Zoom für Biowissenschaften

Abseits von der täglichen administrativen Nutzung kann Zoom Medizinern und anderen Mitarbeitern im Bereich der Biowissenschaften dabei helfen, die Markteinführungszeit für den Arzneimittelentwicklungsprozess zu verkürzen, Experten unabhängig von ihrem Standort zu erreichen und klinische Studien zu dezentralisieren, um Studienteilnehmer an mehreren Standorten einzubeziehen. Auf der ganzen Welt nutzen Life-Sciences-Unternehmen jeder Größe die Zoom-Plattform für eine Vielzahl von Anwendungen, die die Prozesse im gesamten Unternehmen optimieren.

Im Folgenden finden Sie Ressourcen, Tipps und Anleitungen zum Einrichten und Verwenden von Zoom im Bereich der Biowissenschaften.

Unser Leitfaden für die schrittweise Einführung hilft Ihnen bei der Einrichtung Ihres Kontos. Zoom bietet viele Optionen und Konfigurationen, um die Sicherheit und den Datenschutz Ihrer Gesundheitsorganisation zu gewährleisten.

1. Bereitstellung auf einen Blick

So sieht eine erfolgreiche Bereitstellung bei Zoom aus:

2. Erste Schritte bei der Bereitstellung

Zoom-Bereitstellungsteam zusammenstellen

Einer der ersten Schritte zum Konfigurieren Ihres Zoom Kontos ist die Zuweisung eines Teams von Administratoren zur Verwaltung der Bereitstellung und des täglichen Betriebs von Zoom.

a) Ihre Zoom-Administratoren zuweisen

Zoom-Administratoren sind für die Bereitstellung von Zoom für ihre Organisation verantwortlich. Administratoren verwalten Benutzer in ihrem Konto, dies beinhaltet das Hinzufügen, Entfernen oder Bearbeiten von Benutzern. Sie können auch Kontoeinstellungen, API-Funktionen und SSO Ihrer Organisation verwalten.

• Melden Sie sich auf zoom.us/de als Kontoinhaber oder als Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten von Rollen an.
• Klicken Sie im Navigationsmenü auf Benutzerverwaltung und anschließend auf Rollenverwaltung.
• Klicken Sie in der Aktionsspalte für die Administratorrolle auf Bearbeiten. 
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, die für Benutzer dieser Rolle Berechtigungen aktivieren, um diese Seiten zu sehen oder zu bearbeiten.
• Scrollen Sie bis zum Ende der Seite und klicken Sie auf Einstellungen speichern.

3. Zoom-Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung ermöglicht es Kontoinhabern und Administratoren, ihre Benutzer durch Hinzufügen, Löschen und Zuweisen von Rollen und Add-on-Funktionen zu verwalten.

4. Zoom-Kontoprofil

Auf der Seite Kontoprofil erhalten Sie Einblick in Ihre grundlegenden Kontoinformationen. Ein Konto kann je nach Größe ein ganzes Unternehmen oder einen einzelnen Benutzer umfassen.

Basierend auf Ihrer Rolle und Ihrem Abonnement können Sie auch erweiterte Funktionen anzeigen und verwalten, z. B. Informationen zum Kontosupport, zugehörige Domains, die Vanity-URL des Kontos und die Nutzungsübersicht mit Details zur Cloud-Aufzeichnung und Audionutzung.

2. Ermöglichen Sie eine bessere Organisation ohne zusätzliche Arbeit für das Admin-Team, indem Sie zugehörige Domains beantragen.
   • Welche Vorteile bieten zugehörige Domains? Jede Person mit einer E-Mail-Adresse der Domain Ihres Unternehmens wird Ihrem Konto zugeordnet. Außerdem gehören alle Personen, die sich zukünftig mit einer passenden Domain anmelden, automatisch zu Ihrem Konto.
3. Fügen Sie mit Single Sign-On (SSO) eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, über die Sie sich mit den Anmeldeinformationen Ihres Unternehmens anmelden können.
   • Welche Vorteile bringt Zoom SSO? Zoom SSO optimiert die Benutzererfahrung und die Kontoverwaltung. Zoom fungiert als Dienstanbieter und kann Benutzer automatisch bereitstellen.
   • Erweiterte Hilfeartikel zu Single Sign-On

Hinweis: Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, wenden Sie sich an den Zoom Support.

Mithilfe der Anpassung der Kontokonfigurationen und der Berechtigungsverwaltung kann Ihr Unternehmen vertrauliche Patientendaten schützen und die Einhaltung von HIPAA-Verpflichtungen sicherstellen. 

Zusätzlich zu der Möglichkeit, Gruppen Zugriff auf bestimmte Funktionen zu gewähren, bietet Zoom Benachrichtigungen für Benutzer, deren Meetings möglicherweise gestört werden könnten. Sie können Meetings durch leistungsstarke und maßgeschneiderte Optionen für die Verschlüsselung, durch Audiosignaturen oder Wasserzeichen schützen, die Rechenzentren für die Verarbeitung bestimmter Kundendaten beim Hosten von Meetings und Webinaren auswählen sowie Warteräume, Passcodes und Timeout-Zeiträume festlegen.

6. Die Einführung vorbereiten

Stellen Sie Zoom erfolgreich Ihrem Team vor, indem Sie ihm die richtigen Tools, Ressourcen und Schulungen an die Hand geben.

Erfahren Sie, wie Sie Zoom verwenden!

1. im Zoom Lerncenter finden Sie zahlreiche On-Demand-Kurse und kurze Videos. So erhalten Sie genau die benötigten Informationen, wenn Sie sie brauchen. Egal, ob neuer Benutzer, der Hilfe bei der Teilnahme am ersten Meeting benötigt, oder Zoom-Administrator, der Zoom Phone einrichtet – wir haben die passenden Inhalte für Sie.
• Schulung für Zoom-Administratoren:
  • Aufzeichnung von „Zeig mir“-Videos auf Abruf – „Grundlegende Verwaltung von Zoom Meetings“.
  • Modul – „Erste Schritte mit der Zoom-Administration“

Kommunikationslösung im Team einführen:

4. Richten Sie interne Kommunikation und Ressourcen ein, um Ihr Team über Zoom zu informieren.
• Unternehmensweite Ankündigung: Informieren Sie Ihr Team über die Verwendung von Zoom im Unternehmen. Stellen Sie Informationen zu den ersten Schritten bereit, beantworten Sie häufige Fragen und teilen Sie Ihrem Personal mit, wann Zoom verwendet werden kann.
• Ankündigung der Schulung: Machen Sie Endbenutzer auf das Zoom Lerncenter und das Zoom Help Center aufmerksam, um sie auf die Verwendung von Zoom vorzubereiten.
  • Zoom Endbenutzer-Schulung:
    • Aufzeichnungen von „Zeig mir“-Videos auf Abruf unter dem Abschnitt „Zoom Meetings“.
• E-Mail nach der Bereitstellung: Geben Sie nützliche Tipps und fördern Sie die Benutzerakzeptanz von Zoom.
  • Zoom-Lerncenter verwenden
  • Zoom-Support

7. Nach der Bereitstellung: Akzeptanz und Erfolg messen

Verfolgen Sie die laufende Nutzung Ihrer Organisation mit robusten Berichterstattungs- und Dashboard-Tools.

Außerdem können Sie mit einer ausgeführten BAA die Produkte und Funktionen von Zoom Phone nutzen, um mit Patienten zu kommunizieren. Zoom Phone unterstützt Sie dabei, Patientenanrufe zu tätigen und zu empfangen, und stellt optionale Funktionen wie visuelle Mailbox und Anrufaufzeichnung bereit. Sie können sogar Planungsintegrationen wie Erinnerungen verwenden, um Patienten automatisch SMS-Erinnerungen zu senden.

Zusätzliche Ressourcen zu Zoom Phone:

• Notfallstandort 
• Audio-Begrüßungen und Warteschleifenmusik anpassen 
• Telefoneinstellungen ändern 
• Anrufbearbeitung anpassen 
• Mailbox-Zugriff freigeben 
• Geschäfts-, Schließ- und Feiertagszeiten festlegen

• Stummschaltung 
• Audio 
• Anrufer hinzufügen 
• Anruf halten 
• Weiterleiten 
• Aufzeichnen 
• Meeting

Sammlung von Kurzvideos

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Zoom-Produktsuite bei Ihren täglichen Aufgaben und Aktivitäten als in einem Unternehmen unterstützt, das Medizinprodukte, Arzneimittel oder Biotechnologien entwickelt. Dabei beginnen wir mit gängigen Anwendungsfällen.

Durchführung klinischer Studien:

Erste Interaktionen mit Studienteilnehmern: Wenn eine Studie angekündigt wird und Sie die passenden Teilnehmer auswählen, können Sie mit Zoom Phone, Zoom Meetings und/oder Zoom Contact Center eingehende Anrufe entgegennehmen oder vorab geplante Meetings mit interessierten Personen abhalten, die den Studienkriterien entsprechen. Sie können zudem Zoom Webinars für öffentliche Präsentationen bevorstehender oder laufender Studien nutzen, um Interesse zu wecken. 

Durchführung der Studie: Studien fanden früher in der Regel an einem Ort statt beziehungsweise erforderten die Anreise der Teilnehmer. Mithilfe der Produktsuite von Zoom kann Ihr Unternehmen Studien praktisch überall durchführen. Dazu können Sie Zoom Meetings mit Integrationen verwenden, die eine Fernüberwachung ermöglichen (wie z. B. dieses elektronische Stethoskop). Werden Studien virtuell durchgeführt, ermöglicht dies einen vielfältigeren Pool von Teilnehmern oder die Einbeziehung von Teilnehmern, die aus gesundheitlichen oder anderen Gründen nur schwer in Präsenz teilnehmen können. Noch während diese Studien durchgeführt werden, können sich Forschungsteams in Zoom Whiteboard und Zoom Team Chat über erste Ergebnisse und Fortschritte austauschen. Darüber hinaus ist Zoom mit den wichtigsten elektronischen Patientenakten kompatibel, sodass einfache Arbeitsabläufe für klinische Studien und telemedizinische Interaktionen erleichtert werden.

Verbreitung von Forschungsergebnissen: Forschungsteams können Ergebnisse mithilfe von Zoom Webinars oder Zoom Events an Kollegen, Gesundheitsdienstleister oder die Öffentlichkeit weitergeben.

Überwachung von Produktionsanlagen:

Die Zeiten, in denen man zu einer Einrichtung reisen musste, um nach Fehlfunktionen der Geräte zu suchen und Wartungsarbeiten durchzuführen, sind längst vorbei. Heute können Sie Techniker über Zoom Meetings mit Mitarbeitern vor Ort verbinden und so Probleme schneller beheben. Die Mitarbeiter vor Ort können den Technikern mit kleinen tragbaren Kameras bei der Diagnose und Behebung von Problemen helfen. Die virtuelle Einbindung von Experten und Ingenieuren kann auch dazu beitragen, Kosten und Zeit im Zusammenhang mit Reisen zu sparen, was zu kürzeren Ausfallzeiten und höherer Produktivität führt. 

Neben der virtuellen Reparatur defekter Geräte können sich Unternehmen über Zoom Meetings auch virtuell mit Aufsichtsbehörden austauschen – oder sich mithilfe unserer Produktsuite gemeinsam auf eine anstehende Inspektion vorbereiten.

Interaktionen im Vertrieb:

Vertreter müssen nicht mehr in einer Arztpraxis vorbeischauen und auf ein paar Minuten Zeit mit dem Arzt hoffen. Stattdessen können sie schnell Termine über Zoom Meetings vereinbaren. Dadurch weiß der Arzt, wann das Meeting stattfindet, und kann dem Vertreter seine volle Aufmerksamkeit widmen, anstatt ihn bei mehreren Terminen dazwischenzuschieben. Darüber hinaus kann dieser virtuelle Vertriebsworkflow dazu beitragen, die Reisekosten und die Anzahl der für eine bestimmte Region erforderlichen Vertreter zu senken. Dies ermöglicht Ihrem Unternehmen Einsparungen und ausführlichere Informationen über das von Ihnen verkaufte Arzneimittel.

Weitere Anwendungsfälle:

Die Zoom-Produktsuite bietet mehrere Möglichkeiten, Ihre täglichen Arbeitsabläufe zu unterstützen:

Zoom Meetings

• schnelle Abstimmung mit internen Kollegen, inklusive Bildschirmfreigabe und Bildmaterial
• geplante externe Meetings für Zusammenarbeit, Projektplanung und Rechenschaft 
• Vieraugensitzungen mit Patienten und Studienteilnehmern
• Schulung neuer Mitarbeiter 
• Meetings zu regulatorischen Angelegenheiten und Compliance

Zoom Webinars und Events

• Interesse der Teilnehmer an bevorstehenden Studien wecken
• Erkenntnisse und Ergebnisse an Kollegen weitergeben
• Gesundheitsdienstleister über neue Medikamente und Entwicklungen informieren

Zoom Phone

• eingehende Anrufe von potenziellen Studienteilnehmern und für allgemeine Erkundigungen
• ausgehende Anrufe an Kollegen für kurze Absprachen, bei denen kein Bildmaterial erforderlich ist
• SMS-Erinnerungen für Studienteilnehmer
• ausgehende Anrufe von Vertretern, um Termine mit Gesundheitsdienstleistern zu vereinbaren

Zoom Contact Center

• schnelle Änderung des Anrufablaufs, um neue Warteschleifen für bevorstehende Studienteilnehmer zu berücksichtigen, grundlegende Informationen zu Medikamentenprogrammen bereitzustellen und Kundenfragen zu Medikamenten zu beantworten
• Kontaktaufnahme per Telefon, SMS, Chat oder Video 
• Aufzeichnen von Anruferinformationen wie Namen, Nummern, Standorten und Anrufverlauf

Zoom Rooms

• Aufrüsten von Konferenzräumen, um einfachere Abläufe beim Starten oder Beitreten zu virtuellen Meetings zu ermöglichen
• Bereitstellen von videogestützten Laborräumen für die Zusammenarbeit
• Anzeigen von digitaler Beschilderung in Ihren Büroräumen, um Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten
• Erstellen von Arbeitsbereichen, die Mitarbeiter im Voraus reservieren können

Zoom Team Chat

• die wichtigsten Akteure über den aktuellen Fortschritt des neuesten Projekts, der neuesten Arzneimittelentwicklung oder -studie auf dem Laufenden halten
• Erinnerungen festlegen, um bestimmte Aufgaben nachzuverfolgen 
• Gruppenchats erstellen, damit jeder die Informationen zur Hand hat, die er benötigt

Zoom Whiteboard

• Brainstormings im Team innerhalb oder außerhalb eines Zoom-Meetings
• Vorlagen für Bildmaterial, das Sie in Präsentationen verwenden können
• laufende Liste mit Aufgaben und Zuständigkeiten

Wie die oben genannten Anwendungsfälle zeigen, kann die Produktsuite von Zoom Ihrem Unternehmen helfen, den Überblick über seine Kommunikation zu behalten. Zudem kann sie Ihr Team dabei unterstützen, Verantwortlichkeiten zu verteilen und nachzuhalten. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie mit internen oder externen Kollegen, mit Ärzten oder mit Teilnehmern interagieren. Neben diesen Anwendungsfällen sollten Sie auch die verschiedenen Meeting-Rollen und -Funktionen innerhalb von Zoom verstehen.

Zoom-Rollen

Hosten

Der Meeting-Host ist in der Lage, verschiedene Aspekte eines Zoom-Meetings zu steuern, etwa die Verwaltung von Teilnehmern. Dies ist die Person, die das Meeting geplant hat.

alternativer Host

Wie der Meeting-Host hat auch der alternative Host die Möglichkeit, Teilnehmer in einem Meeting zu verwalten. Er kann das Meeting auch starten, wenn der Host der Sitzung noch nicht beigetreten ist.

Erfahren Sie mehr über Rollen in Meetings.

Funktionen von Zoom

Sprachdolmetschen

Müssen Sie Dolmetscher in Meetings oder Webinare einbeziehen? Wenden Sie sich an den Zoom-Support, um diese Funktion zu aktivieren. Die Dolmetscher stellen ihre eigenen Audiokanäle für die Sprache zur Verfügung, in die sie übersetzen.

Planungsberechtigung

Sie können einen oder mehrere Benutzer in Ihrem Konto zuweisen oder delegieren, der für andere Meetings planen darf. So könnte ein Assistent beispielsweise über das Zoom-Profil des Forschers ein Meeting für einen Forscher und einen Teilnehmer planen.

Da Aktivitäten, die zuvor ausschließlich persönlich stattfanden, weiterhin in eine virtuelle Umgebung verlagert werden, ist es wichtig, sichere Meetings und gute Verbindungen zu ermöglichen. In unseren unten verlinkten Leitfäden erfahren Sie, wie Sie Ihre Zoom-Meetings sichern und die Leistung von Zoom optimieren. Zudem erhalten Sie Tipps zu anderen hilfreichen Funktionen. 

Da Aktivitäten, die zuvor ausschließlich persönlich stattfanden, weiterhin in eine virtuelle Umgebung verlagert werden, ist es wichtig, sichere Meetings und gute Verbindungen zu ermöglichen. In unseren unten verlinkten Leitfäden erfahren Sie, wie Sie Ihre Zoom-Meetings sichern und die Leistung von Zoom optimieren. Zudem erhalten Sie Tipps zu anderen hilfreichen Funktionen.