Công nghệ đám mây đã chiến thắng trong cuộc tranh luận về công nghệ truyền thông thoại qua đám mây và hình thức tại chỗ. Hầu hết các doanh nghiệp đang chuyển sang công nghệ đám mây và ngày càng chọn mô hình Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ (UCaas) trong quá trình chuyển đổi này.
Trên thực tế, trong những năm gần đây, việc triển khai truyền thông thoại tại cơ sở đang giảm dần trong khi việc triển khai các giải pháp đám mây đang ngày càng gia tăng.
Truyền thông tại công sở – Giấy phép và đơn hàng cấu phần | Quý 3 năm 2017 – Quý 3 năm 2020
Từ quý 3 năm 2017 đến quý 3 năm 2020, các đơn hàng lắp đặt Đường dây IP tại chỗ giảm 6%, đơn hàng Điện thoại giảm 29% và đơn hàng Ứng dụng truyền thông hợp nhất (UC) lắp đặt tại chỗ giảm 4%. Các đơn hàng qua từng quý (QoQ) cho việc lắp đặt Đường dây IP tại chỗ giảm 9%, đơn hàng Điện thoại giảm 11%.
Trong bối cảnh bùng phát COVID-19, những điều chỉnh của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ tính liên tục trong hoạt động kinh doanh cho thấy các doanh nghiệp không chuyển sang công nghệ đám mây sẽ có nguy cơ bị tụt hậu.
Ghi chú: số theo đơn vị nghìn
Nguồn: Wainhouse, UC SpotCheck Quý 3 năm 2020
Một yếu tố khác ảnh hưởng đến hoạt động chuyển sang công nghệ đám mây là nhiều hệ thống PBX trước đây đang ở giai đoạn cuối vòng đời và nhà sản xuất bắt đầu kết thúc chính sách hỗ trợ. Tìm kiếm tài nguyên để quản lý hệ thống PBX trước đây có thể là một thách thức vì hầu hết quản trị viên đã tiếp nhận bộ kỹ năng hiện đại hơn dành cho quản trị viên công nghệ đám mây.
Khi các tổ chức chuyển sang môi trường làm việc theo hình thức kết hợp, việc hiện đại hóa phương tiện truyền thông của họ trở thành vấn đề quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Trong tương lai không xa, nhiều nhân viên sẽ tiếp tục làm việc tại nhà hay một vị trí xa xôi nào khác.
“Nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng trong khi các doanh nghiệp trên toàn thế giới bắt đầu đưa nhân viên trở lại văn phòng thì 38% doanh nghiệp sẽ tăng cường làm việc từ xa. Các doanh nghiệp tiếp tục tìm đến giải pháp UC để tăng năng suất cho nhân viên trên cơ sở cung cấp nhiều công cụ và cho phép làm việc linh hoạt hơn, bao gồm cộng tác, giao tiếp qua video và giọng nói. Công nghệ đám mây cho phép quản trị viên có nhiều lựa chọn hơn để triển khai và quản lý UC, ngoài các tính năng và ứng dụng mới nhất cũng như cập nhật nhất”.
Lợi ích trong việc đưa công nghệ thoại lên đám mây là việc này thường đi kèm với dịch vụ UCaaS hoàn chỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp nội bộ và giao tiếp bên ngoài trên nhiều phương thức khác nhau, từ đó thay thế giải pháp truyền thông chỉ bằng công nghệ thoại.
Nhiều tổ chức cũng ưu tiên giải pháp đám mây. Giải pháp này cho phép kiểm soát chi tiêu dễ dự trù hơn, giúp họ mở rộng và thu hẹp dịch vụ theo nhu cầu kinh doanh thường xuyên thay đổi của mình.
Nhu cầu giao tiếp của hầu hết các doanh nghiệp hiện đã vượt quá khả năng của hệ thống PBX trước đây. Nhân viên ngày càng tăng cường làm việc tại nhà hay một vị trí xa xôi nào khác. Sẽ luôn cần có “chiến binh trên từng cây số” với thiết bị di động luôn trong tay để liên lạc cá nhân cũng như làm việc. Vì vậy, truyền thông dựa trên công nghệ đám mây tiếp tục tăng trưởng nhanh chóng khi các công ty nhận ra giải pháp đám mây mang lại sự linh hoạt, đơn giản và có chi phí cố định thấp hơn.
Không chỉ đơn giản là thay thế hệ thống điện thoại cũ bằng hệ thống điện thoại mới, hãy tận dụng quá trình chuyển đổi này để nâng cao năng lực truyền thông hợp nhất, bao gồm nhắn tin cũng như tham gia cuộc họp, giúp nhân viên của bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn. Giải pháp điện thoại của bạn sẽ dễ dàng cho phép người dùng chuyển đổi giữa trò chuyện, gọi điện và tham gia cuộc họp. Giải pháp này cũng sẽ mang lại trải nghiệm trực quan trên nhiều thiết bị khác nhau, từ điện thoại di động đến máy tính để bàn hay điện thoại bàn.
Việc tận dụng cơ hội này để mở rộng năng lực của hệ thống điện thoại sang giải pháp UCaaS với đầy đủ tính năng sẽ mang lại một số lợi ích:
Động lực sử dụng UCaaS
Dựa trên khảo sát do Omdia Research thực hiện về động lực thúc đẩy sử dụng truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ, những lý do chính tập trung vào việc cải thiện năng suất của nhân viên và các sáng kiến chuyển đổi số ra đời từ trải nghiệm trong đại dịch khi các doanh nghiệp phải cho phép tất cả nhân viên làm việc tại nhà vô thời hạn. Các quản lý điều hành rất cần sự chuyển đổi này để cho phép nhân viên làm việc linh hoạt, đảm bảo tính di động, nhờ đó công ty có thể duy trì năng lực cạnh tranh và thích nghi, đồng thời cắt giảm tổng chi phí hoạt động.
Zoom Phone là một cấu phần quan trọng trong nền tảng Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ của Zoom, giúp mang lại trải nghiệm mượt mà trên các phương thức giao tiếp. Dưới đây là những lợi ích chính của Zoom trong vai trò là giải pháp truyền thông hợp nhất:
Truy cập trang web Zoom Phone để xem danh sách đầy đủ về các tính năng có sẵn và thông tin phần cứng bổ sung.
Trong Phân tích chi phí và lợi ích năm 2020 – Trung tâm liên hệ và cộng tác tại nơi làm việc, công ty Nemertes Research chỉ ra rằng Zoom là một giải pháp tiết kiệm chi phí dành cho các công ty đang chuyển đổi sang giải pháp UCaaS. Về chi phí hoạt động hàng năm cho mỗi giấy phép, chi phí ước tính của Zoom là 525 USD so với mức trung bình của ngành là 1.196 USD. Phần lớn các công ty tham gia khảo sát và dùng Zoom cho mục đích truyền thông đều nhận thấy sản phẩm này vượt trội so với đối thủ cạnh tranh trong việc hỗ trợ lực lượng lao động từ xa.
Lợi ích khi chuyển sang Zoom Phone
Công ty World Fuel Services có hệ thống điện thoại cũ yêu cầu các hợp đồng dịch vụ, quản lý tại chỗ và bảo trì lắp đặt với chi phí cao. Tổ chức này đã chuyển sang công nghệ đám mây cùng Zoom Phone và các giải pháp hợp nhất, nhờ đó tiết kiệm được chi phí, hoạt động linh hoạt và cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Zoom Phone mang tới các tùy chọn linh hoạt cho doanh nghiệp để kết nối hệ thống PBX đám mây với PSTN (mạng điện thoại chuyển tiếp công cộng). Các tùy chọn này bao gồm Dịch vụ PSTN địa phương hoặc dịch vụ Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ của riêng bạn (BYOC).
Zoom Phone cho phép kết nối dịch vụ Mạng điện thoại chuyển tiếp công cộng (PSTN) địa phương tại 47 quốc gia và vùng lãnh thổ, đồng thời tiếp tục thêm các khu vực mới vào danh mục phục vụ của mình. Zoom Phone cung cấp gói dịch vụ linh hoạt đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, cho dù là công ty đa quốc gia lớn hay doanh nghiệp nhỏ hiện diện tại địa phương trong một quốc gia duy nhất.
Các gói có phạm vi khu vực tại Mỹ/Canada, Anh/Ireland, Úc/New Zealand và có gói Chọn lọc Toàn cầu dành cho doanh nghiệp nằm ngoài các khu vực này. Các gói không giới hạn và gói tính cước cũng như các tùy chọn số điện thoại miễn cước đều có sẵn.
Zoom Phone BYOC cho phép bạn tận hưởng tất cả các lợi ích và tính năng của Zoom Phone mà vẫn giữ hợp đồng nhà cung cấp dịch vụ, số điện thoại và cước phí cuộc gọi hiện tại với nhà cung cấp dịch vụ mà bạn lựa chọn. Vì vậy, quá trình chuyển đổi lên đám mây của tổ chức trở nên linh hoạt và dễ kiểm soát hơn.
Với Zoom Phone BYOC, PSTN có thể kết nối từ cơ sở của khách hàng với kết nối đường dây từ kết nối ngang hàng giữa các thiết bị cũ được gọi là “kết nối ngang hàng tại chỗ” hoặc kết nối từ nhà cung cấp dịch vụ đám mây PSTN mong muốn tới đám mây UCaaS của chúng tôi, được gọi là “kết nối ngang hàng trên đám mây”.
“Lúc đầu, chúng tôi cho rằng Zoom Phone sẽ không phải là lựa chọn vì sản phẩm không được hỗ trợ tại Colombia. Nhưng chúng tôi tìm hiểu được rằng chúng tôi có thể sử dụng nhà cung cấp dịch vụ của riêng mình, điều đó có nghĩa là chúng tôi có thể chạy Zoom Phone trên hệ thống PSTN của Colombia Telefonica”.
Khi bạn chuẩn bị chuyển hệ thống truyền thông thoại lên đám mây, hãy cân nhắc những vấn đề sau:
Xác định đội ngũ điều hành ủng hộ phương án và thống nhất về các tiêu chí thành công về mặt kinh doanh. Thiết lập nhóm đa chức năng trên toàn tổ chức của bạn để đại diện cho các yêu cầu.
Xác định chân dung người dùng, trường hợp sử dụng và kịch bản thoại đặc thù. Xác định giải pháp được đề xuất sẽ đáp ứng yêu cầu cho mỗi kiểu người dùng như thế nào. Xác định các điều kiện phụ thuộc như đóng sổ sách vào cuối năm hay yêu cầu theo mùa vụ có thể hạn chế thời gian triển khai của bạn.
Điều quan trọng cần lưu ý là giải pháp đám mây thường đòi hỏi khoản chi phí đầu tư trước nhỏ, không giống như giải pháp truyền thông tại chỗ. Bạn có thể dễ dự toán chi phí hơn với giải pháp đám mây, và hợp đồng thường được xây dựng hàng năm hoặc theo tháng.
Bạn có nhu cầu từng đưa ra trước kia mà bây giờ có thể hiện đại hóa bằng cách chuyển lên đám mây hay không? Gặp gỡ nhà cung cấp để thảo luận về các lựa chọn. Có bao nhiêu người sẽ sử dụng điện thoại bàn so với số người dùng ứng dụng softphone có thiết bị USB như tai nghe? Bạn sẽ trang bị cho người dùng luôn ưu tiên sử dụng điện thoại di động như thế nào?
Nếu bạn có nhiều địa điểm, trước tiên bạn nên triển khai cơ sở nhỏ hơn để giúp đội ngũ của mình làm quen với quá trình tìm hiểu ban đầu. Đảm bảo tính cả thời gian để chuyển mạng giữ số điện thoại và gửi thông báo cho các bên liên quan chính và người dùng cuối.
Nếu bạn đang chuyển sang một nền tảng truyền thông mới hoặc chỉ thêm các phương thức khác vào nền tảng hiện tại, hãy dành thời gian để đào tạo người dùng cuối về chức năng mới dành cho họ. Phối hợp đào tạo với lịch chuyển đổi/di chuyển để người dùng cảm thấy thoải mái với giải pháp mới. Tờ rơi, video và đào tạo từ người hướng dẫn đều là các lựa chọn phù hợp. Tìm kiếm cá nhân sẵn sàng hỗ trợ các nhóm riêng lẻ thực hiện quá trình chuyển đổi trong toàn tổ chức.
Tất cả khách hàng của Zoom Phone đủ điều kiện tham gia ba cuộc họp hỗ trợ triển khai với Nhóm Hỗ trợ Zoom Phone để cấu hình cài đặt cổng web. Dưới đây là các tài nguyên tự đào tạo có sẵn:
Đối với khách hàng có triển khai phức tạp hơn hoặc muốn được hướng dẫn kỹ thuật chuyên nghiệp và quản lý dự án trong quá trình chuyển đổi, đội ngũ Dịch vụ Chuyên nghiệp của Zoom có thể hỗ trợ các vấn đề sau:
“Đây là lần Triển khai thuận lợi nhất mà tôi từng trải qua. Người dùng
sẽ không bao giờ biết chúng tôi đã chuyển sang hệ thống mới nếu họ không phải chuyển dữ liệu... và chỉ thực hiện trong khoảng thời gian 6 tuần. Chúng tôi từng có những dự án không lớn bằng dự án thay đổi hệ thống điện thoại nhưng mất nhiều tháng triển khai”.
“Chúng tôi đã quyết định lựa chọn ngay chuyên gia để giảm thiểu các vấn đề có thể phát sinh nếu chúng tôi tự thực hiện. Mọi thứ đều rất dễ hiểu nhưng việc có phương án dự phòng giúp các bên liên quan an tâm… đồng thời giá cả lại hợp lý, minh bạch và không có bất kỳ thông tin nào ngoài dự liệu”.
“Thông thường, mọi người đều cần điện thoại bàn. Với Zoom, chúng tôi không nhất thiết phải có điện thoại bàn nữa. Thay đổi này khiến số lượng người dùng điện thoại truyền thống giảm xuống. Vì vậy, từ góc độ Tỷ suất hoàn vốn (ROI), chúng tôi có thể triển khai Zoom Phone và cắt giảm chi phí từ 30 đến 40%”.
“Chúng tôi bị thu hút bởi một nền tảng điện thoại trên đám mây không yêu cầu kết nối đường dây dùng Giao thức khởi tạo phiên (SIP) có nhiều điểm lỗi duy nhất tiềm tàng hoặc cấu phần trung gian SIP, vì Zoom Phone là một nhà cung cấp điện thoại toàn cầu thực sự. Chúng tôi cũng hiểu rằng chúng tôi có thể tiết kiệm chi phí với Zoom Phone so với các lựa chọn thay thế hàng đầu, cũng như tiết kiệm đáng kể so với hệ thống điện thoại hiện tại của mình”.
“Hệ thống điện thoại kỹ thuật số cũ [tại chỗ] của chúng tôi đã trở nên lỗi thời. Xét trên góc độ kỹ thuật, hệ thống đã lỗi thời, tốn kém và khó bảo trì. Chúng tôi cần có một kỹ sư mạng lắp đặt hệ thống điện thoại mới”.
