Como migrar de um PBX local para a nuvem e habilitar o escritório híbrido

- 01 Visão geral executiva - Jumplink to Visão geral executiva
- 02 Essa é a hora de migrar para a nuvem - Jumplink to Essa é a hora de migrar para a nuvem
- 03 Por que escolher o Zoom Phone? - Jumplink to Por que escolher o Zoom Phone?
- 04 Uma plataforma superior e econômica - Jumplink to Uma plataforma superior e econômica
- 05 Conecte a nuvem à PSTN de maneira flexível - Jumplink to Conecte a nuvem à PSTN de maneira flexível
- 06 Introdução - Jumplink to Introdução
A nuvem dominou o debate sobre nuvem X local quando se trata de comunicações de voz. A maioria das empresas está migrando para a nuvem e cada vez mais escolhendo um modelo de comunicações unificadas como serviço (UCaaS) como parte dessa migração.
Na verdade, nos últimos anos, as implementações de voz com base no local estão diminuindo, enquanto as implementações de soluções na nuvem estão aumentando.
Comunicações no local de trabalho - licenças e remessas de unidades | 3º trimestre de 2017 - 3º trimestre de 2020
Do terceiro trimestre de 2017 ao terceiro trimestre de 2020, as remessas de linhas IP no local diminuíram 6%, as remessas de telefonia diminuíram 29% e as remessas de clientes de comunicações unificadas no local diminuíram 4%. Na comparação com o trimestre anterior, as remessas de linhas IP no local diminuíram 9%, as remessas de telefonia diminuíram 11%.
Começando com o início da pandemia da COVID-19, os ajustes das empresas para dar suporte à continuidade dos negócios sugerem que aqueles que não migram para a nuvem correm o risco de ficar para trás.
Observação: números em 000s
Fonte: SpotCheck de comunicações unificadas para o terceiro trimestre de 2020 da Wainhouse
Outro fator que influencia a migração para a nuvem é que muitos PBXs legados estão no fim da vida útil e os fabricantes estão começando a encerrar o suporte. Encontrar recursos para gerenciar um PBX legado pode ser um desafio, pois a maioria dos administradores adotou conjuntos de habilidades de administrador de nuvem mais modernos.
À medida que as organizações mudam para ambientes de trabalho híbridos, a modernização das suas comunicações torna-se crítica para os negócios. Muitos colaboradores continuarão a trabalhar em home office ou em outro local remoto em um futuro próximo.
“Nossa pesquisa mostra que, à medida que as empresas em todo o mundo começam a trazer seus colaboradores de volta ao escritório tradicional, 38% das empresas terão níveis de trabalho remoto mais elevados. As empresas continuam a buscar comunicações unificadas para obter ganhos de produtividade dos seus colaboradores, fornecendo-lhes mais ferramentas e flexibilidade, o que inclui colaboração, vídeo e comunicações de voz. A nuvem oferece aos administradores mais opções para a implementação e gerenciamento de comunicações unificadas, além dos recursos e aplicativos mais recentes e atualizados.”
Diane Myers, analista-chefe de comunicações corporativas da Omdia
Um benefício de transferir os recursos de voz para a nuvem é que geralmente ela vem com um serviço de UCaaS completo que facilita a comunicação interna e externa em várias modalidades, substituindo uma solução apenas de voz.
Muitas organizações também preferem uma solução na nuvem. Isso garante um controle mais previsível sobre os gastos, permitindo que eles expandam e contratem os serviços de acordo com as suas necessidades de negócios.
As necessidades de comunicação da maioria das empresas ultrapassaram as capacidades de um PBX legado. Os colaboradores estão cada vez mais trabalhando em home-office ou em outro local remoto. Sempre haverá a necessidade de um colaborador "nômade" que vive em um dispositivo móvel para gerenciar suas comunicações pessoais e corporativas. Como resultado, as comunicações baseadas na nuvem continuam a crescer rapidamente à medida que as empresas reconhecem a flexibilidade, simplicidade e custos indiretos mais baixos associados a uma solução na nuvem.
Em vez de simplesmente substituir um sistema de telefonia antigo por um novo, use essa transição para fornecer recursos aprimorados de comunicações unificadas, incluindo mensagens e reuniões, que tornam seus colaboradores mais produtivos e eficazes. Sua solução de telefonia deve permitir que os usuários façam a transição entre chat, chamadas e reuniões sem dificuldades. Ela também deve fornecer uma experiência intuitiva em vários dispositivos, incluindo dispositivos móveis, computadores ou telefones de mesa.
Usar esta oportunidade para expandir os recursos do seu sistema de telefonia para uma solução de UCaaS com todos os recursos fornecerá vários benefícios:
- Continuidade dos negócios - os aplicativos na nuvem e as opções de conectividade eliminam as chances de interrupção do serviço associada a hardware no local e a entroncamentos das instalações para a rede PSTN. A lógica, os recursos e a conectividade do serviço de PBX na nuvem são construídos em datacenters geograficamente redundantes e confiáveis na nuvem para que as chamadas sempre possam ser roteadas e atendidas com opções flexíveis. As empresas podem anunciar um único número de identificação em várias modalidades, por exemplo, chamadas, SMS, chat e recursos adicionais, como colaboração, reuniões por vídeo, quadro branco e salas flexíveis. Os colaboradores podem trabalhar de qualquer local, a qualquer hora, em qualquer dispositivo e ainda assim serem produtivos.
- Mobilidade - soluções de comunicação na nuvem como o Zoom fornecem uma experiência robusta em dispositivos móveis e também em desktops, tornando o telefone comercial disponível para os usuários, independentemente de onde eles estiverem trabalhando. Um único aplicativo garante uma experiência única e intuitiva do usuário para os colaboradores, independentemente de onde eles estejam e do dispositivo que estejam usando.
- Integração com aplicativos de terceiros - as soluções na nuvem estão constantemente inovando, e fornecer a capacidade de integração uniforme com aplicativos de linha de negócios é a base das UCaaS. Os colaboradores valorizarão a capacidade de iniciar comunicações diretamente dos seus aplicativos como parte das suas atividades de trabalho. O Zoom adiciona regularmente integrações para aplicativos específicos do setor.
- Capacidade de gerenciamento - administrar e gerenciar uma solução de comunicações na nuvem por meio de um Web Portal facilita o acesso a qualquer hora e em qualquer lugar em que o administrador tenha uma conexão com a Internet. Além disso, o Zoom desenvolve portais do administrador que sejam intuitivos e fáceis de usar, para que os administradores não precisem ser especialistas em TI para gerenciar o sistema.
- Experiência do usuário de plataforma única - no passado, um PBX legado tratava apenas de telefonia, de modo que os usuários precisavam de um software separado para webconferências ou mensagens. Com as soluções unificadas atuais, você só precisa de uma única plataforma com um cliente para proporcionar ao usuário um conjunto completo de modalidades de comunicação. A integração e adoção do usuário são muito mais fáceis quando há apenas um cliente para instalar e aprender.
- Dimensionamento - as comunicações na nuvem se expandem e se contraem com o fluxo dos seus negócios. Ao adicionar colaboradores ou unidades, você simplesmente adiciona usuários à licença, o que cria uma nova conta. Da mesma forma, quando você fecha uma unidade ou diminui o tamanho, pode desativar usuários no portal do administrador. É fácil dimensionar sua solução de comunicação usando apenas os recursos de que você precisa.
- Disponibilidade global - ao contrário das soluções no local desenvolvidas em hardware local, os datacenters na nuvem podem ser projetados para confiabilidade global em uma rede global robusta. Essa resiliência oferece suporte aos usuários, independentemente da sua localização, roteando o tráfego de forma nativa para obter o melhor desempenho das comunicações em tempo real.
- Agilidade e inovação - as soluções na nuvem estão constantemente inovando e adicionando novos recursos e funcionalidades. Essas atualizações fazem parte de um ciclo regular de lançamento de software. As empresas se beneficiam rapidamente da adoção de novos recursos, correções e aprimoramentos de segurança na velocidade da nuvem, sem a sobrecarga de manter as soluções no local atualizadas.
- Custo total de propriedade - nos últimos anos, a transformação digital levou as empresas a transformar suas operações de negócios e usar ferramentas que as ajudam a melhorar a colaboração, ser ágeis e inovadoras e permanecer competitivas em seus campos. Com as comunicações na nuvem, as empresas podem alavancar a segurança e confiabilidade e ganhar com a economia de escala oferecida por um provedor de nuvem, independentemente do seu tamanho - de micro, pequenas e médias a grandes empresas. Elas podem integrar suas necessidades de chamadas em suas iniciativas de transformação digital mais amplas para aumentar a colaboração e a produtividade do usuário, reduzir o custo total de propriedade e melhorar os resultados de negócios.
Motivadores para adoção da UCaaS
Com base em pesquisas conduzidas pela Omdia Research sobre os motivadores para a adoção das comunicações unificadas como serviço, os principais são: melhoria da produtividade dos colaboradores e iniciativas de transformação digital que começaram na pandemia quando as empresas tiveram que enviar todos os colaboradores para trabalhar em home office indefinidamente. Os executivos estão exigindo essa transformação para permitir que os seus colaboradores trabalhem com flexibilidade e mobilidade, para que sua empresa possa se manter competitiva e responsiva, reduzindo o custo total das suas operações.

O Zoom Phone é um componente chave da plataforma de UCaaS do Zoom, que oferece uma experiência consistente em todas as modalidades de comunicação. Os principais benefícios do Zoom como sua solução de comunicações unificadas incluem:
- Plataforma única e robusta: a plataforma Zoom oferece telefone, reuniões, chat, webinar, salas, APIs e um rico ecossistema de desenvolvedor. Uma experiência de usuário intuitiva abrange chamadas em dispositivos móveis, computadores e telefones fixos.
- Arquitetura centrada em vídeo: o Zoom é nativo da nuvem e otimizado para vídeo desde o início. Nossa arquitetura permite que as reuniões sejam distribuídas em nossa rede de datacenter para obtenção do máximo tempo de atividade, dimensionamento da plataforma e uma experiência de comunicação confiável.
- Inovação rápida e integrações de terceiros: o Zoom fornece melhorias de produto e novos recursos regularmente, e apenas o Zoom Phone conta com mais de 400 recursos. O Zoom Phone também se integra a aplicativos de negócios populares, incluindo o Salesforce, Google Workspace, Slack e Microsoft Teams, para conectividade uniforme e produtividade aprimorada.
- Recursos modernos de telefonia para toda a equipe: de funções de vendas a de suporte ao cliente, recepcionistas e gerentes de escritório e até mesmo executivos, o Zoom Phone oferece recursos expansivos para todos em sua organização.
Recursos de usuário final
- Experiência com um único cliente: o Zoom está disponível no PC, Mac, iOS e Android. Após as licenças serem provisionadas, os usuários têm uma experiência de telefonia com todos os recursos disponíveis no aplicativo Zoom para computador e para dispositivo móvel.
- Mobilidade: acesse o Zoom Phone de um dispositivo móvel, para não precisar usar seu número pessoal para fazer negócios enquanto se desloca.
- SMS/MMS: envie e receba mensagens de texto (SMS) usando o cliente Zoom para computador ou o aplicativo para dispositivo móvel.
- Transformar em reunião: você pode transformar uma chamada telefônica em andamento em uma reunião por vídeo Zoom. Outros usuários do Zoom Phone serão automaticamente convidados a ingressar. Outros usuários de telefone ingressarão na reunião Zoom como participantes somente por telefone.
- Transferência de chamada: coloque uma chamada em espera e atenda-a de outro dispositivo, seja com o cliente Zoom para computador, do aplicativo para dispositivo móvel ou de um telefone fixo provisionado com Zoom.
- Monitoramento de chamadas: este conjunto de recursos permite que um usuário participe de chamadas de outro usuário. As opções de monitoramento incluem:
- Ouvir: um usuário do Zoom Phone pode ouvir uma chamada feita por outro usuário sem que as outras partes saibam.
- Sussurrar: um usuário do Zoom Phone pode falar com o usuário monitorado em uma chamada sem que as outras partes saibam.
- Interromper: um usuário do Zoom Phone pode ingressar em uma chamada e falar com todas as partes. A chamada se tornará uma chamada tripla.
- Assumir o controle: um usuário do Zoom Phone pode assumir a chamada do usuário monitorado.
- Gravação de chamada: crie uma gravação de chamadas instantânea em caso de uma chamada abusiva ou cenário de crise que exigiria uma gravação do governo.
Administrador e recursos do sistema
- Proteção e segurança: o Zoom Phone usa criptografia AES de 256 bits no modo GCM e se integra a sistemas de paging, sistemas de transmissão de emergência e dispositivos telefônicos físicos de diversos fabricantes.
- Serviço de emergência E911 nômade: entre em contato com os serviços de emergência de qualquer local e ao mesmo tempo alerte uma equipe de segurança interna sem um provedor de serviço de emergência adicional.
- Filas de chamadas: use recursos poderosos de fila de espera, capazes de definir a distribuição de chamadas automática e as regras de sobrecarga de filas de espera.
- Atendentes automáticos: crie facilmente opções de atendimento automático para atender às chamadas recebidas na linha principal.
- Sistema de resposta de voz interativa (IVR): personalize o horário comercial, os avisos de saudação, as regras de roteamento e o menu de resposta de voz.
- Portal de administração: projetado para ser intuitivo e fácil de usar por não especialistas em TI, o portal de administração do Zoom oferece ferramentas de gerenciamento robustas que as grandes empresas exigem. Nenhuma programação de linha de comando é necessária para um administrador do Zoom.
- Relatórios, análises e gerenciamento: você pode provisionar e gerenciar usuários, monitorar interações de negócios de forma inteligente e muito mais, diretamente no portal de administração centralizado.
Flexibilidade de hardware
- Ecossistema de dispositivos robusto: o Zoom tem um programa de certificação para várias categorias de hardware para ajudar a fornecer experiências de usuário consistentes em todas as modalidades de comunicação. Além de dispositivos de usuário final e sistemas de sala, o Zoom também certifica dispositivos analógicos como sistemas de paginação e intercomunicadores.
- Equipamentos do Zoom Phone: um ponto de extremidade completo com recursos de voz e vídeo que é ideal para escritórios executivos ou espaços compartilhados, como salas huddle.
- Zoom para Home: o Zoom formou parcerias com o Google, Amazon, Facebook e Neat para oferecer uma experiência completa de vídeo e telefone Zoom em dispositivos populares, para equipar melhor os usuários remotos.
Acesse o site do Zoom Phone para ver a lista completa dos recursos disponíveis e informações adicionais sobre hardware.
O Zoom é uma solução econômica para empresas que estão migrando para uma solução de UCaaS, como a Nemertes Research mostra em sua análise de custo-benefício de 2020 para colaboração em local de trabalho e central de contato. O custo operacional anual por licença Zoom é estimado em US$ 525, em comparação com a média do setor de US $ 1.196. A maioria das empresas pesquisadas que confiam no Zoom para suas comunicações consideram-no superior à concorrência no que diz respeito à capacitação de uma força de trabalho remota.
Benefícios de migrar para o Zoom Phone
A World Fuel Services tinha um sistema de telefonia legado que exigia contratos de serviço caros, gerenciamento no local e custos de manutenção crescentes. A organização migrou para a nuvem com o Zoom Phone e consolidou soluções, economizou dinheiro, ganhou agilidade operacional e melhorou a eficiência dos negócios.
O Zoom Phone oferece opções flexíveis para as empresas conectarem o PBX na nuvem à PSTN (rede telefônica pública comutada). Essas opções incluem um serviço de PSTN local ou Traga sua própria operadora (BYOC).
Opções de PSTN local
O Zoom Phone oferece conectividade de PSTN local em 47 países e territórios e continua a adicionar novas regiões ao seu portfólio. O serviço possui planos flexíveis para atender às necessidades de empresas de todos os tamanhos, sejam elas grandes empresas multinacionais ou pequenas empresas com presença local em um único país.
Os planos variam de planos regionais nos EUA/Canadá, Reino Unido/Irlanda, Austrália/Nova Zelândia, bem como um Plano Global para negócios fora dessas regiões. Estão disponíveis planos limitados e ilimitados, assim como opções para números de chamada gratuita.
Opções de BYOC
O BYOC do Zoom Phone permite que você desfrute de todos os benefícios e recursos do Zoom Phone enquanto mantém seus contratos de provedor de serviços, números de telefone e tarifas de chamadas existentes com sua operadora preferida. O resultado é mais flexibilidade e controle para a jornada da sua organização rumo à nuvem.
Com o BYOC do Zoom Phone, a conectividade de PSTN pode ser local do cliente com entroncamentos de peering legado conhecido como “peering no local” ou do provedor de nuvem de PSTN desejado para a nossa nuvem de UCaaS, conhecido como “peering de nuvem”.
“A princípio, pensamos que o Zoom Phone não seria uma opção por não possuir suporte na Colômbia. Mas fomos informados de que poderíamos trazer nossa própria operadora, o que significava que poderíamos executar o Zoom Phone na PSTN da Telefonica, uma operadora colombiana.”
Santiago Lievano, chefe de TI da Frontera Energy
Leia maisAo se preparar para migrar suas comunicações de voz para a nuvem, considere o seguinte:
LISTA DE VERIFICAÇÃO
Alinhe com as partes interessadas
Identifique os patrocinadores executivos e chegue a um acordo sobre os critérios de sucesso do negócio. Crie uma equipe multifuncional em sua organização para representar seus requisitos.
Priorize
Identifique suas personas, casos de uso e cenários de voz exclusivos. Defina como a solução proposta atenderá aos requisitos de cada tipo de usuário. Identifique dependências, como fechamento de ano ou requisitos sazonais que podem restringir o tempo da sua implementação.
Revise as finanças
É importante ter em mente que uma solução na nuvem geralmente tem um investimento inicial mínimo, ao contrário de uma solução local. Os gastos são mais previsíveis com uma solução na nuvem e os contratos geralmente podem ser estruturados anualmente ou mensalmente.
Descubra e ajuste
Você tem requisitos legados que poderiam ser modernizados migrando para a nuvem? Reúna-se com os provedores para discutir as opções. Quantos usuários farão uso de um telefone fixo em comparação com um softphone com um dispositivo USB, como um fone de ouvido. Como você equipará os usuários centrados em dispositivos móveis?
Planeje sua migração
Se tiver vários locais, talvez você queira implementar um local menor primeiro para familiarizar sua equipe com o processo de integração. Considere o tempo para fazer a portabilidade de números de telefone e enviar mensagens de conscientização para as principais partes interessadas e usuários finais.
Planeje a adoção
Se você estiver mudando para uma nova plataforma de comunicações ou simplesmente adicionando modalidades à sua plataforma atual, reserve um tempo para informar os usuários finais sobre os novos recursos. Coordene o treinamento com o cronograma de transição/migração para que os usuários se sintam confortáveis com a nova solução. Informativos em texto, vídeos e treinamentos ministrados por instrutores são boas opções. Identifique líderes em toda a organização que podem ajudar as equipes a realizar a transição.
Treinamento especializado e de autoatendimento
Todos os clientes do Zoom Phone se qualificam para três reuniões de assistência de implementação com a equipe de habilitação do Zoom Phone para definir as configurações do Web Portal. Os seguintes recursos de autoatendimento também estão disponíveis:
- Tutoriais em vídeo e guias de início rápido para administradores da conta
- Tutoriais em vídeo e guias de início rápido para usuários finais
- Kits de treinamento do usuário final
Para clientes com implementações mais complexas ou que desejam orientação profissional de engenharia e gerenciamento de projetos durante a migração, a equipe de Serviços Profissionais do Zoom pode ajudar com o seguinte:
- Gerenciamento de projeto técnico dedicado
- Revisão e design de arquitetura
- Estratégia de implementação e suporte
- Serviços de consultoria técnica
“Este é o lançamento mais simples que já vi. Os usuários nunca saberiam que estávamos mudando para um novo sistema se não tivessem que fazer a migração… e com um período de 6 semanas para isso. Tivemos projetos que não eram tão grandes quanto uma mudança de sistema de telefonia e que levaram meses para terminar.”
Vice-presidente sênior de uma empresa de e-commerce do Vale do Silício
“Decidimos que recorrer diretamente aos especialistas reduziria os possíveis problemas que surgiriam se trabalhássemos sozinhos. Tudo ocorreu de forma muito intuitiva, mas ter uma rede de segurança ajudou a transmitir confiança às partes interessadas… e os preços foram muito justos, claros, sem nenhuma surpresa.”
Diretor de TI, empresa de e-commerce do Vale do Silício
Sucesso do cliente usando o Zoom Phone
“Tradicionalmente, todos precisavam de um telefone fixo. Com o Zoom, na verdade, não precisamos de telefones fixos. Como resultado dessa transformação, o uso dos telefones tradicionais diminuiu. Portanto, no que diz respeito ao retorno sobre o investimento (ROI), lançamos o Zoom Phone e tivemos uma redução nos custos de 30 a 40%.”
Craig Williams, CIO da Ciena
Assistir agora“Fomos atraídos por uma plataforma de telefonia na nuvem que não exigia troncos SIP, com potenciais pontos únicos de falha ou intermediários SIP, porque o Zoom Phone é um provedor de telefonia verdadeiramente global. Também vimos que poderíamos economizar com o Zoom Phone em relação às principais alternativas e ao nosso sistema de telefonia existente.”
David Thomas, chefe de TI da Stevens & Bolton, um escritório de advocacia no Reino Unido
Leia mais“Nosso antigo sistema de telefonia digital [no local] estava se tornando obsoleto. Ele era antiquado, caro e difícil de manter do ponto de vista técnico. Precisávamos de um engenheiro de rede para instalar novos telefones.”