Zoom para ciencias biológicas

Fuera del uso administrativo diario, Zoom puede ayudar a los médicos y a otro personal de las ciencias biológicas a reducir el tiempo de comercialización del proceso de desarrollo de medicamentos, llegar a los expertos independientemente de dónde se encuentren y descentralizar los ensayos clínicos para incluir participantes de ensayos en varias ubicaciones. En todo el mundo, las organizaciones de ciencias biológicas de todos los tamaños utilizan la plataforma Zoom para diversas aplicaciones que agilizan los procesos en toda la organización.

A continuación, encontrará recursos, consejos y orientación para configurar y utilizar Zoom para las ciencias biológicas.

Le ofrecemos nuestra guía de incorporación paso a paso para ayudarlo a configurar su cuenta. Zoom ofrece muchas opciones y configuraciones para ayudar a conservar la seguridad y la privacidad de su organización de atención médica.

1. Vistazo rápido a la implementación

Así será una implementación exitosa en Zoom:

2. Introducción a la implementación

Cree su equipo de implementación de Zoom

Uno de los primeros pasos para configurar su cuenta de Zoom es asignar un equipo de administradores para gestionar la implementación y las operaciones diarias de Zoom.

a. Asignar sus administradores de Zoom

Los administradores de Zoom serán los responsables de implementar Zoom en su organización. Los administradores tienen la responsabilidad de administrar los usuarios de su cuenta, lo que incluye añadir, eliminar o editar usuarios. También pueden administrar la configuración de cuenta de su organización, las características de API y el SSO.

• Inicie sesión en zoom.us como propietario de cuenta o alguien con acceso para editar roles.
• En el menú de navegación, haga clic en Administración de usuarios y, a continuación, en Administración de roles.
• Haga clic en Editar en la columna «Acción» del rol de administrador. 
• Haga clic en las casillas de verificación para habilitar los permisos para que los usuarios en este rol vean o editen esas páginas.
• Desplácese hacia el final de la página y haga clic en Guardar configuración.

3. Administración de usuarios de Zoom

La administración de usuarios permite a los propietarios y los administradores de las cuentas administrar sus usuarios, es decir, agregar, eliminar y asignar roles y características complementarias.

4. Perfil de la cuenta de Zoom

La página perfil de la cuenta le permite visualizar información básica de su cuenta. Una cuenta puede incluir una empresa al completo o un usuario individual, dependiendo del tamaño que tenga la cuenta.

Según su rol y plan de suscripción, también puede ver y administrar características avanzadas, como información de soporte de cuenta, dominios asociados, las direcciones URL mnemónicas de la cuenta y la información general de uso con datos de uso de audio y grabación en la nube.

2. Permita una mejor organización sin trabajo adicional para el equipo de administradores al solicitar dominios asociados.
   • ¿Cuáles son las ventajas de los dominios asociados? Cualquier persona con el dominio de dirección de correo electrónico de su organización se trasladará a su cuenta. Además, todas las futuras personas que se registren con un dominio coincidente se unirán automáticamente a su cuenta.
3. Añada un nivel adicional de seguridad con el inicio de sesión único (SSO), que le permite iniciar sesión con las credenciales de tu empresa.
   • ¿Cuáles son las ventajas de usar el SSO de Zoom? El SSO de Zoom optimiza la experiencia de usuario y la administración de cuentas. Zoom actúa como proveedor de servicios (SP) y ofrece aprovisionamiento de usuarios automático.
   • Artículos de ayuda avanzada sobre el inicio de sesión único

Nota: Si necesita más ayuda, póngase en contacto con el Soporte de Zoom.

La capacidad de personalizar las configuraciones de la cuenta y administrar los permisos puede ayudar a su organización a resguardar la información de salud protegida (PHI) y a respaldar sus obligaciones de cumplimiento con la ley HIPAA si corresponde a su organización. 

Además de la capacidad de otorgar acceso a determinadas características por parte de los grupos, Zoom proporciona notificaciones a los usuarios cuyas reuniones pueden correr el riesgo de sufrir interrupciones, opciones de cifrado potentes y personalizadas, firmas de audio y marcas de agua, selecciones de centro de datos para procesar determinados datos de clientes al organizar reuniones y seminarios web, salas de espera y códigos de acceso, y la opción de especificar períodos de tiempo de espera.

6. Preparación para el lanzamiento

Presente Zoom con éxito ante su equipo al proporcionarle las herramientas, los recursos y la formación adecuados.

¡Aprenda a usar Zoom!

1. El Centro de Aprendizaje de Zoom pone a su disposición una creciente lista de cursos a petición y vídeos cortos diseñados para ofrecerle exactamente lo que necesita cuando lo necesita. Tanto si es un usuario nuevo que busca ayuda para unirse a su primera reunión como si es un administrador de Zoom que está configurando Zoom Phone, tenemos lo que necesita.
• Formación del administrador de Zoom:
  • Grabación «muéstreme» a petición: «Administración del plan Básico de Zoom Meetings».
  • Módulo: «Introducción a la administración de Zoom»

Implemente la comunicación con su equipo:

4. Establezca las comunicaciones y los recursos internos para notificar a su equipo sobre Zoom.
• Anuncio de la empresa: notifique a su equipo que su organización está utilizando Zoom. Proporcione información sobre cómo empezar, responda a las preguntas previstas y comunique a su personal cuándo puede empezar a utilizar Zoom.
• Anuncio de formación: promueva el Centro de Aprendizaje de Zoom y el Centro de ayuda de Zoom para ayudar a preparar a sus usuarios finales a empezar a usar Zoom.
  • Formación para usuarios finales de Zoom:
    • Grabaciones «muéstreme» a petición en la sección «Zoom Meetings».
• Correo electrónico posterior a la implementación: comparta consejos clave e impulse la adopción de Zoom por parte de los usuarios.
  • Uso del Centro de Aprendizaje de Zoom
  • Soporte de Zoom

7. Después de la implementación: medir la adopción y el éxito

Haga un seguimiento del uso continuo de su organización con sólidas herramientas de informes y paneles de control.

Además, con un BAA firmado, puede utilizar los productos y las características de Zoom Phone para comunicarse con los pacientes. Si se utiliza correctamente, Zoom Phone puede ayudarlo a realizar y recibir llamadas, o a utilizar características, como el correo de voz visual y la grabación de llamadas. Incluso puede utilizar integraciones de programación, como Recordatorios para enviar recordatorios automáticos por mensaje de texto a los pacientes.

Recursos adicionales de Zoom Phone:

• Ubicación de emergencia 
• Personalización de los mensajes de bienvenida en audio y la música de espera 
• Cambio de la configuración del teléfono 
• Personalización de la administración de llamadas 
• Acceso compartido al correo de voz 
• Configuración del horario comercial, de cierre y de vacaciones

• Silenciar 
• Audio 
• Agregar a la persona que llama 
• Colocar en espera 
• Transferir 
• Grabar 
• Reunirse

Colección de vídeos cortos

Esta sección le permitirá comprender mejor cómo su conjunto de productos de Zoom puede ayudarle en sus tareas y actividades diarias como una organización farmacéutica, biotecnológica o de dispositivos médicos, empezando por los casos de uso comunes.

Realización de ensayos clínicos:

Interacciones iniciales de los participantes: cuando se anuncia un ensayo y los participantes se encuentran en la fase de inclusión/exclusión para participar en el estudio, puede utilizar Zoom Phone, Zoom Meetings o Zoom Contact Center para recibir llamadas entrantes o celebrar reuniones programadas previamente con personas interesadas que se ajusten a los criterios del estudio. Zoom Webinars se puede utilizar para presentaciones públicas de ensayos próximos o en curso para ayudar a generar interés. 

Realización del estudio: mientras que los ensayos suelen ser localizados o han requerido el traslado de los participantes, el conjunto de productos de Zoom puede ayudar a su organización a realizar estudios prácticamente en cualquier lugar, utilizando Zoom Meetings con integraciones que permiten la supervisión remota (como este estetoscopio electrónico). Los ensayos virtuales permiten a su equipo obtener un grupo más diverso de participantes o incluir participantes a los que es difícil llegar en persona por motivos de salud u otras razones. Mientras estos estudios están en curso, Zoom Whiteboard y Zoom Team Chat pueden ayudar a los equipos de investigación a colaborar y aumentar la eficiencia de la comunicación. Además, la capacidad de Zoom para integrarse con las principales EHR puede ayudar a facilitar los flujos de trabajo para la participación en ensayos clínicos y las interacciones de telemedicina.

Difusión de la investigación: los equipos de investigación pueden utilizar Zoom Webinars o Zoom Events para organizar conferencias telefónicas, durante las cuales la investigación se puede compartir con colegas en el campo, proveedores o el público en general.

Supervisión de las instalaciones de fabricación:

Atrás quedaron los días de tener que viajar a una instalación para comprobar el mal funcionamiento del equipo y realizar el mantenimiento. Ahora, puede utilizar Zoom Meetings para conectar a los técnicos con los trabajadores en la planta, lo que ayuda a solucionar y resolver problemas más rápidamente. Los empleados en el lugar pueden utilizar cámaras manos libres para ayudar a los técnicos a diagnosticar y abordar problemas. Incorporar a expertos e ingenieros de equipos remotos de forma virtual también puede ayudar a ahorrar en el coste y el tiempo asociados con los viajes, lo que genera un menor tiempo de inactividad y una mayor productividad. 

Además de arreglar virtualmente los equipos que funcionan mal, las empresas pueden realizar inspecciones virtuales con las agencias reguladoras a través de Zoom Meetings, o utilizar nuestro conjunto de productos para colaborar y prepararse para una inspección con antelación.

Interacciones de ventas:

Los representantes de ventas ya no necesitan pasar por el consultorio de un médico para tratar de ganar unos minutos de tiempo con el proveedor. En su lugar, las citas rápidas se pueden programar a través de Zoom Meetings, lo que permite al médico estar al tanto de cuándo tendrá lugar una reunión y prestar toda su atención, en lugar de intentar reunirse mientras corre entre citas. Además, este flujo de trabajo de ventas virtuales puede ayudar a reducir los costes asociados con los viajes y la cantidad de representantes necesarios para cubrir una región específica, lo que genera ahorros para su negocio y un mayor acceso a la educación médica para los proveedores de los productos farmacéuticos que vende.

Otros casos de uso:

Más allá de los flujos de trabajo identificados anteriormente, el conjunto de productos de Zoom puede ayudarlo con sus flujos de trabajo diarios de muchas maneras diferentes:

Zoom Meetings

• Sincronizaciones rápidas con colegas internos, lo que permite compartir pantalla + imágenes
• Reuniones externas programadas para la colaboración, la planificación de proyectos y la rendición de cuentas 
• Realización de sesiones individuales con pacientes y participantes del estudio
• Formación de nuevos empleados 
• Reuniones de cumplimiento normativo

Zoom Webinars + Zoom Events

• Creciente interés de los participantes en los próximos estudios
• Intercambio de hallazgos y resultados con colegas en el campo
• Aprovisionamiento de actualizaciones a los proveedores de nuevos medicamentos y desarrollos

Zoom Phone

• Llamadas entrantes de posibles participantes en el estudio e información general
• Llamadas salientes a colegas para conversaciones rápidas en las que no se necesitan imágenes
• Recordatorios de texto para los participantes del estudio
• Llamadas salientes de los representantes de ventas para programar tiempo con los proveedores

Zoom Contact Center

• Cambie rápidamente los flujos de llamadas para admitir nuevas colas de llamadas para los próximos participantes del estudio, proporcionar información básica sobre los programas de medicamentos y responder a las preguntas de los clientes relacionadas con los medicamentos
• Permita que se pongan en contacto con su equipo por teléfono, mensaje de texto, chat o vídeo 
• Mantenga un registro de la información de la persona que llama, como nombres, números, ubicaciones e historial de llamadas

Zoom Rooms

• Actualice las salas de conferencias para permitir un flujo de trabajo más sencillo al iniciar o unirse a reuniones virtuales
• Cree espacios de laboratorio habilitados para vídeo para la colaboración
• Muestre la cartelería digital en todo su espacio de oficina para mantener informados a los empleados
• Cree espacios de trabajo que los empleados puedan reservar con anticipación

Zoom Team Chat

• Mantenga informados a los actores clave sobre el progreso actual del último proyecto, desarrollo de un medicamento o estudio
• Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de tareas específicas 
• Cree chats de grupo para ayudar a garantizar que todos tengan la información que necesitan al alcance de la mano

Zoom Whiteboard

• Lleve a cabo un intercambio de ideas con su equipo, dentro o fuera de una reunión de Zoom
• Utilice plantillas para crear rápidamente una imagen para su presentación
• Mantenga una lista actualizada de las tareas y quién las ha completado

Como muestran los casos de uso anteriores, el conjunto de productos de Zoom puede ayudar a su organización a mantenerse al tanto de sus comunicaciones y ayudar a su equipo a responsabilizarse mutuamente, ya sea que se reúna con colegas, proveedores o participantes internos o externos. Además de comprender estos casos de uso, es importante tener en cuenta los diferentes roles y características de las reuniones dentro de Zoom.

Roles de Zoom

Anfitrión

El anfitrión de la reunión puede controlar diversos aspectos de una reunión de Zoom Meetings, como la administración de participantes. Esta es la persona que ha programado la reunión.

Anfitrión alternativo

Al igual que el anfitrión de la reunión, el anfitrión alternativo tendrá la capacidad de administrar a los participantes en una reunión. El anfitrión alternativo también puede iniciar la reunión si el anfitrión aún no se ha unido a la sesión.

Más información acerca de los roles en una reunión.

Características de Zoom

Interpretación de idiomas

¿Necesita incluir intérpretes en sus reuniones o seminarios web? Póngase en contacto con Soporte de Zoom para que se habilite esta característica. Los intérpretes proporcionarán sus propios canales de audio para el idioma al que están traduciendo.

Privilegio de programación

Puede asignar o delegar un usuario o varios usuarios de su cuenta para programar reuniones en nombre de otras personas. Por ejemplo, si se utiliza el perfil de Zoom del investigador, un asistente podría programar una reunión para un investigador y un participante.

A medida que seguimos viendo que las actividades que antes eran estrictamente presenciales se trasladan a un entorno virtual, es importante habilitar reuniones seguras y conexiones sólidas. Consulte nuestras guías vinculadas a continuación para obtener consejos sobre cómo proteger sus reuniones de Zoom Meetings y optimizar el rendimiento de Zoom, así como otras características que debe tener en cuenta. 

A medida que seguimos viendo que las actividades que antes eran estrictamente presenciales se trasladan a un entorno virtual, es importante habilitar reuniones seguras y conexiones sólidas. Consulte nuestras guías vinculadas a continuación para obtener consejos sobre cómo proteger sus reuniones de Zoom Meetings y optimizar el rendimiento de Zoom, así como otras características que debe tener en cuenta.