Chuyển từ Tổng đài điện thoại nội bộ (PBX) tại chỗ lên đám mây: Tạo điều kiện cho văn phòng theo mô hình kết hợp
- 01 Tổng quan - Jumplink to Tổng quan
- 02 Đây chính là thời điểm thích hợp để chuyển sang công nghệ đám mây - Jumplink to Đây chính là thời điểm thích hợp để chuyển sang công nghệ đám mây
- 03 Tại sao nên dùng Zoom Phone? - Jumplink to Tại sao nên dùng Zoom Phone?
- 04 Nền tảng vượt trội và tiết kiệm chi phí - Jumplink to Nền tảng vượt trội và tiết kiệm chi phí
- 05 Kết nối linh hoạt công nghệ đám mây với PSTN - Jumplink to Kết nối linh hoạt công nghệ đám mây với PSTN
- 06 Bắt đầu - Jumplink to Bắt đầu
Tổng quan
Công nghệ đám mây đã chiến thắng trong cuộc tranh luận về công nghệ truyền thông thoại qua đám mây và hình thức tại chỗ. Hầu hết các doanh nghiệp đang chuyển sang công nghệ đám mây và ngày càng chọn mô hình Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ (UCaas) trong quá trình chuyển đổi này.
Trên thực tế, trong những năm gần đây, việc triển khai truyền thông thoại tại cơ sở đang giảm dần trong khi việc triển khai các giải pháp đám mây đang ngày càng gia tăng.
Truyền thông tại công sở – Giấy phép và đơn hàng cấu phần | Quý 3 năm 2017 – Quý 3 năm 2020
Từ quý 3 năm 2017 đến quý 3 năm 2020, các đơn hàng lắp đặt Đường dây IP tại chỗ giảm 6%, đơn hàng Điện thoại giảm 29% và đơn hàng Ứng dụng truyền thông hợp nhất (UC) lắp đặt tại chỗ giảm 4%. Các đơn hàng qua từng quý (QoQ) cho việc lắp đặt Đường dây IP tại chỗ giảm 9%, đơn hàng Điện thoại giảm 11%.
Trong bối cảnh bùng phát COVID-19, những điều chỉnh của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ tính liên tục trong hoạt động kinh doanh cho thấy các doanh nghiệp không chuyển sang công nghệ đám mây sẽ có nguy cơ bị tụt hậu.
Ghi chú: số theo đơn vị nghìn
Nguồn: Wainhouse, UC SpotCheck Quý 3 năm 2020
Một yếu tố khác ảnh hưởng đến hoạt động chuyển sang công nghệ đám mây là nhiều hệ thống PBX trước đây đang ở giai đoạn cuối vòng đời và nhà sản xuất bắt đầu kết thúc chính sách hỗ trợ. Tìm kiếm tài nguyên để quản lý hệ thống PBX trước đây có thể là một thách thức vì hầu hết quản trị viên đã tiếp nhận bộ kỹ năng hiện đại hơn dành cho quản trị viên công nghệ đám mây.
Khi các tổ chức chuyển sang môi trường làm việc theo hình thức kết hợp, việc hiện đại hóa phương tiện truyền thông của họ trở thành vấn đề quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Trong tương lai không xa, nhiều nhân viên sẽ tiếp tục làm việc tại nhà hay một vị trí xa xôi nào khác.
“Nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng trong khi các doanh nghiệp trên toàn thế giới bắt đầu đưa nhân viên trở lại văn phòng thì 38% doanh nghiệp sẽ tăng cường làm việc từ xa. Các doanh nghiệp tiếp tục tìm đến giải pháp UC để tăng năng suất cho nhân viên trên cơ sở cung cấp nhiều công cụ và cho phép làm việc linh hoạt hơn, bao gồm cộng tác, giao tiếp qua video và giọng nói. Công nghệ đám mây cho phép quản trị viên có nhiều lựa chọn hơn để triển khai và quản lý UC, ngoài các tính năng và ứng dụng mới nhất cũng như cập nhật nhất”.
Diane Myers, Trưởng phòng Phân tích, Truyền thông doanh nghiệp tại Omdia
Lợi ích trong việc đưa công nghệ thoại lên đám mây là việc này thường đi kèm với dịch vụ UCaaS hoàn chỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp nội bộ và giao tiếp bên ngoài trên nhiều phương thức khác nhau, từ đó thay thế giải pháp truyền thông chỉ bằng công nghệ thoại.
Nhiều tổ chức cũng ưu tiên giải pháp đám mây. Giải pháp này cho phép kiểm soát chi tiêu dễ dự trù hơn, giúp họ mở rộng và thu hẹp dịch vụ theo nhu cầu kinh doanh thường xuyên thay đổi của mình.
Đây chính là thời điểm thích hợp để chuyển sang công nghệ đám mây
Nhu cầu giao tiếp của hầu hết các doanh nghiệp hiện đã vượt quá khả năng của hệ thống PBX trước đây. Nhân viên ngày càng tăng cường làm việc tại nhà hay một vị trí xa xôi nào khác. Sẽ luôn cần có “chiến binh trên từng cây số” với thiết bị di động luôn trong tay để liên lạc cá nhân cũng như làm việc. Vì vậy, truyền thông dựa trên công nghệ đám mây tiếp tục tăng trưởng nhanh chóng khi các công ty nhận ra giải pháp đám mây mang lại sự linh hoạt, đơn giản và có chi phí cố định thấp hơn.
Không chỉ đơn giản là thay thế hệ thống điện thoại cũ bằng hệ thống điện thoại mới, hãy tận dụng quá trình chuyển đổi này để nâng cao năng lực truyền thông hợp nhất, bao gồm nhắn tin cũng như tham gia cuộc họp, giúp nhân viên của bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn. Giải pháp điện thoại của bạn sẽ dễ dàng cho phép người dùng chuyển đổi giữa trò chuyện, gọi điện và tham gia cuộc họp. Giải pháp này cũng sẽ mang lại trải nghiệm trực quan trên nhiều thiết bị khác nhau, từ điện thoại di động đến máy tính để bàn hay điện thoại bàn.
Việc tận dụng cơ hội này để mở rộng năng lực của hệ thống điện thoại sang giải pháp UCaaS với đầy đủ tính năng sẽ mang lại một số lợi ích:
- Tính liên tục trong hoạt động kinh doanh - Các ứng dụng đám mây và tùy chọn kết nối xóa bỏ tình trạng gián đoạn dịch vụ liên quan đến phần cứng tại cơ sở và kết nối đường truyền từ cơ sở đến hệ thống Mạng điện thoại chuyển tiếp công cộng (PSTN). Logic dịch vụ cùng các tính năng và kết nối dịch vụ PBX đám mây được xây dựng tại trung tâm dữ liệu trên đám mây, đáng tin cậy và có khả năng dự phòng về mặt địa lý, nhờ đó cuộc gọi luôn được định tuyến và trả lời với các tùy chọn linh hoạt. Các doanh nghiệp có thể công bố một số duy nhất dành riêng cho doanh nghiệp cho nhiều phương thức khác nhau, chẳng hạn như gọi điện, SMS, trò chuyện và các khả năng bổ sung như cộng tác, cuộc họp video, sử dụng bảng trắng và phòng linh hoạt. Nhân viên có thể làm việc từ mọi vị trí, vào bất cứ thời điểm nào, trên mọi thiết bị mà vẫn làm việc hiệu quả.
- Tính di động – Các giải pháp truyền thông đám mây như Zoom mang đến trải nghiệm ấn tượng trên thiết bị di động cũng như máy tính để bàn, nhờ đó giúp người dùng luôn có thể sử dụng điện thoại doanh nghiệp cho dù họ đang làm việc ở đâu. Một ứng dụng duy nhất mang lại trải nghiệm người dùng trực quan thống nhất cho nhân viên, bất kể họ ở đâu và sử dụng thiết bị nào.
- Tích hợp với ứng dụng của bên thứ ba – Các giải pháp đám mây không ngừng đổi mới và một trong những nền tảng của UCaaS là cho phép tích hợp với ứng dụng phục vụ ngành kinh doanh một cách mượt mà. Nhân viên sẽ đánh giá cao khả năng khởi tạo hoạt động truyền thông trực tiếp từ các ứng dụng trong công việc của mình. Zoom thường xuyên bổ sung các thành phần tích hợp cho ứng dụng chuyên biệt dành riêng cho ngành.
- Khả năng dễ quản lý – Quản trị và quản lý giải pháp truyền thông đám mây thông qua cổng thông tin web giúp dễ dàng truy cập tính năng quản trị vào mọi lúc mọi nơi, miễn là quản trị viên có kết nối internet. Ngoài ra, Zoom thiết kế cổng thông tin dành cho quản trị viên rất dễ hiểu và đơn giản, vì vậy, quản trị viên không nhất thiết phải là chuyên gia CNTT về quản lý hệ thống.
- Trải nghiệm người dùng trên một nền tảng duy nhất – Trước đây, hệ thống PBX cũ chỉ xử lý điện thoại, vì vậy, người dùng phải có phần mềm dành riêng cho hội nghị web hay nhắn tin. Với các giải pháp hợp nhất ngày nay, người dùng chỉ cần một nền tảng duy nhất với một ứng dụng để có bộ phương tiện giao tiếp đầy đủ. Người dùng cảm thấy dễ dàng hơn nhiều khi được hướng dẫn nhập môn và sử dụng khi họ chỉ cần cài đặt và tìm hiểu một ứng dụng.
- Khả năng điều chỉnh quy mô – Truyền thông đám mây mở rộng và thu hẹp quy mô theo lưu lượng hoạt động kinh doanh của bạn. Khi thêm nhân viên hoặc vị trí, bạn chỉ cần thêm người dùng vào giấy phép để tạo tài khoản mới. Tương tự, khi đóng cửa một vị trí hoặc thu hẹp quy mô, bạn có thể vô hiệu hóa người dùng trong cổng thông tin dành cho quản trị viên. Việc điều chỉnh quy mô phù hợp cho giải pháp truyền thông của bạn thật dễ dàng khi chỉ sử dụng nguồn lực mà bạn cần.
- Tính khả dụng toàn cầu – Không giống như các giải pháp tại chỗ được xây dựng trên phần cứng tại chỗ, trung tâm dữ liệu đám mây có thể được thiết kế nhằm đảm bảo độ tin cậy chung cho cả hệ thống toàn cầu mạnh mẽ. Khả năng khôi phục này hỗ trợ người dùng bất kể vị trí của họ, định tuyến riêng lưu lượng để truyền thông theo thời gian thực có hiệu suất tốt nhất.
- Linh hoạt và đổi mới – Các giải pháp đám mây không ngừng đổi mới và bổ sung tính năng và chức năng mới. Các bản cập nhật này là một phần trong chu kỳ phát hành phần mềm thông thường. Các doanh nghiệp nhanh chóng hưởng lợi từ việc áp dụng các tính năng, bản sửa lỗi và cải tiến bảo mật mới với tốc độ của công nghệ đám mây mà không phải chịu những gánh nặng khi cập nhật các giải pháp tại chỗ.
- Tổng chi phí sở hữu – Trong vài năm qua, chuyển đổi số đã khiến các công ty thay đổi hoạt động kinh doanh, đồng thời tận dụng những công cụ giúp họ cải thiện hoạt động cộng tác, trở nên linh hoạt, sáng tạo và duy trì năng lực cạnh tranh trong lĩnh vực của mình. Với truyền thông đám mây, các doanh nghiệp có thể tận dụng sự bảo mật, độ tin cậy và lợi ích từ quy mô kinh tế mà nhà cung cấp dịch vụ đám mây mang lại, bất kể quy mô của doanh nghiệp như thế nào – từ doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) cho đến doanh nghiệp lớn. Họ có thể tích hợp nhu cầu gọi điện với các sáng kiến chuyển đổi số rộng lớn hơn để tăng cường cộng tác và nâng cao năng suất cho người dùng, giảm tổng chi phí sở hữu (TCO) và cải thiện kết quả kinh doanh.
Động lực sử dụng UCaaS
Dựa trên khảo sát do Omdia Research thực hiện về động lực thúc đẩy sử dụng truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ, những lý do chính tập trung vào việc cải thiện năng suất của nhân viên và các sáng kiến chuyển đổi số ra đời từ trải nghiệm trong đại dịch khi các doanh nghiệp phải cho phép tất cả nhân viên làm việc tại nhà vô thời hạn. Các quản lý điều hành rất cần sự chuyển đổi này để cho phép nhân viên làm việc linh hoạt, đảm bảo tính di động, nhờ đó công ty có thể duy trì năng lực cạnh tranh và thích nghi, đồng thời cắt giảm tổng chi phí hoạt động.
Tại sao nên dùng Zoom Phone?
Zoom Phone là một cấu phần quan trọng trong nền tảng Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ của Zoom, giúp mang lại trải nghiệm mượt mà trên các phương thức giao tiếp. Dưới đây là những lợi ích chính của Zoom trong vai trò là giải pháp truyền thông hợp nhất:
- Một nền tảng mạnh mẽ: Nền tảng Zoom cung cấp dịch vụ điện thoại, cuộc họp, trò chuyện, hội thảo trực tuyến, phòng, API và hệ sinh thái phong phú dành cho lập trình viên. Một trải nghiệm người dùng dễ hiểu cho tất cả các cuộc gọi qua thiết bị di động, máy tính để bàn và điện thoại bàn.
- Kiến trúc tập trung vào video: Zoom có nguồn gốc dựa trên công nghệ đám mây và được tối ưu hóa cho video ngay từ đầu. Kiến trúc của chúng tôi cho phép các cuộc họp được phân phối trên mạng lưới trung tâm dữ liệu nhằm mang lại thời gian hoạt động tối đa, khả năng điều chỉnh quy mô nền tảng và trải nghiệm truyền thông đáng tin cậy.
- Đổi mới nhanh chóng và thành phần tích hợp của bên thứ ba: Zoom thường xuyên cải tiến sản phẩm cũng như đưa ra các tính năng mới và chỉ riêng Zoom Phone đã có hơn 400 tính năng. Zoom Phone cũng tích hợp với các ứng dụng phục vụ kinh doanh phổ biến như Salesforce, Google Workspace, Slack và Microsoft Teams, qua đó giúp kết nối mượt mà và cải thiện năng suất.
- Các tính năng điện thoại hiện đại cho toàn bộ đội ngũ: Từ vai trò bán hàng và hỗ trợ khách hàng cho đến nhân viên tiếp tân và quản lý văn phòng hay thậm chí cả quản lý điều hành, Zoom Phone đều mang tới khả năng mở rộng cho tất cả mọi người trong tổ chức.
Tính năng cho người dùng cuối
- Trải nghiệm một ứng dụng: Zoom có sẵn trên máy tính, Mac, iOS và Android. Sau khi được cấp giấy phép, người dùng sẽ có trải nghiệm điện thoại đầy đủ tính năng có sẵn trong ứng dụng Zoom cho thiết bị di động và máy tính để bàn.
- Tính di động: Truy cập Zoom Phone từ thiết bị di động để bạn không phải sử dụng số điện thoại cá nhân cho công việc khi di chuyển.
- SMS/MMS: Gửi và nhận tin nhắn văn bản (SMS) bằng ứng dụng Zoom trên máy tính hay ứng dụng di động.
- Nâng lên thành cuộc họp: Khi đang gọi điện thoại, bạn có thể nâng cuộc gọi thành cuộc họp video Zoom. Những người dùng Zoom Phone khác sẽ tự động được mời tham gia cuộc họp. Người dùng điện thoại khác sẽ tham gia cuộc họp Zoom với tư cách là người tham gia chỉ dùng điện thoại.
- Chuyển hướng cuộc gọi: Giữ cuộc gọi và tiếp tục trả lời từ một thiết bị khác – ứng dụng Zoom trên máy tính, ứng dụng di động hoặc điện thoại bàn được Zoom cung cấp dịch vụ.
- Giám sát cuộc gọi: Bộ tính năng này cho phép người dùng tương tác với cuộc gọi của người dùng khác. Các tùy chọn giám sát bao gồm:
- Nghe: Người dùng Zoom Phone có thể nghe cuộc gọi do người dùng Zoom Phone khác thực hiện mà các bên khác không hề biết.
- Nói thầm: Người dùng Zoom Phone có thể nói chuyện với người dùng được giám sát trong cuộc gọi mà các bên khác không hề biết.
- Tham gia: Người dùng Zoom Phone có thể tham gia cuộc gọi và nói chuyện với tất cả các bên. Cuộc gọi sẽ trở thành cuộc gọi ba chiều.
- Tiếp nhận: Người dùng Zoom Phone có thể tiếp nhận cuộc gọi từ người dùng được giám sát.
- Ghi lại cuộc gọi: Tạo bản ghi lại cuộc gọi điện thoại theo nhu cầu trong trường hợp cuộc gọi bị lạm dụng hoặc tình huống khủng hoảng cần có bản ghi theo yêu cầu của chính phủ.
Quản trị viên và tính năng hệ thống
- An toàn và bảo mật: Zoom Phone sử dụng mã hóa AES-GCM 256 bit và tích hợp với hệ thống phát thông báo, hệ thống phát sóng khẩn cấp và các thiết bị điện thoại thực từ nhiều nhà sản xuất.
- Định vị khẩn cấp E911: Liên hệ với các dịch vụ khẩn cấp từ bất kỳ vị trí nào và đồng thời cảnh báo đội ngũ an toàn nội bộ mà không cần thêm nhà cung cấp dịch vụ 911.
- Hàng đợi cuộc gọi: Tận dụng khả năng xếp cuộc gọi vào hàng đợi mạnh mẽ, cho phép thiết lập phân phối cuộc gọi tự động và quy tắc tràn hàng đợi.
- Tổng đài tự động: Dễ dàng xây dựng các tùy chọn trả lời tự động để giải quyết cuộc gọi đến đường dây chính.
- Hệ thống phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR): Tùy chỉnh giờ làm việc, gợi ý chào hỏi, quy tắc định tuyến và menu phản hồi bằng giọng nói.
- Cổng thông tin quản trị: Với thiết kế đơn giản và trực quan cho những người không phải là chuyên gia CNTT sử dụng, cổng thông tin dành cho quản trị viên của Zoom cung cấp công cụ quản lý mạnh mẽ, đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp lớn. Không bắt buộc phải biết lập trình dòng lệnh đối với quản trị viên Zoom.
- Báo cáo, phân tích và quản lý: Ngay từ cổng thông tin quản trị tập trung, bạn có thể cấp phép và quản lý người dùng, giám sát thông minh các tương tác kinh doanh và thực hiện nhiều hoạt động khác.
Linh hoạt về phần cứng
- Hệ sinh thái thiết bị mạnh mẽ: Zoom có chương trình chứng nhận về các danh mục phần cứng khác nhau, giúp mang lại trải nghiệm người dùng mượt mà trên tất cả các phương tiện giao tiếp. Ngoài các thiết bị người dùng cuối và các hệ thống phòng, Zoom cũng chứng nhận các thiết bị analog như hệ thống phát thông báo và hệ thống liên lạc nội bộ.
- Thiết bị Zoom Phone: Điểm cuối đầy đủ tính năng với cả hai chức năng thoại và video lý tưởng dành cho văn phòng điều hành hoặc không gian chung như phòng hội ý.
- Zoom dành cho Làm việc tại nhà: Zoom đã hợp tác với Google, Amazon, Facebook và Neat để mang lại trải nghiệm hoàn chỉnh về điện thoại và video của Zoom trên các thiết bị tiêu dùng phổ biến với mục đích hỗ trợ tốt hơn cho người dùng từ xa.
Truy cập trang web Zoom Phone để xem danh sách đầy đủ về các tính năng có sẵn và thông tin phần cứng bổ sung.
Trong Phân tích chi phí và lợi ích năm 2020 – Trung tâm liên hệ và cộng tác tại nơi làm việc, công ty Nemertes Research chỉ ra rằng Zoom là một giải pháp tiết kiệm chi phí dành cho các công ty đang chuyển đổi sang giải pháp UCaaS. Về chi phí hoạt động hàng năm cho mỗi giấy phép, chi phí ước tính của Zoom là 525 USD so với mức trung bình của ngành là 1.196 USD. Phần lớn các công ty tham gia khảo sát và dùng Zoom cho mục đích truyền thông đều nhận thấy sản phẩm này vượt trội so với đối thủ cạnh tranh trong việc hỗ trợ lực lượng lao động từ xa.
Lợi ích khi chuyển sang Zoom Phone
Công ty World Fuel Services có hệ thống điện thoại cũ yêu cầu các hợp đồng dịch vụ, quản lý tại chỗ và bảo trì lắp đặt với chi phí cao. Tổ chức này đã chuyển sang công nghệ đám mây cùng Zoom Phone và các giải pháp hợp nhất, nhờ đó tiết kiệm được chi phí, hoạt động linh hoạt và cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Kết nối linh hoạt công nghệ đám mây với PSTN
Zoom Phone mang tới các tùy chọn linh hoạt cho doanh nghiệp để kết nối hệ thống PBX đám mây với PSTN (mạng điện thoại chuyển tiếp công cộng). Các tùy chọn này bao gồm Dịch vụ PSTN địa phương hoặc dịch vụ Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ của riêng bạn (BYOC).
Tùy chọn PSTN địa phương
Zoom Phone cho phép kết nối dịch vụ Mạng điện thoại chuyển tiếp công cộng (PSTN) địa phương tại 47 quốc gia và vùng lãnh thổ, đồng thời tiếp tục thêm các khu vực mới vào danh mục phục vụ của mình. Zoom Phone cung cấp gói dịch vụ linh hoạt đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, cho dù là công ty đa quốc gia lớn hay doanh nghiệp nhỏ hiện diện tại địa phương trong một quốc gia duy nhất.
Các gói có phạm vi khu vực tại Mỹ/Canada, Anh/Ireland, Úc/New Zealand và có gói Chọn lọc Toàn cầu dành cho doanh nghiệp nằm ngoài các khu vực này. Các gói không giới hạn và gói tính cước cũng như các tùy chọn số điện thoại miễn cước đều có sẵn.
Tùy chọn BYOC
Zoom Phone BYOC cho phép bạn tận hưởng tất cả các lợi ích và tính năng của Zoom Phone mà vẫn giữ hợp đồng nhà cung cấp dịch vụ, số điện thoại và cước phí cuộc gọi hiện tại với nhà cung cấp dịch vụ mà bạn lựa chọn. Vì vậy, quá trình chuyển đổi lên đám mây của tổ chức trở nên linh hoạt và dễ kiểm soát hơn.
Với Zoom Phone BYOC, PSTN có thể kết nối từ cơ sở của khách hàng với kết nối đường dây từ kết nối ngang hàng giữa các thiết bị cũ được gọi là “kết nối ngang hàng tại chỗ” hoặc kết nối từ nhà cung cấp dịch vụ đám mây PSTN mong muốn tới đám mây UCaaS của chúng tôi, được gọi là “kết nối ngang hàng trên đám mây”.
“Lúc đầu, chúng tôi cho rằng Zoom Phone sẽ không phải là lựa chọn vì sản phẩm không được hỗ trợ tại Colombia. Nhưng chúng tôi tìm hiểu được rằng chúng tôi có thể sử dụng nhà cung cấp dịch vụ của riêng mình, điều đó có nghĩa là chúng tôi có thể chạy Zoom Phone trên hệ thống PSTN của Colombia Telefonica”.
Santiago Lievano, Giám đốc Công nghệ Thông tin, Frontera Energy
Đọc thêm
Bắt đầu
Khi bạn chuẩn bị chuyển hệ thống truyền thông thoại lên đám mây, hãy cân nhắc những vấn đề sau:
DANH SÁCH KIỂM TRA
Đồng thuận với các bên liên quan
Xác định đội ngũ điều hành ủng hộ phương án và thống nhất về các tiêu chí thành công về mặt kinh doanh. Thiết lập nhóm đa chức năng trên toàn tổ chức của bạn để đại diện cho các yêu cầu.
Ưu tiên
Xác định chân dung người dùng, trường hợp sử dụng và kịch bản thoại đặc thù. Xác định giải pháp được đề xuất sẽ đáp ứng yêu cầu cho mỗi kiểu người dùng như thế nào. Xác định các điều kiện phụ thuộc như đóng sổ sách vào cuối năm hay yêu cầu theo mùa vụ có thể hạn chế thời gian triển khai của bạn.
Cân nhắc vấn đề tiết kiệm tài chính
Điều quan trọng cần lưu ý là giải pháp đám mây thường đòi hỏi khoản chi phí đầu tư trước nhỏ, không giống như giải pháp truyền thông tại chỗ. Bạn có thể dễ dự toán chi phí hơn với giải pháp đám mây, và hợp đồng thường được xây dựng hàng năm hoặc theo tháng.
Tìm hiểu và điều chỉnh
Bạn có nhu cầu từng đưa ra trước kia mà bây giờ có thể hiện đại hóa bằng cách chuyển lên đám mây hay không? Gặp gỡ nhà cung cấp để thảo luận về các lựa chọn. Có bao nhiêu người sẽ sử dụng điện thoại bàn so với số người dùng ứng dụng softphone có thiết bị USB như tai nghe? Bạn sẽ trang bị cho người dùng luôn ưu tiên sử dụng điện thoại di động như thế nào?
Lên kế hoạch chuyển đổi của bạn
Nếu bạn có nhiều địa điểm, trước tiên bạn nên triển khai cơ sở nhỏ hơn để giúp đội ngũ của mình làm quen với quá trình tìm hiểu ban đầu. Đảm bảo tính cả thời gian để chuyển mạng giữ số điện thoại và gửi thông báo cho các bên liên quan chính và người dùng cuối.
Kế hoạch sử dụng
Nếu bạn đang chuyển sang một nền tảng truyền thông mới hoặc chỉ thêm các phương thức khác vào nền tảng hiện tại, hãy dành thời gian để đào tạo người dùng cuối về chức năng mới dành cho họ. Phối hợp đào tạo với lịch chuyển đổi/di chuyển để người dùng cảm thấy thoải mái với giải pháp mới. Tờ rơi, video và đào tạo từ người hướng dẫn đều là các lựa chọn phù hợp. Tìm kiếm cá nhân sẵn sàng hỗ trợ các nhóm riêng lẻ thực hiện quá trình chuyển đổi trong toàn tổ chức.
Chuyên gia đào tạo và tự đào tạo
Tất cả khách hàng của Zoom Phone đủ điều kiện tham gia ba cuộc họp hỗ trợ triển khai với Nhóm Hỗ trợ Zoom Phone để cấu hình cài đặt cổng web. Dưới đây là các tài nguyên tự đào tạo có sẵn:
- Hướng dẫn bằng video và hướng dẫn bắt đầu nhanh cho quản trị viên tài khoản
- Hướng dẫn bằng video và hướng dẫn bắt đầu nhanh cho người dùng cuối
- Bộ kit hướng dẫn đào tạo người dùng cuối
Đối với khách hàng có triển khai phức tạp hơn hoặc muốn được hướng dẫn kỹ thuật chuyên nghiệp và quản lý dự án trong quá trình chuyển đổi, đội ngũ Dịch vụ Chuyên nghiệp của Zoom có thể hỗ trợ các vấn đề sau:
- Quản lý dự án kỹ thuật chuyên biệt
- Đánh giá và thiết kế kiến trúc
- Chiến lược triển khai và hỗ trợ
- Dịch vụ tư vấn kỹ thuật
“Đây là lần Triển khai thuận lợi nhất mà tôi từng trải qua. Người dùng
sẽ không bao giờ biết chúng tôi đã chuyển sang hệ thống mới nếu họ không phải chuyển dữ liệu... và chỉ thực hiện trong khoảng thời gian 6 tuần. Chúng tôi từng có những dự án không lớn bằng dự án thay đổi hệ thống điện thoại nhưng mất nhiều tháng triển khai”.
Phó Chủ tịch Cấp cao, công ty thương mại trực tuyến có trụ sở tại Thung lũng Silicon
“Chúng tôi đã quyết định lựa chọn ngay chuyên gia để giảm thiểu các vấn đề có thể phát sinh nếu chúng tôi tự thực hiện. Mọi thứ đều rất dễ hiểu nhưng việc có phương án dự phòng giúp các bên liên quan an tâm… đồng thời giá cả lại hợp lý, minh bạch và không có bất kỳ thông tin nào ngoài dự liệu”.
Giám đốc CNTT, Công ty thương mại trực tuyến
Thành công của khách hàng khi sử dụng Zoom Phone
“Thông thường, mọi người đều cần điện thoại bàn. Với Zoom, chúng tôi không nhất thiết phải có điện thoại bàn nữa. Thay đổi này khiến số lượng người dùng điện thoại truyền thống giảm xuống. Vì vậy, từ góc độ Tỷ suất hoàn vốn (ROI), chúng tôi có thể triển khai Zoom Phone và cắt giảm chi phí từ 30 đến 40%”.
Craig Williams, Giám đốc Công nghệ Thông tin, Ciena
Xem ngay“Chúng tôi bị thu hút bởi một nền tảng điện thoại trên đám mây không yêu cầu kết nối đường dây dùng Giao thức khởi tạo phiên (SIP) có nhiều điểm lỗi duy nhất tiềm tàng hoặc cấu phần trung gian SIP, vì Zoom Phone là một nhà cung cấp điện thoại toàn cầu thực sự. Chúng tôi cũng hiểu rằng chúng tôi có thể tiết kiệm chi phí với Zoom Phone so với các lựa chọn thay thế hàng đầu, cũng như tiết kiệm đáng kể so với hệ thống điện thoại hiện tại của mình”.
David Thomas, Giám đốc CNTT tại công ty luật Stevens & Bolton tại Vương quốc Anh
Đọc thêm“Hệ thống điện thoại kỹ thuật số cũ [tại chỗ] của chúng tôi đã trở nên lỗi thời. Xét trên góc độ kỹ thuật, hệ thống đã lỗi thời, tốn kém và khó bảo trì. Chúng tôi cần có một kỹ sư mạng lắp đặt hệ thống điện thoại mới”.