления. Сообщите своему коллективу о том, что ваша организация использует Zoom. Предоставьте информацию о том, как начать работу, отвечайте на вопросы, которые могут возникнуть, и сообщите персоналу, когда можно будет начать пользоваться Zoom.
• Объявление об обучении. Популяризуйте Центр обучения Zoom и Справочный центр Zoom, чтобы подготовить конечных пользователей к началу использования Zoom.
  • Обучение конечных пользователей Zoom.
    • Записи «Показать мне» по требованию в разделе Zoom Meetings.
• Сообщение электронной почты после развертывания. Делитесь полезными советами и стимулируйте внедрение Zoom среди пользователей.
  • Использование Центра обучения Zoom
  • Поддержка Zoom

7. После развертывания: измерение показателей внедрения и успеха

Отслеживайте текущие показатели использования решения в вашей организации с помощью надежных инструментов отчетности и панели управления.

Кроме того, оформив соглашение делового партнерства (BAA), вы сможете использовать продукты и функции Zoom Phone для коммуникации с пациентами. При правильном применении Zoom Phone может помочь вам совершать и принимать вызовы или работать с такими функциями, как визуальное уведомление о сообщениях голосовой почты и запись вызовов. Можно даже пользоваться интеграциями для планирования, например Reminders, для отправки пациентам автоматизированных текстовых сообщений с напоминанием.

Дополнительные материалы по Zoom Phone

• Местоположение для экстренной связи 
• Настройка аудиоприветствий и музыки в режиме удержания 
• Изменение настроек телефона 
• Настройка обработки вызовов 
• Общий доступ к голосовой почте 
• Настройка рабочих, выходных и праздничных часов

• Выключение звука 
• Аудио 
• Добавление вызывающего абонента 
• Удержание 
• Перевод 
• Запись 
• Конференция

Коллекция коротких видео

Этот раздел поможет лучше понять, как организации по производству медицинских изделий, фармацевтической компании или биотехнологической организации упростить выполнение ежедневных задач и действий с помощью пакета продуктов Zoom. Для этого сначала рассматриваются общие примеры использования.

Проведение клинических исследований

Первоначальные взаимодействия с участниками. После объявления о проведении исследования и определения критериев для участия можно использовать Zoom Phone, Zoom Meetings и (или) Zoom Contact Center для принятия входящих вызовов или проведения заранее запланированных конференций с заинтересованными лицами, которые соответствуют критериям исследования. Zoom Webinars можно использовать для проведения публичных презентаций предстоящих или текущих исследований, чтобы пробудить к ним интерес. 

Проведение исследования. Раньше исследования обычно проводились на местном уровне или требовали командировок участников, но пакет продуктов Zoom, например Zoom Meetings с интеграциями, позволяющими осуществлять удаленный мониторинг (к примеру, этот электронный стетоскоп), может помочь вашей организации проводить исследования практически в любом уголке мира. В рамках виртуальных исследований ваша команда сможет сформировать более разнообразный состав участников или включить в исследования участников, с которыми трудно связаться лично по состоянию здоровья или по другим причинам. В ходе проведения исследований Zoom Whiteboard и Zoom Team Chat могут помогать исследовательским группам вести коллективную работу и повысить эффективность коммуникации. Кроме того, благодаря способности Zoom интегрироваться с большинством электронных медицинских карт (EHR) можно упростить рабочие процессы привлечения к клиническим исследованиям и телемедицинских взаимодействий.

Распространение результатов исследования. Исследовательские группы могут использовать Zoom Webinars или Events для проведения конференц-вызовов, во время которых можно делиться результатами исследования с коллегами в этой области, врачами или широкой общественностью.

Мониторинг производственных объектов

Прошли те времена, когда для выявления неисправностей оборудования и выполнения технического обслуживания необходимо было посещать объект. Теперь технические специалисты могут связываться с рабочими на местах с помощью решения Zoom Meetings. Оно помогает быстрее устранить неполадки и решить проблемы. Сотрудники на объекте могут использовать бесконтактные камеры, чтобы помочь техническим специалистам в диагностике и устранении проблем. Привлечение удаленных специалистов и инженеров по оборудованию в виртуальной среде также позволит сэкономить средства и время, связанные с поездками, что приведет к сокращению времени простоя и повышению производительности. 

Помимо устранения неисправностей оборудования в виртуальном режиме, компании могут проводить с помощью Zoom Meetings виртуальные инспекции с участием представителей регулирующих органов либо использовать наш пакет продуктов для коллективной работы и предварительной подготовки к инспекциям.

Взаимодействия с представителями отдела продаж

Представителям отдела продаж больше не нужно посещать кабинет врача, чтобы выкроить несколько минут для общения с ним. Вместо этого краткие визиты можно планировать через Zoom Meetings. Врач будет знать время конференции и сможет уделить ей все свое внимание, вместо того чтобы пытаться поговорить в перерывах между приемами пациентов. Кроме того, такой виртуальный процесс продаж поможет сократить затраты, связанные с командировками и количеством представителей, необходимых для обслуживания определенного региона. Ваша компания сможет сэкономить средства и расширить доступ врачей к медицинскому обучению по продаваемым вами фармацевтическим товарам.

Другие примеры использования

Помимо описанных выше рабочих процессов, пакет продуктов Zoom может помогать вам выполнять повседневные рабочие процессы самыми разными способами.

Zoom Meetings

• Быстрая синхронизация с коллегами в учреждении с возможностью демонстрации экрана и обмена визуальными материалами.
• Планирование внутренних конференций для ведения коллективной работы, составления проектов и отчетности. 
• Проведение сеансов один на один с пациентами и участниками исследования.
• Обучение новых сотрудников. 
• Конференции по вопросам соблюдения законодательства и нормативно-правовых требований.

Zoom Webinars + Events

• Повышение интереса участников к предстоящим исследованиям.
• Обмен выводами и результатами с коллегами в этой области.
• Предоставление врачам информации о новых препаратах и разработках.

Zoom Phone

• Входящие вызовы от потенциальных участников исследования и предоставление общей информации.
• Исходящие вызовы от коллег для проведения кратких бесед, когда визуальные материалы не требуются.
• Текстовые напоминания для участников исследования.
• Исходящие вызовы представителей отдела продаж для планирования встреч с врачами.

Zoom Contact Center

• Быстрое изменение потоков вызовов для добавления новых очередей вызовов, предназначенных для участников предстоящего исследования, для предоставления базовой информации о лекарственных программах и для ответа на вопросы клиентов, связанные с лекарствами.
• Связь с командой с помощью телефонии, текстовых сообщений, чата или видеосвязи. 
• Запись информации о вызывающем абоненте, например имени, номеров, расположений и истории вызовов.

Zoom Rooms

• Модернизация конференц-залов для упрощения рабочего процесса при запуске виртуальных конференций и присоединении к ним.
• Создание лабораторных видеопространств для коллективной работы.
• Отображение системы цифровых табло по всему офису для информирования сотрудников.
• Создание рабочих мест, которые сотрудники могут предварительно резервировать.

Zoom Team Chat

• Информирование ключевых лиц о текущем ходе выполнения последнего проекта, разработки лекарственного препарата или исследования.
• Настройка напоминаний для контроля выполнения определенных задач. 
• Создание групповых чатов для удобного предоставления всем необходимой информации.

Zoom Whiteboard

• Мозговые штурмы с командой на конференции Zoom и за ее пределами.
• Использование шаблонов для быстрого сбора визуальных материалов для презентации.
• Ведение списка текущих задач и их исполнителей.

Приведенные выше примеры использования демонстрируют, что пакет продуктов Zoom может помочь вашей организации осуществлять эффективную коммуникацию и поддерживать обмен информацией в команде, независимо от того, взаимодействуете ли вы с коллегами, врачами и участниками из своей или сторонней организации. Кроме того, важно не только изучить эти примеры использования, но и учитывать различные роли в рамках конференции и функции в Zoom.

Роли в Zoom

Организовать

Организатор конференции может контролировать различные аспекты конференции Zoom, например может управлять участниками. Это человек, который запланировал конференцию.

альтернативный организатор

Аналогично организатору конференции альтернативный организатор будет иметь возможность управлять участниками на конференции. Альтернативный организатор также может начинать конференцию, если организатор еще не присоединился к сеансу.

Подробнее о ролях в конференции.

Функции Zoom

перевод

Нужно добавить переводчиков на конференции или вебинары? Обратитесь в службу поддержки Zoom, чтобы включить эту функцию. Переводчики будут предоставлять собственные каналы аудио для языка перевода.

Привилегия планирования

Вы можете назначить или делегировать одному или нескольким пользователям, указанным в вашей учетной записи, право планирования конференций от имени других лиц. Например, используя профиль Zoom исследователя, ассистент может запланировать конференцию для исследователя и участника.

Поскольку мероприятия, которые ранее проводились исключительно очно, продолжают переходить в виртуальную среду, важно обеспечить условия для безопасных конференций и налаживания прочных связей. В наших руководствах, ссылки на которые приведены ниже, представлены советы по обеспечению безопасности конференций Zoom Meetings и оптимизации производительности Zoom, а также информация о других функциях, о которых следует знать. 

Поскольку мероприятия, которые ранее проводились исключительно очно, продолжают переходить в виртуальную среду, важно обеспечить условия для безопасных конференций и налаживания прочных связей. В наших руководствах, ссылки на которые приведены ниже, представлены советы по обеспечению безопасности конференций Zoom Meetings и оптимизации производительности Zoom, а также информация о других функциях, о которых следует знать.