Миграция с локальной УАТС в облако: обеспечение возможностей работы гибридного офиса

Сидящий человек пользуется телефоном
В этом руководстве
растущий график

Общий обзор

Облачные решения имеют преимущество в сравнении с локальными, когда вопрос касается голосовых коммуникаций. Большинство бизнесов переходят в облачную среду и все чаще в рамках миграции выбирают модель UCaaS (объединенные коммуникации как услуга).

 

Действительно, в последние годы количество локальных развертываний решений для голосовой связи снижается, в то время как количество развертываний облачных решений увеличивается.

 

Коммуникации на рабочих местах: лицензии и поставки единиц оборудования | 3-й кв. 2017 г. — 3-й кв. 2020 г.

За период с 3-го квартала 2017 г. по 3-й квартал 2020 г. объемы поставок линий IP-телефонии снизились на 6%, телефонов — на 29% и локальных клиентов UC — на 4%. В сравнении с предыдущим кварталом, поставки локальных линий IP-телефонии снизились на 9%, телефонов — на 11%.

 

С началом пандемии COVID-19 действия компаний по поддержке непрерывности бизнес-процессов свидетельствуют о том, что те, кто не переходит в облачную среду, рискуют остаться позади.

График

Примечание: значения указаны в тысячах.
Источник: Wainhouse, UC SpotCheck, данные за 3-й кв. 2020 г.

 

Еще одним фактором, влияющим на переход в облачную среду, является завершение срока службы традиционных УАТС и прекращение их поддержки производителями. Поиск ресурсов по управлению традиционными УАТС может стать сложной задачей, поскольку большинство администраторов стали специалистами в более современной отрасли облачного администрирования.

 

Поскольку организации переходят в гибридные рабочие среды, модернизация их процессов коммуникаций становится весьма важной для ведения бизнеса. В обозримом будущем многие сотрудники продолжат работать из дома или другого удаленного расположения.

«Наши исследования показывают, что с началом перемещения компаниями по всему миру сотрудников обратно в офисы 38% компаний будут увеличивать объем удаленной работы. Компании продолжают рассматривать объединенные коммуникации как средство повышения продуктивности сотрудников, предоставляя им больше инструментов и гибкости, в том числе для коллективной работы, голосовой и видеосвязи. Облачная среда дает администраторам больше вариантов для развертывания и управления объединенными коммуникациями в дополнение к новейшим и наиболее актуальным функциям и приложениям».

Дайан Майерс (Diane Myers), главный аналитик по корпоративным коммуникациям компании Omdia

Одним из преимуществ переноса услуг голосовой связи в облако является то, что они часто поставляются с полным предложением UCaaS, которое упрощает внутренние и внешние коммуникации в различных вариантах их реализации, заменяя решение, предусматривающее только голосовую связь.

 

Многие организации также предпочитают облачные решения. Они позволяют более предсказуемо управлять расходами благодаря расширению или сокращению услуг в зависимости от изменения бизнес-потребностей.

облако с галочкой

Пришло время переходить в облако

Коммуникационные потребности большинства компаний в настоящее время опережают возможности традиционных УАТС. Все больше сотрудников работает из дома или других удаленных мест расположения. Потребность в сотруднике, который работает в дороге и использует мобильное устройство для личных и деловых коммуникаций, всегда будет существовать. Поэтому облачные коммуникации продолжают быстро развиваться, а компании ценят гибкость, простоту и более низкие накладные расходы, характерные для облачных решений.

 

Вместо того чтобы просто заменить старую систему телефонии на новую, реализуйте этот переход, чтобы обеспечить усовершенствованные возможности объединенных коммуникаций, включая обмен сообщениями и конференции, которые повысят продуктивность и эффективность ваших работников. Решение телефонии должно позволять пользователям с легкостью переключаться между чатом, вызовами и конференциями. Также оно должно обеспечивать интуитивно понятные возможности на различных устройствах: от мобильного устройства до настольного компьютера или стационарного телефона.

 

Использование этой возможности для расширения параметров вашей системы телефонии до полнофункционального решения UCaaS обеспечит несколько преимуществ.

  • Непрерывность бизнес-процессов. Облачные приложения и варианты подключения исключат случаи прерывания работы службы, связанные с аппаратными средствами в локальных помещениях и магистралями из помещений в сеть PSTN. Логика службы, функции и возможности установления соединения облачной УАТС построены с учетом географически избыточных и надежных центров обработки данных в облаке, что гарантирует гибкость параметров маршрутизации и приема вызовов. Компании могут использовать в рекламе один идентифицирующий их номер в различных вариантах, таких как вызовы, SMS-сообщения и чат, а также для дополнительных возможностей, таких как коллективная работа, видеоконференции, работа с досками и гибкие залы. Сотрудники могут работать из любого места расположения, в любое время и на любом устройстве, сохраняя продуктивность.
  • Мобильность. Облачные решения для коммуникаций, такие как Zoom, предоставляют надежные возможности как на мобильных устройствах, так и на настольных компьютерах, обеспечивая доступность бизнес-телефонии для пользователей, независимо от того, где они работают. Единое приложение гарантирует единые интуитивно понятные пользовательские возможности для сотрудников, независимо от их местоположения и используемого устройства.
  • Интеграции с приложениями сторонних производителей. Облачные решения постоянно модернизируются, поэтому предоставление возможности беспрепятственной интеграции с бизнес-приложениями является основой UCaaS. Сотрудники оценят возможность инициирования коммуникаций непосредственно в своих приложениях, используемых при выполнении рабочих задач. Zoom регулярно добавляет интеграции для различных отраслевых приложений.
  • Управляемость. Благодаря возможностям администрирования и управления облачным решением для коммуникаций с помощью веб-портала администратор может легко осуществлять доступ в любое время и в любом месте, где у него есть подключение к интернету. Кроме того, при проектировании порталов администратора Zoom создает интуитивно понятные и простые возможности, поэтому администраторы могут не быть экспертами по управлению системами ИТ.
  • Единая платформа для работы пользователей. Ранее использовавшиеся традиционные УАТС обрабатывали только телефонные вызовы, поэтому пользователям требовалось дополнительное ПО для веб-конференц-связи и обмена сообщениями. Благодаря современным объединенным решениям пользователю требуется единая платформа с одним клиентом, чтобы получить полный пакет вариантов коммуникаций. Подключение и адаптация пользователей происходят намного проще, если необходимо установить только один клиент и обучиться работе с ним.
  • Масштабируемость. Объем услуг облачных коммуникаций можно расширить или сузить в зависимости от текущих процессов в вашем бизнесе. При добавлении новых сотрудников или подразделений просто добавьте пользователей в лицензию, и будут созданы новые учетные записи. Аналогично в случае закрытия подразделений или сокращения персонала можно деактивировать пользователей на портале администратора. Вы сможете легко отрегулировать объем использования решения для коммуникаций, предоставив доступ только необходимым ресурсам.
  • Международная доступность. В отличие от локальных решений, построенных на базе локально установленных аппаратных средств, облачные центры обработки данных могут быть спроектированы для безотказной работы в надежной глобальной сети. Эта отказоустойчивость обеспечивает поддержку пользователей независимо от их расположения, изначально осуществляя маршрутизацию трафика для наилучшей производительности коммуникаций в реальном времени.
  • Гибкость и инновации. Облачные решения постоянно модернизируются, в них добавляются новые функции и возможности. Эти обновления осуществляются в рамках регулярных циклов выпуска программного обеспечения. Компании быстро получают преимущества от внедрения новых функций, исправлений и усовершенствований безопасности, которое осуществляется с облачной скоростью, а также без сложностей, возникающих при обновлении локальных решений.
  • Совокупная стоимость владения. В течение последних нескольких лет цифровые преобразования стали для компаний причиной преобразования способов ведения бизнеса и использования инструментов, позволяющих улучшить возможности коллективной работы, проявлять гибкость и инновационный подход, а также сохранять конкурентоспособность в своих областях деятельности. Благодаря облачным коммуникациям компании могут использовать функции безопасности и надежности, а также получить выгоду от экономии за счет масштабов, предлагаемых поставщиками облачных услуг независимо от размера компании — от микробизнеса, малого и среднего бизнеса до корпораций. Они могут интегрировать свои потребности телефонии в более широкие инициативы в рамках цифровых преобразований, чтобы повысить продуктивность и качество коллективной работы пользователей, снизить совокупную стоимость владения (TCO) и улучшить результаты бизнеса.

 

Движущие факторы UCaas

 

Движущие факторы с высокой оценкой

 

На основании опросов, проведенных Omdia Research в отношении движущих факторов для внедрения объединенных коммуникаций как услуги, ключевыми причинами являлись повышение продуктивности сотрудников и инициативы по цифровым преобразованиям, вызванные условиями пандемии, в которых компании вынуждены были отправить всех сотрудников работать из дома на неопределенное время. Руководителям эти преобразования необходимы для того, чтобы обеспечить сотрудникам гибкость работы в условиях мобильности. Это даст возможность компаниям сохранить конкурентоспособность и оперативность, снизив при этом общие эксплуатационные расходы.

телефон с облаком

Преимущества Zoom Phone

 
Функции Zoom

 

Zoom Phone является ключевым компонентом платформы Zoom UCaaS, которая обеспечивает беспрепятственные процессы во всех вариантах коммуникаций. Ключевые преимущества Zoom как решения для объединенных коммуникаций перечислены ниже.

  • Единая надежная платформа. Платформа Zoom предоставляет функции телефона, конференций, чата, вебинаров, залов, API, а также широкую экосистему для разработчиков. Единый интуитивно понятный пользовательский интерфейс используется для совершения вызовов с мобильного устройства, компьютера или настольного телефона.
  • Архитектура с приоритетом видеосвязи. Zoom является облачным решением, изначально оптимизированным для видеосвязи. Наша архитектура обеспечивает распределение конференций по сети центров обработки данных для обеспечения максимального времени непрерывной работы, масштабирования платформы и надежных коммуникационных возможностей.
  • Быстрое внедрение инноваций и интеграции сторонних производителей. Zoom регулярно предоставляет усовершенствования продуктов и новые функции. Только в Zoom Phone имеется более 400 функций. Zoom Phone также интегрируется с популярными бизнес-приложениями, включая Salesforce, Google Workspace, Slack и Microsoft Teams, обеспечивая беспрепятственные возможности соединения и повышенную производительность.
  • Современные функции телефонии для всей команды. От специалистов по продажам до сотрудников службы поддержки клиентов, секретарей, офис-менеджеров и даже руководителей — всем пользователям в вашей организации Zoom Phone предоставляет широкие возможности.

Функции конечных пользователей

  • Использование единого клиента. Решение Zoom доступно для ПК, компьютеров Mac, устройств с ОС iOS и Android. После выделения лицензий пользователи получают полнофункциональные возможности телефонии, доступные в мобильном приложении Zoom и приложении Zoom для ПК.
  • Мобильность. Откройте Zoom Phone на мобильном устройстве, чтобы не использовать личный номер в рабочих целях, находясь в дороге.
  • SMS/MMS. Отправляйте и получайте текстовые сообщения (SMS) с помощью клиента Zoom для ПК или мобильного приложения Zoom.
  • Переход к конференции. Во время телефонного вызова преобразуйте его в видеоконференцию Zoom. Другие пользователи Zoom Phone автоматически получат приглашение присоединиться к конференции. Другие пользователи телефона присоединятся к конференции Zoom в качестве участников, использующих только телефон.
  • Перенос вызова. Переводите вызов в режим ожидания и отвечайте на него на другом устройстве — в клиенте Zoom для ПК, мобильном приложении или настроенном для работы с Zoom настольном телефоне.
  • Контроль вызовов. Этот набор функций позволяет пользователю взаимодействовать с вызовами другого пользователя. Параметры контроля включают приведенные ниже.
    • Прослушивание. Пользователь Zoom Phone может прослушивать вызов, совершенный другим пользователем Zoom Phone, без уведомления других участников.
    • Шепот. Пользователь Zoom Phone может говорить с контролируемым пользователем во время вызова без уведомления других участников.
    • Вмешательство. Пользователь Zoom Phone может присоединиться к вызову и говорить со всеми участниками. Вызов в таком случае станет трехсторонним.
    • Прием от другого пользователя. Пользователь Zoom Phone может принять вызов от контролируемого пользователя.
  • Запись вызова. Во время вызова можно создать специальную запись в случае оскорбительного звонка или кризисной ситуации, когда может потребоваться запись для предоставления в государственные учреждения.

Функции для администраторов и системные функции

  • Безопасность. Zoom Phone использует 256-разрядное шифрование AES-GCM и интегрируется с системами подкачки страниц, системами экстренного оповещения и физическими телефонными устройствами различных производителей.
  • Служба экстренных вызовов E911 с возможностью определения местоположения. Обращайтесь в экстренные службы из любого расположения и одновременно оповещайте внутреннее подразделение безопасности без использования дополнительного поставщика услуг 911.
  • Очереди вызовов. Используйте эффективные возможности формирования очередей со способностью определять правила автоматического распределения вызовов и переполнения очередей.
  • Автосекретари. С легкостью создавайте варианты автоматического ответа для принятия входящих вызовов на основной линии.
  • Система интерактивных голосовых ответов (IVR). Настраивайте график рабочего времени, приветствия, правила маршрутизации и меню голосовых ответов.
  • Портал администратора. Портал администратора Zoom, простой и интуитивно понятный для пользователей, не являющихся специалистами в области ИТ, предоставляет надежные инструменты управления, которые будут интересны крупным корпоративным компаниям. Для работы администратора Zoom не требуются навыки программирования командной строки.
  • Отчетность, аналитика и управление. Можно настраивать пользователей и управлять ими, осуществлять интеллектуальный мониторинг бизнес-взаимодействий и многое другое благодаря централизованному порталу администрирования.

Гибкость аппаратных средств

  • Надежная экосистема устройств. Zoom имеет сертифицированные программы для различных категорий аппаратных средств, которые предоставляют пользователям беспрепятственные возможности во всех вариантах коммуникаций. В дополнение к устройствам конечных пользователей и конференц-системам Zoom также сертифицирует аналоговые устройства, такие как системы подкачки страниц и устройства для внутренней связи.
  • Устройства Zoom Phone. Полнофункциональная конечная точка с функциями голосовой и видеосвязи, которая идеально подходит для кабинетов руководителей или совместно используемых пространств, таких как залы совещаний.

    Аппаратные средства Zoom

  • Zoom для дома. Zoom поддерживает партнерские отношения с Google, Amazon, Facebook и Neat, что обеспечивает полный набор возможностей аудио- и видеосвязи Zoom на популярных потребительских устройствах для улучшения возможностей удаленных пользователей.

     

    Полный список доступных функций и дополнительная информация об аппаратных средствах представлены на странице веб-сайта, посвященной Zoom Phone.

Экономически эффективная платформа наивысшего качества

Как отмечает Nemertes Research в отчете Cost-Benefit Analysis — Workplace Collaboration and Contact Center (Анализ затрат и преимуществ: коллективная работа на рабочем месте и контактный центр) за 2020 г., Zoom является экономически эффективным решением для компаний, переходящих на использование решения UCaaS. Если рассчитывать годовые операционные расходы на одну лицензию, расходы на Zoom оцениваются в 525 долл. США по сравнению со средним значением по отрасли в 1196 долл. США. Большинство опрошенных компаний, которые выбрали решение Zoom для своих коммуникаций, считают, что оно превосходит конкурентов в отношении реализации возможностей удаленного рабочего места.

 

Преимущества миграции в Zoom Phone

 

В компании World Fuel Services использовалась традиционная система телефонии, для которой требовались дорогостоящие контракты на обслуживание, локальное управление, а также затраты на монтаж и техническое обслуживание. Благодаря миграции в облачную среду с помощью Zoom Phone и консолидированных решений организации удалось сэкономить денежные средства, получить операционную гибкость и повысить эффективность бизнеса.

 

Читать статью

облака

Гибкость подключения облака к PSTN

Zoom Phone предлагает компаниям гибкие варианты для подключения облачной УАТС к PSTN (телефонной сети общего пользования). В числе этих вариантов — локальная служба PSTN или функция BYOC (самостоятельный выбор оператора).

Параметры локальной службы PSTN

Zoom Phone предлагает возможность подключения локальной службы PSTN в 47 странах и регионах, продолжая добавлять в портфолио новые регионы. Zoom Phone предлагает гибкие планы для удовлетворения потребностей бизнесов всех размеров: как крупных транснациональных компаний, так и небольших организаций с локальным присутствием в одной стране.

 

Планы варьируются от региональных планов в США и Канаде, Великобритании и Ирландии, Австралии и Новой Зеландии до международных планов для компаний за пределами этих регионов. Доступны как планы с повременной оплатой и без ограничений, так и варианты для использования бесплатных номеров.

 

Страны и регионы

Параметры BYOC

Решение Zoom Phone BYOC позволяет в полной мере оценить все преимущества и функции Zoom Phone, сохраняя при этом контракт с текущим поставщиком услуг, номера телефона и цены на звонки вашего оператора. В результате вы получаете более гибкие возможности и контроль перехода своей организации в облако.

 

Благодаря Zoom Phone BYOC подключение к PSTN можно выполнить из локального помещения клиента с магистралями в направлении от традиционного пиринга, известного как локальный пиринг, или от необходимого поставщика облачных услуг PSTN к нашему облаку UCaaS, известному как облачный пиринг.

«Сначала мы считали, что Zoom Phone не может рассматриваться из-за отсутствия поддержки в Колумбии. Однако в дальнейшем выяснилось, что мы можем использовать услуги собственного оператора. Это означало, что мы можем запустить Zoom Phone в сети PSTN Colombia Telefonica».

Сантьяго Ливано (Santiago Lievano), руководитель отдела информационных технологий Frontera Energy

Подробнее
рука и облако

Начало работы

При подготовке к переносу голосовых коммуникаций в облако ознакомьтесь с приведенными ниже рекомендациями.

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК


Согласование со всеми участвующими сторонами

Определите участников, которые будут выполнять финансирование, и согласуйте критерии успешности бизнеса. Создайте многофункциональную команду в своей организации для представления ваших требований.


Определение приоритета

Определите роли пользователей, варианты использования и уникальные голосовые сценарии. Охарактеризуйте, как предложенное решение будет удовлетворять требованиям каждого типа пользователя. Определите зависимость от каких-либо факторов, например закрытие финансового года или сезонные требования, которые могут ограничивать временные интервалы развертывания.


Пересмотр экономии финансовых средств

Важно помнить о том, что облачное решение обычно требует небольших первичных капиталовложений, в отличие от локального решения. При использовании облачного решения расходование денежных средств более предсказуемо, а контракты обычно составляются на ежегодной или ежемесячной основе.


Анализ и определение решений

Есть ли у вас текущие требования, которые могут быть модернизированы за счет перехода в облако? Обсудите с поставщиками услуг возможные варианты. Сколько пользователей будут использовать стационарные телефоны, а сколько — программные телефоны, оборудованные USB-устройствами, такими как гарнитура. Каким образом будут оснащены пользователи, использующие в первую очередь мобильные устройства?


Планирование миграции

При наличии нескольких объектов может быть целесообразным сначала выполнить развертывание небольших объектов в целях ознакомления команды с процессом подключения. Не забудьте учесть время на перенос номеров телефона, а также информирование ключевых участвующих сторон и конечных пользователей.


Планирование внедрения

Если выполняется переход на новую платформу для коммуникаций или просто добавление вариантов использования к существующей, выделите время для обучения конечных пользователей новым возможностям. Скоординируйте обучение с графиком переключения или миграции, чтобы пользователи смогли уверенно работать с новым решением. Используйте информационные материалы, видеоролики и обучение под руководством инструкторов. Определите лидеров процесса в организации, которые могут помочь отдельным командам выполнить переход.

Профессиональное и самостоятельное обучение

Все клиенты Zoom Phone имеют право на участие в трех конференциях по предоставлению помощи в развертывании с участием команды подготовки Zoom Phone для настройки параметров веб-портала. Также доступны указанные ниже ресурсы самообслуживания.

  • Обучающие видео и руководства по быстрому началу работы для администраторов учетных записей.
  • Обучающие видео и руководства по быстрому началу работы для конечных пользователей.
  • Наборы для обучения конечных пользователей.

 

Клиентам, имеющим более сложные развертывания, или тем, которые хотели бы получить профессиональное техническое сопровождение и управление проектом во время миграции, группа по профессиональным услугам Zoom может предоставить помощь в перечисленных ниже вопросах.

  • Выделенное техническое управление проектом.
  • Контроль архитектуры и проектирования.
  • Внедрение и стратегия поддержки.
  • Услуги по техническому консультированию.

«Это наиболее гладкий процесс запуска, в котором мне когда-либо приходилось участвовать.
Пользователи никогда бы не узнали, что мы переходим на новую систему, если бы им не пришлось выполнять миграцию. И на выполнение ушло 6 недель. Мы здесь работали над проектами, которые не были такими крупными, как смена системы телефонии, но они длились месяцами».

Старший вице-президент компании по торговле через интернет из Кремниевой долины

«Мы решили, что обращение напрямую к экспертам позволит избежать проблем, с которыми мы могли столкнуться, работая самостоятельно. Все было интуитивно понятным, но наличие системы поддержки добавило уверенности участвующим сторонам. И ценообразование было вполне приемлемым, простым и без каких-либо сюрпризов».

Директор ИТ-компании по торговле через интернет

Успехи клиентов, использующих Zoom Phone

«Традиционно каждому был необходим настольный телефон. Благодаря Zoom иметь стационарный телефон было уже не обязательно. В результате этого преобразования объем использования традиционных телефонов уменьшился. Таким образом, с точки зрения ROI мы смогли выполнить развертывание Zoom Phone и снизить расходы на 30–40%».

Крейг Уильямс (Craig Williams), CIO компании Ciena

Смотреть сейчас

«Нас привлекла платформа облачной телефонии, для которой не требовались магистрали SIP с возможными отдельными точками отказа или посредниками SIP, поскольку Zoom Phone действительно является международным поставщиком услуг телефонии. Кроме того, мы обратили внимание, что можно добиться экономии средств, выбрав Zoom Phone среди ведущих альтернативных вариантов, а также значительной экономии в сравнении с нашей имеющейся системой телефонии».

Дэвид Томас (David Thomas), руководитель ИТ-отдела британской юридической фирмы Stevens & Bolton

Подробнее

«Наша прежняя [локальная] цифровая система телефонии теряла свою актуальность. Она была устаревшей, дорогостоящей и сложной в обслуживании с технической точки зрения. Нам пришлось попросить системного администратора установить новые телефоны».

Стивен Рамос (Steven Ramos), директор по информационным услугам и технологиям отдела образования округа Солано (Калифорния)

Подробнее
Переходите на Zoom Phone сегодня