Cuando se trata de comunicaciones de voz, la nube ha dominado el debate entre soluciones locales y en la nube. La mayoría de las empresas se están cambiando a la nube y cada vez más eligen un modelo UCaaS (comunicaciones unificadas como servicio) como parte de dicha migración.
De hecho, en los últimos años, las implementaciones de voz mediante sistemas locales son cada vez menos habituales, mientras que la implementación de soluciones en la nube va en aumento.
Comunicaciones en el lugar de trabajo: licencias y envíos de unidades | T3 2017 - T3 2020
Desde el tercer trimestre de 2017 al tercer trimestre de 2020, los envíos de líneas IP locales se han reducido un 6 %, los envíos de teléfonos, un 29 % y los de clientes de comunicaciones unificadas locales, un 4 %. Trimestralmente, los envíos de líneas IP locales disminuyeron un 9 % y los envíos de teléfonos, un 11 %.
Desde el inicio de la pandemia de la COVID-19, los ajustes de las empresas para dar soporte a la continuidad de sus actividades sugieren que aquellos que no se cambien a la nube corren el riesgo de quedarse atrás.
Notas: cifras en miles
Fuente: Wainhouse, T3 2020 UC SpotCheck
Otro factor que influye en el cambio a la nube es que muchos PBX heredados se encuentran al final de su vida útil y los fabricantes están dejando de dar soporte. Localizar recursos para gestionar un PBX heredado puede ser muy complicado, por lo que la mayoría de los administradores han adoptado habilidades más modernas de administrador en la nube.
Con el cambio de las organizaciones hacia entornos de trabajo híbridos, la modernización de las comunicaciones pasa a ser de suma importancia para las empresas. Muchos empleados seguirán trabajando desde casa u otra ubicación remota en un futuro inmediato.
«Nuestras investigaciones demuestran que, aunque empresas de todo el mundo vuelven a recibir a los empleados en las oficinas, el 38 % de dichas empresas ha aumentado sus niveles de teletrabajo. Las empresas siguen contemplando las comunicaciones unificadas como recurso para aumentar la productividad de los empleados proporcionándoles más herramientas y flexibilidad, lo que incluye la colaboración, el vídeo y las comunicaciones de voz. La nube aporta a los administradores más opciones para la implementación y gestión de las comunicaciones unificadas, además de las características y aplicaciones más actualizadas y novedosas».
Una de las ventajas de trasladar la voz a la nube es que, a menudo, viene acompañada de una oferta completa de UCaaS, que facilita la comunicación interna y externa a través de diversas modalidades, que sustituyen a soluciones solo de voz.
Muchas organizaciones también prefieren una solución en la nube. Ofrece un control más previsible sobre el gasto, lo que les permite ampliar y reducir los servicios según las fluctuaciones de sus necesidades empresariales.
Las necesidades de comunicación de la mayoría de las empresas han llegado a superar a las capacidades que ofrece un PBX heredado. Cada vez más empleados trabajan desde casa u otra ubicación remota. Siempre se necesitarán «guerreros de la carretera», cuyas comunicaciones personales y profesionales dependan de un dispositivo móvil. Como resultado, las comunicaciones basadas en la nube continúan creciendo rápidamente a medida que las empresas reconocen la flexibilidad, sencillez y menor coste de los gastos generales derivados de una solución en la nube.
En lugar de simplemente sustituir un sistema de telefonía antiguo por uno nuevo, aproveche esta transición para ofrecer una mejora de las capacidades de comunicaciones unificadas, incluidas la mensajería y las reuniones, que permitan aumentar la productividad y eficacia de los trabajadores. Su solución de telefonía debe permitir a los usuarios realizar la transición sin esfuerzo entre el chat, las llamadas y las reuniones. También debe ofrecer una experiencia intuitiva entre diversos dispositivos móviles, equipos de escritorio o teléfonos tradicionales.
Aprovechar esta oportunidad para ampliar las capacidades de su sistema de telefonía a una solución UCaaS completa le ofrecerá varias ventajas:
Motivación respecto a UCaas
Según estudios realizados por Omdia Research en cuanto a la motivación para adoptar las comunicaciones unificadas como servicio, los motivos principales responden a la mejora de la productividad de los empleados con iniciativas de transformación digital que se han visto catapultadas por la experiencia derivada de la pandemia, ya que las empresas se vieron obligadas a enviar a todos sus empleados a trabajar desde casa de forma indefinida. Los directivos exigen esta transformación para que los empleados puedan trabajar de forma flexible con movilidad, de manera que su empresa pueda seguir siendo competitiva y contar con capacidad de respuesta, al tiempo que se reduce el coste total de sus operaciones.
Zoom Phone es un componente clave de la plataforma UCaaS de Zoom, que ofrece una experiencia optimizada en todas las modalidades de comunicación. Entre las ventajas clave de Zoom como solución de comunicaciones unificadas se incluyen las siguientes:
Visite el sitio web de Zoom Phone para obtener una lista completa de las características disponibles e información adicional sobre hardware.
Zoom es una solución rentable para las empresas que se pasan a una solución de UCaaS, como muestra Nemertes Research en 2020 Cost-Benefit Analysis Workplace Collaboration and Contact Center (análisis de costes y ventajas de 2020: colaboración en el lugar de trabajo y el centro de contacto). Se calcula que el coste operativo anual por licencia de Zoom es de 525 $ frente a la media de su sector, que se sitúa en 1196 $. La mayoría de las empresas encuestadas que confían en Zoom para sus comunicaciones consideran esta solución superior a la competencia a la hora de habilitar una plantilla remota.
Ventajas de migrar a Zoom Phone
World Fuel Services tenía un sistema de telefonía antiguo que requería costosos contratos de servicio, gestión local y costes de mantenimiento cada vez mayores. Esta organización migró a la nube con Zoom Phone y soluciones consolidadas y consiguió ahorrar dinero, obtuvo agilidad operativa y una mayor eficiencia empresarial.
Zoom Phone ofrece opciones flexibles para que las empresas conecten el PBX en la nube a la RTPC (red telefónica pública conmutada). Estas opciones incluyen servicio de RTPC local o la opción Conserve su operador (BYOC).
Zoom Phone ofrece conectividad RTPC local en 47 países y territorios, y sigue incorporando nuevas regiones a su cartera. Zoom Phone ofrece planes flexibles para satisfacer las necesidades de empresas de todos los tamaños, independientemente de que sean grandes empresas multinacionales o pequeñas empresas con presencia local en un solo país.
Los planes van desde planes regionales en EE. UU./Canadá, Reino Unido/Irlanda, Australia/Nueva Zelanda, así como un Plan Global para empresas de fuera de estas regiones. Están disponibles planes de llamadas tarificadas e ilimitadas, así como opciones de números sin cargo.
BYOC de Zoom Phone le permite disfrutar de todas las ventajas y características de Zoom Phone a la vez que mantiene sus contratos de proveedores de servicios, números de teléfono y tarifas de llamadas existentes con su operador oficial preferido. El resultado es una mayor flexibilidad y control en la migración de su organización a la nube.
Con BYOC de Zoom Phone, la conectividad RTPC puede efectuarse desde las instalaciones del cliente con troncales de emparejamiento heredadas conocidas como «emparejamiento en las instalaciones» o desde el proveedor de la nube de RTPC preferido a nuestra nube de UCaaS conocida como «emparejamiento en la nube».
«Al principio pensamos que Zoom Phone no podría ser una opción porque en Colombia no había soporte para ella, pero supimos que podíamos utilizar nuestro propio operador, lo que quiere decir que podríamos utilizar Zoom Phone en la red RTPC que tiene Telefónica en Colombia».
Cuando se prepare para trasladar sus comunicaciones de voz a la nube, tenga en cuenta lo siguiente:
Identifique patrocinadores ejecutivos y acuerde los criterios de éxito empresarial. Cree un equipo multifuncional en toda la organización para representar sus necesidades.
Identifique sus perfiles, casos de uso y situaciones de voz singulares. Defina cómo la solución propuesta cumplirá los requisitos para cada tipo de usuario. Identifique dependencias, como el cierre de ejercicio o requisitos estacionales, que puedan restringir el momento de su implementación.
Es importante tener en cuenta que, en general, una solución en la nube tiene una mínima inversión inicial, a diferencia de una solución local. El gasto es más previsible con una solución en la nube y, por lo general, los contratos se pueden estructurar anual o mensualmente.
¿Tiene necesidades anteriores que podrían modernizarse al cambiar a la nube? Reúnase con los proveedores para analizar las opciones. ¿Cuántos usuarios van a utilizar un teléfono tradicional y cuántos, un softphone con un dispositivo USB, como, por ejemplo, un auricular? ¿Cómo va a equipar a usuarios que optan por el uso de dispositivos móviles?
Si dispone de varios sitios, es posible que desee implementar primero un sitio más pequeño para que su equipo se familiarice con el proceso de incorporación. Asegúrese de tener en cuenta el tiempo para la portabilidad de los números de teléfono y para mensajes de sensibilización a los principales interesados y usuarios finales.
Si va a efectuar el cambio a una nueva plataforma de comunicaciones, o simplemente va a agregar modalidades a la existente, dedique tiempo a formar a los usuarios finales acerca de sus nuevas capacidades. Coordine la formación con el calendario de transición/migración para que los usuarios se sientan cómodos con la nueva solución. Los folletos, vídeos y formación con instructor son buenas opciones. Identifique a personas destacadas de la organización que puedan ayudar a los equipos individuales a llevar a cabo la transición.
Todos los clientes de Zoom Phone tienen derecho a tres reuniones de asistencia en la implementación con el equipo de capacitación de Zoom Phone para la configuración del portal web. También están disponibles los siguientes recursos de autoservicio:
Para clientes con implementaciones más complejas o que deseen recibir orientación de ingeniería profesional y servicios de gestión de su proyecto durante la migración, el equipo de servicios profesionales de Zoom puede prestar ayuda con lo siguiente:
«Esta ha sido la puesta en marcha más sencilla que he visto. Los
usuarios nunca se habrían enterado de que estábamos cambiando a un nuevo sistema si no hubieran tenido que llevar a cabo esta migración… y con un plazo de 6 semanas para hacerlo. Tenemos proyectos que no son tan grandes como un cambio del sistema de telefonía y, sin embargo, habrían llevado meses».
«Decidimos que recurrir directamente a los expertos evitaría los posibles problemas que surgirían si lo hiciéramos solos. Todo fue muy intuitivo, pero contar con una red de seguridad, ayudó a tranquilizar a las partes interesadas… y el precio fue realmente justo: sencillo y sin sorpresas».
«Lo habitual era que todo el mundo tuviera teléfono tradicional. Con Zoom, ese teléfono tradicional ya no es necesario. Gracias a esta transformación, se ha reducido el uso de teléfonos tradicionales. Por lo tanto, teniendo en cuenta el ROI, podíamos implementar Zoom Phone y reducir costes entre un 30 % y un 40 %».
«Nos atraía una plataforma de telefonía en la nube que no precisara troncales SIP, con posibles puntos únicos de fallo, ni intermediarios SIP, ya que Zoom Phone es un proveedor de telefonía realmente global. También nos dimos cuenta de que podíamos ahorrar costes utilizando Zoom Phone en lugar de las demás alternativas principales, y que este ahorro era significativo con respecto a nuestro sistema de telefonía existente».
«Nuestro antiguo sistema de telefonía digital [local] se estaba volviendo obsoleto. Era anticuado, costoso y difícil de mantener desde el punto de vista técnico. Tuvimos que contratar a un ingeniero de redes para que instalara teléfonos nuevos».
