Bermigrasi dari PBX Lokal ke Cloud: Mengaktifkan Kantor Hibrida
- 01 Ikhtisar Utama - Jumplink to Ikhtisar Utama
- 02 Sekarang Waktunya Pindah ke Cloud - Jumplink to Sekarang Waktunya Pindah ke Cloud
- 03 Mengapa Zoom Phone? - Jumplink to Mengapa Zoom Phone?
- 04 Platform yang hemat biaya dan unggul - Jumplink to Platform yang hemat biaya dan unggul
- 05 Menghubungkan cloud secara fleksibel ke PSTN - Jumplink to Menghubungkan cloud secara fleksibel ke PSTN
- 06 Memulai - Jumplink to Memulai
Ikhtisar Utama
Cloud telah mendominasi debat cloud vs. lokal dalam hal komunikasi suara. Sebagian besar bisnis berpindah ke cloud dan semakin memilih model UCaaS (Unified Communications as a Service) sebagai bagian dari migrasi tersebut.
Bahkan, dalam beberapa tahun terakhir, penyebaran suara berbasis tempat menurun sementara penyebaran solusi cloud meningkat.
Komunikasi Tempat Kerja — Lisensi dan Pengiriman Unit | Q3 2017 — Q3 2020
Data dari Q3 2017 hingga Q3 2020 menunjukkan penurunan pengiriman Saluran IP Lokal sebesar 6%, Pengiriman Telepon sebesar 29%, dan Pengiriman Klien UC Lokal sebesar 4%. Secara kuartalan (QoQ), pengiriman Saluran IP Lokal menurun sebesar 9%, Pengiriman Telepon menurun sebesar 11%.
Dengan dimulainya pandemi COVID-19, penyesuaian perusahaan untuk mendukung kelangsungan bisnis menunjukkan bahwa perusahaan yang tidak beralih ke cloud berisiko tertinggal.
Catatan: angka dalam ribuan
Sumber: Wainhouse, Q3 2020 UC SpotCheck
Faktor lain yang memengaruhi perpindahan ke cloud adalah bahwa banyak PBX lama berada di akhir masa pakai, dan produsen mulai mengakhiri dukungan. Menemukan sumber daya untuk mengelola PBX lama dapat menjadi tantangan karena sebagian besar administrator telah mengadopsi set keahlian administrator cloud yang lebih modern.
Ketika organisasi beralih ke lingkungan kerja hibrida, memodernisasi komunikasi mereka menjadi penting bagi bisnis. Banyak karyawan akan terus bekerja dari rumah atau lokasi jarak jauh lainnya untuk masa mendatang.
"Penelitian kami menunjukkan bahwa meskipun bisnis di seluruh dunia mulai memanggil kembali karyawan ke kantor, 38% bisnis akan tetap menerapkan kerja jarak jauh dalam tingkat yang lebih tinggi. Bisnis terus mencari solusi UC untuk meningkatkan produktivitas karyawan dengan memberi mereka lebih banyak alat dan fleksibilitas, yang mencakup kolaborasi, video, dan komunikasi suara. Cloud menawarkan lebih banyak opsi bagi administrator untuk menerapkan dan mengelola UC, selain menyediakan fitur dan aplikasi terbaru dan termutakhir."
Diane Myers, Kepala Analis, Komunikasi Perusahaan di Omdia
Salah satu manfaat memindahkan suara ke cloud adalah sering kali dilengkapi dengan penawaran UCaaS lengkap, yang memfasilitasi komunikasi internal dan eksternal di berbagai modalitas, menggantikan solusi khusus suara.
Banyak organisasi juga lebih memilih solusi cloud. Solusi cloud memberikan kontrol yang lebih dapat diprediksi atas pengeluaran, memungkinkan mereka untuk memperluas dan mengontrak layanan dengan pasang surut kebutuhan bisnis mereka.
Sekarang Waktunya Pindah ke Cloud
Kebutuhan komunikasi sebagian besar bisnis kini telah melampaui kemampuan PBX lama. Karyawan semakin banyak yang bekerja dari rumah atau lokasi jarah jauh lainnya. Akan selalu ada kebutuhan untuk "pejuang jalan" yang mengandalkan perangkat seluler untuk komunikasi pribadi dan bisnis. Akibatnya, komunikasi berbasis cloud terus tumbuh dengan pesat karena perusahaan mengakui fleksibilitas, kesederhanaan, dan biaya tambahan yang lebih rendah yang terkait dengan solusi cloud.
Alih-alih hanya mengganti sistem telepon lama dengan sistem telepon baru, gunakan transisi ini untuk memberikan kemampuan komunikasi terpadu yang ditingkatkan, termasuk pesan dan rapat, yang membuat pekerja Anda lebih produktif dan efektif. Solusi telepon Anda harus dengan mudah memungkinkan pengguna untuk bertransisi antara obrolan, panggilan, dan rapat. Solusi tersebut juga harus memberikan pengalaman intuitif di berbagai perangkat dari ponsel ke desktop atau telepon meja.
Menggunakan kesempatan ini untuk memperluas kemampuan sistem telepon Anda ke solusi UCaaS berfitur lengkap akan memberikan beberapa manfaat:
- Kelangsungan bisnis – Aplikasi cloud dan opsi konektivitas menghilangkan kemungkinan gangguan layanan yang terkait dengan perangkat keras lokal dan trunk dari perangkat lokal ke jaringan PSTN. Logika, fitur, dan konektivitas layanan PBX cloud dibangun di pusat data yang redundan dan andal secara geografis di cloud sehingga panggilan selalu dapat dialihkan dan dijawab dengan opsi yang fleksibel. Bisnis dapat mengiklankan satu nomor identifikasi untuk berbagai layanan komunikasi, seperti panggilan, SMS, obrolan, dan kemampuan tambahan seperti kolaborasi, rapat video, papan tulis, dan ruang fleksibel. Karyawan dapat bekerja dari mana saja, kapan saja, di perangkat apa pun, dan tetap produktif.
- Mobilitas – Solusi komunikasi cloud seperti Zoom memberikan pengalaman yang luar biasa pada perangkat seluler serta desktop, membuat ponsel bisnis tersedia bagi pengguna di mana pun mereka bekerja. Satu aplikasi memastikan satu pengalaman pengguna intuitif untuk karyawan di mana pun mereka berada dan perangkat apa pun yang mereka gunakan.
- Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga – Solusi cloud terus berinovasi, dan memberikan kemampuan untuk berintegrasi lancar dengan aplikasi lini bisnis adalah landasan UCaaS. Karyawan akan menghargai kemampuan untuk memulai komunikasi langsung dari aplikasi mereka sebagai bagian dari pekerjaan mereka. Zoom secara teratur menambahkan integrasi untuk aplikasi khusus industri.
- Keterkelolaan – Mengurus dan mengelola solusi komunikasi cloud melalui portal web membuatnya mudah diakses kapan saja dan di mana saja administrator memiliki koneksi internet. Selain itu, Zoom merancang portal administrator agar intuitif dan mudah digunakan, sehingga administrator tidak perlu menjadi ahli TI untuk mengelola sistem.
- Pengalaman pengguna platform tunggal – Di masa lalu, PBX lama hanya menangani telepon, sehingga pengguna memerlukan perangkat lunak terpisah untuk konferensi web atau olah pesan. Dengan solusi terpadu saat ini, diperlukan satu platform dengan satu klien agar pengguna memiliki rangkaian layanan komunikasi yang lengkap. Orientasi dan adopsi pengguna jauh lebih mudah ketika hanya ada satu klien untuk diinstal dan dipelajari.
- Skalabilitas – Komunikasi cloud dapat diperluas dan dikurangi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Saat menambahkan karyawan atau lokasi, Anda cukup menambahkan pengguna ke lisensi, yang akan membuat akun baru. Demikian pula, ketika Anda menutup lokasi atau mengurangi jumlah karyawan, Anda dapat menonaktifkan pengguna di portal administrator. Sangat mudah untuk menyesuaikan solusi komunikasi Anda hanya dengan menggunakan sumber daya yang Anda perlukan.
- Ketersediaan global – Tidak seperti solusi lokal yang dibangun pada perangkat keras lokal, pusat data cloud dapat dirancang untuk keandalan global melalui jaringan global yang kuat. Ketahanan ini mendukung pengguna di mana pun lokasi mereka, dengan perutean traffic secara native untuk kinerja komunikasi real-time terbaik.
- Kelincahan & inovasi – Solusi cloud terus berinovasi dan menambahkan fitur dan fungsionalitas baru. Pembaruan ini merupakan bagian dari siklus rilis perangkat lunak reguler. Bisnis dapat dengan cepat memanfaatkan adopsi fitur, perbaikan, dan peningkatan keamanan baru secepat layanan cloud, tanpa beban yang dialami saat memelihara solusi lokal.
- Total biaya kepemilikan – Selama beberapa tahun terakhir, transformasi digital telah mendorong perusahaan untuk mengubah operasi bisnis mereka dan memanfaatkan alat yang membantu mereka meningkatkan kolaborasi, menjadi lincah dan inovatif, serta tetap kompetitif di bidangnya. Dengan komunikasi cloud, bisnis dapat memanfaatkan keamanan dan keandalan serta mendapatkan keuntungan dari skala ekonomis yang ditawarkan oleh penyedia cloud terlepas dari ukurannya – mulai dari usaha mikro, usaha kecil dan menengah (UKM), hingga perusahaan besar. Mereka dapat mengintegrasikan kebutuhan panggilan mereka ke dalam inisiatif transformasi digital yang lebih luas untuk meningkatkan kolaborasi dan produktivitas pengguna, mengurangi total biaya kepemilikan (TBK), dan meningkatkan hasil bisnis.
Pendorong UCaas
Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Omdia Research terkait dengan pendorong adopsi komunikasi terpadu sebagai layanan, alasan utama berpusat pada peningkatan produktivitas karyawan dan inisiatif transformasi digital yang dipicu akibat terjadinya pandemi ketika bisnis diharuskan mengirim semua karyawan untuk bekerja dari rumah tanpa batas waktu. Para eksekutif perusahaan kini menuntut transformasi ini untuk memungkinkan karyawan bekerja secara fleksibel dengan mobilitas tinggi. Dengan demikian, perusahaan dapat mempertahankan daya saing dan kemampuan untuk merespons perubahan dengan cepat, sekaligus mengurangi total biaya operasional.
Mengapa Zoom Phone?
Zoom Phone adalah komponen kunci dari platform UCaaS Zoom, yang memberikan pengalaman yang lancar di seluruh modalitas komunikasi. Manfaat utama Zoom sebagai solusi komunikasi terpadu Anda meliputi:
- Platform tunggal yang andal: Platform Zoom menghadirkan layanan telepon, rapat, obrolan, webinar, ruang, API, dan ekosistem pengembang yang kaya. Satu pengalaman pengguna yang intuitif mencakup panggilan di seluruh perangkat seluler, desktop, dan telepon meja.
- Arsitektur yang mengutamakan video: Zoom dibangun berbasis cloud dan dioptimalkan untuk video sejak awal. Arsitektur kami memungkinkan rapat didistribusikan di seluruh jaringan pusat data kami untuk memaksimalkan waktu aktif, skalabilitas platform, dan pengalaman komunikasi yang andal.
- Inovasi yang cepat dan integrasi pihak ketiga: Zoom memberikan peningkatan produk dan fitur baru secara teratur, dan Zoom Phone sendiri mencakup lebih dari 400 fitur. Zoom Phone juga terintegrasi dengan aplikasi bisnis populer, termasuk Salesforce, Google Workspace, Slack, dan Microsoft Teams, untuk konektivitas yang lancar dan peningkatan produktivitas.
- Fitur telepon modern untuk seluruh tim: Zoom Phone menyediakan kemampuan yang luas untuk semua orang di organisasi Anda, mulai dari tim penjualan dan dukungan pelanggan, resepsionis dan manajer kantor, hingga eksekutif.
Fitur pengguna akhir
- Pengalaman klien tunggal: Zoom tersedia di PC, Mac, iOS, dan Android. Setelah lisensi disediakan, pengguna dapat menikmati pengalaman telepon berfitur lengkap yang tersedia di aplikasi seluler dan desktop Zoom.
- Mobilitas: Akses Zoom Phone dari perangkat seluler, sehingga Anda tidak perlu menggunakan nomor pribadi untuk urusan bisnis saat bepergian.
- SMS/MMS: Kirim dan terima pesan teks (SMS) menggunakan aplikasi klien desktop dan seluler Zoom.
- Tingkatkan menjadi rapat: Saat melakukan panggilan telepon, Anda dapat meningkatkannya menjadi rapat video Zoom. Pengguna Zoom Phone lainnya akan secara otomatis diundang untuk bergabung ke rapat. Pengguna ponsel lain akan bergabung ke rapat Zoom sebagai peserta telepon saja.
- Peralihan Panggilan: Tunda panggilan dan jawab dari perangkat lain – Klien desktop Zoom, aplikasi seluler, atau telepon meja yang disediakan Zoom.
- Pemantauan Panggilan: Serangkaian fitur ini memungkinkan pengguna untuk terlibat dengan panggilan pengguna lain. Opsi pemantauan meliputi:
- Mendengarkan: Pengguna Zoom Phone dapat mendengarkan panggilan yang dilakukan oleh pengguna Zoom Phone lain tanpa diketahui pihak lain.
- Berbisik: Pengguna Zoom Phone dapat berbicara dengan pengguna yang dipantau dalam panggilan tanpa diketahui pihak lain.
- Menyela: Pengguna Zoom Phone dapat bergabung dengan panggilan dan berbicara dengan semua pihak. Panggilan akan menjadi panggilan tiga arah.
- Ambil alih: Pengguna Zoom Phone dapat mengambil alih panggilan dari pengguna yang dipantau.
- Perekaman Panggilan: Buat rekaman panggilan telepon ad hoc jika terjadi panggilan tidak pantas atau situasi krisis yang memerlukan catatan resmi.
Fitur administrator & sistem
- Keselamatan & keamanan: Zoom Phone menggunakan enkripsi AES-GCM 256-bit dan terintegrasi dengan sistem paging, sistem siaran darurat, dan perangkat telepon fisik dari berbagai produsen.
- E911 Nomadik: Hubungi layanan darurat dari lokasi mana pun dan secara bersamaan memberi tahu tim keamanan internal tanpa penyedia layanan 911 tambahan.
- Antrean Panggilan: Manfaatkan kemampuan antrean yang canggih dengan kemampuan untuk menentukan distribusi panggilan otomatis dan aturan luapan antrean.
- Penjawab Otomatis: Buat opsi penjawab otomatis dengan mudah untuk menjawab panggilan masuk saluran utama.
- Sistem respons suara interaktif (IVR): Sesuaikan jam kerja, salam pembuka, aturan perutean, dan menu respons suara.
- Portal admin: Dirancang agar mudah dan intuitif digunakan oleh orang yang bukan ahli TI, portal administrator Zoom menyediakan alat manajemen yang andal yang dibutuhkan oleh perusahaan besar. Administrator Zoom tidak memerlukan pemrograman baris perintah.
- Pelaporan, analitik & manajemen: Anda dapat menyediakan dan mengelola pengguna, memantau interaksi bisnis secara cerdas, dan lebih banyak lagi langsung dari portal administrasi terpusat.
Fleksibilitas perangkat keras
- Ekosistem perangkat yang andal: Zoom memiliki program sertifikasi untuk berbagai kategori perangkat keras. Program ini bertujuan untuk memastikan pengalaman pengguna yang lancar di semua cara berkomunikasi Selain perangkat pengguna akhir dan sistem ruang, Zoom juga mensertifikasi perangkat analog seperti sistem paging dan interkom.
- Peralatan Zoom Phone: Titik akhir berfitur lengkap dengan kemampuan suara dan video yang ideal untuk kantor eksekutif atau ruang bersama seperti ruang rapat kecil.
- Zoom untuk Home: Zoom telah bermitra dengan Google, Amazon, Facebook, dan Neat untuk menghadirkan pengalaman video dan telepon Zoom yang lengkap pada perangkat konsumen populer agar pengguna jarak jauh dapat menggunakan Zoom dengan lebih baik.
Kunjungi situs web Zoom Phone untuk daftar lengkap fitur yang tersedia dan informasi perangkat keras tambahan.
Zoom adalah solusi hemat biaya bagi perusahaan yang beralih ke solusi UCaaS, seperti yang ditunjukkan Nemertes Research dalam Analisis Biaya-Manfaat 2020 – Kolaborasi Tempat Kerja dan Pusat Kontak. Untuk biaya operasional tahunan per lisensi, Zoom diperkirakan sebesar $525 dibandingkan dengan rata-rata industri sebesar $1.196. Mayoritas perusahaan yang disurvei yang mengandalkan Zoom untuk komunikasi mereka merasa lebih unggul dari pesaing dalam hal memberdayakan tenaga kerja jarak jauh.
Keuntungan bermigrasi ke Zoom Phone
World Fuel Services sebelumnya menggunakan sistem telepon lawas yang memerlukan kontrak layanan yang mahal, manajemen lokal, dan biaya pemeliharaan yang terus meningkat. Organisasi tersebut bermigrasi ke cloud dengan Zoom Phone dan mengonsolidasikan solusi komunikasi, menghemat biaya, meningkatkan kelincahan operasional, dan meningkatkan efisiensi bisnis.
Menghubungkan cloud secara fleksibel ke PSTN
Zoom Phone menawarkan opsi fleksibel bagi bisnis untuk menghubungkan PBX cloud ke PSTN (jaringan telepon tetap). Opsi ini termasuk Layanan PSTN Lokal atau Gunakan Operator Anda Sendiri (BYOC).
Opsi PSTN lokal
Zoom Phone menawarkan konektivitas PSTN lokal di 47 negara dan wilayah dan terus menambahkan wilayah baru ke portofolionya. Zoom Phone menawarkan rencana fleksibel untuk memenuhi kebutuhan bisnis dari semua ukuran, baik mereka berupa perusahaan multi-nasional besar atau usaha kecil dengan kehadiran lokal di satu negara.
Paket berkisar dari rencana regional di AS/Kanada, Inggris/Irlandia, Australia/Selandia Baru, serta Paket Global untuk bisnis di luar wilayah ini. Tersedia paket terukur dan tidak terbatas serta opsi untuk nomor bebas biaya.
Opsi BYOC
BYOC Zoom Phone memungkinkan Anda menikmati semua manfaat dan fitur Zoom Phone sambil mempertahankan kontrak penyedia layanan, nomor telepon, dan tarif panggilan yang ada dengan operator data pilihan Anda. Hasilnya adalah lebih banyak fleksibilitas dan kontrol untuk perjalanan organisasi Anda ke cloud.
Dengan BYOC Zoom Phone, konektivitas PSTN dapat berasal dari tempat pelanggan dengan trunk dari pertukaran lalu lintas lama yang dikenal sebagai "pertukaran lalu lintas lokal" atau dari penyedia cloud PSTN yang diinginkan ke cloud UCaaS kami yang dikenal sebagai "pertukaran lalu lintas cloud".
"Awalnya kami berpikir bahwa Zoom Phone tidak akan menjadi pilihan karena tidak didukung di Kolombia. Namun, kami kemudian mengetahui bahwa kami dapat menggunakan operator kami sendiri, yang berarti kami dapat menjalankan Zoom Phone di jaringan PSTN Colombia Telefonica."
Santiago Lievano, Kepala Teknologi Informasi, Frontera Energy
Baca Selengkapnya
Memulai
Saat Anda bersiap untuk memindahkan komunikasi suara Anda ke cloud, pertimbangkan hal berikut:
DAFTAR PERIKSA
Selaraskan dengan pemangku kepentingan
Identifikasi sponsor utama dan sepakati kriteria keberhasilan bisnis. Buat tim lintas fungsi di seluruh organisasi untuk mewakili kebutuhan Anda.
Buat prioritas
Identifikasi persona, kasus penggunaan, dan skenario suara unik Anda. Tentukan bagaimana solusi yang diusulkan akan memenuhi persyaratan untuk setiap jenis pengguna. Identifikasi dependensi seperti penutupan akhir tahun atau persyaratan musiman yang dapat membatasi waktu deployment Anda.
Tinjau penghematan finansial
Penting untuk diingat bahwa solusi cloud umumnya memiliki investasi kecil di muka, tidak seperti solusi lokal. Pengeluaran lebih dapat diprediksi dengan solusi cloud, dan kontrak biasanya dapat disusun baik setiap tahun atau dari bulan ke bulan.
Temukan dan sesuaikan
Apakah Anda memiliki persyaratan lama yang dapat dimodernisasi dengan pindah ke cloud? Temui penyedia untuk mendiskusikan opsi. Berapa banyak pengguna yang akan menggunakan telepon meja vs. softphone dengan perangkat USB seperti headset. Bagaimana Anda akan melengkapi pengguna yang mengutamakan seluler?
Buat rencana migrasi
Jika memiliki banyak lokasi, Anda mungkin ingin menggunakan situs yang lebih kecil terlebih dahulu untuk memperkenalkan tim Anda dengan proses orientasi. Pastikan untuk memperhitungkan waktu untuk memindahkan nomor telepon dan mengirim pesan pemberitahuan kepada pengguna akhir dan pemangku kepentingan utama.
Buat rencana adopsi
Jika Anda pindah ke platform komunikasi baru, atau hanya menambahkan modalitas ke platform yang sudah ada, luangkan waktu untuk mengedukasi pengguna akhir mengenai kemampuan baru mereka. Koordinasikan pelatihan dengan jadwal transisi/migrasi sehingga pengguna merasa nyaman dengan solusi baru. Selebaran, video, dan pelatihan yang dipimpin instruktur adalah pilihan yang baik. Identifikasi sosok menonjol di organisasi yang dapat membantu tim melakukan transisi.
Pelatihan ahli dan mandiri
Semua pelanggan Zoom Phone memenuhi syarat untuk tiga pertemuan bantuan penyebaran dengan Tim Pemberdayaan Zoom Phone untuk mengonfigurasi pengaturan portal web. Sumber daya mandiri berikut juga tersedia:
- Video tutorial dan panduan mulai cepat untuk administrator akun
- Video tutorial dan panduan mulai cepat untuk pengguna akhir
- Kit pelatihan pengguna akhir
Untuk pelanggan dengan penyebaran yang lebih kompleks atau yang ingin panduan teknik profesional dan manajemen proyek selama migrasi, tim Layanan Profesional Zoom dapat membantu dengan hal-hal berikut:
- Manajemen proyek teknis khusus
- Tinjauan & desain arsitektur
- Strategi dukungan & implementasi
- Layanan konsultasi teknis
"Ini adalah Pengaktifan Sistem terlancar yang pernah saya alami. Para
pengguna bahkan tidak akan menyadari bahwa kami sedang pindah ke sistem baru jika mereka tidak perlu melakukan migrasi… dan itu dilakukan hanya dalam waktu 6 minggu. Kami pernah mengerjakan proyek di sini yang tidak sebesar perubahan sistem telepon, tetapi membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk diselesaikan."
Wakil Presiden Senior, perusahaan perdagangan online yang berbasis di Silicon Valley
"Kami memutuskan untuk langsung menemui ahlinya untuk mengurangi kemungkinan masalah jika kami melakukannya sendiri. Semuanya sangat intuitif tetapi memiliki jaring pengaman membantu meyakinkan para pemangku kepentingan... dan harganya sangat adil – langsung tanpa kejutan apa pun.”
Direktur Perusahaan perdagangan online TI
Keberhasilan pelanggan menggunakan Zoom Phone
"Sebelumnya, semua orang membutuhkan telepon meja. Dengan Zoom, kami tidak lagi membutuhkan telepon meja tersebut. Sebagai hasil dari transformasi ini, penggunaan telepon tradisional turun drastis. Jadi, dari perspektif ROI, kami dapat menerapkan Zoom Phone dan menurunkan biaya sebesar 30 hingga 40%."
Craig Williams, CIO, Ciena
Tonton Sekarang"Kami tertarik pada platform telepon cloud yang tidak memerlukan SIP trunk, dengan potensi kegagalan titik tunggal, atau perantara SIP karena Zoom Phone adalah penyedia telepon global yang sesungguhnya. Kami juga mengetahui bahwa kami dapat berhemat dengan Zoom Phone dibandingkan dengan alternatif terkemuka lainnya, dan penghematan yang signifikan dibandingkan dengan sistem telepon kami yang ada."
David Thomas, Kepala TI di Firma Hukum Stevens & Bolton, Inggris
Baca Selengkapnya"Sistem telepon digital [lokal] lama kami menjadi usang. Sistem tersebut kuno, mahal, dan sulit dirawat dari sudut pandang teknis. Kami harus meminta teknisi jaringan untuk memasang telepon baru."